Raadsvoorstel Kadernota 2024 Westfries Archief (WFA) en begrotingswijziging 2023

^3 GEMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 2009091 Steller: B A. Bodewes Datum commissie: 24 januari 2023 Datum raadsvergadering: 7 februari 2023

Team: Gegevensmanagement Teammanager: J A. de Vries Portefeuillehouder: J. Nieuwenburg

Onderwerp Kadernota 2024 Westfries Archief (WFA) en begrotingswijziging 2023

Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen 1 Aanbiedingsbrief kadernota 2024 2 Kadernota 2024 WFA 3 Begrotingswijziging zienswijze 4 5

De raad besluit 1. Voor de Kadernota 2024 van het WFA een positieve zienswijze af te geven. 2. Voor Begrotingswijziging 2023 een positieve zienswijze af te geven. Samenvatting Voorgesteld wordt om een positieve zienswijze af te geven op de kadernota van de Gemeenschappelijke regeling WFA. Voorgesteld wordt om een positieve zienswijze te geven op deze wijziging in de begroting 2023 voor uitbreiding van formatie voor een Operational manager. Dit voorstel heeft een negatief effect op het begrotingsresultaat van € 61.301 door loon-/prijsindexatie plus € 38.635 door uitbreiding formatie. De gevolgen van beide wijzigingen worden in de Kadernota 2023 van de gemeente Floorn verwerkt. 1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding Het DB van het WFA heeft de kadernota 2024 aan de raad voorgelegd en de raad heeft de gelegenheid om hierover een zienswijze af te geven. Belang Het WFA legt met de kadernota tussentijds verantwoording af voor het gevoerde en te voeren beleid en laat zien wat de bijdrage is om Westfriesland als aantrekkelijke regio te positioneren. Centrale vraag Welke zienswijze wil de raad afgeven ten aanzien van de kadernota 2024 en de begrotingswijziging van het WFA? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Het afgeven van een zienswijze over de Kadernota draagt bij aan een goede democratische controle op

1/3

GEMEENTE HOORN het functioneren van de Gemeenschappelijke regeling. Het WFA voert voor de zeven Westfriese gemeenten de taken uit voor het beheer en beschikbaar stellen van de (historische) archieven. Dit is in het belang van de inwoners van Westfriesland en mensen die onderzoek willen doen. 3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie De Gemeenschappelijke regeling draagt niet bij aan de duurzaamheidsambitie. Dit aspect wordt bij de uitvoering van taken en projecten meegenomen. 4. Kaders De Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief - Wet Gemeenschappelijke regelingen Het WFA voert voor de zeven Westfriese gemeenten de taken uit voor het beheren en beschikbaar stellen van de historische archieven. De Gemeenschappelijke regelingen is gevraagd een Kadernota in te dienen. De raden van deze gemeenten kunnen hun zienswijzen over de stukken naar voren brengen. Voorzien van de zienswijzen worden de stukken ter vaststelling aangeboden aan het Algemeen Bestuur (AB) van de het WFA, waarna ze naar GS worden gestuurd. Raadsbesluit van 19 december 2017 Bij dit besluit is de notitie ‘Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen’ vastgesteld. Doel van de notitie is dat de raden beter geïnformeerd worden over en actiever betrokken worden bij de nieuwe financiële kaders en beleidskaders van een aantal Gemeenschappelijke regelingen, zoals het WFA.

Een van de verzoeken aan de Gemeenschappelijke regelingen is om vanaf 2019 jaarlijks voor 1 januari een kadernota naar de raden te sturen, waarop voor 1 maart zienswijzen op gegeven kunnen worden. Het AB besluit over de kadernota, waarbij de zienswijzen worden betrokken. Spelregels 'De Hoornse 10' Verantwoording gebeurt aan de hand van ‘de Hoornse 10’, spelregels voor Gemeenschappelijke regelingen. Uitgangspunten Gemeenschappelijke regelingen 2012 De gemeenteraad heeft op 17 april 2012 de ‘uitgangspunten Gemeenschappelijke regelingen’ vastgesteld. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Het BBV stelt minimale voorwaarden voor hoe verantwoording wordt afgelegd in de jaarrekening en de begroting. De regionale financiële toetsingscommissie toetst op deze voorwaarden. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Hoorn-WFA Daarnaast heeft de gemeente Hoorn ook de rol van leverancier als het gaat om het bieden van faciliteiten en middelen en is de gemeente Hoorn de verhuurder van het gebouw van het WFA. Pact van Westfriesland De zeven Westfriese gemeenten hebben het Pact van Westfriesland 7.1 opgesteld. Doel van het pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid, onderwijs en vrije tijd. De regio Westfriesland wil daarmee binnen vijfjaar tot de top tien van meest aantrekkelijke regio’s behoren.

Het WFA levert een fundamentele bijdrage aan dat doel en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland. 5. Argumenten Het WFA legt met de Kadernota 2024 tussentijdse verantwoording af voor het gevoerde beleid. De Kadernota geeft de kerntaken en de doelstellingen weer die ook in het Beleidsplan zijn opgenomen: 1. Dóórontwikkeling E-depot 2. Digitalisering overgebrachte bouwvergunningen 3. Uitbreiding capaciteit depotruimtes De archiefwet zal naar verwachting worden gewijzigd waardoor archieven van overheden na tien Zaaknummer: 2009091 2/3

GEMEENTE HOORN jaar openbaar zullen worden (is nu twintig jaar) en in beheer overgedragen aan het WFA. Dit brengt een eenmalige inhaalslag van tien jaar met zich mee. De depots van het WFA beginnen vol te raken. Daar worden maatregelen voor genomen. Enerzijds door te investeren in nieuwe verrijdbare stellingen en anderzijds door het digitaliseren van de bouwvergunningen. Nieuw beleid heeft geen financiële consequenties. De loonindexatie voor de begroting 2024 is 7,5%, de prijsindicatie 6,1%. De gezamenlijke bijdrage van de gemeenten wordt hierdoor € 1.980.932 en de bijdrage voor Hoorn wordt dan € 679.593. Een verhoging van € 61.301. Om de werkdruk bij het WFA te verminderen is het beleidsmatig noodzakelijk om de formatie uit te breiden met een Operational manager. De kosten van € 110.312 voor de formatie-uitbreiding bij het WFA met een Operationeel manager is niet verwerkt in de kadernota van het WFA. Dit komt doordat de besluitvorming van het algemeen bestuur hierover niet meer verwerkt kon worden. Dit leidt tot een extra bijdrage van € 0,52 per inwoner. Voor Hoorn een nadeel van € 38.635. 6. Maatschappelijk draagvlak Het maatschappelijk draagvlak is niet onderzocht. Het informeren over en afleggen van de verantwoording is een verplichting voor het WFA. 7.

Financiële consequenties Dit voorstel heeft een negatief effect op het begrotingsresultaat van € 61.301 door loon/prijsindexatie plus € 38.635 door uitbreiding formatie. De gevolgen van beide wijzigingen worden in de Kadernota 2023 van de gemeente Hoorn verwerkt. 8. Communicatie Na besluitvorming in de raad deelt de portefeuillehouder de uitkomst in de vergadering van het Algemeen Bestuur van het WFA in maart 2023. 9. Realisatie Het is aan het Algemeen Bestuur om in haar vergadering van de zienswijzen te verwerken en te vertalen naar punten in het 'Beleidsplan' en de begroting. De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de verwerking van de afgegeven zienswijze in de eerstvolgende raadsvergadering.

Hoorn'

10 JAN 2023

het cólleg^van burgemeester en wethouders van Hoorn,

de burgem

3/3