Raadsvoorstel Inrichting en aanschaf audiovisuele middelen renovatie stadhuis

GEMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 2085171 Steller: M. de Smet Datum commissie: Datum raadsvergadering: 6 februari 2024

Team: PM Teammanager: Henk de Bruijn Portefeuillehouder: T. L. M. Bennis E-mail: m.de.smet@hoorn.nl

Onderwerp Inrichten en aanschaf audiovisuele middelen renovatie stadhuis

Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen 1 2

3 4 5

De raad besluit • Een krediet beschikbaar te stellen van € 287.000 voor de noodzakelijke audiovisuele middelen en de kapitaallasten van € 50.129 (6 jaar / 0,8%) te dekken uit de stelpost grote projecten zoals opgenomen bij de kadernota 2023; • Een krediet beschikbaar te stellen van € 185.000 voor de audiovisuele middelen in de vergadercommissiekamer en de kapitaallasten van € 32.313 (6 jaar / 0,8%) te dekken uit de stelpost grote projecten zoals opgenomen bij de kadernota 2023; • Bijgevoegde begrotingswijziging vast te stellen.

Samenvatting De werkomgeving, anno 2023, is volledig digitaal. Audiovisuele middelen maken het mogelijk om eenvoudig te presenteren, flexibel te vergaderen en op afstand te (samen)werken. De audiovisuele middelen zijn de basis voor een moderne werkplek waar medewerkers, bestuurders en externen moeiteloos (plug-click & play) hun device aansluiten op het presentatiescherm. In drie scenario’s met bijbehorende kosten, wordt duidelijk welke keuzes er zijn te maken voor audiovisuele middelen. Het advies is voor scenario ‘Basis Plus’ te kiezen. Dit scenario vraagt een aanvullend krediet van € 287.000. Verder wordt een aanvullend krediet gevraagd van € 185.000 voor AV in de vergader-commissiekamer. Voorgesteld de kapitaallasten van beide kredieten te dekken uit de stelpost grote projecten. Er resteert in de stelpost dan nog een structureel bedrag van € 306.568.

1/5

na? GEMEENTE ^5^ HOORN

1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding In de kadernota is in totaal € 700.000,- beschikbaar gesteld t.b.v. audiovisuele middelen en de ITinrichting van de werkplekken. Het budget dat met de kadernota is aangevraagd voor audiovisuele middelen is niet toereikend om het nieuwe werkplekconcept en daarmee het ‘hybride werken’ te faciliteren. In dit voorstel is inzichtelijk wat nut en noodzaak is en welk aanvullend budget benodigd is om het nieuwe werkplekconcept te faciliteren. Het projectteam moet in kwartaal 4 van het jaar 2023 starten met de inkoop en implementatie van de audiovisuele middelen. Dit om ervoor te zorgen dat de voorzieningen bij start ingebruikname vernieuwde stadhuis gebruikt kunnen worden. Belang Om met de ingebruikname van het nieuwe stadhuis een werkomgeving te hebben die de werkzaamheden van de medewerkers/organisatie optimaal ondersteund, is een besluit voor extra budget noodzakelijk. Centrale vraag Hoe wordt invulling gegeven aan de hybride werkomgeving van het gerenoveerde stadhuis? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat De audiovisuele middelen vormen het fundament van een moderne werkplek en het hybride werken. De productiviteit wordt verhoogd en een moderne werkplek is aantrekkelijk voor werknemers. 3. Bijdrage aande duurzaamheidsambitie Circulariteit is één van de pijlers binnen de projecten van gemeente Hoorn.

Bestaande audiovisuele middelen worden hergebruikt waar kan en waar integratie mogelijk is met nieuw aan te schaffen middelen. 4. •

Kaders Waar-je-werkt beleid (hybride, plaats en tijd onafhankelijk werken, vitaal en veilig werken, proactief en effectief in voorzieningen en faciliteiten)

5. Argumenten Onderstaand worden de drie scenario’s uiteengezet.

BASIS Scenario basis bevat alleen onderdelen die noodzakelijk zijn voor het gebruik van de werk- en vergaderomgeving. Het niet toevoegen van deze onderdelen heeft direct invloed op het gebruik van de werk- en vergaderomgeving en daarmee op de productiviteit en efficiëntie van de organisatie. Bestaande en nieuwe audio visuele-middelen worden naast elkaar gebruikt. Uniformiteit in ruimtes is in dit scenario niet mogelijk. 1.

Raadzaal systeem Nieuwe apparatuur en discussiesysteem maakt de raadszaal toekomstbestendig en past bij de behoefte van de gemeenteraad. Ook kunnen inwoners de raadsvergadering via ‘live stream’ bijwonen. Het huidige systeem is einde levensduur en kan niet worden meeverhuisd naar de nieuwe raadzaal. De raadzaal kan straks gebruikt worden als multifunctionele vergaderzaal voor de organisatie.

2.

Presentatieschermen en video conference in 80% van alle algemene vergaderruimtes (incl. hergebruik)

Zaaknummer: 2085171 2/5

HT» GEMEENTE HOORN

In 80% van alle algemene vergaderruimtes zijn presentatieschermen en videoconference aanwezig. Minimaal 10 bestaande presentatieschermen en 6 video conference systemen betreft hergebruik. Bestaande middelen worden ook hergebruikt t.b.v. specials als het KCC, handhaving en de Westfriesland academie. Waarin wordt niet voorzien in dit scenario: De wethouder kamers hebben geen audio visuele middelen t.b.v. presenteren; Project-/team-/samenwerkingsruimtes hebben geen audio visuele middelen; Spreekkamers in centrale hal hebben geen audio visuele middelen; De vergaderruimten in het vergadercentrum, de crisisruimte (B&W kamer) en de kamer van de burgemeester maken gebruik van een MTR-oplossing. Dit systeem faciliteert de vergaderingen, er is de vrijheid in een vergadering te stappen zonder laptop. Ook mogelijk voor externe bezoekers. 3.

Roomreservation schermen bij vergader-Zoverlegruimten Binnen het hybride werken is de behoefte aan ad hoe gebruik van ruimtes een groeiende vraag. Het voordeel van de directe zichtbaarheid van beschikbaarheid, maakt de mogelijkheid tot ad hoe gebruik gemakkelijker.

4.

Narrowcastinq (hergebruik) Bestaande narrowcasting middelen worden opnieuw ingezet. Dit betreft de weergave van de raadsleden en de schermen t.b.v. het klantenoproepsysteem. Deze narrowcasting schermen zijn terug te vinden in de publiek toegankelijke ruimtes.

5.

Vecos lockersvstemen Dit is een digitaal selfservice lockersysteem. Medewerkers hebben toegang tot veilige opslagmogelijkheden op de tijd en plaats die hen het beste uitkomt. Het toepassen van een dynamisch lockersysteem maakt de werkplek flexibeler en prettiger voor de medewerker. De locker is niet persoonsgebonden maar geschikt voor wisselgebruik. Het is daardoor mogelijk om efficiënter met je vierkante meters om te gaan.

6.

Bekabeling, engineering en bijkomende kosten Alle vergader- en overlegruimtes worden voorbereid op toekomstige uitbreiding/inrichting van audio visuele middelen. Uitgangspunt is dat het standaard uitbreidingen betreft (gelijk aan de nieuw toe te passen middelen). In eventuele specials met afwijkende specificaties wordt niet voorzien.

BASIS PLUS Scenario basis plus bevat aanvullingen ten opzichte van het basis scenario. Uniformiteit in ruimtes is in dit scenario wel mogelijk. Dit vergroot het gebruikersgemak en vraagt minder van de ondersteunende diensten. De aanvullingen worden beschreven. 7.

Presentatiescherm in wethouder kamers: De wethouderkamers kunnen door anderen gebruikt worden als ze zelf niet aanwezig zijn.

8.

Presentatieschermen in 40% proiect-/team-/samenwerkinq ruimtes

9. Restaurant (presentatie, narrowcastinq en geluid) Het bedrijfsrestaurant kan voor meer functies dienen, dan de dagelijkse voorziening van lunch. De ruimte biedt de gelegenheid om met grotere groepen bijeen te komen voor formele of informele gelegenheden. Het voorzien van beeld en geluid in het restaurant, ondersteunt deze functie.

3/5

GEMEENTE HOORN ONTWERP Scenario ontwerp bevat aanvullingen ten opzichte van het basis plus scenario. In dit scenario is maximaal ingezet op uniformiteit in het gebruik van de audio visuele middelen. Daarnaast worden ook de spreekkamers in de publiekshal voorzien van audio visuele middelen, waardoor het ook mogelijk is vergaderingen te faciliteren in deze ruimtes. 2. Presentatieschermen en video conference in 100% van de algemene vergaderruimtes. 7. Uitbreiding wethouders kamers met MTR oplossing. 8. Presentatieschermen in 80% proiect-/team-/samenwerking ruimtes. 10. Presentatieschermen in spreekkamers publiekshal.

ADDITIONEEL Los van de verschillende scenario’s is er een wens voor de commissiezaal. 11. Commissiezaal Dit is een aanvulling op de huidige werkwijze van de gemeenteraad. Deze aanvulling is opgehaald bij de werkgroep nieuwe raadzaal onder leiding van de Griffie. Door een volwaardige commissiezaal in te richten is het mogelijk om commissie- en raadsvergaderingen te houden met hetzelfde systeem. Benodigde investering scenario's BASIS

BASIS PLUS

ONTWERP

1. 2.

1. 2.

1. 2.

Raadzaal Presentatieschermen en video conference in alle 100% van de algemene vergaderruimtes (excl. hergebruik) 3. Roomreservation scherm 4. Narrowcasting gebouw (nieuw) 5. Vecos lockersysteem 6. Bekabeling alle avlocaties 7. Presentatiescherm in wethouder kamers (MTR); 8. Presentatieschermen in 80%, project-ZteamZsamenwerking ruimtes (nieuw) 9. Restaurant (beeld en geluid) 10. Presentatiescherm in spreekkamers

€838.000,- totaal

Raadzaal Presentatieschermen en video conference in 80% van de algemene vergaderruimtes (incl. hergebruik) 3. Roomreservation scherm 4. Narrowcasting centrale hal (hergebruik) 5. Vecos lockersysteem 6. Bekabeling alle (toekomstige) av locaties 7. Presentatiescherm in wethouder kamers; 8. Presentatieschermen in 40% project-ZteamZsamenwerking ruimtes (nieuw) 9. Restaurant (beeld en geluid) €987.000,- totaal

ADDITIONEEL

ADDITIONEEL

ADDITIONEEL

Vergader-Zcommissiekamer € 185.000,-

Vergader-Zcommissiekamer € 185.000,-

Vergader-Zcommissiekamer € 185.000,-

3. 4. 5. 6.

Raadzaal Presentatieschermen en video conference in 80% van de algemene vergaderruimtes (incl. hergebruik) Roomreservation scherm Narrowcasting centrale hal (hergebruik) Vecos lockersysteem Bekabeling alle (toekomstige) av locaties

€ 1.154.000,- totaal

De scenario’s sluiten aan bij de organisatiedoelstelling met betrekking tot de manier van werken. Op basis van gesprekken met het team facilitaire zaken, informatiemanagement en beheer en de opdrachtgevers zijn de scenario’s vormgegeven. Zaaknummer: 2085171 4/5

<1Ts GEMEENTE HOORN

6. Maatschappelijk draagvlak en participatie De scenario’s zijn door het projectteam renovatie stadhuis opgesteld naar aanleiding van diverse gesprekken met de adviseur audiovisuele middelen, team facilitaire zaken, team informatievoorziening en automatisering. 7.

Financiële gevolgen

Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen voor het begrotingsresultaat. In de kadernota van 2023 is een budget van € 700.000, toegekend voor de audiovisuele middelen en de IT-inrichting van de werkplekken. Dit voorstel geeft inzicht in hoe de € 700.000 besteed wordt en wat er voor de verschillende scenario’s aan extra budget nodig is. Budget katernota I overzicht investeringen BASIS

BASIS PLUS

ONTWERP

Audio visuele middelen

€838.000,-

€987.000,-

€ 1.154.000,-

Aanvullend benodigd Vergader-commissiekamer Totaal aanvullend Kapitaallasten (6 jaar/0,8%)

€ 138.000,€ 185.000,€ 323.000,€56.417,-

€ 287.000

€ 454.000,€ 185.000€ 639.000,€ 111.612,-

€ 185.000,€ 472.000,€ 82.442,-

Voorgesteld wordt een twee extra kredieten beschikbaar te stellen voor een totaal bedrag van € 472.000 en de kapitaallasten van € 82.422 (6 jaar / 0,8%) te dekken uit de stelpost grote projecten zoals opgenomen bij de kadernota 2023. Dit heeft tot gevolg dat er voor andere grote projecten minder mogelijkheden zijn om de stelpost in te zetten. In stelpost resteert na onttrekking van de € 82.442 nog € 306.568 structureel.

8. Communicatie In samenspraak met de communicatieadviseur wordt er opnieuw een moment georganiseerd waarbij medewerkers bijgepraat worden over de stand van zaken van het nieuwe stadhuis. 9. Realisatie In kwartaal 4 van 2023 wordt een deel van de inkoop van de AV-middelen opgepakt. Het tweede inkoop gedeelte volgt in kwartaal 1 van 2024 na goedkeuring op het raadsvoorstel. Het nieuwe stadhuis wordt in de zomer van 2024 in gebruik genomen.

Hoorn.

2 8 NOV. 2023

5/5