Raadsvoorstel Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021

GEMEENTE HOORN Raadsvoorstel Zaaknummer: 1897374 Steller: M. van Zanten Datum commissie: 16 of 23 november 2021 Datum raadsvergadering: 14 december 2021

Team: BJC Teammanager: Mevrouw drs. A.G.P. Roelofs Portefeuillehouder: J. Nieuwenburg E-mail: m.van.2anten@h00rn.nl

Onderwerp Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021

Agendering Ter besluitvorming

Bijlagen Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 Verordening alleenrecht WerkSaam Westfriesland Wijzigingen ten opzichte van de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 Inkoop- en aanbestedingsbeleid in één overzicht Achtergrondinformatie opdrachtverstrekking WerkSaam Westfriesland Inkoopmatrix 2021 Presentatie informatieve sessie 24 augustus 2021 Rekenkamerrapport Inkoopbeleid gemeente Hoorn - is alle waar naar zijn geld Stand van zaken aanbevelingen Rekenkamerrapport Inkoopbeleid gemeente Hoorn

De raad besluit 1. het inkoop en aanbestedingsbeleid 2021 vast te stellen, met de doestellingen: • De gemeente Hoorn creëert meerwaarde door professioneel en betrouwbaar opdrachtgeverschap. • Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. • Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. • Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. • Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van onze organisatie, • Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van onze organisatie. • Administratieve lastenverlichting voor zowel de aanbestedende dienst als voor ondernemers. 2. de verordening alleenrecht WerkSaam Westfriesland vast te stellen; 3. de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 in te trekken. Samenvatting Een actueel inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt bij aan het realiseren van de gemeentelijke ambities. In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 (verder: Inkoopbeleid 2021) staan de doelstellingen, uitgangspunten en kaders beschreven waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. Het Inkoopbeleid 2021 vervangt de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2016. Het Inkoopbeleid 2021 bestaat uit twee delen.

Deel I is opgesteld in samenwerking met gemeenten en organisaties uit de regio Noord-Holland Noord. In deel 1 wordt ingegaan op de juridische, ideële en economische uitgangspunten. Deel II bevat de voor de gemeente specifieke aanvullingen die aansluiten op de beleidsdoelstellingen van de gemeente Hoorn.

ir/

GEMEENTE HOORN Het Inkoopbeleid 2021 (concept versie) is in het voorjaar van 2021 voorgelegd aan de Hoornse Ondernemers Compagnie (HOC), Westfriese Bedrijvengroep (WBG) en Bouwend Nederland. De WBG, HOC en Bouwend Nederland geven in zijn algemeenheid aan dat het inkoopbeleid compleet en overzichtelijk oogt. Een van de uitgangspunten uit het Inkoopbeleid 2021 is om opdrachten rechtstreeks aan WerkSaam Westfriesland (verder: WerkSaam) te geven. Dit vanwege de maatschappelijke rol die WerkSaam vervult bij de arbeidsintegratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit betekent dat net als in voorgaande jaren WerkSaam rechtstreeks opdracht krijgt van de gemeente voor bepaalde dienstverlening. Op dit moment gebeurt dit via quasi inbesteden. Quasi inbesteden is in de toekomst waarschijnlijk niet meer mogelijk. Door met een verordening het alleenrecht te vestigen kan de gemeente zowel boven als onder de Europese drempel opdrachten rechtstreeks aan WerkSaam blijven geven.

Zaaknummer: 1897374 2/7

GEMEENTE HOORN 1.

Inleiding: reden van het voorstel

Aanleiding De huidige Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 (verder: Inkoopbeleid 2016) sluit op onderdelen onvoldoende aan op organisatieontwikkelingen en beleidsdoelstellingen. Dat is de reden dat het inkoopbeleid nu is geactualiseerd. Belang Het is van belang dat de raad een inkoop- en aanbestedingsbeleid vaststelt dat bijdraagt aan het realiseren van de gemeentelijke ambities. Centrale vraag Welke doestellingen, uitgangspunten en kaders vormen het beleidskader voor inkoop en aanbesteden door de gemeente Hoorn? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat De gemeente is een professionele en betrouwbare opdrachtgever. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt ondernemers bij het doen van een goede inschrijving door kennis te nemen van de doelstellingen, uitgangspunten en kaders van de gemeente. 3. Bijdrage aan de duurzaamheidsambitie De gemeente koopt maatschappelijk verantwoord in. De gemeente draagt hiermee bij aan het realiseren van de ambities van het programma Duurzame Stad en neemt de effecten op mens, milieu en financiën mee bij haar inkopen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van maatschappelijk verantwoord inkopen, waarbij de basis wordt gelegd in de voorbereiding. 4.

Kaders Bij het opstellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is rekening gehouden met geldende aanbestedingswet- en regelgeving, beleidskaders en toezeggingen: Beleidskader/ toezegging • Rekenkamerrapport Inkoopbeleid gemeente

Toelichting In 2020 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de

Hoorn - is alle waar naar zijn geld (23 maart

rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het inkoopbeleid. De

2021) (verder: Rekenkamerrapport

rekenkamercommissie concludeert dat het inkoopbeleid van de gemeente Hoorn

Inkoopbeleid) (zie bijlage 8)

voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, dat de uitvoering niet te duur is en dat de gemeente zich op een goede manier inzet om de juiste zaken in te kopen. Wel constateerde de commissie dat (o.a.) de vijf doelen van het inkoopbeleid niet meetbaar zijn gemaakt. In de bestuurlijke reactie heeft het college beargumenteerd dat er in het inkoopbeleid bewust geen meetbare doelen zijn opgenomen. Dit vanwege het unieke karakter van elke inkoop.

• Gemeenschappelijke Regeling WerkSaam Westfriesland • Raadsbesluiten Duurzame stad: o

o

o

o

De Westfriese gemeenten hebben taken op het gebied van sociale zekerheid en sociale zaken overgedragen aan het openbaar lichaam WerkSaam Westfriesland. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 zijn de uitgangspunten van het

Programma Duurzame Stad (18

programmaplan Duurzame Stad verwerkt, waarvan de hoofdonderwerpen zijn:

september 2018)

•

Energietransitie met de routekaart energieneutraal Hoorn 2040 (met de ingezette versnelling om 98% duurzame energie te realiseren voor 2040).

Routekaart energieneutraal Hoorn 2040 (25 september 2018)

•

Circulaire economie met de ambitie 'Hoorn is in 2040 een circulaire stad’.

Circulaire Economie - Ambitie en Focus

•

Klimaatadaptatie en biodiversiteit met ambitieniveau B voor klimaatadatief

(8 december 2020))

handelen (meegroeien met de klimaatverandering, beschermingsniveau is

Adaptatiestrategie Deltaplan Ruimtelijke

vergelijkbaar met de situatie van nu, klimaatadaptatie wordt actief benut om

Klimaatadaptatie (16 februari 2021)

groen toe te voegen aan de leefomgeving).

• Toezegging regionale Energiestrategie -

Burgemeester Jan Nieuwenburg heeft tijdens de bespreking van de Regionale

motie (verantwoord produceren van)

Energiestrategie toegezegd dat het voorkomen van dwangarbeid in de

zonnepanelen (15 juni 2021)

productieketen (van zonnepanelen) geborgd wordt in het inkoopbeleid.

3/7

GEMEENTE HOORN 5.

Argumenten

Inkoop en aanbestedingsbeleid 2021 Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 (verder: Inkoopbeleid 2021, zie bijlage 1) is het beleidskader voor inkoop en aanbesteden door de gemeente Hoorn en vervangt het Inkoopbeleid 2016. Het Inkoopbeleid 2021 bestaat uit twee delen: • Deel I is opgesteld in samenwerking met gemeenten en organisaties uit de regio Noord-Holland Noord. De basis voor deel 1 is het Model Inkoop en aanbestedingsbeleid van de VNG. In deel 1 wordt ingegaan op de juridische, ideële en economische uitgangspunten. • Deel II bevat de voor de gemeente specifieke aanvullingen die aansluiten op de beleidsdoelstellingen van de gemeente Hoorn. Het Inkoopbeleid is uitgewerkt in het inkoophandboek en de Inkoopmatrix. • De inkoopmatrix 2021 (zie bijlage 6) is vastgesteld door het college en daarin staan de bevoegdheden, afspraken en richtlijnen voor de ambtelijke organisatie om producten, diensten en werken in te kopen. In bijlage 3 zijn de belangrijkste wijzigingen beschreven ten opzichte van het Inkoopbeleid 2016. Rekenkamerrapport Inkoopbeleid gemeente Hoorn In het Rekenkamerrapport Inkoopbeleid (zie bijlage 8 en 9) concludeert de rekenkamercommissie dat de vijf doelen van het inkoopbeleid niet meetbaar zijn gemaakt. Omdat elke inkoop uniek is en zijn eigen kansen en mogelijkheden kent, zijn de doelstellingen in het Inkoopbeleid 2021 algemeen geformuleerd.

In de inkoopstrategie en aanbestedingsdocumenten worden de kansen en mogelijkheden vertaald in meetbare doelen. De conclusies en aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport Inkoopbeleid geven geen aanleiding tot aanpassing van het Inkoopbeleid 2021. Inkoopbeleid 2021 De belangrijkste doestellingen, uitgangspunten en kaders in het Inkoopbeleid 2021 zijn: Doelstelling_______________________ De gemeente Hoorn creëert meerwaarde door professioneel en betrouwbaar opdrachtgeverschap.________________ Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.______________ Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van onze organisatie.________________________ Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Relevante uitgangspunten/ kaders Inkoopbeleid 2021 De gemeente Hoorn: • houdt zich aan de relevante wet- en regelgeving en neemt de algemene beginselen in acht; • bevordert een eerlijke mededinging, waarbij betrokken ondernemers een eerlijke en gelijke kans krijgen om een opdracht gegund te krijgen; • streeft naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden.

De gemeente Hoorn • koopt in volgens de van toepassing zijde mandaat- en volmacht regeling. Hierbij houden bestuurders en ambtenaren zich aan de vastgestelde omgangsvormen (zoals vastgelegd in de gedragscode); • doet enkel zaken met integere ondernemers.

Zaaknummer: 1897374 4/7

nTjï GEMEENTE HOORN Doelstelling_________________________ Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.___________________________ Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van onze organisatie.

Administratieve lastenverlichting voor zowel de aanbestedende dienst als voor ondernemers.

Relevante uitgangspunten/ kaders Inkoopbeleid 2021 • De gemeente Hoorn houdt rekening met het middenen kleinbedrijf, ZZP’ers en de stimulering van de regionale en lokale economie. Ook bevordert de gemeente Hoorn innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. • De effecten op mens (social return on investment), milieu (programma Duurzame Stad) en financiën worden meegenomen bij de gemeentelijke inkopen. • Daar waar mogelijk worden opdrachten uitgevoerd door WerkSaam Westfriesland. • Door toepassing van sociale voorwaarden bij inkoopen aanbesteden kunnen ondernemers worden uitgesloten. Dit als opdrachten onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.________________________ De gemeente Hoorn: • maakt zoveel mogelijk gebruik van uniforme documenten; • stimuleert dat geschillen in onderling overleg worden opgelost (door o.a. het gebruik van een klachtenregeling).

Wat is het alternatief? Het alternatief is om het huidige Inkoopbeleid 2016 te blijven volgen. Dit inkoopbeleid sluit onvoldoende aan op de meest actuele organisatieontwikkelingen en beleidsdoelstellingen en draagt onvoldoende bij aan het realiseren van de gemeentelijke ambities. Ook hebben wij dan een ander inkoopbeleid dat wordt toegepast in de regio Noord-Holland Noord. Verordening alleenrecht WerkSaam Westfriesland Zowel in het huidige Inkoopbeleid 2016 als het nieuwe Inkoopbeleid 2021 staat dat de gemeente rechtstreeks opdracht geeft aan WerkSaam Westfriesland (verder: WerkSaam). Dit betekent dat net als in voorgaande jaren de gemeente rechtstreeks opdracht geeft aan WerkSaam voor bepaalde dienstverlening. De voordelen om rechtstreeks opdracht te geven aan WerkSaam wegen zwaarder dan het uitgangspunt dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen: • Het is een gemeentelijke verantwoordelijkheid en van publiek belang dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in de gemeente aan het werk kunnen en dit ook blijven. • WerkSaam vervult een belangrijke maatschappelijke rol bij de uitvoering van de Participatiewet en bij de arbeidsintegratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. • Het is een gemeentelijk belang om de (gemeentelijke) overheidsbijdragen aan de uitvoering van de Participatiewet nuttig te besteden door WerkSaam en haar cliënten continuïteit te bieden.

• De gemeente heeft regionale afspraken gemaakt met gemeenten uit Westfriesland, waaronder een taakstelling. Aan deze taakstelling is een bonus-malusregeling verbonden. Met het rechtstreeks opdracht geven aan WerkSaam voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden levert de gemeente een grote bijdrage aan het invullen van deze taakstelling. • Het is belangrijk dat WerkSaam opdrachten krijgt van de gemeente om voldoende werkzaamheden te kunnen bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit voorkomt ook extra inzet vanuit WerkSaam om deze doelgroep elders te re-integreren/aan het werk te houden. En het voorkomt dat deze doelgroep aangewezen is op een uitkering. • Opdrachten van de gemeente dragen bij aan de exploitatie van WerkSaam. 5/7

GEMEENTE HOORN Opdrachtverlening WerkSaam Op dit moment geeft de gemeente rechtstreeks opdracht aan WerkSaam via quasi inbesteden. Bij quasi inbesteden wordt WerkSaam beschouwd als een onderdeel van de Westfriese gemeenten (waaronder de gemeente Hoorn). Er is sprake van het ‘in eigen beheer uitvoeren van de opdracht’. Om rechtstreeks opdracht te kunnen geven op basis van quasi inbesteden, moet worden voldaan aan drie vereisten. Eén van de vereisten van quasi-inbesteden is dat de Westfriese gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk zijn en blijven voor minimaal 80% van de omzet van WerkSaam. De verwachting is dat het aandeel van de Westfriese gemeenten in de komende jaren afneemt tot minder dan 80%. Dit vanwege de toename van de loonlasten door de jaarlijkse daling van de subsidie voor medewerkers die werkzaam zijn vanuit de Wet Sociale Werkvoorziening. Het is dan ook onzeker of deze constructie kan blijven bestaan. Zie voor informatie over quasi inbesteden en alleenrecht bijlage 5 (Achtergrondinformatie opdrachtverstrekking WerkSaam). Om opdrachten ook in de toekomst rechtstreeks aan WerkSaam te kunnen blijven geven, wordt voorgesteld om het alleenrecht te vestigen. Met het alleenrecht geeft de gemeente Hoorn aan WerkSaam het exclusieve recht om bepaalde diensten uit te voeren. In bijlage 2 treft u daartoe de Verordening Alleenrecht WerkSaam aan.

Deze verordening geeft het college de mogelijkheid om het alleenrecht uit te oefenen en opdrachten rechtstreeks aan WerkSaam te geven. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: • WerkSaam krijgt het alleenrecht voor schoonmaakwerkzaamheden, cateringwerkzaamheden, postbezorging, repro- en digitaliseringswerkzaamheden, (onderhouds-)werkzaamheden in het openbaar groen en in het openbaar gebied. • Het college heeft de bevoegdheid om de dienstverlening nader te bepalen. Deze nadere bepaling wordt vooraf vastgelegd in de inkoopstrategie. • Het college heeft de bevoegdheid om de dienstverlening uit te breiden. Deze uitbreiding wordt vooraf vastgelegd in de inkoopstrategie. • Het college kan besluiten de genoemde dienstverlening aan te besteden via een reguliere inkoopprocedure. Dit wordt vastgelegd in de inkoopstrategie. • WerkSaam past marktconforme tarieven toe. • Concrete afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 6.

Maatschappelijk draagvlak

Afstemming regionaal bedrijfsleven Het concept Inkoopbeleid 2021 is voorgelegd aan de Westfriese Bedrijvengroep (WBG), de Hoornse Ondernemers Compagnie (HOC) en Bouwend Nederland. De WBG, HOC en Bouwend Nederland geven aan dat het inkoopbeleid compleet en overzichtelijk oogt en hebben opmerkingen gemaakt over: • De opdrachtverlening aan WerkSaam en de invloed hiervan op marktwerking, zie paragraaf ‘Opdrachtverlening WerkSaam’. • De onduidelijkheid van het proces van innovatief aanbesteden. Op www.hoorn.nl wordt dit onderwerp verder verduidelijkt met voorbeelden en een toelichting. • Ondernemers informeren over de belangrijkste uitgangspunten van het Inkoopbeleid 2021 met een visuele samenvatting, zie paragraaf ‘Communicatie’. Informatieve sessie Op dinsdag 24 augustus 2021 vond er een informatieve sessie over inkoop en aanbesteden plaats (zie bijlage voor de presentatie). Tijdens deze sessie zijn raads- en commissieleden geïnformeerd over het Inkoopbeleid 2021, de inkooppraktijk en actuele ontwikkelingen rondom inkoop en aanbesteden. Regionale samenwerking Om de uniformiteit binnen de regio zoveel mogelijk te bevorderen, is deel 1 van het Inkoopbeleid 2021 opgesteld in samenwerking met gemeenten en gemeenschappelijke regelingen uit de regio Noord- Holland Zaaknummer: 1897374 6/7

MTV) GEMEENTE HOORN Noord. Daarnaast zorgt een gezamenlijk inkoopbeleid voor uniformiteit richting ondernemers. Daardoor worden de administratieve lasten voor inschrijvers verlaagd. • De gemeente Hollands Kroon en de nieuwe gemeente Dijk en Waard (huidige gemeenten Langedijk en Heerhugowaard) hebben of gaan het nieuwe inkoopbeleid vaststellen. De Westfriese gemeenten stellen het nieuwe inkoopbeleid op korte termijn vast. Opdrachtverlening WerkSaam

De gemeente Medemblik, Koggenland en Opmeer hebben via een verordening een alleenrecht gevestigd voor de opdrachtverlening aan WerkSaam. De gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland hebben (nog) geen alleenrecht gevestigd 7. Financiële consequenties Het Inkoopbeleid 2021 heeft geen financiële consequenties. De financiële consequenties per individuele aanbesteding worden per inkoop vastgelegd in de inkoopstrategie. 8. Communicatie Het Inkoopbeleid 2021 wordt gepubliceerd op www.overheid.nl en op de website van de gemeente Hoorn. Ondernemers worden geïnformeerd via de WBG, HOC en Bouwend Nederland. Hierbij worden ondernemers met een visuele samenvatting (Inkoopbeleid in één overzicht, zie bijlage 4) geïnformeerd over de belangrijkste uitgangspunten van het Inkoopbeleid 2021. Deze samenvatting publiceren we ook op de website van de gemeente Hoorn. Verder maakt de samenvatting onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten die gepubliceerd worden bij een aanbesteding. 9. Realisatie Het Inkoopbeleid 2021 treedt in werking een dag na bekendmaking op www.overheid.nl.

Hoorn

0 2 MOV. 2021 burgemeester en wethouders van Hoorn,

de burgeme

7/7