Raadsbrief 'Voortgang uitvoering aanbevelingen onderzoeksrapport Hoofd 2B'

ITS GEMEENTE HOORN

Gemeente Hoorn

Aan de leden van de raad

Nieuwe Steen 1 Postbus 603 1620 AR Hoorn T 0229 25 22 00 www.hoorn.nl Contactpersoon Adriana Kessens Zaaknummer: 2031522

h»»'".

2 9 HUIF 2023

Onderwerp: Voortgang uitvoering aanbevelingen onderzoeksrapport Hoofd 2b

Beste raadsleden,

Geachte raadsleden, Op 6 december 2022 heeft de gemeenteraad het rapport over het voortraject en de aanbesteding van de kiosk aan 't Hoofd 2b besproken en vastgesteld. De bestuurlijke reactie d.d. 8 november 2022 van het college op het rapport, maakte onderdeel uit van genoemde behandeling in de gemeenteraad. Toegezegd is de raad, na de vaststelling van de aanbevelingen, op korte termijn te informeren over de concrete uitwerking van de aanbevelingen uit het rapport. Ook nam de raad op 6 december 2022 een motie aan over het vervolg van het rapport. In deze brief vindt u informatie over de voortgang. Prioriteit: herstel van vertrouwen Na de bespreking in de raad zijn er bestuurlijke gesprekken gevoerd met de betrokken ondernemers in de haven. Dit waren in de basis open en constructieve gesprekken. Wel is duidelijk geworden dat bij zowel RenTourBuy als Rederij Hoorn nog onvrede is, en misschien ook wel blijft, over het proces rond ’t Hoofd 2b. Hoewel we deze onvrede niet volledig weg kunnen nemen, is met de erkenning van de gemaakte fouten een eerste stap gezet. Wij blijven uiteraard investeren in de goede relatie, het vertrouwen en de toekomstgerichte samenwerking. Transparante processen en eenheid van handelen De eerste twee aanbevelingen uit het rapport zijn sterk met elkaar verbonden; zorg voor transparante, navolgbare processen en zorg voor eenheid van handelen.

Daarom worden ze ook samen opgepakt in de concrete uitwerking. Hierover zijn intern gesprekken gestart. Ons beeld is dat er voor formele marktconsultaties en inkoopprocessen met ondersteuning van het team Inkoop een transparant en navolgbaar proces is ingericht. Vooraf is duidelijk hoe het proces eruit gaat zien, wie welke gesprekken voert en met welk doel. Dit wordt vooraf ambtelijk en bestuurlijk besproken, duidelijk vastgelegd en ook weer teruggekoppeld naar betrokkenen Hiervoor is geen extra of andere kaderstelling vanuit de raad nodig in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor verkennende processen, zoals bij 't Hoofd 2b, bestaat geen vaste werkwijze. Dit soort processen verschilt van elkaar. Daardoor is het ook lastiger hier één aanpak voor uit te werken. In het geval van ‘t Hoofd 2b zijn in de beginfase, vóór het aanbestedingsproces, verschillende informele contactmomenten

1/2

geweest. Na de keuze om de kiosk aan te besteden werd het contact formeler en werd een transparant proces ingericht. Kortom, juist de voorfase / verkennende fase vraagt om aandacht. U vraagt ook om het inrichten van een navolgbaar proces voor verkenningen tot samenwerking met initiatiefnemers uit de lokale samenleving. Intern wordt bekeken of het mogelijk is om interne spelregels op te stellen voor dit soort vroege fases van processen. Bijvoorbeeld door bestuurlijke contacten altijd in een ambtelijk vooroverleg te bespreken en te zorgen voor een goede verslaglegging en terugkoppeling. Checks-and-balances zichtbaar maken De derde aanbeveling is om voor geval van politiek-bestuurlijke risico’s een transparant parafensysteem in te voeren, zodat duidelijk is terug te vinden via welke wegen de besluitvorming is verlopen. Op dit moment wordt het Mandaatbesluit en de Inkoopmatrix opnieuw geëvalueerd. Het nieuwe directiemodel wordt daarin ook verwerkt. De verwachting is dat het college in april van dit jaar een aangepast mandaatbesluit en inkoopmatrix vaststelt. Voor de zomer wordt dit onderwerp meningvormend aan de raad aangeboden. Als het gaat om een transparant parafensysteem: het twee paar ogen principe is in het inkoopproces en ook bij het nemen van besluiten in de organisatie uitgangspunt.

Daarnaast zijn wij voornemens het format voor bestuursvoorstellen aan te passen met een paragraaf integrale advisering. Daarin wordt de steller gevraagd transparant en expliciet toe lichten of en op welke wijze adviezen van betrokken of adviserende teams zijn meegenomen. Evaluatie in de organisatie De leer- en verbeterpunten uit het onderzoek naar ’t Hoofd 2b zijn intern in de verschillende teams besproken. Tijdens een gemeentebrede managementbijeenkomst worden de evaluatiepunten eveneens gedeeld. Zo zetten we in de volle breedte in op leren, verbeteren van processen en voorkomen van herhaling. Tot slot Tot zover de actuele stand van zaken van de concrete uitwerking van de aanbevelingen uit het rapport over 't Hoofd 2b. Heeft u vragen over deze brief? Neem dan gerust contact op met Adriana Kessens, directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening.

Met vriendelijke groet,

2/2