Raadsbrief reactie op de aanbevelingen en adviezen van de accountant

Van 28 november 2022 tot de zomer van 2024 hebben wij een ander

GEMEENTE HOORN

bezoekadres: Nieuwe Steen 29, het pand van de Rabobank. Door de verbouwing van het stadhuis verwelkomen we u graag op dit tijdelijke adres.

Gemeente Hoorn

Aan de leden van de auditcommissie en raad

Nieuwe Steen 1 Postbus 603 1620 AR Hoorn T 0229 25 22 00 www.hoom.nl Contactpersoon Zaaknummer Bijlage: 2

Hoorn,

- 5 JUNI 2024

Onderwerp: Accountantsverslag bij Jaarstukken 2023

Beste leden van de auditcommissie en raad,

De accountant heeft de Jaarstukken 2023 gecontroleerd en heeft hierbij een goedkeurende verklaring op getrouwheid afgegeven. Vanaf dit boekjaar geeft de accountant geen afzonderlijk oordeel over de rechtmatigheid meer af. Deze taak ligt bij het college. De accountant heeft haar bevindingen en adviezen verzameld in het accountantsverslag. Normaliter ontvangt u dit verslag tegelijk met de jaarstukken. Omdat het accountantsverslag nog niet klaar was, heeft u beide documenten los van elkaar ontvangen. Het was hierdoor ook niet mogelijk om u tijdig een reactie op het rapport te sturen. Wij hopen dat u daar begrip voor heeft. In de bijlage bij deze brief vindt u onze reactie op de aanbevelingen en adviezen van de accountant.

Met vriendelijke groet,

1/1

Bijlage 1: Collegereactie bevindingen en adviezen accountantsverslag 2023 Bevinding / advies Rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening Naar aanleiding van de controle van de rechtmatigheidsverantwoording 2023, willen wij u voor 2024 en verder de volgende adviezen meegeven: ■ Stel tijdig, wat ons betreft zo vroeg mogelijk, maar in ieder geval in de eerste helft van het kalenderjaar een intern controleplan op. ■ Voer het interne controleplan overeenkomstig uw planning uit. ■ Stel ruimschoots voordat de jaarrekeningcontrole gaat starten, een integrale rapportage van de interne controle uitkomsten op. ■ Overleg in welke mate de criteria die nu gelden om begrotingsafwijkingen als acceptabel te kwalificeren, voldoende duidelijk en passend zijn voor uw organisatie en stel deze, wanneer u dat nodig acht, bij. Bewaak het ambitieniveau van uw investeringsplanning Wanneer een investering later in uitvoering komt, kan het voorkomen dat het initieel geraamde krediet niet meer toereikend is. Wij adviseren u hier alert op te blijven. Ook adviseren wij u om de realisatie van uw investeringsplanning mee te wegen in het vaststellen van toekomstige investeringsplannen.

Bewaak de tijdige besteding van ontvangen subsidievoorschotten Het oplopende bedrag aan nog te besteden subsidies ligt in lijn met onze constatering omtrent de investeringskredieten, waarbij de ambitie groter lijkt dan wat gerealiseerd wordt. Wij adviseren u de tijdige besteding van vooruit ontvangen subsidiebijdragen goed te monitoren zodat een weloverwogen keuze gemaakt kan worden omtrent de besteding.

Paginanr. verslag 11

Reactie van het college Het interne controleplan is voor de periode 2021 -2024 vastgesteld. Het uitvoeringsplan interne controle wordt jaarlijks voor 1 juni vastgesteld de door directie. Werkzaamheden worden uitgevoerd aan de hand van dit uitvoeringsplan. Door de nieuwe en onduidelijke vereiste aan de rechtmatigheidsverantwoording heeft het dit jaar iets langer geduurd voordat de eindrapportage interne controle gereed was. Voor wat betreft de geldende criteria om begrotingsafwijkingen als acceptabel te kwalificeren wordt in 2024 verder nagegaan of deze nog passend zijn en of deze aanpassing vereisen.

15

Bij de actualisatie van het investerings- en afschrijvingsbeleid zullen we maatregelen aandragen die kunnen helpen bij het beter plannen van de investeringen, zodat de druk op de begroting van de kapitaallasten beter kan worden beheerst.

16

Het aantal specifieke uitkeringen van het Rijk is in de afgelopen jaren verdrievoudigd. Dat heeft niet zozeer te maken met ambities. Het betekent wel dat de monitoring en verantwoording meer administratieve lasten met zich meebrengt. Het signaal van de accountant nemen we daarom zeker serieus.

Actualisatie van de grondexploitatie leidt tot tussentijdse winstneming Blijf alert op financiële ontwikkelingen. Wij adviseren u om hier in de komende actualisatie en tussentijdse informatievoorziening van de grondexploitaties rekening mee te blijven houden. Onzekerheden sociaal domein - prestatielevering (nog) niet vastgesteld Wij hebben daarom in totaal € 1.384.000 aan bestedingen in het kader van Wmo ZIN en € 1.905.000 aan bestedingen in het kader van Jeugdwet ZIN als onzeker aangemerkt. Deze cumulatieve onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.

17

Het advies is opgenomen in het MPG 2024. Wij volgen de kostenontwikkelingen en nemen mogelijke actualisaties op in de tussentijdse rapportage over 2024 of in het MPG 2025.

18

Voor de vaststelling of de zorg waarvoor is betaald ook daadwerkelijk is geleverd, is de gemeente nog (mede) afhankelijk van informatie van zorgaanbieders. Niet alle zorgaanbieders hebben een (goedkeurende) controleverklaring over de zorginzet in 2023 aangeleverd. Dit leidt elk jaar tot een onzekerheid in de jaarrekening van de gemeente Hoorn. Deze onzekerheid is aan de hand van inspanning op de afdeling planning en control dit jaar afgenomen. Deze onzekerheid was € 3,289 miljoen (in 2022 € 5,260 miljoen) en valt binnen de normen voor een goedkeurende controleverklaring. Ondanks de deels succesvolle inspanningen om dit bedrag naar beneden te brengen, is er nog sprake van een substantieel bedrag. Dit zijn grotendeels de kleinere zorgaanbieders waarvan we geen uitgebreide administratieve verantwoording vragen om hun administratieve lasten niet onnodig hoog te maken. Anderzijds zien we grotere aanbieders die aangeven geen accountant te kunnen vinden die in de gevraagde periode de benodigde ondersteuning kan geven.

Onzekerheden Pgb’s (Wmo en Jeugdwet) Uw college heeft, net als voorgaand jaar, een dergelijk onderzoek naar de prestatielevering van de Pgb's niet uitgevoerd. Op basis hiervan hebben wij de gehele massa aan Pgb’s (€ 1.048.000) als onzeker gekwalificeerd. Dit betekent overigens niet dat wij fouten hebben geconstateerd.

19

Er lopen contacten met andere gemeenten om samen te kijken of we nog verder kunnen verbeteren als organisatie op dit vlak, we denken dan onder andere aan steekproefsgewijze controles in de loop van het jaar. Voor de Pgb’s kan onvoldoende worden aangetoond of de zorg waarvoor is betaald, ook daadwerkelijk is geleverd. De accountantsverklaring van de SVB geeft hier niet genoeg zekerheid over. In 2023 heeft de gemeente (net als voorgaande jaren) geen eigen onderzoeken uitgevoerd naar de prestatielevering bij Pgb's. Hierdoor leiden de Pgb-bestedingen tot een onzekerheid van € 1,048 miljoen in de jaarrekening 2023 van de gemeente Hoorn. Dit betekent niet dat een bedrag in de jaarrekening fout is. Door onder andere een Pgbvaardigheidstoets uit te voeren en een maximaal budget af te geven,

wordt aan de voorkant ingezet op het voorkomen van onrechtmatigheden en fouten. Verder toetst de gemeente op woonplaatsbeginsel en recht op zorg, wordt bij een herindicatie een evaluatie gehouden en vastgelegd. Bij fraudesignalen wordt er intern en extern actie ondernomen.

1/Vef normering topinkomens (WNT) Bij de controle van de WNT-verantwoording 2023 stelden wij verder vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren.

19 + 20

Er is bij het opstellen van de WNT-verantwoording wel interne controle uitgevoerd. Deze is alleen niet zichtbaar genoeg vastgelegd. Bij het opstellen van de WNT-verantwoording 2024 zullen wij hier extra aandacht aanbesteden.