Raadsbrief collegereactie op accountantsverslag 2025

CMNTE 2HOORN

Gemeente Hoorn Nieuwe Steen 1 PoStbuS 603 1620 AR Hoorn T 0229 25 22 00 www hoorn nl

Aan de leden van de commissie en raad

Contactpersoon: M. Admiraal Zaaknummer 3022275

Hoorn.

2 9 MEI 2026

Onderwerp: Collegereactie op Accountantsverslag 2025

Beste leden van de auditcommissie en raad, De accountant heeft de Jaarstukken 2025 gecontroleerd en is voornemens een goedkeurende controleverklaring af te gegeven De bevindingen en adviezen van de accountant ziin verzameld in het accountantsverslag. ln het rapport gaat de accountant in op de reikwijdte van de controle, de diepgang van de controle en tot welk oordeel hij is gekomen. Onze accountant is tevreden over het verloop van de controle. Dit wordt ook herkend door de organisatie. De belangrijkste bevindingen uit het accountantsrapport zijn: De accountant is voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken. De Jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, geeft een getrouw beeld van de werkelijkheid, rekening houden met de afgesproken goedkeuringstolerantie De informatiewaarde van de programmas in hetjaarverslag kan verbeterd worden; De jaarafsluiting kan doelmatiger worden uitgevoerd. De jaarstukken worden nu handmatig in Word en Excel gemaakt wat een tijdrovend en foutgevoelig proces is; De initieel berekende tussentijdse winstneming van grondexploitaties voldoet niet volledig aan de vereiste van het BBV; De interne beheersing van grote projecten is gebaat bij meer structuur en standaardisatie; ln de financiële verordening is niet scherp gedefinieerd wat de raad ziet als incidenteel en structureel.

Alle bevindingen zijn in bijlage 1 van deze brief verzameld en voorzien van reactie over de opvolging van de bevindingen. Overall worden de aanbevelingen van de accountant herkend inclusief de constatering dat er afgelopen jaar positieve stappen zijn gezet door de organisatie op eerder gemaakte bevindingen. De voortgang op de aanbevelingen wordt jaarlijs gemonitord en via de auditcommissie aan de raad teruggekoppeld Daarmee wordt invulling gegeven aan een motie van de raad. De volgende actualisatie wordt uitgevoerd ten behoeve van de tussentijdse controle van onze accountant in het najaar 2026. De nieuwe aanbevelingen vanuit het accountantsverslag 2025 worden hierbij meege en. Met vriendelijke groet,

\

i wethouders van Hoorn

de burgemr

1/4

Bijlage 1: Collegereactie bevindingen en adviezen accountantsverslag 2025 Bevinding/ advies

Reactie van het college

De leesbaarheid van de programmaverantwoording is Bij de uitwerking van het coalitie uitvoeringsprogramma en naar onze mening goed. Uit onze beoordeling blijkt het opstellen van de begroting 2027 nemen wij deze echter ook dat de informatiewaarde van de aanbeveling mee. programmaverantwoording verbeterd kan worden om d. raadsleden beter in positie te brengen. Dit zit vooral in het nog concreter (SMART) maken van de doelstellingen en resultaten. Er wordt wel inzichtelijk gemaakt of een beoogde activiteit is uitgevoerd, maar het is aan de eigen interpretatie of het achterliggende doel en maatschappelijk effect is behaald. Dit geldt vooral voor de programmas Bestuur en Ondersteuning, Sociale Voorzieningen en Ruimtelijke Ordening en voikshuisvesting. Uit onze analyse blijkt dat de financiële positie van uw Deze aanbeveling nemen wij mee bij het opstellen van de gemeente als geheel voldoende, maar kwetsbaar is. De oekomstige P&C documenten. (Begroting ruimte voor de komende jaren blijft gevoelig voor .027, Najaarsbijstelling 2026, Jaarstukken 2026). Voor de investeringsritme, rijksbeleid, onderwijshuisvesting en Begroting en Jaarstukken was dit al onderdeel van de P&C druk binnen het sociaal-domein. Daarom raden wij u documenten.

Voor separate raadsvoorstellen met materieel aan om bij iedere begroting, bestuursrapportage en inancieel effect nemen we het advies niet over; de •aarrekening, alsmede bij raadsbesluiten met een ierschillende doorlooptijden maken dit in de uitvoering te materieel financieel effect, de (verwachte) ontwikkeling lastig. van de solvabiliteit en netto-schuldquote expliciet ichtbaar te laten maken door het college Ondanks dat de jaarafsluiting over het algemeen goed Binnenkort wordt gestart met een oriënterend onderzoek erlopen is, zien wij ¡n het afsluitproces zelf ruimte voor íoor de aanschaf van een nieuw financieel pakket. Dit verbetering. Deze verbetering zit vooral in de onderzoek wordt breder getrokken dan alleen een doelmatigheid van het proces ln tegenstelling tot veel boekhoudsysteem. Er wordt ook gekeken naar de andere gemeenten worden de jaarstukken bij uw mogelijkheden voor het integreren van rapportage software. gemeente volledig handmatig gemaakt in Microsoft Word en Excel. Dit zorgt ervoor dat dit niet alleen een ijdrovend, maar vooral ook foutgevoelig proces is. Onz, ervaring bij andere gemeenten is dat het gebruik van specifieke rapportagesoftware, zoals Lias of Pepperflow, de productie van de jaarstukken fors kan versnellen met minder ambtelijke inspanning revens zijn dergelijke applicaties minder foutgevoelig.

Daarom geven wij u in overweging om gebruik te gaan maken van dergelijke software. Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat de Wij nemen de opmerking van de accountant mee bij het initieel berekende tussentijdse winstneming nïet volledig opstellen van de jaarrekening 2026. Daarbij zullen wij de onderbouwing en berekening van de tussentijdse voldoet aan het BBV Daarom hebben wij het college geadviseerd om bij de jaarrekening 2026 vinstneming van de grondexploitaties verder verbeteren, met specifieke aandacht voor de verwerking van de de onderbouwing en berekening van de tussentijdse vinstneming van de grondexploitaties te verbeteren, in projectrisicos binnen de BBV-richtlijnen. het bijzonder ten aanzien van de in aftrek gebrachte specifieke projectrisicos. Hoewel het in de jaarrekening 2025 door de genoemde Joor het doorschuiven van budgetten moet voldaan oorzaken erg extreem is, is het beeld dat het werkelijke vorden aan interne voorwaarden. Deze zijn: resultaat veel positiever is dan de bijgestelde begroting, het betreft een incidenteel budget; het over te hevelen budget wordt niet ingezet voor nieuw al langere tijd zichtbaar. Daarom hebben wij vorig jaar geconstateerd dat het voorspellend vermogen van de beleid; P&C documenten verbeterd kan worden. Dit ziet vooral het over te hevelen budget is minimaal €25.000; oe op het hoge bedrag van de budgetoverhevelingen .

bij programmas en projecten moet via een raadsbesluit ijn vastgesteld dat sprake is van een meerjarig en de onderuitputting van budgetten, zoals investeringen en onderhoud. Dit jaar wordt bijvoorbeeld programma of project met daaraan gelabelde budgetten; voorgesteld om activiteiten voor EUR 5,1 miljoen door tt. bij programmas en projecten vindt na 4 jaar een evaluatie plaats, waarbij een eventueel restant vrijvalt of er wordt een schuiven naar 2026. Vorig jaar was dit nog EUR 3,9 2/4

GFMEENTE HOORN Bevinding/ advies

Reactie van het college

miljoen Wij hebben begrepen dat de organisatie bezig ,erzoek tot resultaatbestemming gedaan voor verlenging is om te onderzoeken hoe de kwaliteit van de (primaire) ,an het programma of project, Bij een negatief rekeningresultaat vindt overheveling van begroting en de tussentijdse bijstellingen kan worden restant programma- en projectbudgetten plaats ten laste ,erbeterd, zodat het bedrag aan overhevelingen ,an de algemene reserve mits sprake is van een ierlaagd kan worden. oereikende weerstandscapaciteit. De overhevelingen 2025 zijn op deze voorwaarden jetoetst. Bij het opstellen van de Jaarstukken 2025 zijn een paar jrote incidentele posten naar voren gekomen die ten tijde ían de Najaarsbijsteiling nog niet in beeld waren. ln 2025 heeft het college door omstandigheden 4 keer een De VIC en wij hebben geen materiële afwijkingen nieuw mandaatbesluit vastgesteld. Dit is onder andere geconstateerd bij de toepassing van de mandaatregeling. Wel is opvallend dat gedurende 2025 noodzakelijk geweest vanwege wijzigingen in de íier mandaatregelingen van toepassing zijn geweest. )rganisatle. Een keer was het nodig voor een technische correctie. Het mandaatbesluit moet onder andere Deze verscheidenheid aan mandaatregelingen bemoeiiijkt de (interne) controle op de juiste toepassing )vereenkomen met de organisatie. Als daarin wat wijzigt, ,an de regeling.

Tevens zorgt het voor onduidelijkheid bijvoorbeeld in een teamnaam, dan moet het bij de medewerkers van de organisatie. Daarom raden mandaatbesluit worden gewijzigd anders zouden besluiten niet in overeenstemmïng met het mandaatbesluit. viJ u aan om de mandaatregeling voor een langere periode vast te stellen, bijvoorbeeld voor een periode ian drie jaar. Binnen de gemeente Hoorn hebben we een omgekeerd mandaatbesluit. Dit heeft als gevolg dat er minder vijzigingen nodig zijn dan bij een normaal mandaatbesluit. Een mandaatbesluit kan daarom ook niet voor een bepaalde periode worden vastgesteld omdat zodra het noodzakelijk is wijzigingen moeten worden doorgevoerd. Ne proberen het aantal besluiten en de frequentie van anpassen natuurlijk te beperken, maar soms ontkom je er niet aan omdat het wijzigen juridisch noodzakelijk is Het uiste mandaatbesluit en bijbehorende inkoopmatrix is altijd e vinden op het intranet en wordt actief gecommuniceerd met onze medewerkers. Hoewel wij duidelijk waarnemen dat de interne ln de sturing en beheersing van grote projecten zijn beheersing van grote projecten hoge aandacht heeft, fgelopen jaar al stappen gezet om eenduidiger te werken :ijn nog niet alle aanbevelingen uit onze rapportage van n verantwoording af te leggen. Bij grote projecten is iorig jaar zichtbaar overgenomen.

Daarom blijven wij bijvoorbeeld de standaardafspraak om af te sluiten en de ian mening dat uw organisatie, gezien de omvang van raad daarover te informeren. Zie bijvoorbeeld de raadsbrief het aantal projecten en de middelen die hiermee )ver de evaluatie en projectafsluiting IKEC en verbouwing gemoeid zijn, gebaat is bij meer structuur en stadhuis. Ook vindt afstemming over de te leveren standaardisatie van de interne beheersing van grote capaciteit in relatie tot de reguliere taken van de gemeente. projecten, onafhankelijk van de projectleider. Hierbij kan /erder wordt gewerkt aan een eenduidigere gedacht worden aan een standaardopzet van voor- en projectrapportage die ook ondersteund wordt door nacalculaties, voortgangsrapportages, besluitvormende informatie uit het financieel systeem. ln de projectenaanpak documenten, samenwerkingsvormen en evaluaties. :ijn ook duidelijke momenten opgenomen over Hierbij is een belangrijke rol aanwezig voor de tweede oorgangsrapportages en goede overdrachten naar lijn als aanjagers van de projectbeheersing. olgende projectfasen. Onlangs heeft de commissie BBV de notitie Structurele Bij een volgende aanpassing van de financiële verordening en incidentele baten en lasten geactualiseerd. nemen we deze aanbeveling mee.

Belangrijk uitgangspunt in deze notitie is dat er veel beleidsvrijheid is bij de gemeenteraad om te bepalen vat incidenteel en wat structureel is Om aan deze beleidsvrijheid invulling te geven, raadt de commissie aan om de definities van structureel en incidenteel in de inanciële verordening vast te leggen. Wij hebben geconstateerd dat deze definities niet zijn opgenomen in de huidige financiële verordening. Om een eenduidig beeld te krijgen van de kwaliteit van de begroting en ___________________________________________________ 3/4

Bevinding/ advies

Reactie van het college

•aarrekening, raden wij u aan om op korte termijn het advies van de commissie BBV op te volgen, door in de inanciële verordening scherp te definièren wat de gemeenteraad ziet ais incidenteel en wat als structureel Wij hebben het college wederom aangeraden om de definitie van structurele mutaties in reserves in de oelichting aan te passen aan de uitgangspunten van het BBV.

1oor de jaarrekening 2025 is deze toelichting aangepast.

Wij hebben het college aangeraden om de huidige Het belang van adequaat risicomanagement en continue positieve ontwikkelingen in het risicomanagement vast het gesprek blijven voeren over risicos, beheersmaatregelen en risicobereidheid wordt door het te houden en het risicomanagement breed in de organisatie te (blijven) verankeren. lndien de hele management onderstreept, inclusief dit actief te randvoorwaarden goed in elkaar vallen, zijn wij van bespreken in de managementteams en directie. mening dat de interne beheersing van de risicos goed geborgd is. De daadwerkelijke implementatie vraagt echter continue aandacht vanuit de directie, concerncontroller en teammanagers, alsmede discipline bij de medewerkers van de organisatie. ln onze ervaring is de tone-at-the-top in het risicomanagementproces cruciaal voor een goede implementatie ervan. Het koppelen van de risicos aan interne Wij nemen de aanbeveling mee en zijn al bezig met de beheersingsmaatregelen en de bewaking van deze implementatie van deze aanbeveling. De belangrijkste risicos zijn nog in ontwikkeling Daarom raden wij u aan rauderisicos inclusief beheersmaatregelen worden in 2026 om frauderisicofactoren en frauderisicos structureel te besproken in de organisatie en toevoegd aan de reguliere integreren in de reguliere risicosessies. Doorjaarlijks kwartaalgesprekken en risicorapportage.

aan de directie en auditcommissie te rapporteren over de voortgang, ontstaat beter inzicht in de mate waarin fraude wordt voorkomen en gedetecteerd.

4/4