raadsbrief Accountantsverslag 2020 (getekend)

GEMEENTI HOORN

Gemeente Hoorn

Aan de leden van de auditcommissie en raad

Nieuwe steen 1 Postbus 603 1620 AR Hoorn T 0229 25 22 00 www.hoom.nl Contactpersoon Edwin Burger Zaaknummer: 1874950

Hoorn,

1 0 JUNI 2021

Onderwerp: Accountantsverslag 2020

Beste leden van de auditcommissie en raad,

De accountant heeft de Jaarstukken 2020 gecontroleerd. De gemeente Hoorn ontvangt een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. De verklaring wordt gedateerd op 29 juni 2021. Dat is namelijk de datum waarop het meerjarenperspectief grondexploitaties (MPG) door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Omdat de financiële gevolgen van het MPG onderdeel uitmaken van de Jaarstukken 2020, kan de accountant de controleverklaring en het definitieve accountantsverslag 2020 niet eerder verstrekken. In deze brief wordt kort ingegaan op een aantal bevindingen en adviezen van de accountant. Daarnaast zijn in de bijlage nog de overige bevindingen en adviezen van de accountant opgenomen.

Algemene bevindingen • Er zijn geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen; • De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar; • Het jaarverslag en de jaarrekening zijn goed met elkaar verenigbaar; • De grondexploitaties zijn geactualiseerd en (waar noodzakelijk) bijgesteld; • Geen fouten en/of onzekerheden in de SiSa-bijlage 2020 geconstateerd; • Geen fouten geconstateerd bij de naleving van de Wet Normering topinkomens (WNT); • Begrotingsrechtmatigheid is adequaat toegelicht in de jaarrekening; • Het weerstandsvermogen is met 1,33 voldoende ten opzichte tot de gekwantificeerde risico's; Bewaak het ambitieniveau van uw investeringsplanning (pagina 13 verslag PSA) De onderbesteding op investeringskredieten wordt herkend. Er zijn daarom al enkele maatregelen getroffen. Vanaf het jaar 2019 wordt in de begroting rekening gehouden met onderuitputting op investeringen die lopen via het investeringsplafond. Verder worden, binnen het bestaande beleid, in 2021 de ramingen van enkele grotere investeringen gefaseerd geraamd in de begroting. Ook worden de ramingen in 2021 tussentijds aangepast als daartoe aanleiding is. Het kader van de gemeenteraad is dat investeringskredieten 2 jaar in stand worden gehouden en daarna in principe worden afgeraamd. Tenzij gemotiveerd wordt aangegeven waarom het investeringskrediet langer dan 2 jaar beschikbaar moet blijven.

Deze motivatie wordt afgewogen door het college en via bijlage 1 van de jaarrekening ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd.

1/4

Afwijkingen Europese aanbestedingen werken niet door in het rechtmatigheidsoordeel (pagina 16 verslag PSA) De urgentie om het proces van Europese aanbestedingen strikt te borgen wordt onderschreven. De afgelopen jaren zijn hiervoor al verschillende beheersmaatregelen getroffen. Er worden stappen gezet in het verder professionaliseren van het inkoopproces, het nader uitwerken van richtlijnen voor contractbeheer en -management en het uitvoeren van controles (zowel achteraf als vooraf). Door contractafspraken, lopende verplichten en/of werkzaamheden is het vaak niet mogelijk of wenselijk om contracten te ontbinden en opnieuw (Europees) aan te besteden. Het moment waarop opnieuw kan worden aanbesteed, wordt vastgelegd in het inkoopmeerjarenplan. Het inkoopmeerjarenplan geeft zicht in de op dit moment lopende en geplande inkopen en aanbestedingen. Het biedt de portefeuillehouder, college, directie en/of de concernmanager de mogelijkheid om in een vroeg stadium betrokken te worden bij een inkoop en de strategische keuzes die daarbij gemaakt worden. Onzekerheden in het Sociaal Domein (pagina 16 verslag PSA) Het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de geleverde zorg en de daadwerkelijke levering is (mede) afhankelijk van de informatie van zorgaanbieders. Niet alle zorgaanbieders hebben hun productieverantwoordingsinformatie over 2020 aan de gemeente Hoorn geleverd.

De coronacrisis speelt daarin een belangrijke rol. Daarnaast is in een aantal gevallen ten onrechte het onderhanden werk niet meegenomen in de controles van de accountants van de zorginstellingen. Dit leidt tot een onzekerheid in de jaarrekening 2020 van de gemeente Hoorn. De onzekerheid valt binnen de normen voor een goedkeurende controleverklaring en betekent overigens niet dat een bedrag in de jaarrekening fout is of dat er nog uitgaven voor dit bedrag gaan komen. Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2021 wordt strakker gestuurd op de contractafspraak over de productieverantwoording van instellingen. Aanpassing Jaarstukken 2020 De geconstateerde fouten uit de controle op de Europese aanbestedingen passen binnen de vastgestelde normen voor een goedkeurende controleverklaring. Eén contract (350.000 euro) is (nog) niet opgenomen in de toelichting op de balans (niet in de balans opgenomen financiële verplichtingen). Het college stelt voor om deze alsnog op te nemen in de jaarstukken 2020. Daarmee wordt voorkomen dat deze afwijking in de komende jaren nog doorwerkt in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Hoorn,

2/4

Bijlage Bevinding

Activeren voorbereidingskosten

Pag. verslag PSA 2020 12

De grondexploitaties zijn geactualiseerd

13

Heroverweeg de voorziening 40/60regeling Sport

15

Kom in 2021 weer tot onderhoudsvoorzieningen op basis van de nieuwe vastgoedstrategie en de onderhoudsplannen

15

Covid-19 in de jaarrekening 2020

16

Wet normering topinkomens (WNT)

18

Kernboodschappen interimcontrole 2020

23

Reactie van het college

De 5-jaren termijn voor de immateriële vaste activa wordt nauwlettend bewaakt. De boekwaarden hiervan worden op korte termijn ingebracht in de nog op te stellen grondexploitaties voor deze projecten. De bevindingen zijn in lijn met het advies inzake het MPG 2021 dat op 29 juni 2021 in de gemeenteraad wordt behandeld. Erkend wordt dat de 40/60-regeling Sport niet geheel voldoet aan de eisen die het BBV aan een voorziening stelt. In de Najaarsbijstelling 2021 wordt de gemeenteraad daarom voorgesteld om de voorziening 40/60-regeling Sport op te heffen. Er is gewerkt aan actuele beheerplannen voor civiele kunstwerken, riolering en gebouwenbeheer. In 2021 komen deze beheerplannen samen in een Integraal Beheerplan Openbare Ruimte. In 2022 volgt een Integrale visie Openbare Ruimte, waarin zowel beleid- als beheer in één plan zijn opgenomen. Dit plan bevat een samenhangend kader, waarin aangegeven wordt hoe wordt omgegaan met alle ruimtelijke opgaven in relatie tot het beheer van de openbare ruimte. Parallel aan bovenstaand proces gaan wij onderzoeken of het wenselijk is om weer afzonderlijke onderhoudsvoorzieningen te laten instellen door de gemeenteraad. Met betrekking tot het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen kan aanvullend nog worden gemeld dat de gemeenteraad in 2017 voor 10 jaar de (groot) onderhoud- en investeringsbehoefte heeft vastgesteld voor het gemeentelijk vastgoed.

Dit betrof jaarlijks 0,8 miljoen euro groot onderhoud en 1,3 miljoen euro investeringen. Vanaf 2017 werkt de gemeente met de meest recente duurzame meerjaren onderhoudsplannen (DMJOP’s) volgens NEN 2767 op pand niveau, leder jaar worden deze plannen geactualiseerd en vastgesteld door het college, binnen de beschikbare middelen. De bevindingen zijn in lijn met wat daarover in de jaarstukken 2020 is opgenomen. Er vond al een interne controle plaats op de opgestelde WNT-verantwoording, maar deze werd nog niet zichtbaar vastgelegd. Bij de jaarrekeningcontrole 2021 wordt de interne controle op de WNT-verantwoording zichtbaar vastgelegd. De bevindingen uit de management letter 2020 zijn, waar nodig, vertaald naar actiepunten. De voortgang

3/4

Bevinding

Rechtmatigheidsverantwoording 2021

Pag. verslag PSA 2020

24

Reactie van het college

en opvolging hiervan wordt gedurende het lopend jaar 2021 gemonitord. Vooruitlopend op de aankomende wetswijziging is gestart met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. De eerste controles worden inmiddels uitgevoerd binnen de teams. Het overkoepelende intern controleplan wordt vastgesteld, nadat de feedback van de accountant ontvangen. De door de accountant benoemde aandachtspunten zijn in het controleplan verwerkt: Voor de relevante processen zijn proceseigenaren benoemd. De controles worden zoveel mogelijk belegd bij de teams zelf. Afhankelijk van het proces wordt gewerkt met één tot drie controlemomenten per jaar. De in het controleplan geïdentificeerde processen zijn met teammanagers, proceseigenaren en uitvoerende medewerkers besproken. Per proces wordt een lijncontrole uitgevoerd. Het controleplan identificeert de belangrijkste processen en de hiervoor uit te voeren werkzaamheden. Transacties die buiten deze processen vallen, worden via cijferanalyse en eventueel aanvullende werkzaamheden ondervangen. Zodra de wetswijziging van kracht is, wordt een raadsvoorstel opgesteld voor het vaststellen van de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording en voor de aanpassingen van het controleprotocol en de controleverordening.

4/4