Memo griffie rapport RKC geheimhouding

Memo betreft: vervolg uitvoering aanbevelingen rekenkamercommissie rapport Geheimhouding (Onderzoek naar de kaders en toepassing van geheimhouding in de gemeente Hoorn). van: griffie Vervolg acties rapport Geheimhouding Op 2 februari is in de informatieve sessie over het rapport geheimhouding aandacht gevraagd voor de uitvoering van de aanbevelingen. Vanuit de griffie is daarop gereageerd: namelijk dat zij dit pro-actief namens de raad kan gaan oppakken. Uit de discussies bleek ook dat de wetswijzigingen zoals die aanstaande zijn ook kunnen leiden tot aanpassingen in de Reglementen van orde: RvO van de raad en van de Algemene raadscommissie. Of -indien de raad dat wil- om aanpassingen in andere werkwijzen zoals bij benen-op-tafel-sessies, dus in de cultuur en de informele afspraken tussen raad en college. De aankomende wetswijzigingen komen neer op de volgende formele aanpassingen: Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (ingangsdatum 1 april 2023): • Bekrachtiging door de gemeenteraad vervalt  bestuursorgaan dat geheimhouding oplegt is ook bevoegd de geheimhouding op te heffen, tenzij informatie aan de raad wordt verstrekt – dan kan de raad geheimhouding opheffen • Gelijkheid van informatie  geheime informatie moet altijd aan de gehele raad worden verstrekt; wel mogen individuele raadsleden worden uitgesloten van geheime informatie • Bepalingen t.a.v.

raadscommissie veranderen  geheime informatie t.a.v. de commissie wordt gezien als informatie t.a.v. de raad; geheimhouding opgelegd door commissie kan ook door de raad worden opgeheven; De aanbevelingen van de RKC zijn de volgende: 1. Actualiseer de interne richtlijnen conform de wettelijke kaders. 2. Neem in het protocol handvatten voor de organisatie op over opheffing van de geheimhouding. 3. Houd oog voor het vereiste van het juiste wetsartikel én de motivatie bij het opleggen van geheimhouding en neem die in het protocol op. 4. Stel een centraal overzicht van geheime stukken op en wijs een verantwoordelijke aan die hierop toeziet. 5. Wees eenduidig in terminologie en zie hier ook op toe. 6. Investeer in structurele kennis over geheimhouding onder medewerkers. 7. Voer als raad en college het gesprek over de afwegingen omtrent geheimhouding (en formuleer uitgangspunten voor het vervolg). Concreet kunnen de vervolgacties er dan zo uit komen te zien: Acties in 2023 1. Leg met ingang van 2023 als raad in een register vast op welke bestuurlijke documenten geheimhouding is opgelegd, hoe lang deze duurt, en wat de Woo-gronden zijn voor de oplegging. 2. Verzoek het college ditzelfde te doen en de raad jaarlijks inzage te geven in dit collegegeheimhoudingsregister. De griffie kan als verantwoordelijke namens de raad toezien op de (inzage in) registers.

3. Het protocol Geheimhouding is in 2017 onder eindverantwoordelijkheid van het college opgesteld, maar de raad heeft er wel om verzocht. Ambtelijke organisatie en griffie hebben in 2016 ook samen de voorbereiding gedaan. Verzocht is om de raad dan ook te betrekken bij een hernieuwde versie van het protocol. Ook is voorgesteld om als raad meer de regie te voeren en verantwoordelijkheid te nemen. De griffie stelt voor dat zij hier in goed overleg met de organisatie namens de raad het voortouw in neemt. Aanpassingen die worden voorgesteld door de rekenkamercommissie -en door de raad zelf- kunnen dan vlot worden doorgevoerd. Evenals de gevolgen van de formele wetswijzigingen. 4. Bekijk welke interne regelingen en afspraken verder nog in aanmerking komen om aangepast te worden, zodat beter wordt aangesloten bij de nieuwe WOO, en de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur. Acties 2023/2024 e.v.: 1. Voer een of twee keer per jaar het gesprek met het college over de geheimhoudingsregisters en de afspraken m.b.t. openbaarheid en geheimhouding. 2. Bekijk als raad of de nieuwe afspraken en de regie over de oplegging van geheimhouding oplevert wat de raad ervan verwacht en pas eventueel zaken aan. 3. Werk aan bewustwording en training van adviseurs.

JH03022023

BIJLAGE WOO: wijzigingen ten opzichte van geheimhouding Hieronder is een overzicht opgenomen van alle wijzigingen die de Woo per 1 mei 2022 met zich heeft meegebracht waar het gaat om geheimhouding: � Aan de absolute uitzonderingsgronden is er één toegevoegd, namelijk voor nationale identificatienummers van personen (artikel 5.1 lid 1 onder e Woo). � Er zijn twee nieuwe relatieve uitzonderingsgronden: (1) het belang van de bescherming van andere gegevens dan de concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens genoemd in artikel 5.1 lid 1 onder c (artikel 5.1 lid 2 onder f Woo) en (2) het belang van het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen (artikel 5.1 lid 2 onder i Woo). � Twee uitzonderingsgronden die onder de Wob alleen voor milieu-informatie golden, zijn algemene gronden geworden: (1) het belang van de bescherming van het milieu waarop de informatie betrekking heeft (art. 5.1 lid 2 onder g Woo) en (2) het belang van de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage (art. 5.1 lid 2 onder h Woo). � Een beroep op een relatieve uitzonderingsgrond moet uitdrukkelijk worden gemotiveerd (art. 5.1 lid 3 Woo). � Openbaarmaking kan tijdelijk achterwege blijven, indien het belang van de geadresseerde van de informatie om als eerste kennis te nemen van de informatie dit kennelijk vereist (artikel 5.1 lid 4 Woo).

� De ‘restgrond’ van artikel 10 lid 2 onder g Wob (het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen, rechtspersonen of derden) zal terughoudender moeten worden toegepast (artikel 5.1 lid 5 Woo). Dit kan alleen nog in uitzonderlijke gevallen en niet meer in combinatie met andere uitzonderingsgronden. � Milieu-informatie over emissies in het milieu moet altijd openbaar worden gemaakt (artikel 5.1 lid 7 Woo). � In de Woo is uitgewerkt wat wel en niet onder ‘persoonlijke beleidsopvattingen’ moet worden verstaan (artikel 5.2 lid 1 Woo). Hierbij geldt dat persoonlijke beleidsopvattingen geanonimiseerd openbaar moeten worden gemaakt als het gaat om documenten opgesteld ten behoeve van formele bestuurlijke besluitvorming, tenzij het kunnen voeren van intern beraad onevenredig wordt geschaad (art. 5.2 lid 3 Woo). � Bij een verzoek om informatie die ouder is dan 5 jaar zal het bestuursorgaan, als het de openbaarmaking ervan wil weigeren vanwege een relatieve uitzonderingsgrond of omdat sprake is van persoonlijke beleidsopvattingen, moeten motiveren waarom dat ondanks het tijdsverloop nodig is (artikel 5.3 Woo).

� De Woo kent een bijzondere bepaling over het verstrekken van informatie die de verzoeker zelf betreft (artikel 5.5 Woo). � De Woo bevat de bevoegdheid voor bestuursorganen om wegens klemmende redenen aan verzoeker informatie te verstrekken die op grond van artikel 5.1 en 5.2 niet voor eenieder openbaar gemaakt kan worden (artikel 5.6 Woo). � Tot slot biedt de Woo de mogelijkheid voor bestuursorganen om toegang te verlenen tot nietopenbare informatie ten behoeve van historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek (artikel 5.7 Woo).

Overzicht van de uitzonderingsgronden voor geheimhouding Artikel 5.1. Woo: Uitzonderingen 1. Het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 onderscheidenlijk paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt; e. nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt. 2. Het openbaar maken van informatie blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties; b.

de economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. de inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. de bescherming van andere dan in het eerste lid, onderdeel c, genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens; g. de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; h. de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage; i. het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen. 3. Indien een verzoek tot openbaarmaking op een van de in het tweede lid genoemde gronden wordt

afgewezen, bevat het besluit hiervoor een uitdrukkelijke motivering. 4. Openbaarmaking kan tijdelijk achterwege blijven, indien het belang van de geadresseerde van de informatie om als eerste kennis te nemen van de informatie dit kennelijk vereist. Het bestuursorgaan doet mededeling aan de verzoeker van de termijn waarbinnen de openbaarmaking alsnog zal geschieden. 5. In uitzonderlijke gevallen kan openbaarmaking van andere informatie dan milieu-informatie voorts achterwege blijven indien openbaarmaking onevenredige benadeling toebrengt aan een ander belang dan genoemd in het eerste of tweede lid en het algemeen belang van openbaarheid niet tegen deze benadeling opweegt. Het bestuursorgaan baseert een beslissing tot achterwege laten van de openbaarmaking van enige informatie op deze grond ten aanzien van dezelfde informatie niet tevens op een van de in het eerste of tweede lid genoemde gronden. 6. Het openbaar maken van informatie blijft in afwijking van het eerste lid, onderdeel c, in geval van milieu-informatie eveneens achterwege voor zover daardoor het in het eerste lid, onderdeel c, genoemde belang ernstig geschaad wordt en het algemeen belang van openbaarheid van informatie niet opweegt tegen deze schade. 7. Het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing op milieu-informatie die betrekking heeft op emissies in het milieu.