Gemeente Hoorn - Accountantsverslag 2022 WG

Accountantsverslag 2022 Gemeente Hoorn

Aan de raad van de gemeente Hoorn Postbus 603 1620 AR HOORN

Geachte leden van de raad,

Onderwerp Accountantsverslag 2022

Bij de jaarrekening 2022 hebben wij op 20 juni 2023 een goedkeurende controleverklaring afgegeven, zowel voor het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid.

Datum 20 juni 2023

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2022. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.

Kenmerk 312019007.23.197

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Hoorn is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 13 juni 2023 hebben wij een aantal controlebevindingen reeds besproken met de auditcommissie.

Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de raad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA ValidSigned door A. Booij RA op 20-06-2023

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2 2. Financiële positie en resultaat ................................................. 7 3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 11

Arie Booij

4. Interne beheersing ................................................................ 24

Tel: 06 – 1509 2689

5. Overige aangelegenheden ..................................................... 29

Remco Korhorn Tel: 06 – 1099 9195

6. Verplichte tabel SiSa ............................................................. 36

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312019007.23.197 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging d.d. 29 september 2022 en kenmerk 312019007.22.287 heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Hoorn. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Nota verwachtingen accountantscontrole 2022, het controleprotocol zoals op 12 november 2019 door de raad is vastgesteld (hierna: het controleprotocol), het normenkader en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2022 vallen. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben sluit aan op het controleprotocol. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In uw controleprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2022 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve: Bron: Jaarrekening 2022 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten € 3.050.000

Onzekerheden € 9.150.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op 10% van materialiteit, derhalve € 305.000.

312019007.23.197 - 2

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de controle van de jaarrekening 2022 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Voortgang investeringsplanning en beheersing van kredieten. De waardering en risico-inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties (Bangert en Oosterpolder én Zevenhuis), inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen en de impact van inflatie en kostenontwikkelingen. De verantwoording en waardering van voorzieningen voor diverse kapitaalgoederen in relatie tot de aan- of afwezigheid van actuele beheerplannen. Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot fouten in voorgaande jaren (2021 afwijking € 606.000). Uw fiscale positie in het kader van de Vpb. Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke interne beheersingsmaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen. Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over 2021 gerapporteerde onzekerheden (€ 2,9 mln.) en de uitkomsten van uw onderzoek naar de levering van zorg in 2022. Uw afhankelijkheid van derden inzake de verantwoording en rapportage (sociaal domein, inkomensregelingen en parkeren). De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. Ontwikkelingen en actualiteiten van uw IT omgeving.

De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse. De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het college (over boekjaar 2023).

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

De baten en lasten, alsmede balansmutaties, zijn in materiële zin rechtmatig

Op basis van uw controleprotocol hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Echter is, net als voorgaande jaren, op verschillende programma’s sprake van een overschrijding van de begrote lasten. Deze overschrijdingen hebben diverse oorzaken: in veel gevallen betreft het een hogere toerekening van personeelslasten aan het programma, openeinderegelingen of staan er inkomsten tegenover de gemaakte kosten. Voor een bedrag van € 286.000 euro telt deze begrotingsonrechtmatigheid door in ons rechtmatigheidsoordeel. Ook is er sprake van overschrijdingen op een aantal investeringskredieten. Hiervan werkt een fout van € 410.000 euro door in ons rechtmatigheidsoordeel. 312019007.23.197 - 3

Daarnaast is sprake van (doorlopende) fouten als gevolg van niet rechtmatig aanbestede contracten voor een bedrag van € 1.689.000. Tenslotte is sprake van betaalde energietoeslagen aan personen die hier gelet op de vastgestelde inkomensgrenzen geen recht op hadden voor een bedrag van € 500.000. Dit bedrage werkt zowel als getrouwheidsfout als rechtmatigheidsfout door in ons oordeel. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, in materiële zin, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2022.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Hoorn. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Hoorn zijn uiteengezet in de jaarstukken 2022 in onderdeel “Waarderingsgrondslagen voor activa en passiva en resultaatbepaling”. In de jaarrekening 2022 hebben zich ten opzichte van 2021 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de Gemeente Hoorn. Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld.

Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze controle van de jaarrrekening, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312019007.23.197 - 4

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2022 van de gemeente Hoorn een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2022 en het resultaat over 2022. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader voor de financiële rechtmatigheid dat met de raadsbrief van 9 november 2022 (zaaknummer 1960252) ter kennisname is aangeboden aan de raad. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de raad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312019007.23.197 - 5

2.

Financiële positie en resultaat

312019007.23.197 - 6

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute en relatieve zin toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten 2022 bedraagt € 21.108.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 13.765.000 aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijk gerealiseerd resultaat over 2022 € 7.343.000 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen.

Eigen vermogen (in € 1.000)

2022

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

81.394

67.372

73.670

72.322

72.140

Tussentijdse resultaatbestemming

13.765

3.728

-/- 8.359

-/- 601

-/- 1.088

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

7.343

10.294

2.062

949

2.270

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

21.108

14.022

-/- 6.297

348

1.181

Eigen vermogen per 31 december

102.501

81.394

67.372

73.670

73.322

NB: door afronding op € 1.000 kunnen geringe afrondingsverschillen of afwijkingen van de jaarstukken ontstaan.

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw raad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 32 % van het balanstotaal (2021: 27 % van het balanstotaal). In relatieve en absolute zin is het eigen vermogen toegenomen in 2022. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college van burgemeester en wethouders een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2022. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312019007.23.197 - 7

Resultaat 2022 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Hoorn ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten

294.762

Totale lasten

273.654

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

21.108

Af: toevoegingen aan reserves

31.690

Bij: onttrekkingen uit reserves

17.925

Saldo mutaties reserves Gerealiseerd resultaat (voordelig)

-/- 13.765 7.343

De exploitatie over 2022 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 21.108.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van € 6.563.000 voordelig. Dit is een voordeel van € 14.545.000. Het voordelig gerealiseerd resultaat van € 7.343.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het voordelige exploitatieresultaat 2022 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting. 312019007.23.197 - 8

De ratio van de beschikbare Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf “Weerstandsvermogen weerstandscapaciteit en risicobeheersing”) heeft het college bepaald op € 46,0 miljoen. In 2021 bedroeg deze € 38,9 miljoen. De beschikbare gedeeld door het benodigde weerstandscapaciteit is derhalve ten opzichte van 2021 gestegen met circa € 7,1 miljoen. weerstandsvermogen zit boven de bandbreedte van In de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2022 tot een bedrag van € 22,3 (2021: € 18,1 miljoen). Ten opzichte van 2021 is derhalve sprake van een stijging van 1,0 en 1,5 de gekwantificeerde risico’s. De inventarisatie van risico’s geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen. Daarbij wordt een inzicht gegeven in de (naar de inschatting van het college) belangrijkste risico’s voor uw gemeente. Ook zijn de aan deze risico’s gekoppelde beheersingsmaatregelen opgenomen en wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op de risico’s.

Het college heeft op basis van deze risico-inventarisatie en de beschikbare weerstandscapaciteit een kwalificatie aan het weerstandsvermogen gegeven. Deze kwalificatie is gebaseerd op een ratio waarbij de beschikbare weerstandscapaciteit gedeeld wordt door het benodigde weerstandsvermogen (gekwantificeerde risico’s). Deze ratio is voor 2022 bepaald op 2,1 en zit daarmee boven de bandbreedte van 1,0 en 1,5 zoals door de raad vastgesteld bij de nota reserves en voorzieningen. Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie, de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan verwijzen wij u naar de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” van uw jaarstukken 2022. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312019007.23.197 - 9

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312019007.23.197 - 10

3. Bevindingen eindejaarscontrole Herrubricering van soort activa plaatsgevonden voor circa € 3,1 miljoen

Op basis van het BBV dient onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen te worden: ▪ investeringen met een economisch nut; ▪ investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; ▪ investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Daarnaast dienen de materiële vaste activa in de toelichting op de balans afzonderlijk te worden opgenomen naar: ▪ gronden en terreinen; ▪ woonruimten; ▪ bedrijfsgebouwen; ▪ grond-, weg- en waterbouwkundige werken; ▪ vervoersmiddelen; ▪ machines, apparaten en installaties; en ▪ overige materiële vaste activa. Uit een interne beoordeling van de staat van activa is gebleken dat niet in alle gevallen de activa onder de juiste categorieën waren geclassificeerd. Op basis van deze beoordeling heeft binnen de materiële vaste activa een herrubricering van activa naar de juiste categorie plaatsgevonden voor een bedrag van circa € 3,1 miljoen. Voor het overzicht met herrubriceringen verwijzen wij u naar de toelichting op de balans, onderdeel materiële vaste activa.

Actualisatie van de grondexploitatie leidt tot tussentijdse winstneming

Een belangrijk risico dat wij onderkennen in het kader van de jaarrekeningcontrole is de waardering van de grondexploitaties. De grondexploitaties hebben ultimo 2022 een (netto) boekwaarde van circa € 12.347.000 voordelig. De boekwaarde is ten opzichte van 2021 circa € 4.173.000 gedaald, wat een positieve ontwikkeling is. De afname van de boekwaarde (mutatie onderhanden werk) is het saldo van gemaakte kosten ad € 3.332.000, de gerealiseerde opbrengsten ad € 11.868.000 en de tussentijdse winstneming van per saldo € 4.363.000 in 2022. Omdat de waarde van de verkopen in 2022 aanzienlijk hoger is dan de gemaakte kosten neemt de boekwaarde van de voorraad grond af (positieve ontwikkeling). De grondexploitatie is één van de posten die gevoelig is voor de economische ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld een stagnerende vraag of dalende prijzen. Hierdoor kan het verwachte resultaat van een project (fors) afnemen of zelfs omslaan in een verwacht verlies, maar bij een voorspoedige realisatie van verkopen (voorlopen op plan) is juist weer sprake van een voordelig effect. Voor een nadere onderbouwing van de ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties verwijzen wij naar de paragraaf “Grondbeleid” in het jaarverslag. Daarin worden ontwikkelingen in de complexen, de prognoses voor de komende jaren en de mogelijke risico’s nader toegelicht.

Daarnaast zijn op 16 mei 2023 de geactualiseerde grondexploitaties aan de raad aangeboden en vastgesteld, waar wij naar verwijzen. De uitkomsten van deze actualisatie zijn in de jaarrekening 2022 verwerkt. 312019007.23.197 - 11

Actualisatie grondexploitatie leidt tot tussentijdse winstneming Op 16 mei 2023 is het MPG vastgesteld. In het MPG zijn de ontwikkelingen in de complexen, de prognoses voor de komende jaren en de mogelijke risico’s nader toegelicht. Vooralsnog voorziet het college geen significante risico’s in de twee nog lopende exploitaties, zodat geen afwaarderingen hoeven plaats te vinden. Op basis van de recente actualisatie van de exploitatieopzetten wordt voor de lopende exploitaties een (resterend) voordelig resultaat van circa € 7,9 miljoen verwacht. Op basis van de actualisatie is voor de nog lopende exploitaties ultimo 2022 een tussentijdse winst genomen van € 4.363.000, welke als volgt is samengesteld: Complex Bangert en Oosterpolder Zevenhuis Totaal

Tussentijdse winst 2022 € 2.414.000 € 1.949.000 € 4.363.000

Wij verwijzen u verder naar het MPG. Blijf alert op kostenontwikkelingen Wat wij momenteel nog steeds breed zien in de praktijk is dat de ramingen van nog te maken kosten momenteel niet toereikend zijn, omdat de vraag naar aannemers en het aanbod van bouwmaterialen momenteel voor aanzienlijke prijsstijgingen zorgt. Bij de actualisatie van de grondexploitaties per 1-1-2023 en de uitgevoerde risicoanalyses voor Bangert en Oosterpolder en Zevenhuis heeft het college hier zo goed als mogelijk rekening mee gehouden en deze, naar huidige inzichten, voorzichtig doorgerekend. In de paragraaf Grondbeleid heeft het college tevens een gevoeligheidsanalyse opgenomen, waarin zij ingaat op de impact van een mogelijke afwijking van de gehanteerde parameters op het uiteindelijk verwachte resultaat. Wij verwijzen u daarnaar. Hoewel de resterende looptijd van de nu lopende exploitaties nog relatief kort is, kan het voorkomen dat de kostenstijgingspercentages die in de huidige plannen zijn opgenomen, op een later moment wellicht niet meer passend zijn. Wat wij momenteel breed zien in de praktijk is dat de geraamde kosten van investeringen momenteel niet altijd toereikend zijn, omdat de vraag naar aannemers en het aanbod van bouwmaterialen momenteel voor aanzienlijke prijsstijgingen zorgt.

Wij adviseren u om hier in de komende actualisatie en tussentijdse informatievoorziening rekening mee te blijven houden.

Geen sprake van een waarderingsrisico ten aanzien van openstaande vorderingen Schouwburg

De huurovereenkomst met de Schouwburg en Congrescentrum het Park B.V. liep tot 2018. Voor de periode daarna is door zowel de huurder(s) als verhuurder (gemeente Hoorn) de intentie uitgesproken om de huurovereenkomst voort te zetten. Daarnaast is een aantal opties tussen partijen besproken over verhuur en koop van het gebouw, inclusief de theater- en horecafunctie en het beheer en onderhoud van installaties en de (toekomstige) investeringen hierin.

312019007.23.197 - 12

Hoewel beide partijen akkoord zijn met de nieuwe overeenkomst, is er tot op heden nog niet getekend. Dat heeft te maken met het feit dat partijen het (nog) niet eens zijn met de opgenomen bepalingen rondom de jaarlijkse indexering van de huur. Per saldo staat in de jaarrekening 2022 een bedrag van € 959.000 aan vorderingen open op de Schouwburg. Omdat er nog geen overeenstemming is over de indexatie is dit nog niet betaald. Het college heeft ingeschat dat geen sprake is van een waarderingsrisico ten aanzien van deze openstaande vordering, omdat beide partijen nog steeds de intentie hebben om snel tot overeenstemming te komen. Daarnaast heeft het college vastgesteld dat de vordering van de gemeente, aansluit op de schuldpositie die de schouwburg in haar jaarrekening heeft opgenomen. Wij adviseren het college om de afwikkeling van de openstaande vordering (i.c. het formaliseren van de overeenkomst) zo spoedig mogelijk af te ronden.

De aard en reden van de “Reserve diverse incidentele bestemmingen” is algemeen geformuleerd

Eind oktober 2018 heeft de Commissie BBV in de Kadernota Rechtmatigheid 2018 de uitspraak gedaan dat in de jaarrekening de toevoegingen en onttrekkingen aan de bestemmingsreserves moeten worden verwerkt overeenkomstig het bedrag dat via de begroting(swijzigingen) door de raad is goedgekeurd. Tot 2018 was de hoofdregel dat de mutaties in de reserves tot maximaal het bedrag waarvoor de raad de autorisatie heeft gegeven, verwerkt mogen worden. De Commissie BBV heeft hiermee expliciet het budgetrecht van de raad willen versterken en de raad de mogelijkheid willen geven om de middelen die niet zijn gebruikt (en via de begroting zijn vrijgegeven) in heroverweging te geven. Ongeacht of de besteding waarvoor het bedrag is vrijgegeven wel of niet is gedaan, moet de reservemutatie dus in de jaarrekening verwerkt worden, tenzij uit het besluit dat de raad genomen heeft, blijkt dat een lager bedrag is toegestaan. Dit vraagt de nodige aandacht bij het redigeren van besluiten die u neemt (of gaat nemen). Van belang is dat duidelijk uit de raadsbesluiten blijkt wat de bedoeling is van de raad en dat dit niet voor meerdere uitleg vatbaar is. Onder de bestemmingsreserves, onderdeel van het eigen vermogen, is de “Reserve diverse incidentele bestemmingen” verantwoord.

In de toelichting op de balans, onderdeel eigen vermogen, is het volgende opgenomen ten aanzien van deze reserve: “Het doel van deze reserve is het dekken van kosten voor diverse projecten. Om de algemene reserve “zuiver” te houden zijn alle toekomstige claims op de algemene reserve overgeheveld naar deze reserve.” Bij de controle hebben wij vastgesteld dat niet altijd duidelijk is wat een “toekomstige claim op de algemene reserve” betreft. Wij adviseren u expliciet te formuleren wat de raad verstaat onder “toekomstige claim op de algemene reserve” zodat altijd duidelijk is welke bedragen toegevoegd dan wel onttrokken moeten worden aan deze reserves.

312019007.23.197 - 13

Rond het opstellen en actualiseren van beheerplannen af, zodat u voorzieningen voor het groot onderhoud aan uw kapitaalgoederen kunt treffen

In voorgaande jaren adviseerden wij u om beheerplannen op te stellen of te actualiseren, op basis waarvan groot onderhoud aan uw kapitaalgoederen moet worden uitgevoerd en op basis waarvan inzicht wordt verkregen in de kosten van het meerjarig groot onderhoud. De beheerplannen moeten uiteindelijk dienen ter onderbouwing van de te treffen onderhoudsvoorzieningen voor de dekking van de kosten van groot onderhoud aan de gemeentelijke kapitaalgoederen. Op dit moment heeft u voor de egalisatie van de kosten van groot onderhoud geen voorzieningen getroffen, maar worden de kosten voor groot onderhoud aan de kapitaalgoederen (zoals bijvoorbeeld gebouwen, wegen, kunstwerken, riolering et cetera) via de exploitatie gedekt. Eventuele overschotten worden via de resultaatbestemmingen overgeheveld naar een latere periode, zodat gereserveerde middelen beschikbaar blijven. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen geeft het college inzicht in de planning en voortgang van het actualiseren van beheerplannen. In hoofdlijnen ziet dat er als volgt uit: Kapitaalgoed Status beheerplan Wegen Het noodzakelijke onderhoud wordt uitgevoerd op basis van inspectieresultaten en het door u gewenste kwaliteitsniveau. Een actueel meerjarig beheersplan is niet aanwezig.

Uitvoering van het noodzakelijk onderhoud is tegen fors hogere prijzen gebeurd dan waar u vooraf rekening mee had gehouden (door schaarste en inflatie). Civiele kunstwerken Met uitzondering van de beschoeiingen en duikers zijn beheer- en onderhoudsplannen vastgesteld. Riolering Op basis van het Programma stedelijk water en riolering 2022-2027 worden jaarplannen opgesteld. Reguliere onderhoudswerkzaamheden zijn grotendeels uitgevoerd. Vervanging en renovatieprojecten zijn ten opzichte van 2022 iets doorgeschoven en lopen door tot in 2023. De vertraging komt doordat er meer in- en externe afstemming benodigd is dan verwacht en langere levertijden van bouwmaterialen. Water De opstelling van een nieuw baggerplan staat gepland voor het jaar 2026. Groen De beleidskaders zijn het Groenbeleidsplan Hoorn (2004), het Bomenbeleidsplan Hoorn (2009), het Beleidsplan Kwaliteitsgestuurd Beheren Groen en Reiniging (2012) en de Groenvisie (2019). De Groenvisie kent een jaarlijks uitvoeringsprogramma wat volgens planning is uitgevoerd. Hiermee beschikt u over een actueel inzicht in de noodzakelijk uit te voeen onderhoud. Gebouwen

Voor gebouwenbeheer zijn de beleidskaders in de basis vastgesteld door de raad. Een ‘verdiepingssessie’ loopt. De verwachting van het college is dat er eind tweede kwartaal 2023 het Strategisch Beheersplan gemeentelijk vastgoed 2023-2032 wordt aangeboden aan de raad. De raad is hierover in december 2022 met een brief van het college geïnformeerd.

Wij adviseren u om toe te zien op de realisatie van de afgesproken planning voor het opstellen of actualiseren van beheerplannen, zodat de onderhoudsreserves weer omgezet kunnen worden in voorzieningen. Daarmee realiseert u een gelijkmatige verdeling van lasten over de komende begrotingsjaren en worden jaarlijkse (mogelijke) schommelingen in het resultaat opgevangen. De

312019007.23.197 - 14

Commissie BBV geeft aan dat het egaliseren van onderhoud via een reserve immers maar gedurende een korte periode van circa vier jaar is toegestaan. In de paragraaf “Onderhoud Kapitaalgoederen” geeft het college aan dat in de afgelopen periode veel druk op de prijs heeft gestaan die u aan marktpartijen moet betalen en dat (nog steeds) sprake is van forse schommelingen. Dat maakt het lastig om over een langere periode een inschatting van de te maken kosten te maken. In dat verband is het aan te raden om de kosten van groot onderhoud binnen een bandbreedte in te schatten en de komende jaren deze inschatting regelmatig te valideren.

Voorziening wet Appa gevormd voor bedrag van € 979.000

In uw Kadernota 2022 is opgenomen dat de verzekeraar van de wethouders pensioenen per 1 januari 2022 de overeenkomst met alle gemeenten heeft opgezegd. Per die datum kan bij de verzekeraar geen kapitaal meer opgebouwd worden voor het pensioen van wethouders. Hiermee zijn de wethouders pensioenen vanaf 2022 in eigen beheer van de gemeente gekomen. In de jaarrekening 2022 is overeenkomstig het BBV een voorziening voor wethouders pensioenen (“wet Appa”) gevormd voor een bedrag van € 979.000. Deze voorziening is bepaald op basis van een onderzoek naar de omvang van de benodigde voorziening welke is uitgevoerd door een extern bureau. Jaarlijks dient deze voorziening geactualiseerd te worden. Om de voorziening te kunnen actualiseren dient het college jaarlijks een dergelijk onderzoek uit te laten voeren of het college kan zogenoemde actuariële berekeningen voor de toekomstige pensioenverplichting per (oud) wethouder laten opstellen en op basis van deze berekeningen de omvang van de voorziening bepalen. Voor zover wij hebben begrepen zal het college jaarlijks een actualisering van de actuariële berekeningen opvragen. Daarmee krijgt zij voldoende inzicht in de noodzakelijke omvang van de voorziening. Wij adviseren het college deze berekeningen op te vragen voordat de jaarrekening wordt opgesteld.

Het gemeentelijke rioleringsplan is opgesteld voor de periode 2022-2027

In 2021 is het gemeentelijk rioleringsplan voor de periode 2022-2027 opgesteld. Een nieuw plan was nodig omdat de planperiodes van de bestaande plannen waren verstreken. Dit plan is gebruikt als onderbouwing van de “spaarvoorziening voor toekomstige investeringen in de riolering” en het bepalen van de mutatie in de “bestemmingsreserve voor efficiency voor- en nadelen tijdens de uitvoering van het rioleringsplan” in de jaarrekening 2022. Het betreffende plan is opgesteld door een extern deskundige, waarbij sprake is van een aantal schattingselementen, zoals bijvoorbeeld de levensduur van de verschillende onderdelen van het systeem, de toegepaste rentepercentages en de baten uit kwijtscheldingen. Wij hebben in het kader van de controle van uw jaarrekening 2022 het opgestelde plan beoordeeld en hierbij zijn ons de volgende punten opgevallen: ▪ ▪

Het plan is eind 2021 opgesteld op basis van het toen geldende prijsniveau en gedurende de gehele looptijd met dit prijsniveau doorgerekend. In het plan is rekening gehouden met investeringen in riolering over verslagperiode 2022 van circa € 8 miljoen. In werkelijkheid is er, door uiteenlopende redenen, slechts circa € 3 miljoen aan investeringen in riolering gerealiseerd. 312019007.23.197 - 15

▪ ▪

In het plan is rekening gehouden met een stijging van 2,8% per jaar tot 2045 van het tarief rioolheffing. Als alle verwachtingen in het plan daadwerkelijk worden gerealiseerd verwacht u dat in 2080 sprake is van een ideaalcomplex, waarbij de uitgaven in riolering volledig gedekt kunnen worden uit de geheven rioolheffing.

Op basis van eerder genoemde punten is het van belang dat u jaarlijks blijft vaststellen dat uw rioleringsplan een betrouwbare basis is voor het bepalen van de dotatie aan de betreffende spaarvoorziening. Echter, gelet op onder andere de huidige omvangrijke prijsstijgingen kan dit in de komende jaren tot aanzienlijke stijgingen van de noodzakelijke dotaties leiden waarmee u in de begroting dient rekening te houden. Daartegenover staat dat u de geplande investeringen in 2022 niet heeft kunnen realiseren, waardoor dotaties in de toekomst mogelijk naar beneden moeten worden bijgesteld. Verder merken wij op dat het productsaldo op riolering is bepaald in overeenstemming met de Notitie Lokale heffingen van de Commissie BBV. Per saldo is sprake van een negatief resultaat van circa € 61.000 welke in onttrokken aan de eerder genoemde bestemmingsreserve. Mocht in de toekomst sprake zijn van een positief resultaat, dan dient hiervoor een “voorziening van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden” te worden gevormd (en kan dus niet worden toegevoegd aan een bestemmingsreserve), omdat geheven rioolheffing besteed moet worden aan het betreffende product. Daarnaast hebben wij begrepen dat het college aan het onderzoeken of de huidige bestemmingsreserve in de toekomst gehandhaafd zal worden. Dit is mede afhankelijk van hoe de reserve in het verleden is gevormd.

Voorziening verlofsparen niet gevormd – deze zal de komende jaren mogelijk gevormd moeten worden

Medewerkers kunnen op basis van de CAO Gemeenten vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning. Deze vakantie-uren verjaren niet. Dit kan gaan leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan. Aangezien er bij verlofsparen sprake is van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en daarmee ook onvoorspelbare afbouw kennen, dient hier volgens de Commissie BBV een voorziening voor gevormd te worden. De hoogte van deze voorziening hangt onder andere af van de mate waarin medewerkers gebruik gaan maken van deze regeling. In de jaarrekening 2022 heeft het college nog geen voorziening getroffen voor deze verplichting, welke door het college voor het jaar 2022 is berekend op een bedrag van € 52.000. De reden is dat de gemeente nog geen formeel beleid heeft opgesteld over de inzet van uren voor verlofsparen zodat er eind 2022 nog geen sprake was van een toewijsbaar aantal uren dat door medewerkers opzij is gezet voor verlofsparen. We hebben begrepen dat in de loop van 2023 meer duidelijkheid komt over de wijze waarop medewerkers verlof kunnen sparen en hoe dit vervolgens apart geadministreerd gaat worden.

Mogelijk dat, als het beleid wordt uitgevaardigd, dit in de komende jaren ertoe leidt dat het beroep op deze mogelijkheid vanuit uw medewerkers groter gaat worden. Wij adviseren u hier alert op te zijn en blijven, omdat dit niet alleen financiële gevolgen kan hebben (het treffen van een voorziening), maar ook kan betekenen dat verloftegoeden significant kunnen gaan toenemen, met als gevolg dat u (eerder) personeel moet gaan vervangen. Op het moment dat medewerkers het tegoed aan “verlofsparen” opnemen 312019007.23.197 - 16

zal de voorziening voor het deel dat opgenomen wordt vrijvallen, waardoor budget beschikbaar komt om eventueel een vervanger aan te trekken. Voor de komende jaren adviseren wij u dit goed te blijven volgen en te analyseren, omdat enerzijds u de risico’s zult moeten voorzien, maar anderzijds geen sprake mag zijn van een arbeidskosten gerelateerde verplichting met gelijkblijvende omvang. De Commissie BBV adviseert hierbij om na te gaan of u in de toekomst mogelijk gebruik kunt maken van ervaringscijfers.

Toename saldo ontvangen bedragen met specifiek bestedingsdoel

Uw gemeente heeft diverse subsidies ontvangen of toegekend gekregen in de afgelopen jaren, zowel vanuit het rijk (deels verantwoord via de SiSa-bijlage) als vanuit de provincie. De nog te besteden middelen zijn op de balans onder de overlopende passiva (ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel) opgenomen. In de afgelopen jaren is het saldo van de nog te besteden middelen steeds wat toegenomen. Ultimo 2022 staat een bedrag van € 16,2 miljoen aan ontvangen, maar nog te besteden voorschotbedragen open (2021: € 11,7 miljoen). Het oplopend saldo wordt enerzijds verklaard door nieuwe (SiSa-)regelingen. Met onze brief van 6 februari 2023 hebben wij u hier reeds over geïnformeerd. Bij uw gemeente is sprake van 10 nieuwe regelingen in 2022. Daarnaast neemt het saldo toe door aanvullend ontvangen voorschotbedragen in 2022 voor projecten waar u ook reeds eerder voorschotten voor ontvangen heeft, zoals bijvoorbeeld de bijdrage vanuit de vervoersregio voor de 3e ontsluitingsweg. Wat opvalt is dat er inmiddels voor diverse projecten of regelingen voorschotbedragen zijn ontvangen, maar waar (nog) geen sprake is van bestedingen. Hoewel daar momenteel geen indicaties voor zijn, kan het natuurlijk voorkomen dat u, vanwege geen of onderbestedingen of het verstrijken van deadlines, bedragen moet terug betalen.

Het financiële risico voor de jaarrekening is daarbij overigens beperkt, omdat bij geen van deze regelingen en projecten al een subsidiebate is verantwoord. Als er al sprake is van een ontvangen voorschot, dan is deze verantwoord onder de kortlopende schulden. Wij adviseren u gemeente om de inkomende subsidiestromen in kaart te brengen, deze subsidies te beleggen bij een verantwoordelijk dossierbeheerder en een intern controleur, en besluiten te nemen of en wanneer projecten kunnen worden uitgevoerd. Waar nodig en mogelijk kan dan uitstel aangevraagd worden, en verkleint u het risico dat subsidies in zijn geheel terugbetaald moeten worden.

Europese aanbestedingen: In het kader van de rechtmatigheidscontrole is het onder meer van belang dat u tijdig vaststelt dat aanbestedingen overeenkomstig rechtmatigheidsfouten van de geldende wet- en regelgeving zijn gedaan. Op grond van het normenkader zijn voor de rechtmatigheidscontrole de Europese aanbestedingen van belang. in totaal € 1.689.000 werken niet door in het Op basis van onze controle is sprake van een totale fout van € 1.689.000 (2021: € 606.000). De niet rechtmatig aanbestede rechtmatigheidsoordeel contracten, dit zijn er voor 2022 vier, worden toegelicht in de jaarstukken in de paragraaf bedrijfsvoering, onderdeel rechtmatigheidsverantwoording college. De rechtmatigheidsfout is bepaald op basis van de uitgaven in 2022 op de 4 lopende contracten. Omdat deze contracten doorlopen in 2023, zullen de uitgaven die in 2023 worden gedaan op deze contracten, ook kwalificeren als onrechtmatig. 312019007.23.197 - 17

Onzekerheden sociaal domein – prestatielevering (nog) niet vastgesteld

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo ZIN en Jeugdwet ZIN zijn geleverd, wordt op twee manieren vastgesteld, namelijk: ▪

Enerzijds via de productieverantwoordingen van de zorginstelling die zijn voorzien van een controleverklaring met goedkeurend oordeel van de accountant van de zorginstellingen. Zorginstellingen zijn op basis van het “Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2022” verplicht bij productieverantwoordingen boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toe te voegen. De accountant stelt bij de controle onder andere vast dat de zorg is geleverd.

▪

Anderzijds door bij productieverantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt, het college van burgemeester en wethouders aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestatie zijn geleverd. Dit kan bijvoorbeeld door middels een telefonische enquête vast te stellen dat de cliënt de zorg heeft ontvangen.

Over 2022 is in totaal € 3.650.000 aan bestedingen in het kader van de Wmo ZIN en in totaal € 1.610.000 aan bestedingen in het kader van Jeugdwet ZIN (nog) niet voorzien van een productieverantwoording met (goedkeurende) controleverklaring van de accountant van de zorginstelling. Omdat het college van burgemeester en wethouders geen aanvullende controles heeft uitgevoerd in 2022 ten aanzien van deze bestedingen is er geen zekerheid verkregen dat prestaties daadwerkelijk geleverd zijn. Wij hebben daarom in totaal € 3.650.000 aan bestedingen in het kader van Wmo ZIN en € 1.610.000 aan bestedingen in het kader van Jeugdwet ZIN als onzeker aangemerkt. Deze cumulatieve onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring. Overigens geldt dat voor een deel van deze aanbieders het nog wel de verwachting is dat hiervoor op korte termijn nog zekerheid verschaft kan worden. Daarmee zijn de door ons genoemde onzekerheden maximale bedragen en zullen deze, naarmate de tijd verstrijkt, lager gaan worden. Voor 2022 en verder denkt het college na over hoe zij de afhankelijkheid van zorginstellingen en de door hen afgegeven productieverantwoordingen met controleverklaring, kan beperken en door zelfstandig onderzoek uit te voeren de onzekerheden kan verminderen.

Hierover vinden inmiddels gesprekken met de vakafdeling plaats en wordt onderzocht op welke wijze dit in uw eigen proces kan worden ingeregeld. Wij vinden dit een goede ontwikkeling en denken hierin graag met u mee.

Energietoeslag onrechtmatig uitgekeerd

Als gevolg van de sterk gestegen energieprijzen in 2022 konden huishoudens met een laag inkomen een zogenaamde energietoeslag aanvragen. De belangrijkste voorwaarden om in aanmerking te komen voor de energietoeslag waren het inkomen en de woonplaats van de aanvrager, waarbij de aanvrager zich ook diende te legitimeren.

312019007.23.197 - 18

Uit de interne controle op de door uw gemeente verstrekte toeslagen is gebleken dat voor een bedrag van € 500.000 onterecht als toeslag is uitbetaald, omdat uit latere controles is gebleken dat de aanvragers een inkomen hadden, wat boven de gestelde inkomensgrens uit kwam. Deze fout hebben wij meegewogen in ons getrouwheids- en rechtmatigheidsoordeel. Ook is uit de interne controle op de betaalde toeslagen gebleken dat de vaststelling van de identiteit van de aanvragers niet altijd toereikend genoeg gedocumenteerd is door de behandelende ambtenaren. Daardoor kon achteraf niet met voldoende zekerheid worden vastgesteld of de betalingen aan deze personen in formele zin rechtmatig zijn geweest. Wij adviseren u bij toekomstige aanvragen goed rekening te houden met de toe te passingen inkomensgrenzen en de identiteit van de aanvragers toereikend te documenteren.

Onzekerheden Pgb’s (Wmo en Jeugdwet)

Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdwet is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. Uw gemeente kent de Pgb’s toe voor jeugdzorg en Wmo. De Pgb-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2022 verstrekt vanwege diverse rechtmatigheidsafwijkingen. De SVB beoordeelt een deel van de bestedingen ten laste van de pgb-budgetten als onrechtmatig. Dit betekent voor uw gemeente voor de Jeugd pgb’s een meest waarschijnlijke fout van € 5.322 en voor Wmo pgb’s € 15.607. De Auditdienst SVB controleert niet de prestatielevering die ten grondslag dient te liggen aan de Pgb's, omdat de SVB niet op prestatielevering toetst. Daarom dient de gemeente zelfstandig onderzoek naar de prestatielevering uit te voeren, bijvoorbeeld aan de hand van de BADO-notitie "PGB-verantwoording/controle door gemeenten" d.d. 13 maart 2018, om vast te stellen dat er daadwerkelijk prestaties aan de Pgb's ten grondslag liggen. Uw college heeft, net als voorgaand jaar, een dergelijk onderzoek naar de prestatielevering van de Pgb's niet uitgevoerd. Op basis hiervan hebben wij de gehele massa aan Pgb’s (€ 1.348.000) als onzeker gekwalificeerd. Dit betekent overigens niet dat wij fouten hebben geconstateerd.

Begrotingsrechtmatigheid is adequaat toegelicht in de jaarrekening

Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad.

312019007.23.197 - 19

Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 (welke van toepassing is op de jaarrekening 2022) van de Commissie BBV. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij sprake is van een overschrijding van de lasten op de volgende programma’s: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Programma 1 Openbare orde en veiligheid voor een bedrag van € 42.000. Programma 2 Verkeer, vervoer en waterstaat voor een bedrag van € 1.457.000. Programma 4 Onderwijs voor een bedrag van € 61.000. Programma 5 Cultuur en recreatie voor een bedrag van € 1.210.000. Programma 6 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening voor een bedrag van € 1.521.000.

In het onderdeel “Analyse begrotingsrechtmatigheid” heeft het college een nadere toelichting op deze overschrijdingen opgenomen. Van de totale overschrijding ad € 4.291.000 werkt, naar het oordeel van het college, in totaal € 286.000 als fout mee in ons rechtmatigheidsoordeel. Naast overschrijdingen van lasten per programma, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2022 voor een totaalbedrag van € 724.000 voorgedaan, waarvan een bedrag van € 410.000 meeweegt in het rechtmatigheidsoordeel. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening en de paragraaf “Analyse begrotingsrechtmatigheid” welke in de toelichting op het overzicht van baten en lasten is opgenomen. Hierin is een analyse van de (begrotings-)afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2022 opgenomen. Wij onderschrijven de conclusie van het college en hebben voor de naleving van het begrotingscriterium derhalve een totale rechtmatigheidsfout van € 686.000 in ons oordeel meegewogen.

312019007.23.197 - 20

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2022 van € 216.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in de Regeling Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2022 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2022 stelden wij verder vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2023 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2022 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Bekostigingsregeling opvang De oorlog in Oekraïne heeft ook gevolgen voor de gemeente Hoorn, bijvoorbeeld in verband met de Gemeentelijke Opvang Oekraïners (GOO). Om deze gemeentelijke opvang te kunnen bekostigen heeft het Rijk de “Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne ontheemden Oekraïne” in het leven geroepen om een specifieke uitkering te kunnen verstrekken aan gemeenten. De specifieke verantwoord op basis van uitkering dient als dekking voor kosten die gemeenten maken met betrekking tot de opvang van Oekraïners. Over de werkelijke normbedragen kosten legt de gemeente verantwoording af via de SiSa-bijlage (welke is opgenomen in de jaarrekening 2022). Hierbij kan de gemeente er voor kiezen om de GOO te laten bekostigen op basis van normbedragen (van 1 maart tot en met 14 oktober 2022 betrof dit € 100 per gerealiseerde plek per dag en met ingang van 15 oktober 2022 is dit bijgesteld naar € 83 per gerealiseerd plek per dag) of op basis van werkelijke kosten.

312019007.23.197 - 21

De gemeente Hoorn heeft voor bekostiging op basis van normbedragen gekozen. Gelet op de werkelijke kosten over 2022 die de gemeente heeft gerealiseerd inzake de GOO heeft dit geleid tot circa € 2,3 miljoen meer aan inkomsten dan werkelijke kosten. In de jaarrekening 2022 heeft het college voorgesteld om dit voordeel toe te voegen aan de “Reserve diverse incidentele bestemmingen”. In de jaarstukken 2022 is dit op meerdere plekken toegelicht, waaronder de analyse van verschillen op programma 6 “Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening”. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

M&O-beleid inzake de Wet Inburgering 2021 niet formeel vastgesteld

Op 1 januari 2022 is het nieuwe inburgeringsstelsel ingegaan waarin de Wet Inburgering 2021 wordt uitgevoerd door uw gemeente. Van uw gemeente wordt verwacht dat, in aanvulling op het bestaande M&O-beleid, specifiek aandacht wordt besteed aan de Wet Inburgering 2021. Van de externe accountant wordt verwacht dat zij de opzet van het M&O-beleid van de gemeente inzake de Wet Inburgering controleert of het toereikend is. Op basis van gesprekken met uw medewerkers hebben wij vastgesteld dat uw gemeente over een M&O-beleid beschikt, echter blijkt dat er geen sprake is van een formeel vastgesteld M&O-beleid specifiek voor de Wet Inburgering 2021.

312019007.23.197 - 22

4.

Interne beheersing

312019007.23.197 - 23

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij de managementletter d.d. 30 november 2022 met kenmerk 312019007.22.360 uitgebracht. Voor een nadere duiding van onze opmerkingen en aanbevelingen uit deze managementletter verwijzen wij daarnaar. controle 2022 Hieronder hebben wij de managementsamenvatting uit de managementletter opgenomen.

312019007.23.197 - 24

Rechtmatigheidsverantwoording wordt met ingang van 2023 ingevoerd

In de meicirculaire 2018 (en de daarna verschenen informatie en besluiten) heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna ministerie BZK) aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2023 het college een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2022 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2023. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2023. Inmiddels is duidelijk dat dit ook het definitieve invoeringsjaar is. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven.

In onze managementletter over het jaar 2022, maar ook in de managementletter 2021 en het accountantsverslag 2021, zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: ▪

Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld.

▪

In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering. Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.

▪

Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2023, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld.

312019007.23.197 - 25

▪

De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat de gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag (nogmaals) onder uw aandacht: o

De kadernota 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college.

o

In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan.

▪

De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de “Notitie Bedrijfsvoering” meer geschreven.

▪

De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. Hiertoe heeft het college het uitvoeringsplan 2023, als nadere uitwerking van het interne controleplan 20212024, op 1 februari 2023 reeds vastgesteld. De daarin opgenomen risicoanalyse, de tijdige uitvoering van de geplande interne controles en de evaluatie van de uitkomsten daarvan, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2023.