Brief Mandaatbesluit 2023 en Inkoopmatrix 2023

Gemeente Hoorn

Aan de leden van de gemeenteraad

Nieuwe Steen 1 Postbus 603 1620 AR Hoorn T 0229 25 22 00 www.hoorn.nl Contactpersoon Marja van Zanten Zaaknummer: 2040750

Hoorn, Onderwerp:

Geachte leden van de gemeenteraad,

Het mandaatbesluit en inkoopmatrix zijn aangepast. Met deze brief informeren wij u over de belangrijkste wijzigingen in het mandaatbesluit en de inkoopmatrix. Beide besluiten treft u als bijlage bij deze brief aan. De laatste versie vindt u ook altijd op www.overheid.nl. Aanleiding In de raadsvergaderingen van 6 en 13 december 2022 is het onderzoeksrapport over het Hoofd2b besproken. Naar aanleiding hiervan heeft u een motie aangenomen om het huidige Mandaatbesluit en de Inkoopmatrix 2022 te evalueren. Het huidige mandaatbesluit en inkoopmatrix zijn geëvalueerd. Deze evaluatie heeft geleid tot aanpassing van zowel het Mandaatbesluit en de Inkoopmatrix. Op 1 januari is de organisatiestructuur gewijzigd naar het directiemodel. Ook deze wijziging heeft geleid ook tot aanpassing van het mandaatbesluit en inkoopmatrix. Op uw verzoek wordt zowel de inkoopmatrix en mandaatbesluit binnenkort meningvormend in de raadscommissie besproken. Met de vaststelling van de inkoopmatrix en het mandaatbesluit hebben we niet hierop gewacht omdat als gevolg van de gewijzigde organisatie uitstel van dit besluit niet gewenst was. Daar komt bij dat het college op ieder moment een nieuw besluit kan nemen over het mandaat en de inkoopmatrix als de bespreking in de raad daar aanleiding toe geeft.

Mandaat 2023 De belangrijkste wijzigingen in het Mandaatbesluit 2023 worden hier toegelicht: • De ‘concernmanager’ is vervangen door ‘directeur’ • De opgave manager is toegevoegd, maar heeft geen mandaat als het gaat om besluiten met rechtspositionele gevolgen voor medewerkers. De opgavemanager wordt niet aangemerkt als leidinggevende. • De benoeming van leden van de stembureaus wordt gemandateerd aan de organisatie. • Het aanwijzen van een huwelijkslocatie voor één dag wordt gemandateerd aan de organisatie.

1/2

Inkoopmatrix 2023 De belangrijkste wijzigingen in de Inkoopmatrix 2022 worden hier toegelicht: • Inkoopstrategie o De opgavemanager mag tot een bepaalde opdrachtwaarde ook de inkoopstrategie vaststellen. o De ‘concernmanager’ is vervangen door ‘directeur’. o De college stelt de inkoopstrategie vast bij ICT inkopen met een opdrachtwaarde vanaf de Europese drempel. o De inkoopstrategie van 1-op-1 inkopen met een opdrachtwaarde van € 70.000 tot € 125.000 (leveringen en diensten) of € 150.000 tot € 1.500.000 (werken) worden minimaal vastgesteld door de gemeentesecretaris of directeur. Boven deze bedragen wordt de inkoopstrategie vastgesteld door het college en/ of directie. o Degene die de inkoopstrategie vaststelt heeft een hogere lijnfunctie dan degene die deze inkoopstrategie opstelt. • Opdracht verlenen o Medewerkers mogen tot € 10.000 opdracht geven/ overeenkomsten aangaan. Dat was € 30.0000. Met het oog op het beperken van het financiële risico dat onbevoegde opdrachten wordt verstrekt, wordt voorgesteld dit bedrag te verlagen. o De ‘concernmanager’ is vervangen door ‘directeur’. o De opgavemanager en ambtelijk opdrachtgever opgenomen in de inkoopstrategie mogen ook besluiten tot het voornemen van gunning. o De opgavemanager mogen ook opdracht geven/ overeenkomsten aangaan.

o Binnen de kaders en mogelijkheden van de overeenkomst mag de opgavemanager ook overeenkomsten wijzigen, aanvullen of verlengen. o De portefeuillehouder is vervangen door wethouder. Met vriendelijke groet,

Burgemeester en wethouders van Hoorn

de secretaris

de burgemeester

2/2