Bijlage bij de beantwoording technische vragen inkoopstrategie Website Marketing van Hoorn

Inkoopstrategie Website Marketing van Hoorn V202401

1. Algemeen Datum

26 februari 2024

Zaaknummer

2124026

Inkoopprocedure

1-op-1

Aard

Dienst

Productgroep

Automatisering en telecommunicatie

Bedrijfsvoering

☒

Aanbestedingsreglement

Aanbestedingswet 2012

Verwerking persoonsgegevens Deze inkoopstrategie is opgesteld door:

☐: contractant is lijst. Jasper Bulteel en Ron van der Vuurst

2. Stakeholders Ambtelijk opdrachtgever

Tom Plat (Ruimtelijke Ontwikkeling)

Directeur

Peter Entius - Stedelijke Ontwikkeling

Wie stelt inkoopstrategie vast

Tom Plat – Teammanager

Portefeuillehouder

Arthur Helling Wijze informeren portefeuillehouder: Collegevoorstel op 16 januari 2024. Wie Rol, belang Jasper Bulteel Inhoudsverantwoordelijke, is aanspreekpunt voor de Inkoper Corine Besseling Inhoudsverantwoordelijke

Inhoudsdeskundige(n)

P&C adviseur Inkoop- en contractmanagers

Lara Jongeling ☒ P&C adviseur heeft getoetst of het budget voldoende is. Wie Rol, belang Ron van der Vuurst Inkoper Marja van Zanten Buddy

1/4

3. De opdracht Aanleiding Voor de marketing van Hoorn is een nieuwe website nodig. De huidige website (ikhouvanhoorn.nl) die hiervoor wordt gebruikt houdt per 1 april 2024 op te bestaan. Ikhouvanhoorn.nl is onderdeel van het Holland Boven Amsterdam-platform. In verband met het verdwijnen van Holland Boven Amsterdam, verdwijnt ook de platform-structuur met onderliggende websites. Behoud van de websites in de huidige vorm niet mogelijk, wegens veiligheidsredenen en de verouderde systemen waarop deze website draait. Upgraden van de bestaande infrastructuur is financieel onaantrekkelijk, en zorgt niet voor het voldoen aan wet- en regelgeving, beleid van de gemeente, het nieuw ontwikkelde marketingconcept en het gewenste kwaliteitsniveau. Scope van de opdracht De gemeente Hoorn heeft de regie op de marketing van Hoorn teruggenomen. Een nieuwe website moet in lijn zijn met de vastgestelde positionering en uitgangspunten voor de marketing van Hoorn. De nieuwe website moet volledig voldoen aan de geldende wetgeving en onze eigen professionele eisen aan online communicatiemiddelen. Een evenementenkalender is onderdeel van deze website.

Wat valt buiten de scope van de opdracht? • Het toevoegen van een API (Application Programming Interface) voor het aan externe organisaties beschikbaar stellen van de data uit de evenementenkalender • Verdere doorontwikkeling van de website Kenmerken opdracht CPV code

Diensten voor het ontwerpen van websites 72413000-8

Bijdrage aan collegedoelstellingen Bijdrage aan organisatiedoelstellingen Aanvullende informatie

Samen bereikbaar Niet van toepassing Niet van toepassing

Samenvoegen en percelen Percelen

De opdracht bestaat uit één perceel, omdat deze niet is op te delen in verschillende opdrachten.

Welke onderwerpen zijn leidend binnen de opdracht?

Planning

☒: Er worden eisen gesteld ten aanzien van toegankelijkheid en het besturingssysteem van de website. ☐: toelichting

Duurzaamheid

☐: toelichting

Geld

☒: Een maximaal budget van € 45.000,- wordt als plafondbedrag meegenomen in de offerteaanvraag.

Kwaliteit

2/4

Contract Contractvorm

Dienstenovereenkomst

Inkoopvoorwaarden

VNG Inkoopvoorwaarden 2024

Met hoeveel bedrijven wordt een (raam)overeenkomst gesloten? Contractduur

1

Verlengingen

Niet van toepassing

Opties

Niet van toepassing

Tot afronden opdracht (ongeveer 6 maanden)

Financieel Geraamde waarde

FCL – ECL - Taak Budget

€ 45.000,Op basis van het beschikbaar gestelde budget wordt een plafondbedrag opgenomen in de offerteaanvraag. 105020 - 33501 - 2029 € 45.000,De geraamde waarde past wel binnen het budget.

4. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) MVI niet van toepassing

☒: Het betreft het maken van een website.

MKB- en regionaal vriendelijk

☒: Een MKB-bedrijf uit de regio wordt gevraagd een offerte uit te brengen.

5. Markt Wijze van marktverkenning

Hoe ziet de markt er uit?

Er heeft geen actieve marktverkenning plaatsgevonden. De afgelopen jaren is binnen de ambtelijke organisatie veel ervaring opgedaan met samenwerking met Qore Digital, maar ook met andere (regionale en lokale) partijen. Op basis daarvan wordt ingeschat dat Qore Digital voor dit type opdracht (ontwikkelen van een maatwerk-website) de meeste kennis en ervaring in huis heeft. Er zijn verschillende partijen actief in de regio die deze opdracht misschien kunnen uitvoeren. Het kwaliteitsniveau tussen deze partijen onderling loopt echter uiteen terwijl er structureel behoefte is aan een hoge kwaliteit. We hebben daarom met Qore Digital standaard afspraken gemaakt waarmee we de werkwijze en kwaliteit kunnen borgen. Die sluiten aan op gemeentelijk beleid en landelijke wetgeving.

3/4

6. Inkoopprocedure Inkoopprocedure

Gunningscriterium

1-op-1: Vanwege de relatief beperkte opdrachtwaarde, de beperkte tijd om een nieuwe website op te leveren en de goede ervaringen met het maatwerk van de te contracteren partij is dit de best passende procedure. Niet van toepassing

Wijze van publiceren

Via de mail: Slechts bij één partij wordt een offerte gevraagd.

Wie nodig je uit? Op basis van welke criteria nodig je ondernemers uit?

Ondernemer

1. Qore Digital B.V.

Op basis van goede ervaringen met verschillende opdrachten en ontwikkeling van maatwerkwebsites bij deze leverancier. Dit sluit aan op gemeentelijk beleid. Door eenzelfde aanbieder meermaals te vragen die werkt met eenzelfde werkproces en systeem ontstaan efficiëntievoordelen voor de gemeente Hoorn. Voldoet aan bovenstaande criteria ☒

Aangegeven geïnteresseerd te zijn ☒

MKB

Westfriesland

☒

☒

NoordHolland Noord ☒

Planning •

Publicatie

1 maart 2024

•

Definitieve opdracht

15 maart 2024

7. Contractbeheer en -management Implementatie Contracteigenaar

Team Economische Zaken is verantwoordelijk voor de implementatie van de opdracht. Tom Plat

Contractmanager

Ron van der Vuurst

Contractbeheerder

Jasper Bulteel

Bijzonderheden

Niet van toepassing

Evaluatiemomenten

Gedurende de uitvoering van de opdracht wordt regelmatig geëvalueerd.

Bijlagen •

Collegevoorstel Ontwikkeling website marketing van Hoorn, zaak 2107661

Akkoord gegeven door: Digitaal ondertekend door Tom Plat op 26-02-2024

4/4