Bijlage bij beantwoording - Uitleg participatie bij grote bouwinitiatieven projecten gemeente Hoorn

Participatie bij grote bouwinitiatieven Heeft u een groot bouwinitiatief en start de gemeente Hoorn hier een project voor? Dan helpt deze uitleg u bij hoe u de omgeving en andere mogelijke belanghebbenden kunt betrekken. Het maakt per fase duidelijk wat uw rol is en wat u van de gemeente kunt verwachten. Dit is een standaard aanpak die in de praktijk goed blijkt te werken. Maar natuurlijk bent u vrij om zelf voor andere vormen van participatie te kiezen. Het hangt ook af van het soort plan dat u heeft en de locatie. Daarom is het goed om met elkaar in gesprek te gaan over wat de beste aanpak is voor uw initiatief. We denken graag met u mee, maar u bent zelf verantwoordelijk voor de participatie.

Waarom participatie? De gemeente neemt straks een besluit over uw bouwinitiatief. Daarbij weegt de gemeente alle belangen af. Ook die van de omgeving en andere betrokkenen. Daarom is het belangrijk dat u die belangen zo vroeg mogelijk in beeld brengt. En dat u er rekening mee houdt bij het uitwerken van uw bouwinitiatief. Dat doet u door regelmatig met de omgeving in gesprek te gaan. En door aan te geven wat u wel en niet met de opbrengsten van die gesprekken kunt doen in uw plan. Dit voorkomt op een later moment veel discussie. Pagina 1 van 6

Het is een tijdsinvestering aan de voorkant, die u later terugwint. Het kan uw plan bovendien beter maken. De bewoners uit de buurt kennen hun omgeving het beste.

Ruimte voor maatwerk In dit document hebben we het over het organiseren van bijeenkomsten en informeren per brief. Denk hierbij aan bijeenkomsten in de breedste zin van het woord. Van één op één contact, tot inloopsessies, tot online informatiemomenten of een koffiekraam op de markt. U bent vrij om de vormen van communicatie en participatie te kiezen die het beste passen bij uw plan, de locatie en het publiek.

De stappen op hoofdlijnen Een groot bouwinitiatief doorloopt verschillende stappen. Deze ziet u hieronder. Vanaf de initiatieffase is er sprake van een project. Participatie vindt plaats in de Initiatieffase en Definitiefase van de planontwikkeling.

Afbeelding: stappen die een groot bouwinitiatief doorloopt

Communicatie en participatie tijdens de initiatieffase In deze fase onderzoekt u de haalbaarheid van uw initiatief. Hieronder lichten we de verschillende communicatie- en participatiestappen toe.

1. Begin met een participatieplan Voordat u begint met de communicatie en participatie maakt u een plan voor hoe u dat wilt gaan doen. Daarin legt u uit waarom u participatie toepast, wie u betrekt bij uw plannen en hoe u het proces voor u ziet. De stappen die u hieronder leest, helpen u bij de voorbereiding. We denken graag met u mee over uw participatieplan.

Pagina 2 van 6

2. Start communicatie over bouwinitiatief Nadat we met elkaar de intentieovereenkomst hebben getekend, start de communicatie en participatie. Wij beginnen als gemeente met de communicatie.

Doel: informeren over idee bouwontwikkeling en het participatieproces Doelgroepen: omgeving, raad, media, inwoners/ondernemers

Initiatiefnemer

Gemeente

afstemmen met gemeente over inhoud communicatie

brief aan omgeving

voorbereiden op mogelijke vragen van pers of omgeving

brief aan raad

eventueel delen van gemeentelijke berichtgeving via eigen kanalen

persbericht aan media bericht via gemeentelijke communicatiekanalen vermelding project op bouwprojecten.hoorn.nl

3. Start participatie over bouwinitiatief Nu de belanghebbenden zijn geïnformeerd, kan de participatie starten.

Doel: eerste schetsen toelichten en bespreken reacties ophalen over inpassing in omgeving Doelgroepen: omgeving en andere mogelijke belanghebbenden

Initiatiefnemer

Gemeente

uitnodiging omgeving en organiseren bijeenkomst

tijdens bijeenkomst toelichten proces

tijdens bijeenkomst toelichten bouwontwikkeling, ophalen reacties omgeving

optioneel: vragen pre-advies op hoofdlijnen van ruimtelijke adviescommissie

Pagina 3 van 6

4. Vervolg participatie over bouwinitiatief De gemeente maakt een concept nota van uitgangspunten. De bevindingen uit de vorige stappen komen hierin terug. Wilt u verder met uw plan? En heeft het college een positief besluit genomen over de conceptnota van uitgangspunten? Dan gaat de communicatie en participatie verder.

Doel:

conceptnota toelichten en bespreken, aanpassingen plan met reacties omgeving toelichten en bespreken

Doelgroepen: omgeving, raadscommissie

Initiatiefnemer

Gemeente

uitnodiging omgeving en organiseren bijeenkomst

tijdens bijeenkomst toelichten nota van uitgangspunten en proces

tijdens bijeenkomst bespreken aanpassingen plan en aangeven wat er met de eerder opgehaalde reacties van de omgeving is gedaan. Dit kan ook met de beschikbare impressies. Ophalen reacties op aangepast plan.

conceptnota ter bespreking voorleggen aan raadscommissie, ophalen reacties

5. Vervolg communicatie over bouwinitiatief Staan de seinen bij u op groen? en heeft het college een positief besluit genomen over de definitieve nota van uitgangspunten? Dan gaat de communicatie verder. Wij beginnen als gemeente bij deze stap met de communicatie.

Doel: informeren over kaders bouwontwikkeling, opbrengst participatie en vervolg participatie Doelgroepen: omgeving, raad, media, inwoners

Initiatiefnemer

Gemeente

afstemmen met gemeente over inhoud communicatie

brief aan omgeving

voorbereiden op mogelijke vragen van pers of omgeving

brief aan raad

eventueel delen van gemeentelijke berichtgeving via eigen kanalen

persbericht aan media bericht via gemeentelijke communicatiekanalen

Pagina 4 van 6

Communicatie en participatie tijdens de definitiefase In deze fase werkt u uw bouwinitiatief verder uit in de vorm van een ontwerpplan op basis van de nota van uitgangspunten. Het ontwerpplan gaat niet alleen over het gebouw, maar ook over de inrichting van het projectgebied. De volgende communicatie en participatiestappen doorloopt u:

6. Participatie ontwerpplan

Doel: Doelgroepen:

bespreken ontwerpplan, beeldkwaliteitsplan, openbare ruimte omgeving

Initiatiefnemer

Gemeente

uitnodiging omgeving en organiseren bijeenkomst

tijdens bijeenkomst toelichten proces, luisteren naar reacties

duidelijk participatieruimte aangeven ophalen reacties

7. Communicatie over definitief ontwerpplan Zijn alle ontwerpstukken klaar, zijn de onderzoeken uitgevoerd en heeft u het definitief ontwerpplan gemaakt? Dan gaat de communicatie verder: Doel:

Doelgroep:

informeren resultaten participatie en hoe deze zijn verwerkt in het ontwerpplan. Informeren over resultaten van de onderzoeken. Afsluiting van participatie en informeren over planologische procedure. omgeving

Initiatiefnemer

Gemeente

uitnodiging omgeving en organiseren bijeenkomst

tijdens bijeenkomst toelichten proces, luisteren naar reacties

toelichten hoe de resultaten zijn verwerkt in het ontwerpplan

Pagina 5 van 6

8. Vervolg communicatie over definitief plan Uw definitieve plan gaat naar het college van burgemeester en wethouders. Als het college hier positief over is, sluiten we met elkaar een anterieure overeenkomst af. Na deze ondertekening vervolgt de communicatie. Wij beginnen als gemeente bij deze stap met de communicatie.

Doel: informeren over definitief plan, opbrengst participatie en vervolg. Doelgroepen: omgeving, raad, media, inwoners

Initiatiefnemer

Gemeente

afstemmen met gemeente over inhoud communicatie

brief aan omgeving

voorbereiden op mogelijke vragen van pers of omgeving

brief aan raad

eventueel delen van gemeentelijke berichtgeving via eigen kanalen

persbericht aan media bericht via gemeentelijke communicatiekanalen

Zo gaat het verder Hierna volgt het formele traject waarin u een aanvraag om omgevingsvergunning bij de gemeente indient. Of waarin voor de planontwikkeling het omgevingsplan wordt gewijzigd. In die fase is het mogelijk voor mogelijke belanghebbenden om hun zienswijzen te delen en om beroep in te stellen. De participatie vervangt dus niet de formele procedure. Maar een goed doorlopen participatietraject, zorgt ervoor dat de formele procedure soepeler verloopt. Ook na dit participatietraject, is het belangrijk om in contact met de omgeving te blijven. Om de buurt te informeren over de werkzaamheden en eventuele overlast die ze hierdoor kunnen hebben. Het is handig als u een duidelijk aanspreekpunt heeft voor de buurt.

Pagina 6 van 6