Bijlage 6 - Inkoopmatrix 2021

Inkoopmatrix gemeente Hoorn Wil je iets inkopen of heb je een vraag over een lopende overeenkomst? • • •

Voor vragen over inkopen en overeenkomsten neem je contact op met inkoopteam Hoorn via inkoop@hoorn.nl. Voor vragen over inkopen en overeenkomsten binnen het sociaal domein met een regionaal karakter (Jeugd en Wmo) neem je contact op met inkoop@zorginregiowestfriesland.nl. Voor overige vragen over inkopen en overeenkomsten binnen het sociaal domein neem je contact op met inkoopteamzorg@hoorn.nl. Voor meer informatie over inkoopteam Hoorn, het inkoopproces en het inkoopbeleid kijk je op Hoi!.

Je inkoop begint met de inkoopstrategie Bij inkopen met een opdrachtwaarde > € 30.000 (leveringen en diensten) of > € 50.000 (werken en sociale en andere specifieke diensten) stelt de inkoop- en contractmanager samen met jou de inkoopstrategie op. In de inkoopstrategie beschrijf je wat je wilt inkopen en hoe je gaat inkopen. De inkoopstrategie beschrijft de kaders waarbinnen je mag inkopen. • Inkopen vanaf € 500 leg je vast in het zaaksysteem. Gebruik hiervoor het zaaktype ‘Inkoop’. Wie stelt de inkoopstrategie vast? Wie de inkoopstrategie vaststelt, is afhankelijk van de opdrachtwaarde en het budgethouderschap: Opdrachtwaarde leveringen Opdrachtwaarde sociale en en diensten andere specifieke diensten

Opdrachtwaarde werken Wie stelt de ‘inkoopstrategie’ vast?

Hoe informeer je je portefeuillehouder over de inkoopstrategie?

0 tot 30.000 euro

0 tot 50.000 euro

0 tot 50.000 euro

Niet van toepassing

Niet van toepassing

30.000 euro tot de

50.000 tot 750.000 euro

50.000 tot 1.500.000 euro

Gemeentesecretaris, concernmanager, teammanager,

De portefeuillehouder wordt geïnformeerd op aangeven

Europese drempel

Vanaf de Europese drempel

ambtelijk opdrachtgever, programmamanager of projectleider. van degene die de inkoopstrategie vaststelt. • Degene die de inkoopstrategie opstelt, mag deze inkoopstrategie niet vaststellen. De inkoopstrategie wordt dan vastgesteld door de manager of opdrachtgever. Vanaf 750.000 euro

Vanaf 1.500.000 euro

Directie (bedrijfsvoering) of college (politiek gevoelig)

De portefeuillehouder wordt geïnformeerd via het TO of per mail. Dit op aangeven van de gemeentesecretaris, concernmanager, teammanager, ambtelijk opdrachtgever, programmamanager of projectleider

Draag met jouw inkoop bij aan: het creëren van kansen voor het midden- en kleinbedrijf én lokale en

het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor

het programma ‘Duurzame stad’ met als

het behalen van de college- en

regionale ondernemers.

mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

ambitie ‘Hoorn klimaatneutraal in 2040’.

organisatiedoestellingen,

ö

MKB Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen nodig je (indien

Bijvoorbeeld door de opdracht rechtstreeks te gunnen aan

Denk aan het versterken/versnellen van de

Hou rekening met de

mogelijk) één regionale en één niet-regionale ondernemer uit. Maak

WerkSaam, de opdracht voor te behouden aan sociale

energietransitie, circulaire economie en/of

uitgangspunten uit het inkoopbeleid.

opdrachten niet onnodig groot en stel géén onnodig hoge eisen.

ondernemingen of Social Return on Investment toe te passen.

klimaatadaptatie.

Inkoopmatrix 2021 | in werking vanaf 2 november 2021 (1901797)

1/2

Hoe bepaal je de waarde van de opdracht? Je bepaalt de totale waarde van de opdracht door de totale kosten (exclusief btw) tijdens de looptijd van de overeenkomst, verlengingen, de aanvullende diensten en werkzaamheden en andere opties bij elkaar op te tellen. Voor meer informatie over het berekenen van de opdrachtwaarde, klik hier. Welke inkoopprocedure is het meest geschikt? In overleg met de inkoop- en contractmanager kies je een inkoopprocedure die in verhouding staat tot de opdracht én de waarde van de opdracht. • Onderstaande schema’s helpen je om de juiste procedure te kiezen. Kijk naar de soort opdracht (levering, dienst of werk) en de opdrachtwaarde. De ‘groene’ vlakken geven de voorkeursprocedures aan. • Boven de Europese drempel moet je Europees aanbesteden. In zeer uitzonderlijke situaties mag je hier gemotiveerd van afwijken en hoef je niet Europees aan te besteden. • Voor sociale en andere specifieke diensten gelden andere bedragen en geldt een afwijkende procedure. Leveringen en diensten

Werken

Motivatie bij het inkopen van kleine opdrachten Bij inkopen met een opdrachtwaarde < € 30.000 (leveringen en diensten) of < € 50.000 (werken en sociale en andere specifieke diensten) is de 1-op-1 procedure de meest voor de hand liggende inkoopprocedure. Bij deze ‘kleine’ opdrachten staan de kosten die gemaakt worden voor het opvragen en maken van meerdere offertes niet in verhouding met het (financiële) voordeel dat hiermee wordt behaald. Wil je onder deze bedragen toch meerdere offertes opvragen? Neem dan contact op met inkoopteam Hoorn.

Wie mag besluiten om de overeenkomst aan te gaan1, opdracht te geven en/of de overeenkomst te ondertekenen2? Opdrachtwaarde

Wie mag inschrijvers afwijzen of uitsluiten? Opdracht geven of de overeenkomst tekenen?

Wijze

0 tot 500 euro

Alle medewerkers

Schriftelijk (op papier of digitaal) of mondeling (ook telefonisch)

500 tot 125.000 euro

Alle medewerkers

Schriftelijk (op papier of digitaal)

Vanaf 125.000 euro

(Loco)burgemeester, directie, gemeentesecretaris, concernmanager, teammanager, ambtelijk opdrachtgever, programmamanager of projectleider

Schriftelijk (op papier of digitaal)

• • • • • 1

Bij inkopen met een opdrachtwaarde > € 30.000 (leveringen en diensten) of > € 50.000 (werken en sociale en andere specifieke diensten) mag alleen opdracht worden gegeven binnen de kaders van de vastgestelde inkoopstrategie. Indien niet, wordt de gunning voorgelegd aan degene die de inkoopstrategie heeft vastgesteld. Binnen de kaders van de overeenkomst mogen alle medewerkers de overeenkomst verlengen. Is er geen budget of lijkt de inkoop of de overeenkomst het budget te gaan overschrijden? Dan heb je geen mandaat om in te kopen of de overeenkomst te verlengen. De inkoop- en contractmanager mag opdracht geven via TenderNed als onderdeel van de inkoopprocedure. Verklaar bij het aangaan van opdrachten en overeenkomsten de inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoorn van toepassing.

Intern besluit: Gemeentewet art. 160.1 Het college is in ieder geval bevoegd: a. het dagelijks bestuur van de gemeente te voeren, voor zover niet bij of krachtens de wet de raad of de burgemeester hiermee is belast.

2 Extern kenbaar maken: Gemeentewet art 171.1 De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte. 171.2 De burgemeester kan de in het eerste lid bedoelde vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen

persoon. Inkoopmatrix 2021 | in werking vanaf 2 november 2021 (1901797)

2/2