Bijlage 5a Risicoregister bij paragraaf 5 SOK Regio Deal NHN

Bijlage 5a risicoregister Risicoregister Regio Deal NHN

Bijgaand Risicoregister Regiokassier in de Regio Deal NHN Er zijn 9 risico’s in kaart gebracht met de daarbij uit te voeren beheermaatregelen. Ook is in de laatste kolom aangegeven waar de risico’s zijn afgedekt/belegd Deze zijn verwoord in” - SUB = Subsidieregeling Regio Deal NHN - SOK = Samenwerkingsovereenkomst Regio Deal NHN Vraag is of hiermee alle risico’s en geformuleerde beheermaatregelen zijn vastgesteld

Risico

Waar en/of hoe is het risico afgedekt/belegd

Beheersmaatregel(en) ▪

▪

1

2

De verantwoordingsinformatie voldoet niet aan de eisen die het rijk eraan stelt

Partij besteedt subsidiegeld niet aan afgesproken doelen

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

3

Project blijft niet binnen budget

▪

Verplichte SiSa-proof formats bij de aanvraag. Technische Toets

De afspraken en formats voor de aanvrager moeten SISA proof zijn incl consequenties bij niet of niet tijdig of onvoldoende aanleveren; Dat geldt voor de aanvraag maar vooral ook voor het beheer en afronding. Het moet volstrekt duidelijk zijn waar de subsidiabele kosten in het kader van de regeling en de ▪ Beschikking, startgesprek beschikking wel en niet uit kunnen bestaan; Financieel handboek en accountantsprotocol Inrichten Projectadministratie conform SISA eisen; Inrichten subsidieproces incl procedure(s) staatsteuntoets en mandaat beschikkingen. ▪ Ondersteuning vanuit PInrichten subsidiebeheer en verantwoording binnen de projectorganisatie Regio Deal NHN TEAM tijdens aanvraag, Inrichten subsidiebeheer en verantwoording richting Rijk uitvoering en afronding Inrichten subsidiebeheer en verantwoording binnen de Gemeente Alkmaar Regelmatige interne audits Dit risico is in de SUB ondervangen in met name Gedetailleerde leidraad en checklists artikel 5 en 14 Coördinatie kwaliteitscontrole door regiokassier of aparte kwaliteitsrol Rol specifieke trainingen Het risico wordt in de SOK met Standaardisatie, structurering, automatisering informatie aanlevering name ondervangen in de Het moet volstrekt duidelijk zijn waar de subsidiabele kosten in het kader van de regeling en de beschikking wel en niet uit kunnen bestaan; Gedetailleerde subsidieovereenkomst met uitgavenvoorwaarden,

doelen en verplichtingen Monitoring inhoudelijke en financiële realisatie project, met steekproef

artikelen 4,5,6 en 12 Dit risico is in de SUB met name belicht in art 5, 12 en 14 Het risico wordt in de SOK met name belegd in art 5 Dit risico is in de SUB met name belicht in art 5, 12, 13, 14 en 15

Het moet volstrekt duidelijk zijn waar de subsidiabele kosten in het kader van de regeling en de beschikking wel en niet uit kunnen bestaan; Vaste projectcyclus van begroten, sturen en verantwoorden, ondersteund met voldoende gedetailleerde instrumenten/formats om realisatie en prognose te confronteren met begroting, met Het risico wordt in de SOK met name belegd in art 5 en 16 voldoende periodiciteit om bij te sturen

4

Partij komt de afgesproken termijn(en) niet na

▪ ▪

Vast veranderingsproces voor het goedkeuren van wijzigingen in de projectscope Inzet ervaren financieel adviseur/projectcontroller

▪ ▪

Duidelijke tijds- en mijlpaalplanning project Vaste projectcyclus van begroten, sturen en verantwoorden, ondersteund met voldoende gedetailleerde instrumenten/formats om realisatie en prognose te confronteren met begroting, met voldoende periodiciteit om bij te sturen Eigenaarschap project duidelijk Ondersteuning en advies voor projecteigenaar Escalatieproces voor (dreigende) afwijking

▪ ▪ ▪

Partij is niet in staat om (een deel van) de ▪ ▪ subsidie 5 terug te betalen als ▪ niet alle doelen zijn ▪ behaald

6

De vergoeding voor uitvoering van de rol van regiokassier is niet kosten dekkend

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

De verplicht vooraf in ▪ te schatten BCF▪ 7 component blijkt niet ▪ juist ingeschat

Financiële screening in aanvraagproces Geen, of op basis van mijlpalen geleidelijke, subsidie uitbetaling tussentijds Tussentijdse financiële screening Verdeling oninbare terugbetaling subsidie

Dit risico is in de SUB met name belicht in art 5, 12 en 14 Het risico wordt in de SOK met name belegd in art 5 en 16 Dit risico is in de SUB met name belicht in art 5, 12 en 13, 14 Het risico wordt in de SOK met name belegd in art 6

De afspraken over communicatie vanuit projecten met de Regiokassier moeten duidelijk zijn voor alle actoren. Dit risico is in de SUB met name Inrichten subsidieproces incl procedure(s) staatsteuntoets en mandaat beschikkingen. belicht in art 5, 12 en 14 Inrichten subsidiebeheer en verantwoording binnen de projectorganisatie Regio Deal NHN Inrichten subsidiebeheer en verantwoording richting Rijk Het risico wordt in de SOK met Realistische gedetailleerde raming vooraf name belegd in art 4, 5, 6 en 15 Periodieke evaluatie uitnutting budget en mogelijkheden efficiencyverbeteringen Proces en verdelingssystematiek meer-/minder werk regiokassier

Periodieke evaluatie om tijdig rekening te houden met eventuele afwijking Inzet btw-specialist Verdeling eventuele positieve/negatieve afwijking over alle partners in de regio deal

Dit risico is in de SUB met name belicht in art 5 en 6 Het risico wordt in de SOK met name belegd in art 15

8

Er ontstaat onduidelijkheid over de cofinanciering

▪ ▪ ▪

▪ Er worden teveel projecten beschikt ▪ waardoor teveel druk ▪ 9 ontstaat op de ▪ verantwoordingstake ▪ n van de ▪ regiokassier

Helder moet worden verwoord waar de eigen bijdrage wel en niet uit kan bestaan; Gedetailleerde cofinancieringsafspraken in de overeenkomst Vaste projectcyclus van begroten, sturen en verantwoorden, ondersteund met voldoende gedetailleerde instrumenten/formats om realisatie en prognose te confronteren met begroting, met voldoende periodiciteit om bij te sturen Ondersteuning en advies voor projecteigenaar Aantal projecten beperken door ondergrens subsidie te bepalen Heldere beschikking met duidelijke regels en richtlijnen tbv de administratie en verantwoording SiSa proof formats vaststellen voor aanvraag, tussen- en eindrapportages en vaststelling Duidelijk controleprotocol vaststellen en verplicht stellen via de subsidieregeling en beschikking Actieve communicatie met beschikte projecten (startgesprek, helpdesk, monitoring)

Dit risico is in de SUB met name belicht in art 5 en 6 Het risico wordt in de SOK met name belegd in art 15 Dit risico is in de SUB met name belicht in art 9 en 11 Het risico wordt in de SOK met name belegd in art 6 en 11