Bijlage 4 Wijzigingen Inkoopmatrix 2023 tov Inkoopmatrix 2022
Tekst van het document
Bijlage 4: Wijzigingen Inkoopmatrix 2023 t.o.v. Inkoopmatrix 2022 Omschrijving
Wijzigingen
Toelichting
Wie de inkoopstrategie vaststelt, is afhankelijk van de opdrachtwaarde
•
•
•
•
•
• •
De opgavemanager mag ook de inkoopstrategie vaststellen tot € 125.000 (leveringen en diensten), € 300.000 (sociale en andere specifieke diensten) en € 750.000 (werken). De ‘concernmanager’ is vervangen door ‘directeur’. De directeur mag de inkoopstrategie vaststellen tot de Europese drempel (leveringen en diensten), € 1.500.000 (werken) en € 750.000 (sociale en andere specifieke diensten). De directie stelt de inkoopstrategie alleen vast bij inkopen die betrekking hebben op bedrijfsvoering, met uitzondering van ICT inkopen. In alle andere gevallen stelt het college de inkoopstrategie vast bij inkopen met een opdrachtwaarde vanaf de Europese drempel (leveringen en diensten), vanaf € 1.500.000 (werken) of vanaf € 750.000 (sociale en andere specifieke diensten). De inkoopstrategie van 1-op-1 inkopen met een opdrachtwaarde van € 70.000 tot € 125.000 (leveringen en diensten) of € 150.000 tot € 1.500.000 (werken) worden minimaal vastgesteld door de gemeentesecretaris of directeur. Degene die de inkoopstrategie vaststelt heeft een hogere lijnfunctie dan degene die deze inkoopstrategie vaststelt. Loco-gemeentesecretaris en loco-burgemeester is komen te vervallen.
•
•
•
•
De nieuwe organisatiestructuur maakt dat de rol van concernmanager is komen te vervallen. De bevoegdheden van de opgavemanager zijn gelijk als die van de teammanager. De bevoegdheden van de directeur zijn gelijk als die van de gemeentesecretaris. Het college heeft op 14 juni 2022 toegezegd dat Inkoopstrategieën die geen betrekking hebben op de bedrijfsvoering worden vastgesteld door het college. o Inkoopstrategieën die wel betrekking hebben op de bedrijfsvoering (denk aan facilitaire zaken, huisvesting, inhuur en mobiliteit) worden in principe door de directie vastgesteld. o Inkoopstrategieën die betrekking hebben op de bedrijfsvoering én politiek gevoelig zijn, worden zowel door de directie als het college vastgesteld. Dit geldt ook voor ICT aanbestedingen. De voorkeursprocedure van inkopen met een opdrachtwaarde van meer dan € 70.000 (leveringen en diensten) of € 150.000 (werken) is meervoudig onderhands. De meervoudig onderhandse procedure betekent dat er meerdere offertes worden opgevraagd. In sommige situaties is desondanks de 1-op-1 procedure de meest voor de hand liggende inkoopprocedure. Door de inkoopstrategie van deze grotere 1-op-1 inkopen door de gemeentesecretaris of directeur vast te laten stellen, is er een extra check of de 1-op-1 procedure daadwerkelijk de meest voor de hand liggende inkoopprocedure is.
Om het vier-ogen principe te versterken, is het van belang dat de inkoopstrategie vanuit verschillende uitgangspunten (lees functies) bekeken. Daarom geldt dat: o Een inkoopstrategie opgesteld door een teamanager, directeur Westfries museum, programmamanager, projectmanager, opgavemanager minimaal wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris of directeur. o Een inkoopstrategie opgesteld door een gemeentesecretaris of directeur wordt vastgesteld door de directie of college. Als iemand is aangewezen als loco-gemeentesecretaris én deze rol vervult in afwezigheid van de gemeentesecretaris, dan vervult deze persoon de functie van ‘gemeentesecretaris’ met alle bevoegdheden. Het is niet nodig om de locogemeentesecretaris apart te benoemen. Dit geldt ook voor de locoburgemeester.
Wie opdracht mag geven en overeenkomsten mag aangaan is afhankelijk van de opdrachtwaarde
• • • • • • •
Medewerkers mogen tot € 10.00 opdracht geven/ overeenkomsten aangaan (dit was € 30.000). De ‘concernmanager’ is vervangen door ‘directeur’. De opgavemanager en ambtelijk opdrachtgever opgenomen in de inkoopstrategie mogen ook besluiten tot het voornemen van gunning. De opgavemanager mag ook opdracht geven/ overeenkomsten aangaan. Binnen de kaders en mogelijkheden van de overeenkomst mag de opgavemanager ook overeenkomsten wijzigen, aanvullen of verlengen. De portefeuillehouder is vervangen door wethouder. Loco-gemeentesecretaris en loco-burgemeester is komen te vervallen.
•
Voor opdrachten met een opdrachtwaarde vanaf € 10.000, wordt de inkoopstrategie vastgesteld op managementniveau, met uitzondering van de projectmanager en ambtelijk opdrachtgever. Door het bedrag waarop medewerkers opdracht mogen geven/overeenkomsten mogen aangaan te verlagen tot € 10.000, sluit de inkoopmatrix nog beter aan op het verzoek van de raad om het mandaat op managementniveau te organiseren. Bovendien wordt er beter recht gedaan aan het vier-ogen principe.
•
De portefeuillehouder is geen aparte functie in het mandaatbesluit. De wethouder mag overigens alleen besluiten tot het voornemen van gunning, opdracht geven of de overeenkomst tekenen na een collegebesluit. Als iemand is aangewezen als loco-gemeentesecretaris én deze rol vervult in afwezigheid van de gemeentesecretaris, dan vervult deze persoon de functie van ‘gemeentesecretaris’ met alle bevoegdheden. Het is niet nodig om de locogemeentesecretaris apart te benoemen. Dit geldt ook voor de locoburgemeester.
•
Wijziging rollen en functies inkoopproces
•
Contractbeheerders worden inhoudsverantwoordelijke genoemd.
.