Bijlage 20 2001 Privatisering onderhoud

,7 Reg. nr.: 01.002285

Sector

)

Class.:

(IQ / i

Datum:

CC /)1PC

d Par f

Steller

MA

24 september 2001

C ef

P&C

Overig

Overig

GEMEENTE HOORN

Ar hief

P.Mahieu

Management tm

d.d. neen

OR / VGL

cie.

d.d. neen

Commissie

,:2.tf; . d.d. ir

Raad

p P9 U v a citu

d.d. begrat[ttgswijztging ( hw

L

i

Onderwerp: Verhoging b j rapé privatisering onderhoud sportco p1e, Julianapark Kern van de zaak: Het onderhoud van het sportcomplex Julianapark is overgedragen aanVV Hollandia. De jaarlijkse

vergoedingdaarvoor is vastgesteld op f.40.000,-- per jaar (EUR 18.151,21). Inmiddels is 4 jaar ervaring opgedaan met het in eigenbeheer nemen van het onderhoud van dit complex. Hieruit blijkt dat de gemiddelde kosten van de vereniging voor liet onderhoud hoger zijn dan destijds in 1997 ingeschat. Dit wordt veroorzaakt door een aantal omstandigheden (zie kortheidshalve inliggend memo alsmede een toelichting van de vereniging zelf).

Geadviseerde beslissing: 1. De in 1997 vastgestelde jaarlijkse exploitatie subsidie van f.40.000,-- (EUR 18.151,21) voor VV Hollandia ingaande 1 januari 2001 te verhogen naar een jaarlijkse bijdrage van f.65.000,-- (EUR 29.495,71). 2.Dit bedrag jaarlijks te indexeren niet het percentage genoemd in het spoorboekje planning en controlecyclus gemeente Hoorn. 3.De extra bijdrage voor 2001 van f.25.000,-- ten laste te brengen van Incidenteel Onvoorzien en voor 2002 ten laste van de begrotingspost Beheer en exploitatie sportparken/jaarlijks onderhoud gebouwen en teiTeinen.. 4.In te stemmen met liet organiseren van een praktijkdag onderhoud WETRA-Grassmastervelden voor de betrokken onderhoudsmedewerkers bij gemeente en bij de voetbalverenigingen zelf en de kosten ad ca f.1.500,-- (EUR 680,67) eveneens ten laste te brengen van de onder punt 3 genoemde begrotingspost.. J( bCLu2s 2. ~tL 1Uf(/v&) , 5.M.i.v. interne discussie t.z.t. besluit nemen over evt. verlenging rivatiserin root~ónderhoud VV Hollandia vanaf 200. Beslissing B&W:

Vergadering d.d.

nr.:....................

Paraaf secretaris:...............

L%(, f (xril advies 2 3 OKT. 200 j , Publiciteit: Vertrouwelijk: •T / Nee Budgettaire consequenties: \ Ter beslissing aan: college / burg. / weth.

Gemeentesecretaris

Burgemeester

Weth. J.Th.J. Schaper

Weth. G. van der Meer

Weth. C. van Rijs

\Veth. J.H. van Es

Weth. Mw D. Vermulst

Persoverleg: .dá / Nee

voor vastgestelde begroting: [ 1 neutraal [ ] positief €/f ....................... [k ] negatief €/f

conf. vies

niet cf. advies

rapport

bespreken

Draaiboek inspraak/voorlichting: voor meerjarenraming: [p neutraal [ ] positief €/f ........................ [ ] negatief €lf ........................

............................................................ ..,l ...9l/ begrotingspost (productar.): begrotingswijziging: Ja / 1 subsidies: Ja / Nee

Opmerkingen/aanvullingen advies

NOTITIE

1

Aan:

Commissie Welzijn en Milieu

Onderwerp:

Privatisering onderhoud sportcomplex Julianapark

Met voetbal vereniging Hollandia is voor een periode van 5 jaar (1998-2002) een overeenkomst aangegaan tot overdracht van het volledige onderhoud (uitgezonderd onderhoud bomen) van het sportveldencomplex Julianapark. Aan deze overeenkomst is een jaarlijkse exploitatie subsidie verbonden. Deze jaarlijkse vergoeding is destijds vastgesteld op f.40.000,---. Hollandia heeft inmiddels 4 jaar ervaring opgedaan met het in eigen beheer nemen van het onderhoud van het sportveldencomplex. Als voordeel ervaart men dat de vereniging zelf kan bepalen wanneer er wat gebeurt; hoewel men zelf stelt dit voordeel ook weer niet te overschatten, omdat de periode waarin een en ander moet worden uitgevoerd, primair niet afwijkt van de tijdstippen waarop dit onderhoud voorheen plaats vond. Wel is het mogelijk bedrijven aan te spreken als het resultaat van de verrichte werkzaamheden niet overeenkomstig de gemaakte afspraken wordt uitgevoerd. Het voordeel van privatisering zou feitelijk moeten zijn dat naast de werkzaamheden die uitbesteed moeten worden (inzaaien; vlakken; vertidrainen en bezanden) door de inspanningen van vrijwilligers wat geld verdiend kan worden. Uitgangspunt was een Win/Win situatie, zowel van de zijde van de club als bij de gemeente.

Bij de keuze van Hollandia om in het avontuur privatisering te stappen heeft, naast zelf kunnen beslissen over de werkzaamheden aan de velden waardoor ook de betrokkenheid van de leden bij de accommodatie wordt vergroot, ook de nieuwbouw van de clubaccommodatie mede een rol gespeeld. Het met de inspanningen van de vrijwilligers te verdienen geld zou kunnen worden aangewend om (mede) de jaarlast van de nieuwbouw te financieren. Met VV Hollandia is het afgelopen anderhalf jaar een aantal keren van gedachten gewisseld over de ervaringen. Begin dit jaar heeft men al de nodige informatie verschaft over de ervaringen over de eerste drie jaar (zie bijgevoegd schrijven van februari 2001). Daarbij is een specificatie verstrekt omtrent de jaarlijkse uitgaven die gemiddeld over de periode 1998 t/m/ 2000 zijn gedaan ten behoeve van het geprivatiseerde onderhoud van het sportcomplex. De vaststelling van de hoogte van de exploitatie subsidie van f.40.000,-- dateert uit 1997. Uit de praktijk blijkt nu dat de werkelijke kosten welke door de vereniging worden gemaakt hoger uitvallen dan destijds is ingeschat. Dit heeft een aantal oorzaken. De inzet van vrijwilligers ook bij de zgn. kwaliteits beinvloedende werkzaamheden is kleiner dan oorspronkelijk werd gedacht. Uitbesteden van werkzaamheden blijkt in de praktijk dus breder te zijn dan aanvankelijk werd aangenomen.

Er is ook (bij gebrek aan ervaring) onvoldoende ingeschat dat voor de onderhoudstaken geinvesteerd diende te worden in hulpmiddelen en machines.

Stadhuis Nieuwe Steen 1 Postbus 603 1620 AR Hoorn Tel. 0229 25 22 00 Fax 0229 25 20 30

pagina 2 Apparatuur die na een aantal jaren ook weer aan vervanging toe is, dus investeringen die regelmatig terug blijven komen. De jaarlijkse lasten daarvan drukken ook op het exploitatie bedrag. Het sportcomplex kent een intensief gebruik. Het ledental is de laatste jaren blijven groeien, terwijl het C-veld inmiddels was afgestoten naar het parkgebied. Dit heeft geleid tot een noodgedwongen te hoge bespelingsintensiteit van het (op zich al beperkte) trainingsveld alsmede de beide bijvelden. Dit resulteerde in een intensiever onderhoud en hogere kosten. Dat is ook de reden dat een van de bijvelden inmiddels is omgevormd tot een WETRA-Grassmaster veld. Een veld dat een veel hogere bespelings- en trainings capaciteit heeft, maar ook daardoor specifieke zorg en onderhoud vraagt die moet worden uitbesteed. VV Hollandia speelt op het hoogste landelijke niveau, namelijk de hoofdklasse amateurs van de KNVB. Dit stelt op zich al hogere eisen aan de accommodatie. Dit vergt met name extra veel zorg en inspanning voor de kwaliteit van het hoofdveld, omdat dit veld moet voldoen aan de eisen die op dit niveau worden vereist qua vlakheid, kwaliteit van de grasmat met name in de doelgebieden.

Met inachtneming van het vorenstaande is het inderdaad redelijk en billijk de in 1997 vastgestelde exploitatiebijdrage in de kosten van onderhoud van het sportcomplex Julianapark, met ingang van 1 januari 2001 te verhogen naar een jaarlijkse bijdrage van f.65.000,-- . Voorgesteld wordt tevens dit bedrag jaarlijks te indexeren met het percentage genoemd in het spoorboekje planning en controlcyclus van de gemeente Hoorn. De vereniging heeft overigens reeds te kennen gegeven om de voor 5 jaar aangegane overeenkomst (1998-2002) te willen continueren. Het lijkt ons echter ook noodzakelijk om in de afweging daarbij niet alleen de visie van Hollandia te toetsen maar ook de opgedane ervaringen van de gemeente zelf daarbij te betrekken. De toetsing van de kwaliteit van het gepleegde onderhoud aan het Julianasportcomplex ten opzichte van de staat van onderhoud van de sportvelden op de niet geprivatiseerde complexen, kan namelijk als toetsings criteria dienen, of het gewenst is alsnog uitvoering te geven aan verdergaande privatisering op de overige buitensportcomplexen. In overleg met de afdeling Uitvoering van Gemeentewerken, de rayonchefs en de afdeling Bijzondere Taken zal hieraan nadere uitwerking worden gegeven. Daarbij zal ook onderdeel zijn het inzichtelijk maken van de huidige kosten van het gemeentelijk onderhoud per buitensportcomplex.

Tenslotte vestigen wij nog uw aandacht op het volgende. Hollandia geeft in een notitie privatisering van december 2000 ook aan, dat met name de binnen de vereniging beschikbare c.q. opgedane kennis omtrent onderhoud en gebruik van het WETRA Grassmasterveld alsmede het ISO graszandtrainingsveld onvoldoende is momenteel. Tijdens een door de leverancier van dit product, de fa. Desso in samenwerking met de cultuurmaatschappijen die zorg dragen voor de aanleg van deze velden, landelijk georganiseerde studiedag op 12 april dit jaar, is gebleken dat kennis en ervaring uitwisselen van wezenlijk belang is. Uit de daar o.a. gepresenteerde resultaten van een landelijk inventarisatie onderzoek is gebleken dat de ervaring leert dat het eerste jaar na aanleg zich vrijwel geen problemen voordoen. De jaren daarna zijn echter bepalend voor het behoud van de speltechnische kwaliteit en de gebruikszekerheid en het voorkomen van bijvoorbeeld vervilting van de toplaag. De firma Desso heeft daarvoor inmiddels een gebruiks- en onderhoudsleidraad uitgewerkt verwerkt in een groot onderhoudsprogramma en gekoppeld aan een onderhoudskalender.

pagina 3 Hoorn heeft inmiddels drie Grassmastervelden verdeeld over drie sportcomplexen. Met de aanleg van nog eens twee van dergelijke velden op het nieuwe sportcomplex van De Blokkers en uitbreiding met een tweede veld bij Always Forward komt het totaal volgend jaar op 6 velden. Het is wenselijk de wijze van onderhoud op elkaar af te stemmen, zowel bij de diverse rayons als bij het bedrijf dat het onderhoud voor Hollandia verzorgt, met als doel kennis en ervaring uitwisseling en informatieverstrekking. De fa Desso wil daar in de vorm van een praktijk demonstratie graag medewerking aan verlenen, omdat het ook in haar belang is. Wij stellen daarom voor in Hoorn een praktijkdag voor de betrokken onderhoudsmensen te regelen. De kosten daarvan zullen ca f.1500,-- bedragen en kunnen ten laste worden gebracht van Beheer en exploitatie sportparken/jaarlijks onderhoud gebouwen en terreinen. Samenvattend stellen wij u voor: 1. De in 1997 vastgestelde jaarlijkse exploitatie subsidie van f.40.000,-- ( EUR 18.151,21) voor VV Hollandia ingaande 1-1-2001 te verhogen naar f.65.000,-- ( EUR 29.495,71) 2. Dit bedrag jaarlijks te indexeren met het percentage genoemd in het spoorboekje planning en controlecyclus gemeente Hoorn. 3.

De extra bijdrage voor 2001 van f.25.000,-- ten laste te brengen van Incidenteel Onvoorzien en voor 2002 ten laste van van de begrotingspost Beheer en exploitatie sportparken/ jaarlijks onderhoud gebouwen en terreinen. 4. In te stemmen met het organiseren van een praktijkdag onderhoud WETRA-Grassmastervelden voor de betrokken onderhoudsmedewerkers bij gemeente en bij de voetbalverenigingen zelf en de kosten ad. Ca f.1.500,-- (EUR 680,67) eveneens ten laste te brengen van onderhoud\ gebouwen en terreinen. 5. Met inachtneming van interne discussie t.z.t. besluit nemen over evt. verlenging privatisering groot onderhoud VV Hollandia vanaf 2003.