Bijlage 2 Stappenplan participatietraject Herijking subsidies

Bijlage 2

STAPPENPLAN PARTICIPATIETRAJECT HERIJKING SUBSIDIES

INTRODUCTIE Dit participatieplan maakt onderdeel uit van het bredere traject voor de heroverweging en optimalisatie van de subsidies van de gemeente Hoorn, ook wel de herijking subsidies genoemd. Het doel is om subsidies beter te laten aansluiten op de beleidsprioriteiten van de gemeente en bij te dragen aan een financieel duurzaam meerjarenperspectief, inclusief een taakstellende ombuiging van €670.000 per 2027. Het plan van aanpak bestaat uit zes stappen, zoals vastgelegd in het projectplan (zie bijlage 1). Deze stappen lopen van het in beeld brengen van wettelijke verplichtingen tot het ontwikkelen van scenario’s en de uiteindelijke implementatie. Participatie is hierin een essentiële bouwsteen. Het is belangrijk dat alle partijen worden meegenomen in het proces waarbij we willen luisteren, betrekken en informeren. Het participatietraject is gefocust op het ontwikkelen van kaders en richting, het maken van een inhoudelijke afweging voor heroverweging en het promoten van ontwikkeling waarbij sommige stappen strak gescheiden zijn, maar soms ook samengaan. Op basis van de uitkomsten van het participatietraject volgt een voorstel voor een subsidiekader en een voorstel voor herverdeling en implementatie van een vernieuwd subsidiepalet. Daarbij staan transparantie, effectiviteit, samenwerking en maatschappelijke meerwaarde centraal.

Dit plan is nog ‘werk in uitvoering’ en beschrijft hoe verschillende doelgroepen op verschillende momenten betrokken (kunnen) worden. Het is geen eenmalig consultatie-instrument, maar een proces van ophalen, verwerken, terugkoppelen en opnieuw toetsen. Regelmatige communicatie met betrokkenen is daarom ook onderdeel van de participatieaanpak. Het participatieplan ‘Herijking subsidies’ wordt zoveel mogelijk in lijn gebracht met de andere trajecten die lopen binnen de gemeenten gelinkt aan subsidies, zoals onder meer de meerjarenbeleidsvisie sociaal domein. Het doel is een realistisch en open proces binnen de kaders die door college en raad worden vastgesteld, waarin ruimte is om elkaar echt te horen, inbreng te leveren en dilemma’s bespreekbaar te maken over een gevoelige uitdaging. 2.

Doelgroepen

De volgende doelgroepen worden onderscheiden binnen het participatieproces. Doelgroep

Subsidiepartners

College en gemeenteraad Gemeentelijke beleidsmedewerkers en accounthouders 3.

Omschrijving Grote subsidiepartners: Instellingen met substantiële jaarlijkse subsidies, strategische positie in het sociaalmaatschappelijk veld of sectorale ketenpositie. Middelgrote en kleine subsidiepartners: Instellingen met beperkte omvang en reikwijdte, maar van grote waarde voor de lokale gemeenschap. Formele opdrachtgevers en kaderstellers. Raad wordt betrokken via themasessies, reflectiemomenten en besluitvorming. College stuurt op samenhang en borging. Worden via stuurgroepen en klankbordgroepen geïnformeerd en gevraagd expertise en signalen vanuit het werkveld te delen.

Voorbeelden Welzijnsorganisaties, culturele instellingen, instellingen voor preventief jeugd- en jongerenwerk, sportclubs. Buurtinitiatieven, lokale verenigingen, vrijwilligersorganisaties, kleine culturele aanbieders, etc. Bestuurlijke opdrachtgeverschap, kaders, scenario-afwegingen Teammanagers, beleidsmedewerkers en accountmanagers binnen de diverse domeinen

Opzet participatietraject

Het participatietraject is opgebouwd rondom drie centrale uitgangspunten: Zaaknummer: 2268846 *1: zie voor verdere specificering van deze themasessies bijlage 3 1

1. Breed betrekken: De gemeente betrekt verschillende doelgroepen op passende wijze. Grote instellingen vragen om andere vormen van participatie dan kleinschalige vrijwilligersinitiatieven. Alle partijen worden betrokken maar niet altijd op hetzelfde moment. 2. Fasering en herhaling: Participatie vindt plaats in meerdere rondes. Per fase wordt opgehaald, getoetst en teruggekoppeld. Zo kunnen inzichten uit eerdere gesprekken meegenomen worden in vervolgstappen. 3. Spiegelen en verdiepen: Inhoudelijke keuzes worden gespiegeld aan de praktijk. Daarbij is ruimte voor reflectie op effecten en het bespreken van dilemma’s. Het participatieproces is ingericht gebaseerd op de twee raadsvoorstellen die nog voor worden gelegd aan de gemeenteraad: • •

4.

Kaders en richting: In het najaar van 2025 staan het ontwikkelen en toetsen van het subsidiekader centraal. Hierbij ligt de focus op uitgangspunten, beoordelingscriteria en ruimte voor innovatie. Inhoudelijke afwegingen en herverdeling: In de eerste helft van 2026 wordt gewerkt aan het spiegelen van scenario’s, het doorrekenen van keuzes en het in beeld brengen van gevolgen. Deze lijn richt zich op de daadwerkelijke invulling van het subsidiebeleid, passend binnen het vastgestelde kader. Participatie per doelgroep

Per doelgroep zal er een verschillend participatietraject worden gelopen gebaseerd op hun individuele expertise en behoefte. Hier onder is per doelgroep weergeven wat de doelen van participatie zijn en welke soort activiteiten er worden ingezet om deze doelstellingen te behalen. Subsidiepartijen Doelen: • • •

Subsidiecultuur verschuiven van relatie gebaseerd naar inhoudelijke en doelmatige samenwerking. Subsidiepartijen meenemen in de nieuwe ontwikkelingen en ondersteunen bij de overgang naar een nieuwe manier van werken. Spiegelen van inhoudelijke keuzes aan de werkelijkheid en het ophalen van de implicaties.

Activiteit Spiegelsessies kaders

Deelnemers Beleidsmedewerkers, accounthouders, Subsidiepartners

Themasessie kleine Subsidiepartners

Gemeenteraad, ambtenaren, kleine tot middelgrote Subsidiepartners Gemeenteraad, ambtenaren, grote Subsidiepartners Beleidsmedewerkers, accounthouders, Subsidiepartners

Themasessie grote Subsidiepartners Spiegelsessies – efficiëntie en heroverweging Individuele consultatie

Grote Subsidiepartners, accounthouders

Doel Spiegelen van eventuele keuzes voor kaders met de werkelijke effecten per domein Open consultatie kaders subsidies

Wanneer September-november 2025

Open consultatie kaders subsidies

6 november 2025

Spiegelen eventuele keuzes voor efficiëntie en heroverweging met de werkelijke effecten per domein Individuele afstemming mogelijke invloed optimalisatie en/of heroverweging

Februari-juni 2026

16 oktober 2025

Oktober 2025 – juni 2026

Zaaknummer: 2268846 *1: zie voor verdere specificering van deze themasessies bijlage 3 1

Gemeenteraad Doelen: • • •

Meenemen in de complexiteit van het subsidielandschap. Bepalen op welke manier de gemeente op een duurzame manier wil sturen op subsidies. Meenemen in de gevolgen van eventuele beslissingen.

Activiteit Themasessie kleine Subsidiepartners1 Themasessie grote Subsidiepartners1 Terugkoppeling analyse op basis gestelde criteria

Deelnemers Gemeenteraad, ambtenaren, kleine tot middelgrote subsidiepartners Gemeenteraad, ambtenaren, grote subsidiepartners Gemeenteraad, ambtenaren

Doel Open consultatie kaders subsidies

Wanneer 16 oktober 2025

Open consultatie kaders subsidies

6 november 2025

Meenemen in gevolgen eventuele beslissingen

Na de verkiezingen

Gemeentelijke beleidsmedewerkers en accounthouders Doel: • • • •

Het vertalen van huidig beleid naar duidelijke doelen. Sturen op een cultuurverandering richting beleidsgericht sturen op subsidies. Creëren van handvatten voor het werken met partners in de stad en het sturen op beleid en doelmatigheid in de samenwerking. Implementatie van verschillende tools voor het bereiken van doelmatigheid.

Activiteit Themasessies - beleid

Deelnemers Beleidsmedewerkers, accounthouders

Klankbordsessies

Beleidsmedewerkers, accounthouders, subsidiebureau Beleidsmedewerkers, accounthouders, subsidiepartners

Spiegelsessies kaders

Themasessies – financiële afwegingen

Beleidsmedewerkers, accounthouders

Spiegelsessies – efficiëntie en heroverweging

Beleidsmedewerkers, accounthouders, subsidiepartners

Individuele consultatie

Beleidsmedewerkers, accounthouders,

Doel Vertalen beleidsdoelen naar subsidiekaders per domein Spiegelen proces en beleidskeuzes voor besluitvorming Spiegelen van eventuele keuzes voor kaders met de werkelijke effecten per domein Vertalen beleidsdoelen naar kpi’s en deze verbinden aan de huidige subsidiepartners. Spiegelen eventuele keuzes voor efficiëntie en heroverweging met de werkelijke effecten per domein Individuele afstemming mogelijke invloed optimalisatie en/of heroverweging

Wanneer September-november 2025 Iedere 6 weken September-november 2025

Februari-juni 2026

Februari-juni 2026

Januari 2025 – juni 2026

Zaaknummer: 2268846 *1: zie voor verdere specificering van deze themasessies bijlage 3 1

5.

Tijdlijn participatieproces

Het participatieproces wordt ingericht in lijn met de planning van het plan van aanpak en in samenwerking met andere lopende trajecten binnen de gemeente. De fasering is als volgt: •

30 september 2025

: Besluitvorming door raad op participatietraject

•

Q3 2025 – Q4 2026

: Participatie op subsidieproces en kaders

•

27 januari 2026

: Besluitvorming subsidiekader

•

Q1 2026 – Q2 2026

: Participatie op inhoudelijke afwegingen m.b.t. ombuiging 2027

•

Einde Q2 2026

: Terugkoppeling gemeenteraad participatie externe partijen

6. Communicatieve ondersteuning In het proces van de herijking van subsidies zijn veel verschillende betrokkenen. Goede communicatie is daarom belangrijk. Zo zorgen we voor duidelijke informatie en goede afstemming over het participatieproces. Er wordt gebruikgemaakt van verschillende communicatiekanalen, passend bij de doelgroep. Zo ontvangt elke groep een eigen nieuwsbrief: • • •

Raadsleden ontvangen informatie via een nieuwsbrief van de griffie. Externe partijen, zoals maatschappelijke organisaties en inwoners, ontvangen een nieuwsbrief via het team Communicatie. Interne collega’s ontvangen informatie via het projectteam Herijking subsidies.

Daarnaast worden uitnodigingen voor participatiebijeenkomsten apart verstuurd. Op de website van de gemeente staat algemene informatie over het project. Het projectteam Herijking subsidies is verantwoordelijk voor de communicatie, in overleg met de wethouder en/of het college. Alle externe communicatie wordt opgesteld in duidelijke taal (B1-niveau). Ook wordt via de nieuwsbrieven teruggekoppeld wat er met de input van betrokkenen is gedaan. Voor vragen over het participatieproces of communicatie kunnen betrokkenen terecht bij: Jaap Vogelaar, projectleider herijking subsidies.

Zaaknummer: 2268846 *1: zie voor verdere specificering van deze themasessies bijlage 3 1