Bijlage 2 - Samenvattingen interviews en gesprekken

Bijlage: samenvatting groepsgesprek projectmanagers over Nota participatie in de fysieke leefomgeving Er is een groepsinterview gehouden over de Nota participatie met projectmanagers, planbegeleider en communicatieadviseur. Dit interview werd gehouden door het participatie adviesteam dat bestaat uit: projectmanager, communicatieadviseur, omgevingsmanager, ruimtelijke ordeningspecialist/planbegeleider en procesbegeleider. Door de samenstelling van de groep was het gesprek gebaseerd op een brede ervaring met de Nota participatie bij bouwprojecten in Hoorn. Hieronder volgt een samenvatting van de bevindingen met daarbij enkele adviezen. 1. Onvoldoende bekendheid met proces bij college en raad • Er is geen eenduidige werkwijze voor het aanbieden van de Nota van Uitgangspunten (NvU) aan de raadscommissie. • De afspraak met de raad was om dit het eerste jaar altijd meningvormend aan te bieden aan de raadscommissie. Maar in de praktijk gebeurde dit op verschillende manieren (zie overzicht in raadsvoorstel). Advies: Maak procesafspraken explicieter en motiveer afwijkingen daarvan. 2. Startmoment van participatie is cruciaal • Het is maatwerk om te bepalen wat je bij een eerste participatiemoment laat zien. Te vroege of te concrete plannen kunnen verkeerde verwachtingen wekken. • Ontwikkelaars willen eerst ambtelijke feedback voordat ze de buurt benaderen.

• Participatie over de NvU wordt vaak overschaduwd door reacties op stedenbouwkundige schetsen. Advies: Overweeg aanpassing van het proces bij de omgevingstafel of voeg een extra afstemmingsmoment in vóór de participatie start. 3. Variatie in participatieprocessen • Niet elk project past in het standaardproces. Soms start de gemeente een project en is er nog geen ontwikkelaar in beeld. Dat is anders dan wanneer een ontwikkelaar een concreet plan heeft. • Er is behoefte aan een toolbox met handvatten per projectfase en hoe je de buurt in kunt gaan. Advies: • Voeg eventueel een extra spoor toe aan de Nota participatie voor projecten zonder ontwikkelaar. • Benadruk dat maatwerk mogelijk is, mits goed gemotiveerd. 4. Onjuiste beschrijving proces NvU in Nota participatie • De huidige beschrijving in de nota klopt niet met de praktijk. Advies: Pas de beschrijving aan op basis van eerder opgestelde tekst. 5. Terugkoppeling op reacties uit de omgeving • Reacties worden soms nog onvoldoende zichtbaar verwerkt. • Positieve ervaring met gestructureerde terugkoppeling (voorbeeld Jan Willemszstraat). Advies: • Breid de toolbox uit met goede voorbeelden van terugkoppeling. • Stimuleer initiatiefnemers om gemotiveerd terug te koppelen. 6. Stem van woningzoekenden ontbreekt vaak • Participatie wordt gedomineerd door gemotiveerde buurtbewoners; woningzoekenden zijn nog niet in beeld.

Advies: Geef woningzoekenden actief een stem. De ingediende motie hiervoor en contact met ouderenraad om ook de stem van woningzoekenden te horen, zijn positieve ontwikkelingen. 7. Beïnvloedingsruimte bij participatie • Onduidelijkheid over waar bewoners invloed op hebben. • Bestaand beleid in de NvU staat niet ter discussie, maar afwijkingen wel. Advies: • Leg bij participatie duidelijk uit wat de ruimte is voor invloed en welke belangen meespelen. • Verduidelijk richting bewoners en de raad wat participatie wel en niet inhoudt.

Bijlage: interviews met ontwikkelaars voor evaluatie Nota participatie in de fysieke leefomgeving Er zijn gesprekken gevoerd met ontwikkelaars van ontwikkelingen in Hoorn: Pro6, De Vries en Verburg, NW360 en Woonwerf. Allemaal hebben zij ervaring met het participatieproces zoals dit in de Nota participatie in de fysieke leefomgeving is beschreven. De punten die uit de interviews zijn opgehaald, staan hieronder beschreven. Met daarnaast ook een reactie over wat het voorstel is om hiermee te doen. Punt ontwikkelaars

Reactie gemeente

1. Er is nog onvoldoende bekendheid bij de organisatie en het bestuur met het proces zoals dit in de Nota participatie in de fysieke leefomgeving is beschreven. Maar ook met nieuwe werkprocessen, zoals bij de omgevingstafel is er nog onbekendheid. Dit zorgt voor verwarring.

We zijn bezig met de verdere professionalisering van onze projectorganisatie en de nieuwe processen onder de Omgevingswet, zoals de omgevingstafel. Hier hoort ook bij dat de professionals voldoende kennis hebben van de Nota participatie in de fysieke leefomgeving. Bij projecten en initiatieven via de omgevingstafel is sinds het voorjaar van 2025 een stap ingebouwd waarbij de projectleider of planbegeleider van de gemeente advies inwint over participatie. Dit gebeurt bij het interne adviesteam participatie dat kortgeleden is opgericht. Dit helpt de projectmanager en planbegeleider het goede gesprek met de initiatiefnemer te voeren over participatie.

2. Voor ontwikkelaars is de nota een nogal uitgebreid, algemeen en soms verwarrend document.

Hiervoor hebben we beknopte uitlegdocumenten gemaakt voor participatie bij projecten en voor participatie bij de omgevingstafel. Deze brengen we intern en extern beter onder de aandacht.

3. Er is een spanningsveld bij het eerste moment van participatie. Bij sommige ontwikkelaars bestaat de behoefte om vooraf beter af te stemmen met vakinhoudelijke collega’s van de gemeente, zodat ze met een haalbaar plan de buurt in kunnen. Maar ook wordt de het belang gesignaleerd dat bewoners participatie niet als te laat moeten ervaren, met het gevoel ‘het plan ligt er al’.

Bij projecten: we zorgen voor afstemming vóór het participatiemoment tussen initiatiefnemer en gemeente over wat de initiatiefnemer aan de buurt laat zien. Dat gebeurt met een aantal vooraf meegeven uitgangspunten van de gemeente. Dit is nog niet de Nota van Uitgangspunten, maar richtinggevend. Bij Omgevingstafel: vóór het eerste participatiemoment wordt de uitkomst van de intaketafel expliciet meegegeven aan de initiatiefnemer als uitgangspunt.

4. Ontwikkelaars ervaren het participatieproces ook echt als hun verantwoordelijkheid. Ze waarderen het wanneer de gemeente aanwezig is bij bijeenkomsten, ook om inhoudelijke reacties te kunnen geven op bijvoorbeeld verkeerssituaties.

Dit punt door het participatie adviesteam onder de aandacht laten brengen bij projectmanagers en planbegeleiders.

5. De rolverdeling tussen gemeente en ontwikkelaar bij participatie is niet altijd duidelijk genoeg afgestemd.

Dit punt door het participatie adviesteam onder de aandacht laten brengen bij projectmanagers

en planbegeleiders, zodat er heldere afspraken worden gemaakt over de rollen. 6. Vertragingen in het proces kunnen leiden tot verlies van vertrouwen bij bewoners wanneer zij lange tijd niets horen.

Het is belangrijk dat wanneer iets vertraging oploopt er duidelijk naar de omgeving wordt gecommuniceerd en dat het niet stilvalt. Ook dit neemt het participatie adviesteam mee in adviezen.

7. Ontwikkelaars die transparant communiceren en opbrengsten van participatie zichtbaar maken, krijgen positieve reacties. 8. Het is belangrijk om tussen het participatiemoment en terugkoppeling naar de omgeving goed overleg te kunnen voeren met de gemeente. 9. Het terugkoppelen van resultaten naar bewoners wordt als essentieel gezien. Maar niet voor iedere ontwikkelaar is de verwachting over wat een terugkoppeling is, helder.

De goede voorbeelden neemt het participatie adviesteam op in een kennisbank om zo met de organisatie en ontwikkelaars te delen. In de huidige processen bij projecten en de omgevingstafel is dit geborgd.

Zie punt 7. Het is aan de initiatiefnemer om duidelijk op te nemen in het participatieplan hoe ze de terugkoppeling aan de omgeving doen. Het participatieplan wordt vooraf ook met de gemeente besproken.

Bijlage: samenvatting interview De Wijde Blik Participatieadviesbureau De Wijde Blik is betrokken geweest bij diverse projecten in Hoorn, zoals De Vrijheid, Bangert en Oosterpolder, Skatepark Julianapark, Blok 14, Maelsonstraat, Scheldeweg en Bouwsteen. Ze hebben een adviserende en begeleidende rol gespeeld in participatieprocessen, als participatieadviseur (strategie en uitvoering), gespreksleider en soms als participatiedeskundige aan de omgevingstafel. Hieronder staat de samenvatting van het gesprek. Met onderaan enkele adviezen. Omgevingstafel als werkwijze: • De gemeente is nog zoekende naar de juiste invulling. • Positief dat meerdere disciplines samenkomen. • De participatietoets is goed belegd aan de Omgevingstafel met de participatiedeskundige. Maar het is wenselijk dat de gemeente op termijn zelf de rol van participatiedeskundige vervult. Rol van de gemeente in participatie: • Gemeenten moeten zich niet afzijdig houden; samenwerking met ontwikkelaars is essentieel. Goed dat Hoorn zich betrokken opstelt. • Hoorn neemt participatie serieus en luistert naar de omgeving. • Betrokkenheid van wethouders kan helpen het draagvlak te vergroten. Timing van participatie: • Te vroeg starten kan onrust veroorzaken (zoals in Hoorn Noord). Te laat starten wekt wantrouwen. • Het juiste moment hangt af van context en participatieruimte.

• De Wijde Blik heeft hier enkele praktische tips voor gedeeld. Samenwerking en vertrouwen: • Vertrouwen is cruciaal voor een goed participatieproces. • Wisselingen van projectleiders, teveel betrokken ambtenaren en trage communicatie belemmeren het proces. Evenals tussentijdse veranderingen in een project. • Als externe partij is het belangrijk om goed onderdeel te zijn van het proces. En om een direct lijntje met de communicatieadviseur te hebben. In Hoorn is dat directe lijntje er. Adviezen en tips Voorbereiding participatie voor initiatiefnemers: • Laat participatieaanpak aansluiten op de leidraad en stem de aanpak vooraf af met de gemeente. • Vraag initiatiefnemers om bij de intaketafel al een participatieparagraaf aan te leveren. • Werk met scenario’s die vooraf met de gemeente zijn afgestemd. Eerste participatiemoment voor initiatiefnemers: • Gebruik dit moment om op te halen wat er leeft in de buurt. • Stel vragen als: “Hoe is het om hier te wonen?”, “Wat mist u?”. • Communiceer helder over het doel van de bijeenkomst.

Bijlage: Verslag bespreking Nota participatie in de fysieke leefomgeving met Participatie Platform Hoorn

Verslag Onderwerp: Evaluatie Nota Participatie in de fysieke leefomgeving Locatie: gemeente Hoorn Datum: 14 mei 2025 Gespreksleiding: Nicole Groen Aanwezig Participatie Platform Hoorn: de heer Sjaak Dekker, de heer Jan Kollen, de heer Harry Immink, mevrouw Femke Brugman, mevrouw Afra Reus. Aanwezig gemeente Hoorn: Ronald Stocker: teammanager Ruimtelijke Ontwikkeling en Bouwen, Hinke Zoodsma: projectmanager, Marloes Hoorn: procesbegeleiding.

Proces evaluatie geschetst door gemeente De gemeente schetst het proces van de evaluatie van de Nota participatie in de Fysieke Leefomgeving: Bij de evaluatie horen gesprekken met: • projectmanagers. • ontwikkelaars. • deskundig participatiebureau dat bij verschillende trajecten betrokken is geweest. • bewoners. We willen nu graag in gesprek met u om uw ervaring bij participatie trajecten op te halen. We maken van het gesprek een verslag. Dit delen we na afloop met u, zodat u kunt aangeven of het een correcte weergave is van het interview. Het verslag gaat één op één naar de raad, als bijlage bij het raadsvoorstel over de evaluatie. Met alle feedback die we ophalen doen we een voorstel aan de raad voor aanpassingen in het huidige proces. Voordat we dit met de raad delen, delen we onze reactie op uw inbreng met u. Op 7 oktober is de raadscommissie en op 28 oktober de gemeenteraad waarin de evaluatie wordt besproken. Toelichting Participatie Platform op doel van het platform We willen zorgen dat participatieprocessen vanuit de gemeente beter gaan lopen. Hiervoor hebben we een document aan de gemeenteraad overhandigd. De doorsnee inwoner is niet thuis in participatietrajecten. Die willen we ondersteunen in dat proces. Ons advies aan hen is: voordat je aan tafel gaat, ga in gesprek met de gemeente om een plan van aanpak op te stellen. Zodat je weet wat er met je inbreng gebeurt.

Dat voorkomt teleurstelling in verwachtingen. Er is frustratie bij bewoners over participatie. De kaders staan vast en een ontwikkelaar wil iets. Wat kun je als inwoner dan nog inbrengen? Mensen haken af. Het platform is van mening dat inwoners door gemeenten en ontwikkelaars worden geframed als lastig ‘bewoners zorgen voor vertraging. Inwoners herkennen zich niet meer in wat er in het stadhuis en de politiek gebeurt. Je staat als bewoner al met 200 achter door informatie en kennis. Daarom heeft de gemeente de plicht om projecten vanuit gelijkwaardigheid te benaderen en de mening van bewoners serieus te nemen. We willen graag dat bij toekomstige participatie de gemeente initiatiefnemers nog meer bewust maakt van het belang van participatie. En dat de raad dat haar rol daarin ook pakt.

Reactie gemeente: we kunnen participatie in sommige gevallen wel verplichten, maar we kunnen niet verplichten hoe het gebeurt. Er spelen veel verschillende belangen. En de stem van de inwoner is daarbij heel belangrijk. Toevoeging Platform: beleidsstukken moeten transparant naar bewoners komen. Je moet kaders meegeven bij de start. Wat is het speelveld? En dat je dit ook op tijd communiceert als gemeente of ontwikkelaar. Als dit pas heel laat is en je kunt pas reactief reageren, dan begin je al verkeerd. Iedereen begrijpt dat er gebouwd moet worden. Inwoners moeten vooraf weten op welk niveau van de participatieladder ze zitten. Aanbod Platform We willen meedenken over de aanpak. Hoe kunnen we echt ophalen bij bewoners hoe zij participatietrajecten hebben ervaren? Zodat we een waardevolle subjectieve beleving hebben van bewoners. En dat de gemeente dit mee kan nemen bij de evaluatie en als opstapje naar de participatieverordening. Het zou een pilot kunnen zijn deze samenwerking. In deze pilot kan een aanpak voor participatie worden ontwikkeld. De resultaten kunnen ook worden gebruikt voor andere trajecten. Er spelen nu verschillende onderwerpen tegelijk: de evaluatie van deze nota, Participatie verordening en de wilde motie van D66 om toekomstige bewoners bij de participatie te betrekken. Het bestuursakkoord zegt ‘We maken samen de stad’.

Het is mooi als we dit hiermee waar kunnen maken. Reactie gemeente op aanbod Tijdens het gesprek geeft het platform voorbeelden van participatiemomenten waar de verstrekte informatie voor de gemiddelde inwoner niet begrijpelijk zijn. Het platform kan onder andere hierin de gemeente/ontwikkelaar helpen. Het voorstel is dat we gezamenlijk een plan van aanpak maken voor hoe de gemeente en het platform kunnen samenwerken op het onderwerp participatie voor de evaluatie nota participatie in de fysieke leefomgeving. We moeten dit wel eerst intern afstemmen. Einde van de zomer gaat het voorstel over de evaluatie naar de raad. Daarin kunnen we dan meenemen dat we voor de evaluatie van de ervaring van bewoners een pilot met het platform doen. We bespreken dit intern en komen hierop terug.

Afspraken • Marloes Hoorn deelt verslag omstreeks 22 mei met Afra Reus voor verspreiding onder het platform; het platform kan reageren op het verslag; • Gemeente bespreekt intern het aanbod van het platform; • Daarna vindt er voor het zomerreces overleg plaats tussen de gemeente en het platform om specifiekere afspraken te maken voor de pilot voor het plan van aanpak voor de participatie bij de Evaluatie van de Nota participatie in de Fysieke Leefomgeving (wat kunnen we verwachten van elkaar, planning, acties, capaciteit) • De planning (7 oktober commissie, 28 oktober raad) blijft vooralsnog ongewijzigd. Gemeente gaf aan dat de raad ook in het voorstel over een vervolg geïnformeerd kan worden.

Bijlage: interviews met bewoners Jan Willemzstraat over participatie bij bouwontwikkeling Er zijn gesprekken gevoerd met enkele bewoners in de omgeving van het bouwproject Jan Willemzstraat. De punten uit de interviews staan hieronder beschreven. Met onderaan een reactie van de gemeente hierop. Algemene indruk De geïnterviewden geven aan dat het participatieproces duidelijk was en dat zij op meerdere momenten hun inbreng konden geven. Er was sprake van goede communicatie vanuit zowel de gemeente als de ontwikkelaar (Pro6), en bewoners voelden zich serieus genomen. •

Duidelijke communicatie. Bewoners ontvingen verschillende brieven en uitnodigingen voor bijeenkomsten. Er was ook aandacht in de krant. • Meerdere contactmomenten. Er zijn verschillende bijeenkomsten geweest, op verschillende locaties. Ook was er direct contact met de gemeente, ontwikkelaar en de bouwer. • Inbreng werd meegenomen. Suggesties uit de buurt zoals het schrappen van de bovenste bouwlaag en het verplaatsen van het gebouw naar achteren zijn verwerkt in het plan. • Langdurig proces: het hele proces van de eerste bijeenkomst tot oplevering woningen duurt lang. Onduidelijk wat hier de oorzaak van is. • Eenrichtingsverkeer. Buurtbewoners hebben de vraag van de gemeente gekregen of ze eenrichtingsverkeer willen in de straat. Een van de geïnterviewden noemde dit punt op, met daarbij de kanttekening dat hij zich afvraagt of het slim is om in een straal van 200 meter naar meningen hierover te vragen. Want voor mensen die verder weg wonen, is het minder belangrijk dan voor directe buren. • Betrokkenheid bij de bouw. Bewoners werden uitgenodigd voor de eerste paal, kregen een hamer met inscriptie, en konden hun woningwensen doorgeven. • Betrokkenheid bij inrichting terrein. Er was een bijeenkomst over de inrichting van de speeltuin. Hierbij konden de bewoners hun voorkeur aangeven.

De laatste punten, zijn geen onderdeel van het participatieproces over het bouwplan, om tot een vergunning te komen. Deze zijn van na de vergunningverlening. Conclusie Het participatietraject wordt positief beoordeeld. De geïnterviewden voelden zich gehoord en betrokken, en hun input heeft daadwerkelijk invloed gehad op het uiteindelijke bouwplan. Wel zijn er zorgen genoemd over de duur van het totale traject tot oplevering en de toekomstige verkeerssituatie. Reactie gemeente Dit participatieproces gebruiken we als voorbeeld voor andere initiatiefnemers. Over hoe de initiatiefnemer zijn plan heeft aangepast dankzij inbreng uit de omgeving en ook over hoe de initiatiefnemer op een transparante manier aan de omgeving heeft teruggekoppeld wat er met de inbreng is gebeurd. Bij toekomstige participatietrajecten benadrukken we nogmaals het belang van tussentijdse communicatie, ook nadat de bouw gestart is. Over de situatie rondom het eenrichtingsverkeer is opnieuw contact tussen de bewoner en de gemeente om nogmaals naar de situatie te kijken.