Bijlage 1 Voorstel WFA uitbreiding opslagcapaciteit archiefbewaarplaats
Tekst van het document
Uitbreiding opslagcapaciteit archie�ewaarplaats De nieuwbouw van het Wes�ries Archief is in 2006 opgeleverd. De groeicapaciteit van het gebouw is bewust gesteld op maximaal twin�g jaar, omdat de invloed van automa�sering en digitalisering des�jds onbekend was en niet goed in te schaten. In het beleidsplan 2020-2023 is voorzien dat er maatregelen genomen moeten om de opname capaciteit voor fysiek archiefmateriaal te vergroten.
Probleemstelling
We naderen het moment dat de fysieke depots vol zullen raken, waardoor maatregelen noodzakelijk zijn. De gemeenten werken inmiddels allemaal digitaal maar de opname van in het verleden ontstaan fysiek archief loopt nog enige jaren door. Per gemeenten zijn inmiddels afspraken gemaakt voor het moment waarop alleen nog 100% digitaal archief aangeleverd zal worden, zodat na de huidig te ontvangen fysieke archiefblokken, in de toekomst geen nieuwe fysieke uitbreiding noodzakelijk zal zijn. Aan de hand van nieuwe berekeningen is een inschatting gemaakt van de aanwas in de komende tien jaar.
Voorstel
Er zijn diverse scenario’s bekeken om deze aanwas op te vangen. Een vergroting van het gebouw met een nieuw depot, huur van depotcapaciteit elders en een interne verbouwing. De meest effectieve en efficiënte oplossing is een interne verbouwing van het depot op de begane grond. Hier is tijdens de bouw in 2006 al rekening gehouden met een verruiming van de capaciteit en kunnen de vaste stellingen omgebouwd worden naar verrijdbare stellingen hetgeen een ruimtewinst oplevert van 1000 strekkende meter archief. Voldoende voor de komende 10 jaar.
Uitvoering
Om logistieke problemen te voorkomen dient de verbouwing plaats te vinden voordat de depots helemaal vol zijn. De te realiseren uitbreiding is onderdeel van de archiefbewaarplaats en dient daarom te gebeuren conform de bepalingen van de Archiefwet en -besluit. Het is de bedoeling om de financiering van het project via de gemeente Hoorn, als eigenaar van het pand, te realiseren. De kosten zullen worden verdisconteerd in de huurprijs van het gebouw. De totale kosten bedragen naar schatting 120.000 €. Bij een afschrijving in 30 jaar, een reële termijn voor een archiefbewaarplaats, bedragen de afschrijvingskosten € 5.560 per jaar (bij een rente van 1.3%). Deze kosten zullen naar rato over de gemeenten worden verdeeld. Bijdrage per deelnemer 5.560
2025 e.v.
Deelnemers:
Inwoners per 1-1-2023 Bijdrage per deelnemer
Drechterland
20.385
€
Enkhuizen
18.885
€
481
Hoorn
75.216
€
1.915
Koggenland
23.509
€
599
Medemblik
46.031
€
1.172
Opmeer
12.180
€
310
Stede Broec
22.138
€
564
Totaal
218.344
€
5.560
519
Indien het algemeen bestuur akkoord is met deze opzet zal door de gemeente Hoorn een kredietvoorstel aan de raad gedaan worden in de gemeenteraad van 6 februari 2024 Realisering kan dan waarschijnlijk aan het einde van het eerste kwartaal plaatsvinden.