Bijlage 1 - Rapport onderzoek aanbesteding pand Hoofd 2B

1.1.2 Mandatering Algemene regels voor mandatering zijn vastgelegd in het mandaatbesluit Hoorn 2020.8 In dat besluit is vastgelegd dat het college en de burgemeester ambtenaren het mandaat geven om alle besluiten te nemen en alle overige (rechts)handelingen te verrichten, die in het kader van een goede uitoefening van zijn taken en bevoegdheden nodig zijn. De mandaathouder heeft daarbij tevens de bevoegdheid het bedoelde besluit te ondertekenen. Een aantal ambtelijk medewerkers van specifieke teams zijn hierbij uitgezonderd: het team JA, Toezicht en Veiligheid, Erfgoed en VBT. Verder is een gemandateerde niet bevoegd om in mandaat besluiten te nemen indien:9 > Het besluit een afwijking inhoudt van bestaand beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften. Denk aan het verlenen van een (omgevings)vergunning in afwijking van het bestemmingsplan; > Het voorgenomen besluit een overschrijding van het budget of krediet tot gevolg heeft dan wel een voor de gemeente Hoorn groot financieel risico met zich mee brengt; > Aan het voorgenomen besluit mogelijkerwijs politieke consequenties zijn verbonden dan wel dit precedentwerking tot gevolg kan hebben. Wij merken op dat in een gesprek in het kader van dit onderzoek ook wel wordt gesproken over een ‘breed mandaat’, zoals omtrent de taken en werkzaamheden van de havencoördinator.10 Deze term

7

Bron: https://www.infrasite.nl/duurzaamheid/2021/08/11/hoorn-raadpleegt-markt-over-duurzaam-beton-voor-civiele-

8

kunstwerken/?gdpr=accept Bron: Overheid.nl, Mandaatbesluit Hoorn2020 We beperken ons hierbij tot de in het kader van dit onderzoek relevante bevoegdheden

9 10

Bron: Interviews

Pagina 23

komt niet voor in de mandaatregeling van de gemeente en heeft daarmee ons inziens dan ook geen enkele betekenis, dat ook wordt bevestigd door verschillende ambtelijk medewerkers.11 Specifiek voor inkoop is de mandatering vastgelegd in een zogenaamde ‘inkoopmatrix’.12 Voor alle opdrachten vanaf € 30.000,- moet voorafgaand aan de inkoop een inkoopstrategie worden vastgesteld en afhankelijk van de opdrachtwaarde of politieke gevoeligheid wordt de inkoopstrategie vastgesteld door een teammanager, de directie of het college:13 > Voor inkopen met een opdrachtwaarde tot € 125.000,- wordt de inkoopstrategie vastgesteld door een team-, programma- of projectmanager. Degene die de inkoopstrategie vaststelt, bepaalt of en hoe de portefeuillehouder uit het college wordt geïnformeerd; > Vanaf € 125.000,- tot de Europese drempel wordt de inkoopstrategie ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeentesecretaris en inhoudelijk betrokken concernmanager. Degene die de inkoopstrategie vaststelt, bepaalt of en hoe de portefeuillehouder uit het college wordt geïnformeerd. > Vanaf de Europese drempel wordt de inkoopstrategie ter besluitvorming voorgelegd aan de directie (bij bedrijfsvoering) of het college.

De inkoopstrategie dient te omvatten: een omschrijving van de opdracht, de keuze om iets zelf te doen of uit te besteden, een marktanalyse, een motivering of er aansluiting op is op de collegedoelstellingen, de keuze voor de inkoopprocedure en welke gunningscriteria daarbij worden gehanteerd. Bij politiek gevoelige onderwerpen wordt de inkoopstrategie ter besluitvorming voorgelegd aan het college.14 In de inkoopmatrix is ook aangegeven wie een overeenkomst mag aangaan, wie opdracht mag geven en wie een overeenkomst mag ondertekenen, binnen de kaders van het mandaatbesluit Hoorn2020: > Tot €500,- mogen alle medewerkers dat doen schriftelijk of mondeling; > Tot €30.000,- mogen alle medewerkers dat doen maar alleen schriftelijk; > Vanaf €30.000,- mogen de (loco)burgemeester, de portefeuillehouder, de directie, de (loco)gemeentesecretaris, de concernmanager, de teammanager, de programmamanager of de directeur van het Westfries Museum, of de ambtelijk opdrachtgever opgenomen in de inkoopstrategie dat doen.

1.1.3 Planologische kaders: de kruimelgevallenregeling We behandelen in deze paragraaf kort de mogelijkheid tot afwijking van het bestemmingsplan met toepassing van de kruimelgevallenregeling als bedoeld in artikel 2.7 van het Besluit omgevingsrecht (Bor). Dit omdat tijdens het proces, rondom de herbestemming van het pand Hoofd 2B, op enig moment werd gedacht aan de inzet van deze regeling. Het bestemmingsplan moest namelijk worden aangepast om de activiteiten in het pand Hoofd 2B ook binnen planologische kaders van de gemeente mogelijk te maken. De Wet ruimtelijke ordening (Wro) bepaalt dat de gemeenteraad verantwoordelijk is voor het ruimtelijk beleid van een gemeente, door het vaststellen van bestemmingsplannen. De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) geeft het college de bevoegdheid, maar niet de verplichting, om af te wijken van een bestemmingsplan met toepassing van de ‘kruimelgevallenregeling’. Het college maakt dan een belangenafweging per individuele aanvraag.

11 12 13 14

Bron: Interviews Bron: Inkoopmatrix gemeente Hoorn2020, onderdeel van het Mandaatbesluit Hoorn2020 We beperken ons hieronder tot levering van diensten, voor andere zaken liggen de drempelbedragen hoger Bron: Rapportage rekenkamercommissie gemeente Hoorn, Inkoopbeleid gemeente Hoorn, februari 2021

Pagina 24

Het belang van de aanvrager wordt afgewogen tegen de belangen van derden, waaronder ook de gemeente zelf. Het gaat dan om gevallen van geringe planologische betekenis. Dit zijn gevallen van niet ingrijpende aard, vandaar ook de term ‘kruimelgevallen’. Een voordeel van toepassing van de kruimelgevallenregeling is dat niet de uitgebreide voorbereidingsprocedure nodig is, waarvoor een termijn van zesentwintig weken geldt. Voor de kruimelgevallenregeling is een kortere termijn van acht weken van toepassing. Als het bevoegd gezag na acht weken geen besluit heeft genomen, is de aangevraagde vergunning, om af te mogen wijken van het bestemmingsplan, van rechtswege verleend. Er kunnen daarbij dan ook geen specifieke voorschriften meer gesteld worden aan de wijze waarop gronden of bouwwerken in strijd met het bestemmingsplan worden gebruikt.

1.2 Beleidsdoelen van de gemeente Nadat Vishandel Parlevliet besloot te stoppen met zijn activiteiten in het pand Hoofd 2B besloot de gemeente het pand, dat in eigendom is van de gemeente, zelf te gebruiken voor het inrichten van een toeristisch informatiecentrum en de exploitatie van zo’n centrum uit te besteden aan een ondernemer door middel van een concessie. Het doel hiervan was het versterken van toeristische activiteiten in Hoorn.15 Er zijn verschillende stukken waarin we de beleidsmatige aangrijpingspunten hebben gevonden voor het inrichten van een toeristisch informatiecentrum in het pand Hoofd 2B: > In 2012 heeft de raad de Havenvisie Hoorn 2013-2025 vastgesteld. In deze Havenvisie wordt aangegeven dat Hoorn het economisch rendement van de havens wil vergroten. De gemeente wil graag dat de verblijfstijd van bezoekers van Hoorn langer gaat worden door de havens te koppelen met het winkelhart. De haven moet verder ruimte bieden aan ondernemers voor nieuwe bedrijfsconcepten voor bestaande en nieuwe doelgroepen en binnen de havens moet Hoorn de voorzieningen voor gasten verbeteren.16 > In de programmabegroting 2019 (beleidsveld water- en havenbeheer) van de gemeente wordt als doel gesteld om samen met betrokken partijen in participatie een plan te ontwikkelen voor mogelijke verbeteringen voor de haven.

Dit kunnen verbeteringen zijn voor de dienstverlening, organisatie en samenwerking. Ook wordt er ingezet op verbetering van de communicatie en de PR over de Hoornse Haven. > Binnen het programma Waterfront wordt extra ingezet op het verbinden van partijen in en rond de havens, om te komen tot initiatieven ter versterking van (water)recreatie en toerisme.17 Volgens dat programma is een belangrijke opgave voor Hoorn om de aantrekkingskracht te vergroten. Er zijn namelijk zorgen: er zijn minder bestedingen, er is leegstand en een terugloop van het bezoek in de haven. Bezoek en toerisme zijn belangrijk voor de Hoornse economie. In de lijst lopende zaken van het programma Waterfront van mei 2021 is opgenomen dat de kerntaken van de havenorganisatie zullen worden uitgebreid met citymarketing en toeristische informatievoorziening, waarbij het de bedoeling is om vanuit de voormalige viswinkel van Parlevliet met een aantal participanten het gastheerschap verder uit te bouwen in de stad. > De havencoördinator heeft begin 2020 een Havenplan2020 geschreven.18 Ook daarin wordt aangegeven dat vanuit het programma Waterfront extra zal worden ingezet op het verbinden van partijen in en rond de havens, om te komen tot initiatieven ter versterking van (water)recreatie en toerisme. Verder is aangegeven dat de verbinding met de binnenstad belangrijk is.

De haven en de binnenstad zijn nog te veel gescheiden gebieden, waardoor de kwaliteiten onvoldoende worden benut. Een havencoördinator moet de verbindingen hiervoor

15 Bron: Inkoopstrategie Exploitatie Toeristisch Informatiepunt 16 Bron: Havenvisie Hoorn 2013-2025 17 Bron: Directie-collegevoorstel, aanstellen havencoördinator, 9 mei 2019 18 Bron: Stadshavens Hoorn, Havenplan2020, versie 1.0 april 2020

Pagina 25

leggen. Er wordt aangegeven dat hiervoor een actieve lobby tot samenwerking is gestart, waarbij drie partijen naar voren zijn gekomen om hierbij een trekkersrol te vervullen: Hoorn Events, de Watertaxi en Holland Boven Amsterdam. Het voornemen is in 2020 een toeristisch informatiepunt ‘Hi’ (Hoorns Informatiepunt) op te zetten in het voormalige Parlevliet gebouw. Samenwerking tussen rederijen, ondernemers en instellingen moeten vanuit dit initiatief gestalte krijgen.

1.3 Vertaling naar de aanbestedingsprocedure pand Hoofd 2B Nadat Vishandel Parlevliet besloot te stoppen met zijn activiteiten in het pand Hoofd 2B besloot de gemeente het pand, dat in eigendom is van de gemeente, zelf te gebruiken voor het inrichten van een toeristisch informatiecentrum en de exploitatie van zo’n centrum uit te besteden aan een ondernemer door middel van een concessie. Het doel hiervan was het versterken van toeristische activiteiten in Hoorn.19 Dat is uiteindelijk, na een voortraject van verkenning met ondernemers, vertaald naar een aanbestedingsprocedure. Het proces van het voortraject en de aanbesteding beschrijven we verder in hoofdstuk 2 van dit rapport. We richten ons hieronder op de vertaling van het beleid van de gemeente naar de aanbestedingsprocedure voor het pand Hoofd 2B. Die vertaling komt tot uiting in de inkoopstrategie die is opgesteld voor dat traject. De inkoopstrategie van 9 april 2021 is in opdracht van het hoofd van het bureau Ruimtelijke Ontwikkeling opgesteld door de havencoördinator en de inkoop- en contractmanager van de gemeente.20 Deze inkoopstrategie is ook uitgevoerd, het proces van uitvoering beschrijven we verder in hoofdstuk 2.

In de inkoopstrategie is het volgende vastgelegd: 1 Doel: de gemeente Hoorn (concessieverlener) wenst de exploitatie van het toeristisch informatiecentrum uit te besteden, waarbij het exploitatierisico bij de ondernemer (concessiehouder) wordt gelegd. Daarbij heeft de ondernemer de mogelijkheid zijn eigen onderneming op te starten tegen vooraf gestelde voorwaarden. De ondernemer dient in ieder geval het toerisme in het havengebied van Hoorn te bevorderen; 2 Bijdrage aan collegedoelen: een bijdrage leveren aan een levendige en gastvrije stad en het versterken van de toeristische activiteiten in Hoorn; 3 Soort contract: een concessieovereenkomst voor een periode van vijf jaar; 4 Aanbestedingsvorm: nationaal openbaar. In de inkoopstrategie wordt aangegeven dat een meervoudige onderhandse procedure is uitgesloten omdat onvoldoende kan worden gemotiveerd om drie tot vijf ondernemers te vragen om een businessplan in te dienen. Daarnaast wordt aangegeven dat er niet is gekozen voor een publicatie op TenderNed omdat potentiële inschrijvers dan onvoldoende bereikt zullen worden. Ook is vanwege de beperkte opdrachtwaarde een nationaal openbare aanbesteding normaal gesproken een te zware procedure.

Daarom is gekozen voor een lichte versie van een nationaal openbare aanbesteding, waarbij ondernemers kunnen reageren op een advertentie in een regionaal weekblad, op een bericht op LinkedIn en op de website van de gemeente Hoorn. Dit om lokale ondernemers te bereiken; 5 Gunningscriteria: haalbaarheid, creativiteit, onderscheidend vermogen, bijdrage aan versterking van het toerisme, wijze van toeristische informatieverstrekking en duurzaamheid in relatie tot toerisme.

19 Bron: Inkoopstrategie Exploitatie Toeristisch Informatiepunt, 9 april 2021 20 Bron: Inkoopstrategie Exploitatie Toeristisch Informatiepunt, 9 april 2021

Pagina 26

2

Het proces Dit hoofdstuk behandelt de deelvragen 4 t/m 6 van het onderzoek. We beantwoorden de deelvragen hieronder eerst kort aan de hand van relevante kernbevindingen. Voor een nadere onderbouwing en details kunnen de navolgende paragrafen worden geraadpleegd. Deelvragen 3 Hoe is het algemene beleid van de gemeente ten aanzien van aanbestedingen vertaald naar deze aanbestedingsprocedure, en is deze verlopen volgens de geldende wet- en regelgeving? > Is er een specifiek proces/specifieke criteria vastgesteld voor deze aanbestedingsprocedure? > Wie heeft er in 2021 de beslissing genomen tot het gunnen van het pand voor toeristische informatie? > Was dit bestuursorgaan of persoon bevoegd tot het nemen van deze beslissing? > Wat waren de gehanteerde criteria voor deze gunning? 4

Was er bezwaar, verzet of anderszins mogelijk tegen deze beslissing tot gunning? > Wat is de status van de huidige gunning als de aanbestedingsprocedure niet binnen de wet- en regelgeving blijkt te vallen?

5

Wat is het feitenrelaas tussen de huuropzegging van 9 april 2019 tot 01 januari 2022? > Welke relevante beslissingen zijn er door wie genomen in deze periode? > Waarom is er in 2021 gekozen voor een openbare aanbestedingsprocedure om de plannen van de gemeente te realiseren? > Waren er vanaf de huuropzegging op 9 april 2019 tot aan de openbare aanbesteding in 2021 meerdere gegadigden voor de huur of koop van het pand Hoofd 2B? > Waarover, hoe en door wie zijn deze gegadigden geïnformeerd door de gemeente in het voortraject, de aanbestedingsprocedure en de gunning?

Toe te passen normen • De gemeente heeft een weloverwogen besluit genomen over het doen van een openbare aanbesteding, en heeft daarbij verschillende alternatieven afgewogen gegeven de informatie uit het voortraject en de voorbereiding; • De aanbesteding is conform de beginselen en regels van de Aanbestedingswet verlopen, waaronder non-discriminatie, gelijkheid, transparantie en proportionaliteit. • Alle nodige voorwaarden zijn tijdens het voortraject en de voorbereiding ingevuld, zodat een openbare aanbesteding doeltreffend en rechtmatig kan verlopen. Beantwoording deelvragen: kernbevindingen 3

Hoe is het algemene beleid van de gemeente ten aanzien van aanbestedingen vertaald naar deze aanbestedingsprocedure, en is deze verlopen volgens de geldende wet- en regelgeving?

In grote lijnen is de aanbestedingsprocedure verlopen conform de vastgestelde regels zoals vastgelegd in de Nota Inkoop- en Aanbestedingen en de Inkoopmatrix. De aanbestedingsprocedure is verder op maat gesneden, maar ook dat is gedaan binnen vastgestelde regels. Het gaat daarbij om het toepassen van een lichtere vorm van openbaarheid van de aanbesteding. We lichten dat hieronder verder toe. Daarbij lichten we ook twee specifieke aandachtspunten nader toe, namelijk dat tijdens de aanbestedingsprocedure een eis/voorwaarde door de gemeente is geschrapt

Pagina 27

(namelijk de naamgeving van het informatiepunt) en het onderwerp duurzaamheid dat een criterium was. We oordelen dat het veranderen van de naamgeving rechtmatig was, de beoordeling op het criterium duurzaamheid was niet rechtmatig. DE AANBESTEDINGSPROCEDURE

De aanbestedingsprocedure is in grote lijnen verlopen conform de regels zoals is vastgelegd in de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en de Inkoopmatrix. De inkoop- en contractmanager van de gemeente voert regie over de procedure dat als volgt is ingericht: > Er is voor de aanbesteding van de exploitatie van het pand Hoofd 2B als toeristisch informatiepunt gekozen voor een meervoudige aanbesteding. Dit omdat de inschatting was dat de omzet van een concessiehouder boven het drempelbedrag zou komen voor een enkelvoudige onderhandse aanbesteding. De waarde van een concessie wordt namelijk gevormd door de totale tijdens de looptijd van de overeenkomst te behalen omzet va de concessiehouder, met inbegrip van de bijkomende leveringen die in het kader van de werken of diensten worden verricht. > Er is gekozen voor een openbare aanbesteding, in plaats van een meervoudige onderhandse, om willekeur te voorkomen en in principe alle ondernemers in Hoorn de kans te geven om in te schrijven. Dat laatste wordt nog eens onderstreept door het niet opvolgen door de inkoop- en contractmanager van het advies van de havencoördinator om ‘verhuren van (elektrische) fietsen en steps’ onderdeel te maken van de aanbesteding. De inkoop- en contractmanager volgt dat advies niet om ruimte te bieden aan zoveel als mogelijk potentiële inschrijvers.

> Daarnaast is gekozen voor een lichte vorm van openbaarheid. De openbare aanbesteding heeft zich namelijk beperkt tot alle regionale en lokale ondernemers van Hoorn. De gemeente achtte een nationaal openbare aanbesteding als een te zware procedure en niet proportioneel, gezien de beperkte opdrachtwaarde. Ondernemers konden daarom reageren op een advertentie in een regionaal weekblad, op een bericht op LinkedIn en op de website van de gemeente Hoorn. De uitnodiging tot inschrijving voor het exploiteren van het toeristisch informatiepunt is met een openbare publicatie bekend gemaakt. Zodra een partij kenbaar maakte interesse te hebben om een plan in te dienen kregen deze een volledig informatiepakket toegestuurd om in te kunnen schrijven. In dit pakket waren de voorwaarden opgenomen waaraan het ingediende plan aan moest voldoen om in aanmerking te komen voor een beoordeling. Daarnaast zijn beoordelingscriteria gegeven waarop de beoordelingscommissie scores zou geven. De beoordelingscriteria zijn: > het vertrouwen dat met het plan het door de gemeente gewenste resultaat zal worden behaald; > de meerwaarde voor de gemeente; > duurzaamheid in relatie tot toerisme; > de bijdrage aan de versterking van het toerisme; > de hoogte van het bedrag die de ondernemers wil betalen voor exploitatie van het pand.

Wij constateren dat de eerste vier beoordelingscriteria in zeer algemene termen zijn geformuleerd. De gemeente geeft aan dat voor deze criteria per criterium maximaal 20 punten is te behalen en dat de puntentoekenning wordt bepaald door haalbaarheid, creativiteit en onderscheidend vermogen. Tevens geeft de gemeente aan dat er een bepaalde subjectiviteit zit in de beoordeling en dat door in te schrijven de inschrijver hiermee akkoord gaat. Op een moment in het proces van aanbesteden, voor indiening van plannen, hadden de inschrijvers de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Dit met de gebruikelijke procedure ‘Nota van inlichtingen’. Geen enkele inschrijver heeft daarvan gebruik gemaakt, geen enkele inschrijver heeft om verduidelijking gevraagd van de door de gemeente in algemene termen geformuleerde beoordelingscriteria. Inschrijvers konden per beoordelingscriterium een maximum aantal punten behalen. Een beoordelingscommissie heeft de inschrijving beoordeeld en daarbij kwam RentTourBuy als partij met het hoogst aantal punten naar voren, gevolgd door Rederij Hoorn. Alle partijen zijn daarna op

Pagina 28

de hoogte gebracht van de voorlopige gunning aan RentTourBuy. Uit interne mailwisselingen blijkt dat de betrokken portefeuillehouder ontevreden is met de voorlopige gunning aan RentTourBuy en geeft daarbij aan dat Rederij Hoorn de juiste partij is en dat deze ook met het idee kwam van een toeristisch informatiepunt. De portefeuillehouder geeft aan dat hij graag ziet dat Rederij Hoorn en RentTourBuy samen het toeristisch informatiepunt gaan exploiteren en dat zij elkaar kunnen versterken. Wij constateren dat deze ‘interventie’ van de portefeuillehouder verder niet van invloed is geweest op de aanbesteding- en gunningsprocedure; de ambtelijke organisatie blijft de procedures voor aanbesteden strikt volgen en het college gunt uiteindelijk de concessie aan de winnende partij. Het college is daartoe ook bevoegd. SCHRAPPEN VAN DE VOORWAARDE RONDOM DE NAAMGEVING De gemeente heeft de ‘Nota van inlichtingen’ gebruikt om alle inschrijvers te informeren over een verandering van een van de voorwaarden. Het gaat hier om het schrappen van een van de voorwaarden, namelijk dat het niet noodzakelijk is om het toeristisch informatiepunt de naam ‘Hi’ te geven (dat oorspronkelijk wel als voorwaarde was gesteld). Dat is rechtmatig want de gemeente heeft ons inziens hiermee een voorwaarde laten vallen die niet van wezenlijk belang was en waarvoor inschrijvers ook geen punten konden scoren.

Het was namelijk geen gunningscriterium maar oorspronkelijk een voorwaarde om überhaupt in aanmerking te komen tot beoordeling van het ingediende plan. Met het schrappen van deze voorwaarde is er dus sprake van een verlichting om in aanmerking te komen voor beoordeling. Het leidt niet tot uitsluiting van een of meer geïnteresseerde ondernemers en de gemeente heeft dit via de ‘Nota van inlichtingen’ kenbaar gemaakt, dus voordat geïnteresseerde ondernemers hun plan hadden ingediend. Bij het wijzigen van voorwaarden en/of gunningscriteria wijzen wij erop dat een gebruikelijke materiele toets op hoofdlijnen is: > Hadden andere partijen ingeschreven als deze eis al vooraf niet was gesteld? > Hadden de huidige inschrijvers een ander plan ingediend als deze eis vooraf niet was gesteld, met andere woorden had dit hun aanbieding wezenlijk doen veranderen? HET BEOORDELINGSCRITERIUM DUURZAAMHEID Een van de beoordelingscriteria was ‘duurzaamheid in relatie tot toerisme, dat zoals eerder beschreven niet verder was gespecificeerd maar in algemene termen beschreven. Het opnemen van dit beoordelingscriterium ligt in lijn met de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid waarin is aangegeven dat de gemeente specifiek aandacht heeft voor ‘duurzaam inkopen’ en ‘social return on investment’.

Daarbij merken we op dat ‘duurzaamheid’ wel is opgenomen als beoordelingscriterium in de aanbestedingsstukken maar ‘social return on investment’ niet. Daarentegen krijgt RentTourBuy wel punten die volgens de definitie van de gemeente, zoals aangegeven in de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid, vallen onder ‘social return on investment’. Deze puntentoekenning is ons inziens niet rechtmatig. Er wordt immers door de gemeente getoetst op een onderdeel dat in de aanbestedingsstukken niet is aangegeven als een beoordelingscriterium. De kernvraag die daarbij gesteld kan worden is of dit de totaalscore dusdanig zou hebben beïnvloed dat Rederij Hoorn als winnende partij had kunnen worden aangemerkt. Naar beoordeling van de ambtelijke organisatie is dit niet het geval. 4

Was er bezwaar, verzet of anderszins mogelijk tegen deze beslissing tot gunning?

Er was bezwaar mogelijk tegen de voorlopige gunning, maar geen van de inschrijvers heeft een bezwaarschrift ingediend conform de daartoe bestemde procedure. Het college besluit dan ook tot definitieve gunning van de opdracht aan RentTourBuy.

Pagina 29

Het uitblijven van bezwaar tegen de voorlopige gunning betekent niet dat er geen verzet was. Rederij Hoorn verzette zich namelijk tegen het besluit tot voorlopige gunning aan RentTourBuy. Rederij Hoorn doet dat echter niet via de daartoe door de gemeente aangegeven bezwaarprocedure maar via een brief rechtstreeks gericht aan de betrokken portefeuillehouder. Deze stuurt de brief door naar betrokken ambtenaren, waaronder de inkoop- en contractmanager die de regie voert over de aanbestedingsprocedure. De inkoop- en contractmanager beoordeelt op basis van de inhoud van de brief, alsmede de gevolgde procedure, de brief als niet-ontvankelijk voor behandeling als bezwaar. Ons inziens is één vraag uit de brief, zonder ons strikt te houden aan de bezwaarprocedure en vormeisen, echter wel te interpreteren als een bezwaar. Namelijk de vraag van Rederij Hoorn ‘waarom scoort het vermelden van sociaal ondernemerschap terwijl dit geen vraag was bij de inschrijving?’21 Wij interpreteren dit als een bezwaarpunt omdat hiermee wordt aangegeven dat er sprake is van een criterium dat niet vooraf bekend is gesteld aan alle inschrijvers. Als laatste dient RentTourBuy, als logisch vervolg op dat besluit, een aanvraag in voor de omgevingsvergunning. Er wordt door een ondernemer bezwaar ingediend tegen deze aanvraag.

De gemeente kan dit nog niet in behandeling nemen, want geeft aan dat het nog niet mogelijk is bezwaar aan te tekenen. Dit is pas mogelijk is als het college het besluit heeft genomen de omgevingsvergunning te verlenen. Dan is namelijk bezwaar mogelijk tegen dat besluit. 5

Wat is het feitenrelaas tussen de huuropzegging van 9 april 2019 tot 01 januari 2022?

De navolgende hoofdstukken en bijlage 1 bevatten het feitenrelaas meer in detail. We beperken ons hier tot de meest relevant cruciale momenten: > Het besluit van de gemeente om het pand Hoofd 2B in eigen gebruik te nemen en in te richten als toeristisch informatiepunt, en als gevolg daarvan Vishandel Parlevliet financieel te compenseren; > Het besluit van de gemeente om het toeristische informatiepunt in samenwerking met partijen uit de lokale samenleving te realiseren, en op enig moment het proces van verkenning van samenwerking te verlaten; > Het besluit van de gemeente om de exploitatie van het toeristisch informatiecentrum openbaar aan te besteden. HET BESLUIT VAN DE GEMEENTE OM HET PAND HOOFD 2B IN EIGEN GEBRUIK TE NEMEN Nadat Vishandel Parlevliet besloot te stoppen, heeft de gemeente besloten het pand Hoofd 2B in eigen gebruik te nemen en in te richten als toeristisch informatiepunt. Als gevolg van dat besluit was het voor Vishandel Parlevliet niet mogelijk om zijn vishandel over te dragen aan mogelijk andere geïnteresseerde ondernemers en daarmee gedane investeringen te verzilveren. De gemeente besloot daarom Vishandel Parlevliet te compenseren voor de financiële nadelen die dit bedrijf zou ondervinden van het besluit van de gemeente.

Hiermee wilde de gemeente zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid dragen over de gevolgen van de beslissing om het pand in eigen gebruik te nemen.

Voorgenoemde besluiten zijn in eerste instantie door het lijnmanagement van de ambtelijke organisatie genomen. Door druk vanuit de afdelingen Planning & Control, Juridische Zaken en vanuit het programmamanagement Duurzame Leefomgeving en Levendige Binnenstad, zijn de besluiten alsnog voor besluitvorming (achteraf) voorgelegd aan het college, evenals een besluit om de bestemming van het pand Hoofd 2B daartoe te wijzigen. Het college heeft daarna de besluiten alsnog, zij het achteraf, genomen. Het collegebesluit ligt in lijn met de beleidsdoelen van de gemeente rondom het programma Waterfront, zoals besproken in het voorgaande hoofdstuk.

21 Bron: Brief van Rederij Hoorn aan portefeuillehouder, 13 juni 2021

Pagina 30

HET BESLUIT VAN DE GEMEENTE OM HET TOERISTISCHE INFORMATIEPUNT IN SAMENWERKING MET PARTIJEN UIT DE LOKALE SAMENLEVING TE REALISEREN, EN OP ENIG MOMENT HET PROCES VAN VERKENNING VAN SAMENWERKING TE VERLATEN; Een uitgangspunt van het college was dat lokale ondernemers en organisaties zouden moeten participeren in het toeristisch informatiepunt. In het programma Waterfront is dan ook vastgelegd om extra in te zetten op het verbinden van partijen in en rond de havens om te komen tot initiatieven ter versterking van (water)recreatie en toerisme. Een door het college en directie aangestelde havencoördinator moest de lokale initiatieven hiertoe in kaart brengen en samenwerking tussen externe partijen tot stand brengen. De havencoördinator heeft deze taak ingevuld en verschillende individuele en gezamenlijke gesprekken gevoerd met externe partijen, waaronder ondernemers.

Rederij Hoorn was een van die ondernemers en was daarbij een van de meest actieve spelers. In een vroeg stadium had Rederij Hoorn al ideeën over de exploitatie van het pand Hoofd 2B. Wij hebben in het aangeleverde dossier verder geen gespreksverslagen aangetroffen van de gesprekken. Dat typeert ons inziens dat de gesprekken veelal een informeel karakter hadden, zowel de gesprekken tussen de havencoördinator en ondernemers als met de betrokken portefeuillehouders. Dat wordt ook bevestigd in gesprekken die wij hebben gevoerd in het kader van dit onderzoek. Daarin worden de gesprekken als ‘verkennend’ getypeerd. Daarnaast gingen deze vooral over de inhoudelijke invulling van het toeristisch informatiepunt. Afstemming en afspraken over het te volgen proces, en ieders rol en verantwoordelijk daarin, zijn in de gesprekken onderbelicht gebleven. In hoofdstuk 3 ‘Samenspel’ gaan we nader in op de rol en houding van de gemeente tijdens deze gesprekken en de samenwerking met en tussen partijen. De verkennende fase leidt tot een concreet idee rondom de inrichting van het pand Hoofd 2B als toeristisch informatiepunt en een naamgeving. Het leidt echter niet tot de gewenste samenwerking tussen externe partijen om dit concreet handen en voeten te geven.

De havencoördinator rapporteert aan de betrokken portefeuillehouders dat het niet is gelukt om tot een concreet samenwerkingsvoorstel te komen. De havencoördinator verlaat dat uitgangspunt, en doet een voorstel aan de portefeuillehouders om met een enkele partij (RentTourBuy) het informatiepunt verder vorm te geven. HET BESLUIT VAN DE GEMEENTE OM DE EXPLOITATIE VAN HET TOERISTISCH INFORMATIECENTRUM OPENBAAR AAN TE BESTEDEN. De ambtelijke organisatie volgt het voorstel van de havencoördinator niet om met een enkele partij (RentTourBuy) het informatiepunt verder vorm te geven. Er wordt aangegeven dat dit schadelijk is voor de onafhankelijke positie van de gemeente, en zelfs ook nadelig voor dat bedrijf omdat hoe dan ook samenwerking tussen ondernemers belangrijk is om een informatiecentrum tot wasdom te laten komen. Het advies van het programmamanagement Levendige Stad is het toeristisch informatiepunt transparant in de markt te zetten met een aanbesteding. De betrokken portefeuillehouders geven hierop aan dat een openbare aanbesteding politiek gevoelig kan liggen en dat het verstandig is dit met de raad te bespreken. De portefeuillehouders geven aan dat openbaar aanbesteden de gemeente kwetsbaar kan maken omdat het oorspronkelijke idee rondom het inrichten van pand Hoofd 2B als toeristisch informatiepunt naar hun inziens kwam van Rederij Hoorn.

Met een openbare aanbesteding kan Rederij Hoorn buiten de boot gaan vallen.

De genoemde politieke gevoeligheid manifesteert zich daarna ook met artikel 36 raadsvragen. Raadsfracties vragen of Rederij Hoorn al in 2019 plannen heeft gepresenteerd aan portefeuillehouders, of het plan voor een toeristisch informatiepunt niet van de gemeente maar van Rederij Hoorn afkomstig is en of mogelijk verwachtingen zijn gewekt. Het antwoord van het college ontkracht de eerdere interne mail van de twee portefeuillehouders waarin zij aangeven dat het

Pagina 31

oorspronkelijke idee rondom het inrichten van pand Hoofd 2B als toeristisch informatiepunt kwam van Rederij Hoorn, want: > Het college geeft in antwoord op de artikel 36 vragen aan dat de plannen van Rederij Hoorn in eerste instantie waren gericht op eenzijdige uitbaat van het pand Hoofd 2B door Rederij Hoorn. Dit door het inrichten van het pand als winkelfunctie en vervanging van de huidige Watertaxilocatie. > Rederij Hoorn heeft eind 2019 met haar plan aansluiting gezocht bij de plannen vanuit havenontwikkeling rondom een toeristisch informatiepunt. Rederij Hoorn heeft dat plan vervolgens gepresenteerd aan de twee betrokken portefeuillehouders.

Pagina 32

2.1 Het proces op hoofdlijnen Voor de historische reconstructie is een door de ambtelijke organisatie aangeleverd dossier (USBstick) bestudeerd. Het dossier omvatte 21 mappen met daarin in totaal 981 mailwisselingen en 78 documenten. De belangrijkste mailwisselingen en documenten zijn door de onderzoekers in chronologische volgorde geplaatst. Hierdoor ontstond overzicht over het gehele proces en inhoudelijk inzicht. Bijlage 1 bevat hiervan een overzicht in detail. Uit de historische reconstructie van bijlage 1 hebben wij vier belangrijke fases gedestilleerd: 1 Heroverweging bestemming pand Hoofd 2B: in deze fase doet zich voor de gemeente een kans voor om de bestemming en het gebruik van het pand Hoofd 2B te heroverwegen; 2 Voorbereiding aanbesteding: de voorbereidingen die de gemeente treft om het pand Hoofd 2B aan te besteden voor een nieuwe bestemming; 3 Openbare aanbesteding en gunning: de fase van publicatie van de openbare aanbesteding t/m gunning aan een private partij en de afwijzing van andere inschrijvende partijen; 4 Contractering en nazorg: deze fase omvat de termijn waarin bezwaar op de gunning mogelijk is door derden, tot en met de uiteindelijke contractering van de private partij waaraan het pand Hoofd 2B door de gemeente is gegund.

We lichten de vier fases in de volgende paragrafen verder toe aan de hand van zogenaamde cruciale momenten van heroverweging en besluitvorming die zich in de vier verschillende fases voordoen. Daarbij spelen er ook ontwikkelingen die richting geven aan, en bepalend zijn voor, heroverwegingen en besluitvorming van het college. Deze geven we steeds weer in een kader. Cruciale momenten van heroverweging en besluitvorming zijn momenten waarbij: > Er zich (nieuwe) mogelijkheden voordoen om gemeentelijke ambities te realiseren en/of de realisatie daarvan te versnellen; > Geldende politieke kaders knellend blijken, de voortgang belemmeren en er zich mogelijkheden van versnelling aandienen bij gewijzigde politieke kaders; > Er nieuwe omstandigheden zijn, bijvoorbeeld andere belangen komen op die om heroverweging vragen; > Er zich grote bestuurlijke en/of financiële kansen of risico’s aandienen; > Averechtse (neven)effecten ontstaan; > Beoogde resultaten uitblijven, de uitvoering hapert of mislukt en/of de planning niet wordt gehaald.

2.2 Heroverweging bestemming pand Hoofd 2B Op enig moment doet zich voor de gemeente een mogelijkheid voor om de bestemming van het pand Hoofd 2B te heroverwegen, want: > Op 6 mei 2019 geeft Vishandel Parlevliet aan zijn activiteiten in het pand Hoofd 2B te willen beëindigen en informeert hierover de gemeente. De gemeente is namelijk eigenaar van het pand Hoofd 2B en het pand werd gehuurd door Vishandel Parlevliet. Deze laatste wilde de mogelijkheden ten aanzien van overdracht van zijn onderneming aan een derde partij bespreken. Aanvankelijk stemde de gemeente in met een eventuele overdracht aan een derde partij; > Even later wijzigt de gemeente zijn standpunt. De gemeente wil namelijk het pand Hoofd 2b liever zelf gebruiken. De gemeente bespreekt dit met Vishandel Parlevliet op 3 september 2019.

Pagina 33

Door dit laatste besluit van de gemeente was er voor Vishandel Parlevliet geen mogelijkheid om zijn onderneming over te dragen aan een derde partij. De gemeente begreep dat dit nadelig is voor de heer Parlevliet en geeft aan hem te willen compenseren vanuit het besef van maatschappelijke verantwoordelijkheid die de gemeente draagt.22 Als gevolg van het voornemen van de gemeente om het pand zelf te gebruiken zou immers Vishandel Parlevliet gedane investeringen in inventaris en de uitbouw van een serre niet met een overdracht naar een derde partij kunnen verzilveren. Na een waardebepaling door een extern bureau worden de gemeente en Vishandel Parlevliet het eens over een afkoopsom dat is vastgelegd in een koopovereenkomst inzake inventaris en een afkoop van de huurovereenkomst. Ook is overeengekomen dat per 1 mei 2020 de huurovereenkomst zal worden opgezegd. De overeenkomsten zijn opgesteld door de afdeling Gebouwenbeheer en op 16 april 2020 ondertekend door de concernmanager Duurzame Leefomgeving van de gemeente. De teammanager Ruimtelijke Ontwikkeling was hierbij nauw betrokken. Ondertussen… Ondertussen is in de zomer van 2019, in het kader van het programma Waterfront, een havencoördinator aangesteld.

Zijn taak is om vóór 1 april 2020 met partijen in de stad mogelijkheden te verkennen ten aanzien van het innoveren van de dienstverlening in de haven en initiatieven ter versterking van (water)recreatie en toerisme, en deze in gang te zetten De havencoördinator dient partijen en potentiële partners samen te brengen. Bron: Directie-Collegevoorstel aanstellen havencoördinator Rederij Hoorn/Watertaxi ontwikkelt ook ideeën en presenteert zijn plannen aan twee portefeuillehouders. Deze geven aan dat de ideeën van Rederij Hoorn/Watertaxi in eerste instantie waren gericht op een winkelfunctie en vervanging van de locatie van de Watertaxi-locatie. Eind 2019 zoekt Rederij Hoorn/Watertaxi aansluiting bij de plannen over een toeristisch informatiepunt. Bron: interviews In het Waterfrontoverleg van december 2019 wordt aangegeven dat het pand Hoofd 2B zal vrijkomen en er vanuit oogpunt van havenontwikkeling interesse is om het pand te gebruiken als toeristisch informatiepunt. Dat komt voort uit eerste verkennende gesprekken die de havencoördinator voert met verschillende partijen. Hierbij waren allerlei partijen betrokken zoals Rederij Hoorn/Watertaxi, Events Holland, Clean2Anywhere, het Museum van de Twintigste Eeuw, Holland City Tours en vertegenwoordigers van ondernemersverenigingen.

De havencoördinator heeft met deze partijen gesproken over de invulling van het pand, waaruit ook het idee rondom een toeristisch informatiecentrum op tafel is gekomen. Bron: verslag Waterfrontoverleg

Op 1 mei 2020 is de huurovereenkomst met Vishandel Parlevliet beëindigd en beschikt de Bron: Interviews. gemeente feitelijk over het gebruik van het pand. Het tot dan toe doorlopen proces wordt door de afdelingen Planning & Control en Juridische Zaken van de gemeente achteraf kritisch beoordeeld. Deze afdelingen zijn niet tevreden over het proces en geven met interne mailwisselingen op 19 mei 2020 aan dat er vooraf geen advies is gevraagd aan Planning & Control en Juridische Zaken. Volgens deze afdelingen had de gemeente zich een afkoopsom kunnen besparen door gewoon het huurcontract op te zeggen, dat er geen collegebesluit aan ten grondslag ligt en dat er vooraf geen budget beschikbaar is gesteld.

22 Bron: Interviews

Pagina 34

Op 20 mei 2020 stellen raadsfracties inmiddels vragen over de overeenkomst met Vishandel Parlevliet. Er wordt gevraagd wat de beoogde bestemming is van het pand Hoofd 2B en welke kaders ten grondslag liggen aan een bestemmingswijziging. Het college geeft aan dat de huidige bestemming horeca is maar dat het voornemen is de locatie in te richten als toeristisch informatiepunt met diverse partijen waaronder Rederij Hoorn/Watertaxi, (voormalige) Hoorn Events, Hoorn City Tours, Holland Boven Amsterdam, het Maritiem centrum varend erfgoed, ondernemers uit het Havenkwartier en de gemeente zelf. Het college geeft verder aan dat dit plan past binnen de ‘kruimelgevallenregeling’. Er is namelijk geen sprake van een uitbreiding, maar een wijziging van bestaand gebruik van een pand. Intern stijgt binnen de ambtelijke organisatie de verwondering dat er geen collegebesluit is over de getekende overeenkomst met Vishandel Parlevliet. De concernmanagers Duurzame Leefomgeving en Levendige Binnenstad gaan op de rem staan.

Zij geven aan geen activiteiten meer te ondernemen rondom het pand Hoofd 2B tot er een besluit van het college ligt.23 Hiertoe wordt alsnog een voorstel aan het college voorgelegd om het pand door de gemeente in eigen gebruik te laten nemen en als toeristisch informatiepunt te gaan inrichten, Vishandel Parlevliet te compenseren conform de reeds ondertekende overeenkomst en de raad met een raadsbrief hierover te informeren. Het college neemt dit besluit ook 9 juni 2020. Na enige tijd volgt een tweede collegevoorstel omdat helder is dat het pand Hoofd 2B op dat moment nog een horecabestemming heeft en dat dit om een toeristisch informatiepunt te vestigen moet wijzigen. De havencoördinator stelt een concept collegevoorstel op en brengt dat in voor interne afstemming en advies, waaronder bij Planning & Control en Juridische Zaken. Het conceptvoorstel gaat uit van een afwijking van het bestemmingsplan via een ‘kruimelgevallenregeling’. Ook wordt aangegeven dat verschillende partijen meerwaarde zien in participatie in het toeristisch informatiepunt: Rederij Hoorn/Watertaxi, Globus, RentTourBuy, Holland boven Amsterdam, Clean2Anywhere, het Maritiem varend erfgoed, het Museum van de Twintigste Eeuw en vertegenwoordiging van ondernemers uit het Havenkwartier. Ondertussen loopt samenwerking vast… Inmiddels gingen de verkennende gesprekken met partijen uit de lokale samenleving verder.

De samenstelling van deelnemers veranderde daarbij gaandeweg door allerlei ontwikkelingen: > Events Holland werd overgenomen door het bedrijf Globus; > Holland City Tours stopte met activiteiten omdat dit bedrijf geen vergunning kreeg voor de exploitatie van elektrische busjes; > RentTourBuy is in beeld gekomen doordat de assistent havenmeester bij de winkel van dit bedrijf binnenliep en zag dat de activiteiten van RentTourBuy ook goed zouden passen binnen het beoogde toeristisch informatiepunt voor het pand Hoofd 2B. Er is toen in contact getreden met de havencoördinator en er zijn individuele verkennende gesprekken gevoerd. RentTourBuy heeft daarbij aangegeven interesse te hebben in participatie. Bron: Interviews Op 21 september 2020 wordt naar de betrokken portefeuillehouders door de havencoördinator met een mail gerapporteerd dat de tot dan toe zeven betrokken partijen het niet eens kunnen worden over de invulling en uitvoering van het toeristisch informatiepunt in het pand Hoofd 2B. De havencoördinator doet het voorstel om een externe partij de ruimte te laten faciliteren om een Hoorns Informatiepunt (Hi) in te richten naast een op toerisme gerichte activiteit, namelijk verhuur van individueel vervoer. De havencoördinator geeft aan dat met het bedrijf RentTourBuy eerste positieve verkennende gesprekken zijn gevoerd en dat dit bedrijf interesse heeft getoond.

Bron: vertrouwelijke mail aan portefeuillehouders d.d. 21 september 2020

23 Bron: Interne mailwisselingen 21 mei 2020

Pagina 35

Er spelen nu twee onderwerpen die om interne ambtelijke afstemming vragen en dat gebeurt ook. > Juridische Zaken geeft op het conceptvoorstel van de havencoördinator aan dat een advies van Ruimtelijke Ordening nog nodig is. Ruimtelijke Ordening geeft vervolgens aan dat een ‘kruimelgevallenregeling’ mogelijk is met een deelvergunning strijdig gebruik. > De concernmanager Levendige stad ziet twee opties: zelf doen in samenwerking, of aanbesteden op basis van duidelijke criteria en geeft aan dat de voorkeur is om aan te besteden waarbij het toeristisch informatiepunt transparant in de markt kan worden gezet. Daarin kan Rederij Hoorn/Watertaxi meedoen, het bedrijf RentTourBuy of een andere ondernemer. Ook wordt aangegeven dat het niet verstandig is om alvast in gesprek te gaan met RentTourBuy. Het schaadt de onafhankelijke positie van de gemeente en is ook nadelig voor dit bedrijf dat mogelijk hier een goede invulling aan zou willen en kunnen geven.24 De keuze om over te gaan tot een aanbestedingsprocedure, waarbij meerdere ondernemers kunnen inschrijven, ligt in lijn met het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente. Zoals eerder beschreven in het voorgaande hoofdstuk is boven een bedrag van € 30.000,- een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure van toepassing.

De inschatting was dat de omzet van een concessiehouder hoger dan dit bedrag zou worden.25 Zoals eerder opgemerkt in het voorgaande hoofdstuk wordt de waarde van een concessie namelijk gevormd door de totale tijdens de looptijd van de overeenkomst te behalen omzet van de concessiehouder, met inbegrip van de bijkomende leveringen die in het kader van de werken en diensten worden verricht26. Openbare aanbesteding: portefeuillehouders zien politieke gevoeligheid De twee betrokken portefeuillehouders worden meegenomen in de ambtelijke mails rondom de interne ambtelijke afstemming over een openbare aanbesteding en zien een politiek risico ontstaan. Zij geven in mailwisselingen met de ambtelijke organisatie aan dat openbaar aanbesteden de gemeente ook kwetsbaar kan maken omdat het oorspronkelijke idee rondom het inrichten van pand Hoofd 2B als toeristisch informatiepunt naar hun inziens kwam van Rederij Hoorn/Watertaxi. Met een openbare aanbesteding kan Rederij Hoorn/Watertaxi buiten de boot gaan vallen, dat politiek gevoelig zal liggen. De portefeuillehouders geven aan dat het verstandig is dit wellicht met de raad te bespreken. Bron: Interne mailwisselingen d.d.

21 september 2021 Op 15 december 2020 ligt er uiteindelijk een voorstel aan het college voor en het college besluit mee te werken aan het vestigen van een informatiepunt voor toeristen in het pand Hoofd 2B door het voeren van de benodigde planologische procedure (de kruimelgevallenregeling). Op 17 december 2020 wordt de raad geïnformeerd door het college met een informatieve brief over de vestiging van een toeristisch informatiepunt in het pand Hoofd 2B. Daarin wordt aangegeven dat het college wil meewerken aan het plan door af te wijken van het bestemmingsplan, dit door de ‘kruimelgevallenregeling’ in te zetten. Er wordt aangegeven dat dit een bevoegdheid is van het college. Het college ziet als voordeel dat de bestemming niet hoeft te worden gewijzigd en mocht het pand toch weer worden ingezet voor horeca, dan kan dit zonder de bestemming te wijzigen. Met betrekking tot het vervolg van het proces geeft het college aan dat het pand op huurbasis zal worden aangeboden met als invullingsvoorwaarde een toeristisch informatiepunt met als geplande oplevering maart 2021.27

24 Bron: Interne ambtelijke mail d.d. 21 september 2021 25 Bron: Ambtelijke verificatie conceptrapport van bevindingen 26 Bron: Aanbestedingswet artikel 2a.11 en 2a.12 27 Bron: informatieve brief van het college aan de raad, 17 december 2021

Pagina 36

Op 5 januari 2021 volgen er artikel 36 raadsvragen. Fracties vragen of Rederij Hoorn/Watertaxi al in 2019 plannen heeft gepresenteerd aan portefeuillehouders, of het plan voor een toeristisch informatiepunt niet van de gemeente maar van Rederij Hoorn/Watertaxi afkomstig is en of mogelijk verwachtingen bij hem zijn gewekt. Ook vragen raadsfracties zich af wie de huurder of exploitant gaat worden van het pand Hoofd 2B en waarom de raad niet is betrokken bij de afwijking rondom het bestemmingsplan. Wij constateren dat hier de politieke gevoeligheid zich manifesteert, waar de twee betrokken portefeuillehouders eerder op hebben gewezen. Het college geeft de volgende antwoorden op de artikel 36 raadsvragen: > De plannen van Rederij Hoorn/Watertaxi waren in eerste instantie gericht op het inrichten van het gebouw aan het Hoofd 2b als winkelfunctie en vervanging van de huidige Watertaxi-locatie op het Oostereiland. Zijn voorkeur ging toen uit naar een eenzijdige uitbaat door Rederij Hoorn/Watertaxi. Rederij Hoorn/Watertaxi heeft tussen april 2019 en december 2019 de tijd gehad om, voorafgaand aan het gemeentelijk toeristisch informatiepunt initiatief, met de vorige eigenaar tot overeenstemming te komen over overname. Rederij Hoorn/Watertaxi heeft toen eind 2019 met haar plan aansluiting gezocht bij de plannen vanuit havenontwikkeling rondom een toeristisch informatiepunt.

Rederij Hoorn/Watertaxi heeft haar plan toen gepresenteerd aan twee betrokken portefeuillehouders. > Er zijn door de gemeente in de richting van Rederij Hoorn/Watertaxi geen gerechtvaardigde verwachtingen gewekt omtrent zijn plannen. Ook na de presentatie van Rederij Hoorn/ Watertaxi aan beide wethouders heeft over dit onderwerp overleg plaatsgevonden. Rederij Hoorn/Watertaxi was hierbij altijd vertegenwoordigd, evenals andere betrokkenen. Deze gesprekken gingen over de invulling van het toeristisch informatiepunt. > Er is nog geen huurder en zodoende zijn er ook nog geen afspraken gemaakt. Het dienen van de gehele toeristische sector, en niet een enkel bedrijf of uitsluitend de witte vloot, is de primaire inzet bij dit initiatief. De inschrijving die binnenkort volgt staat open voor een ieder. > De wijziging van het gebruik past binnen de kruimelregeling en is een collegebevoegdheid. Het college is bereid de raad verder te betrekken in overwegingen. > Het herstel van de haven-organisatie en het versterken van de relatie tussen haven en stad staat centraal in de havenplannen die op 8 februari a.s. aan u gepresenteerd gaan worden. Het toeristisch informatiepunt initiatief maakt deel uit van deze presentatie.

2.3 Voorbereiding openbare aanbesteding De inkoop- en contractmanager van de gemeente heeft de voorbereiding en het proces van openbare aanbesteding begeleid. Als eerste stap is op 9 april 2021 een inkoopstrategie opgesteld in opdracht van het hoofd van het bureau Ruimtelijke Ontwikkeling en met betrokkenheid van de havencoördinator.28 De inkoopstrategie is naar het college verstuurd ter informatie. In de inkoopstrategie is het volgende bepaald: 1 Doel: de gemeente Hoorn (concessieverlener) wenst de exploitatie van het toeristisch informatiecentrum uit te besteden, waarbij het exploitatierisico bij de ondernemer (concessiehouder) wordt gelegd. Daarbij heeft de ondernemer de mogelijkheid zijn eigen onderneming op te starten tegen vooraf gestelde voorwaarden. De ondernemer dient in ieder geval het toerisme in het havengebied van Hoorn mede te bevorderen; 2 Bijdrage aan collegedoelen: een bijdrage te leveren aan een levendige en gastvrije stad en het versterken van de toeristische activiteiten in Hoorn; 3 Soort contract: een concessieovereenkomst voor een periode van vijf jaar; 4 Aanbestedingsvorm: nationaal openbaar. In de inkoopstrategie wordt aangegeven dat een meervoudige onderhandse procedure is uitgesloten omdat onvoldoende kan worden gemotiveerd om drie tot vijf ondernemers te vragen om een businessplan in te dienen.

28 Bron: Inkoopstrategie Exploitatie Toeristisch Informatiepunt, 9 april 2019

Pagina 37

5

Daarnaast wordt aangegeven dat er niet is gekozen voor een publicatie op TenderNed, omdat potentiële inschrijvers dan onvoldoende bereikt zullen worden. Ook is vanwege de beperkte opdrachtwaarde een nationaal openbare aanbesteding normaal gesproken een te zware procedure. Daarom is gekozen voor een lichte versie van een nationaal openbare aanbesteding waarbij ondernemers kunnen reageren op een advertentie in een regionaal weekblad, op een bericht op LinkedIn en op de website van de gemeente Hoorn, om lokale ondernemers te bereiken. Gunningscriteria: haalbaarheid, creativiteit, onderscheidend vermogen, bijdrage aan versterking van het toerisme, wijze van toeristische informatieverstrekking en duurzaamheid in relatie tot toerisme.

Er worden verder conceptteksten opgesteld door de havencoördinator voor de stukken voor openbare aanbesteding. In de concepttekst voor de publicatie wordt door de havencoördinator ook het verhuren van (elektrische) fietsen en steps opgenomen. Ruimte bieden aan zoveel als mogelijk potentiële inschrijvers Op advies van de inkoop- en contractmanager wordt het door de havencoördinator voorgestelde onderdeel ‘verhuren van (elektrische) fietsen en steps’ geschrapt, om ruimte te bieden aan zoveel als mogelijk potentiële inschrijvers. Na verder interne ambtelijke afstemming worden uiteindelijk definitieve aanbestedingsdocumenten opgesteld, te weten: de publicatie, het inschrijfformulier, de voorwaarden, de wensen en de beoordeling, de oprichtingstekening, de concept concessieovereenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden.

2.4 Openbare aanbesteding en gunning Publicatie ‘De gemeente Hoorn is voor de komende vijf jaar op zoek naar een ondernemer die het gezicht wil zijn van het toeristisch informatiepunt aan de Binnenhaven en hier een eigen bedrijf wil opzetten. De locatie hiervoor is het voormalige viswinkeltje op het Hoofd 2B. Reacties geïnteresseerden mogelijk tot 14 mei 2021, 12:00 uur, uiterlijke inschrijvingsdatum 30 mei 2021. Bron: uit de uitnodiging tot inschrijving voor het exploiteren van het toeristisch Informatiepunt in de haven van Hoorn 14 april 2021 Op 14 april 2021 wordt de uitnodiging tot inschrijving voor het exploiteren van het toeristisch informatiepunt in de haven van Hoorn bekend gemaakt, zie bovenstaande kader. Zodra een partij kenbaar maakt interesse te hebben om een plan in te dienen krijgen deze een volledig informatiepakket toegestuurd om in te kunnen schrijven. Het informatiepakket bestaat uit een informatiebrief met uitnodiging tot inschrijving, waarin het proces en de planning wordt toegelicht. Ook wordt daarbij aangegeven dat te houden interviews op 7 juni onderdeel uitmaken van de aanbestedingsprocedure.

Verder bevat het informatiepakket de volgende bijlagen: > Het inschrijfformulier dient door inschrijver volledig te worden ingevuld, waaronder een beschrijving van het concept van exploitatie dat de inschrijver voor ogen heeft, inclusief een financiële onderbouwing. Er wordt aangegeven dat de volgende onderwerpen duidelijk naar voren dienen te komen: het vertrouwen dat met het plan het door de gemeente gewenste resultaat zal worden behaald, de meerwaarde voor de gemeente, duurzaamheid in relatie tot toerisme en de bijdrage aan de versterking van het toerisme.

Pagina 38

>

>

De bijlage ‘Voorwaarden en beoordeling Toeristisch Informatiepunt Hi’ beschrijft veertien voorwaarden waar het plan aan moet voldoen, waaronder de voorwaarde dat het pand moet worden bemand om informatieverzoeken te beantwoorden en/of door te verwijzen naar lokale en regionale toeristische ondernemers en instellingen en dat de onderneming de naam ‘Hi’ (Hoorns Informatiepunt) dient te heten. Verder mag de ondernemer het pand uitsluitend gebruiken voor exploitatie zoals door de ondernemer zelf wordt aangegeven, vastgelegd in een overeenkomst met de gemeente, en pas aanpassen na goedkeuring door de gemeente. De bijlage ‘Voorwaarden en beoordeling Toeristisch Informatiepunt Hi’ beschrijft de wijze waarop het plan zal worden beoordeeld. Hieruit blijkt dat een totaalscore van 80 punten is te behalen met beoordeling op de hierboven eerder genoemde vier onderwerpen: het vertrouwen dat met het plan het door de gemeente gewenste resultaat zal worden behaald, de meerwaarde voor de gemeente, duurzaamheid in relatie tot toerisme en de bijdrage aan de versterking van het toerisme. Voor ieder onderwerp is maximaal 20 punten te behalen. De gemeente geeft aan dat voor de eerste vier genoemde criteria per criterium maximaal 20 punten is te behalen en dat de puntentoekenning wordt bepaald door haalbaarheid, creativiteit en onderscheidend vermogen.

Tevens geeft de gemeente aan dat er een bepaalde subjectiviteit zit in de beoordeling en dat door in te schrijven de inschrijver hiermee akkoord gaat. Verder zijn nog 20 van de 100 punten te behalen met de hoogte van het bedrag die de ondernemers wil betalen voor exploitatie van het pand. Hoe hoger het bedrag hoe meer punten er zal worden toegekend. De minimale prijs is daarbij gesteld op €200,- en de maximale op €400,-. De bijlage ‘Concept van de concessieovereenkomst’. Met betrekking tot de inhoudelijke onderwerpen van afspraken wordt daarbij verwezen naar de inschrijving van de contractant. Verder regelt de overeenkomst de duur, de risicoverdeling (exploitatierisico ligt bij de contractant), de financiële concessiebijdrage van de contractant alsmede de facturering en betaling.

Ondertussen op de achtergrond lopende de aanbestedingsprocedure… Hoewel eerder is aangegeven dat op advies van de inkoop- en contractmanager het verhuren van (elektrische) fietsen en steps is geschrapt uit de stukken voor de openbare aanbesteding, meldt de havencoördinator met een e-mail aan de casemanager/vergunningverlener van de gemeente dat een omgevingsvergunning noodzakelijk blijkt voor de uitvoer van nevenwerkzaamheden door de nog te kiezen ondernemer voor het toeristisch infopunt aan het Hoofd 2B. Het gaat volgens de havencoördinator met name om de werkzaamheden die voortkomen uit het verdienmodel van de ondernemer die hij/zij gaat uitvoeren, naast het runnen van het toeristische punt. Deze kunnen vallen onder detailhandel. Waarschijnlijk wordt dit volgens de havencoördinator fietsverkoop en -verhuur. De havencoördinator geeft aan dat de selectie nog moet plaats vinden en de te verwachten opening gepland is op 4 juli 2021. Bron: interne mail van havencoördinator 22 april 2021 Het bedrijf RentTourBuy legt de naam ‘Hoornsinformatiepunt.nl’ vast en maakt hier ook op Facebook een pagina van.

Op 5 mei 2021 verontschuldigt RentTourBuy zich hierover per mail naar de gemeente met de belofte dat mocht de keuze van de gemeente vallen op een andere ondernemer, zij direct beide adressen aan de gemeente zal overdragen.29 Bron: E-mail van RentTourBuy aan de havencoördinator die de mail doorstuurt naar de Concernmanager levendige binnenstad, de inkoop- en contractmanager, juridisch medewerkers en de Netwerkregisseur Economie en Levendigheid.

29 Bron: E-mail van RentTourBuy aan de havencoördinator die de mail doorstuurt naar de Concernmanager levendige

binnenstad, inkoop- en contractmanager, juridisch medewerkers en de Netwerkregisseur Economie en levendigheid.

Pagina 39

In de periode van 28 april 2021 t/m 30 mei 2021 komen vier inschrijvingen binnen bij de gemeente: van Regio Deals, RentTourBuy, UniqueHoorn en Rederij Hoorn. Geen van de inschrijvers maakt gebruik van de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Toch wordt er wel een ‘Nota van inlichtingen’ op 18 mei 2021 kenbaar gemaakt aan de inschrijvers. Dit omdat de gemeente zelf een vraag en eigen antwoord heeft geformuleerd: > Vraag van de gemeente: “Is het gebruik van de naam ‘Hi’ (Hoorns Informatiepunt) een vereiste, of is een andere naam ook mogelijk? > Antwoord van de gemeente: “De naam ‘Hi’ (Hoorns Informatiepunt) staat niet vast. Diverse namen zijn mogelijk in overleg met de gemeente, zolang door de naam maar duidelijk wordt dat het een toeristisch informatiepunt betreft.” In feite gebruikt de gemeente hierbij de ‘Nota van inlichtingen’ om aan te kondigen dat een van de veertien voorwaarden is gewijzigd, namelijk dat de onderneming de naam ‘Hi’ dient te dragen niet meer als eis te willen stellen. De gemeente wijzigt deze voorwaarde met de ‘Nota van inlichtingen’ zodat alle inschrijvende ondernemers hiervan op de hoogte zijn voordat zij hun inschrijving indienen. De reden van deze wijziging is dat het bedrijf RentTourBuy de naam ‘Hoornsinformatiepunt.nl’ heeft vastgelegd en er op Facebook er een pagina van heeft gemaakt, zie bovenstaande kader.

Er is interne ambtelijke afstemming over deze kwestie, met als resultaat dat de gemeente besluit om de naam verder niet dwingend voor te schrijven als eis en daarvan de inschrijvers tijdig op de hoogte te stellen. Ambtelijk wordt geen juridische grondslag gezien om de betreffende inschrijver uit te sluiten. Wel wordt aangegeven dat het ‘niet handig en ongelukkig is’ van de betreffende inschrijver.30 Wij merken hierbij op dat tijdens gesprekken in het kader van dit onderzoek blijkt dat het handelen van de gemeente in deze ook vragen oproept bij extern betrokkenen. Er wordt daarbij aangegeven dat de gemeente RentTourBuy had moeten uitsluiten van de aanbesteding omdat er op zijn minst sprake is van onbehoorlijk handelen van deze partij of zelfs sprake van een onrechtmatige handeling.31 In dit deel van het rapport richten we ons enkel op bevindingen en geven we daar nog geen oordeel over, dat doen we in deel I ‘De conclusies’. Op 30 mei 2021 zijn alle inschrijvingen van Regio Deals, RentTourBuy, UniqueHoorn en Rederij Hoorn bij de gemeente binnen en start de gemeente met het beoordelen hiervan.

Er wordt een beoordelingscommissie samengesteld bestaande uit een vertegenwoordiging vanuit verschillende (beleids)terreinen, te weten: een Programma- en projectmanager van het programma Waterfront, een Accountmanager bedrijven en kantoren (beleidsterrein Economie) en de Netwerkregisseur Economie en Levendigheid. Het proces wordt verder begeleid door de inkoop- en contractmanager, die verder geen deel uitmaakt van de beoordelingscommissie. Voor de beoordeling wordt de procedure gevolgd zoals vastgelegd in het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente. Alle inschrijvingen zijn beoordeeld op objectieve criteria zoals conformiteit, volledigheid et cetera. Daarna zijn de kwalitatieve criteria beoordeeld. Hiervoor hebben de leden van de beoordelingscommissie als eerste stap, onafhankelijk van elkaar, de inschrijvingen beoordeeld en zijn vervolgens in een consensusoverleg gekomen tot een gemotiveerd gezamenlijk oordeel.32 Als uiteindelijk resultaat is een ‘scorematrix’ opgesteld, met daarin de toebedeelde punten voor iedere inschrijver met een toelichting. Uit deze toelichting blijkt dat op ‘prijs’ alle partijen hetzelfde scoren. Inschrijvers worden vervolgens uitgenodigd voor een interview met het beoordelingsteam. In de ochtend van 7 juni 2021 vindt hiervoor ieder uur een online interview met een inschrijver plaats.