Bijlage 1 - Rapport onderzoek aanbesteding pand Hoofd 2B

De inschrijvers krijgen hierdoor de gelegenheid hun plan ook mondeling toe te lichten en ontvangen hiervoor vooraf van de gemeente allen dezelfde vragenlijst. Uiteindelijk heeft als laatste stap een gezamenlijke eindoordeel plaatsgevonden door de beoordelingscommissie.

30 Bron: Ambtelijke mailwisselingen op 3 mei en 4 mei 2021 31 Bron: Interviews 32 Bron: Interviews

Pagina 40

Met betrekking tot de kwalitatieve criteria staan RentTourBuy en Rederij Hoorn na de eindbeoordeling op respectievelijk de eerste en tweede plaats. Het verschil in punten zit in twee criteria, namelijk de meerwaarde voor de gemeente en de duurzaamheid in relatie tot toerisme: > De winnende partij RentTourBuy scoort ten aanzien van ‘meerwaarde voor de gemeente’ hoger omdat deze partij, in tegenstelling tot Rederij Hoorn, een sluitende exploitatie begroting voorlegt voor het hele jaar; > De winnende partij RentTourBuy scoort ten aanzien van ‘duurzaamheid in relatie tot toerisme’ hoger omdat deze partij, in tegenstelling tot Rederij Hoorn, voorstelt duurzame vervoersmiddelen te gaan verhuren en sociaal ondernemerschap uitdraagt. Op dit punt gaan we hieronder nader in. Een van de beoordelingscriteria was ‘duurzaamheid in relatie tot toerisme, dat zoals eerder beschreven niet verder was gespecificeerd maar in algemene termen beschreven. Het opnemen van dit beoordelingscriterium ligt in lijn met de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid waarin is aangegeven dat de gemeente specifiek aandacht heeft voor ‘duurzaam inkopen’ en ‘social return on investment’: > De gemeente schaart onder ‘duurzaam inkopen’ milieu- en sociale aspecten. Dit in het kader van maatschappelijke verantwoord ondernemen, waarbij mens, milieu en financiën in balans dienen te zijn.

> Bij ‘social return on investment’ worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De winnende partij RentTourBuy scoort in totaal 55 punten, met op het criterium ‘duurzaamheid’ 15 punten. De partij op de tweede plaats Rederij Hoorn scoort in totaal 45 punten, met op het criterium ‘duurzaamheid’ 10 punten. De beoordelingscommissie licht toe dat de winnende partij hoger scoort omdat zij duurzame vervoersmiddelen verhuurt en daarnaast sociaal ondernemerschap meer uitdraagt. > Wij constateren dat in haar inschrijving RentTourbuy inderdaad het aspect sociaal ondernemerschap heeft opgenomen. RentTourBuy geeft aan op een van haar locaties (in een andere gemeente) een jongere met afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te hebben, dat een vestiging in een andere gemeente een gecertificeerd leerwerkbedrijf is en dat zij bezig is voor de vestiging in Hoorn eenzelfde aanvraag te doen. > Wij constateren tegelijkertijd dat het sociaal ondernemerschap, zoals RentTourBuy dat beschrijft, valt onder ‘social return on investment’ zoals de gemeente dat definieert in de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Dat laatste is echter niet in de aanbestedingsstukken als een beoordelingscriterium is opgenomen.

Hiermee is de puntentoekenning aan RentTourBuy met betrekking tot sociaal ondernemerschap ons inziens niet rechtmatig. Er wordt immers door de gemeente getoetst op een onderdeel dat in de aanbestedingsstukken niet is aangegeven als een beoordelingscriterium. De kernvraag die daarbij gesteld kan worden is of dit de totaalscore dusdanig zou hebben beïnvloed dat Rederij Hoorn als winnende partij had kunnen worden aangemerkt. Naar beoordeling van de ambtelijke organisatie is dit niet het geval. De uitkomst van de aanbesteding had niet anders geworden als de (niet rechtmatige) extra score voor sociaal ondernemerschap niet was meegenomen. 33

33 Bron: ambtelijke verificatie conceptrapport van bevindingen

Pagina 41

De inschrijvende partijen worden op 9 juni 2021 door de Teammanager Ruimtelijke Ontwikkeling schriftelijk op de hoogte gebracht van de score die zij hebben gekregen voor hun inschrijving. De verliezende partijen krijgen hierbij zicht op de score ten opzichte van de winnende partij met een motivatie. Zij worden tevens gewezen op een procedure om bezwaar te kunnen maken. De winnende partij RentTourBuy wordt medegedeeld dat de gemeente Hoorn van plan is de opdracht te geven. Hiermee is sprake van een voorlopige gunning omdat de andere inschrijvers tot en met 20 juni 2021 bezwaar kunnen maken. Op 16 juni 2021 worden door raadsfracties artikel 37 vragen ingediend. Er worden vragen gesteld over hoe de aanloop naar het aanbestedingstraject is verlopen, wat de gunningscriteria waren en of enkel aan deze criteria is getoetst, het mandaat van de ambtelijke organisatie, waarom er ophef is ontstaan over de uitkomst van het aanbestedingstraject en of er al langer plannen bestonden om een fietsverhuurbedrijf in de viskraam te vestigen. De raad vraagt aan het college om nog geen besluit te nemen om zwaarwegende politieke redenen. Ondertussen op de achtergrond… De betrokken portefeuillehouder Havengebied stuurt een mail naar de ambtelijk betrokkenen na de voorlopige gunning van de aanbesteding aan RentTourBuy.

Hij schrijft dat hij is gebeld door Rederij Hoorn en dat er is besloten dit bedrijf de exploitatie van het toeristisch informatiecentrum niet te gunnen. De portefeuillehouder vraagt zich af waarom hij daarvan nog niet op de hoogte is gesteld en geeft aan ontevreden te zijn. Hij meldt dat Rederij Hoorn juist de partij was om dit te kunnen doen en ook met het idee kwam van een toeristisch informatiepunt. De portefeuillehouder geeft aan dat hij graag ziet dat Rederij Hoorn en RentTourBuy samen het toeristisch informatiepunt gaan exploiteren en dat zij elkaar kunnen versterken. Bron: mail van portefeuillehouder Haven aan ambtelijk betrokkenen, 9 juni 2021

2.5 Contractering en nazorg Er was bezwaar mogelijk tegen de voorlopige gunning door bezwaar te maken bij de Rechtbank Noord Holland te Haarlem en bij eventuele vragen contact op te nemen met de inkoop- en contractmanager van de gemeente Hoorn. Geen van de inschrijvers heeft een bezwaarschrift ingediend conform de daartoe aangegeven procedure. Het college besluit dan ook tot definitieve gunning van de opdracht aan RentTourBuy. Het uitblijven van bezwaar tegen de voorlopige gunning betekent niet dat er geen verzet was. Rederij Hoorn verzette zich namelijk tegen het besluit tot voorlopige gunning aan RentTourBuy. Rederij Hoorn doet dat echter niet via de daartoe door de gemeente aangegeven bezwaarprocedure maar via een brief rechtstreeks gericht aan de portefeuillehouder. De betrokken portefeuillehouder stuurt de brief door naar betrokken ambtenaren, waaronder de inkoop- en contractmanager die de regie voert over de aanbestedingsprocedure.

De inkoop- en contractmanager beoordeelt op basis van de inhoud van de brief, alsmede de gevolgde procedure, de brief als niet-ontvankelijk voor bezwaar en motiveert dat als volgt in een interne mailwisseling: > Rederij Hoorn geeft aan zaken ‘vergeten’ te zijn in haar naar de gemeente gepresenteerde plan in het kader van de inschrijving; > Rederij Hoorn stuurt een reactie op de gunningsbrief naar de portefeuillehouder maar had dat naar de contactpersoon moeten doen zoals ook is aangegeven in de gunningsbrief.

Pagina 42

Strikt genomen heeft ons inziens, met het versturen van een brief naar de portefeuillehouder, Rederij Hoorn zich niet gehouden aan de voorgeschreven procedure voor het indienen van een bezwaar. Ook is de inhoud van de brief niet opgesteld als zijnde een bezwaarschrift, want:34 > Rederij Hoorn geeft in de brief aan dat zij in haar plan, waarmee is ingeschreven, niet alle sterke punten van het bedrijf te hebben benoemd, maar geeft deze extra informatie alsnog via de brief; > Er worden vragen gesteld, in plaats van bezwaar gemaakt. Bijvoorbeeld: ‘deelt u onze mening dat een begroting een prognose is?’, is mijn nautische kennis niet een essentiële meerwaarde als Hoorn meer (zeil-)charters wil ontvangen?’. Ons inziens is één vraag uit de brief, zonder ons strikt te houden aan de bezwaarprocedure en vormeisen, wel te interpreteren als een bezwaar. Namelijk de vraag van Rederij Hoorn ‘waarom scoort het vermelden van sociaal ondernemerschap terwijl dit geen vraag was bij de inschrijving?’35 Wij interpreteren dit als een bezwaarpunt omdat hiermee wordt aangegeven dat er sprake is van een criterium dat niet vooraf bekend is gesteld aan alle inschrijvers. De brief van Rederij Hoorn is verder door de gemeente niet beantwoord.

Na extra navraag door onze onderzoeker wordt aangegeven dat hieraan bijgedragen heeft dat de uitkomst van de aanbesteding niet anders had geworden als de score op het punt van sociaal ondernemerschap niet was meegenomen.36 Op 13 juli 2021 besluit het college tot het definitief gunnen van de opdracht aan RentTourBuy, waarna dit bedrijf met een e-mail op 15 juli 2021 hiervan op de hoogte wordt gebracht. Op 19 juli 2021 dient RentTourBuy, als logisch vervolg op dat besluit, een aanvraag in voor de omgevingsvergunning. Op 28 juli 2021 wordt er een bezwaar ingediend tegen deze aanvraag. Er wordt door de gemeente aangegeven richting de bezwaarmaker dat het nog niet mogelijk is bezwaar aan te tekenen maar dat dit pas mogelijk is als het college het besluit heeft genomen de omgevingsvergunning te verlenen. Dan is daartegen een bezwaar mogelijk. Roep om transparantie… Op 31 juli 2021 verschijnt een artikel in het Noord Hollands Dagblad. In dat artikel uit Rederij Hoorn haar ongenoegen over het proces rondom de aanbesteding en geeft aan dat het idee rondom het toeristisch informatiepunt al in september 2019 door haar is besproken met de ambtelijke organisatie van gemeente.

Hierop doet op 1 augustus 2021 de fractie DRP een verzoek aan het college om inzage en openbaarmaking van alle stukken met betrekking tot het pand Hoofd 2B en op 3 augustus 2021 dient het Noord Hollands Dagblad een WOB-verzoek in met de strekking om alle communicatie tussen functionarissen van de gemeente Hoorn onderling en met externe partijen over Hoofd 2B, vanaf het moment dat Vishandel Parlevliet besloot te stoppen, beschikbaar te stellen.

Op 6 augustus 2021 tekent de gemeente en RentTourBuy de concessieovereenkomst. Er verschijnt een informatiebrief aan de raad over het doorlopen proces en op 7 september 2021 wordt de vergunning verleend aan RentTourBuy. Op 27 oktober 2021 dient de fractie DRP een verzoek in aan het college om alle gedeelde documenten uit het WOB-verzoek van de krant te delen met de raad en daarbij uitsluitend de originele niet weggelakte versies ter beschikking te stellen. Het college zegt toe op 23 december 2021 de gevraagde documentatie onder geheimhouding te kunnen verstrekken, omdat op basis van

34 Bron: Brief van Rederij Hoorn aan portefeuillehouder, 13 juni 2021. 35 Bron: Brief van Rederij Hoorn aan portefeuillehouder, 13 juni 2021 36 Bron: ambtelijke verificatie conceptrapport van bevindingen

Pagina 43

de AVG niet zomaar alle gegevens openbaar kunnen worden gedeeld. De raad voorziet niet dat daarmee alle vragen van de raad door het college naar tevredenheid zullen worden beantwoord. Vervolgens neemt de raad op 14 december 2021 een motie aan voor onafhankelijk onderzoek naar de aanbesteding van het pand Hoofd 2B. Het voorliggende rapport is het resultaat van dat onderzoek.

Pagina 44

3

Het samenspel Dit hoofdstuk behandelt de deelvragen 7 t/m 9 van het onderzoek. We beantwoorden de deelvragen hieronder eerst kort aan de hand van relevante kernbevindingen. Voor een nadere onderbouwing en details kunnen de navolgende paragrafen worden geraadpleegd. Deelvragen 7 Hoe is het politiek-bestuurlijk samenspel verlopen: samenspel tussen raad en college? 8 Is de raad voldoende, tijdig en volledig geïnformeerd over deze aanbestedingsprocedure, inclusief het voortraject en de daadwerkelijke gunning? 9 Hoe is het samenspel tussen de gemeente en stakeholders uit de lokale samenleving verlopen? Toe te passen normen Politiek-bestuurlijk samenspel: • Raad en college werken vanuit een gemeenschappelijk beeld van de inhoud, het proces en ieders rol en mandaat daarin. • In het geval zich momenten voordoen waarbij cruciale politiek-bestuurlijke (her)overwegingen aan de orde zijn, brengt het college de raad in positie. Bijvoorbeeld: er dienen zich substantiële kansen of barrières aan voor de realisatie van gemeentelijke doelen. • De raad wordt door het college met tijdige, relevante en volledige informatie vooraf en tussentijds in staat gesteld om (bij) te sturen. Hij wordt niet voor voldongen feiten gesteld. • De raad benut ook zelf actief beïnvloedingsmomenten en -instrumenten die hij tot zijn beschikking heeft.

Samenspel met stakeholders uit de lokale samenleving: • Het samenspel tussen de gemeente en stakeholders is effectief: gericht op realisatie van een gezamenlijk en gedragen doel. • Er is sprake van een gedeelde werkwijze. • Er is sprake van een open en constructieve houding naar elkaar toe.

Beantwoording deelvraag: kernbevindingen 7

De raad en het college werken wel vanuit een gedeeld beeld over inhoudelijke doelen, namelijk inzetten op het verbinden van partijen in en rond de havens, om te komen tot initiatieven ter versterking van (water)recreatie en toerisme. Na vragen van de raad ontstaat er ook een gedeeld beeld over het inrichten van het pand Hoofd 2B als toeristisch informatiepunt in samenwerking met diverse partijen. Er is echter geen gedeeld beeld tussen de raad en het college over de wijze waarop de gemeente regie voert over het participatieve proces dat zou moeten leiden tot samenwerking tussen ondernemers, om het toeristische informatiepunt vorm te geven. Het proces daartoe wordt door het college gaandeweg vorm gegeven, waardoor de raad met raadsvragen achter de feiten aanloopt in het geval wendingen in dat proces zich voordoen, zoals het verlaten van de verkenning van samenwerking en over te gaan naar een openbare aanbesteding.

8

De raad wordt door het college niet actief volledig geïnformeerd over de aanleiding om over te gaan tot een openbare aanbesteding en de implicaties en risico’s die daarmee gemoeid zijn, namelijk de mogelijkheid dat Rederij Hoorn met een openbare aanbesteding buiten de boot

Pagina 45

zou kunnen vallen. Dit is een implicatie omdat naar zeggen van de betrokken portefeuillehouders Rederij Hoorn met het oorspronkelijke idee kwam om het pand Hoofd 2B in te richten als toeristisch informatiepunt. Hierbij merken wij op dat deze zienswijze van de betrokken portefeuillehouders, zoals intern met de ambtelijke organisatie gecommuniceerd, ontkracht wordt met het standpunt van het college zoals is geformuleerd naar de raad. Het niet helder benoemen van implicaties en risico’s van een openbare aanbesteding sleept door in het proces dat volgt gedurende de aanbesteding en gunning. Het wakkert zelfs wantrouwen aan bij fracties in de raad. De vraag of een openbare aanbesteding rechtvaardig is geweest richting Rederij Hoorn blijft bij verschillende fracties in de raad boven de markt hangen. Wij merken daarbij op dat de raad deze vraag echter niet direct stelt aan het college, maar dit veelal via een omweg doet met aanvullende vragen over de rechtmatigheid van het aanbestedingsproces. 9

De fase van heroverweging van de bestemming van het pand hoofd 2B is te typeren als een verkenning van samenwerking. Het samenspel tussen de gemeente en stakeholders uit de lokale samenleving is in die fase informeel. De nadruk in gesprekken ligt op de inhoud; er worden vooraf geen procesafspraken gemaakt en ook geen afspraken over de onderlinge rolen taakverdeling tussen de gemeente en stakeholders. Er is daarom geen sprake van een gedeelde werkwijze. Gesprekken en afspraken worden ook verder niet vastgelegd in verslagen. Hierdoor ontstaan verschillende beelden en aannames tussen de gemeente de stakeholders, en tussen stakeholders onderling. Dit leidt tot misverstanden en zelfs tot conflicten. In de fase van aanbesteding en gunning is het samenspel tussen de ambtelijke organisatie en inschrijvers formeel en procedureel, met oog op een zorgvuldig en rechtmatig proces. Betrokken portefeuillehouder stemt zijn bestuurs- en communicatiestijl daar echter niet op af. De portefeuillehouder blijft in de fase van aanbesteding, in het verlengde van de fase van verkenning van samenwerking, een korte informele communicatielijn onderhouden met Rederij Hoorn. Dit doorkruist ons inziens het formele procedurele karakter dat de ambtelijke organisatie juist wil waarborgen in een fase van een aanbestedingsprocedure, dit met oog op een rechtmatig en zorgvuldig aanbestedingsproces.

Ons inziens droeg dit bij aan verwarring en ontevredenheid van Rederij Hoorn over het verloop van het proces.

Pagina 46

3.1 Samenspel tussen de raad en het college Zowel de raad als het college hebben een gemeenschappelijk beeld van de doelen rondom de verdere ontwikkelingen van de haven. Deze zijn namelijk vastgelegd en vastgesteld door de raad in het programma Waterfront. Zoals eerder beschreven, wordt vanuit dat programma ingezet op het verbinden van partijen in en rond de havens om te komen tot initiatieven ter versterking van (water)recreatie en toerisme.37 Het doel is om de aantrekkingskracht van Hoorn te vergroten. Er zijn namelijk zorgen. Bezoek en toerisme zijn belangrijk voor de Hoornse economie, maar er zijn minder bestedingen, er is leegstand en een terugloop van het bezoek in de haven. Het college en de ambtelijke organisatie geeft via het programma Waterfront uitvoering aan deze doelen. Zo is in de lijst van lopende zaken van het programma Waterfront van mei 2021 opgenomen ‘dat de kerntaken van de havenorganisatie zullen worden uitgebreid met citymarketing en toeristische informatievoorziening, waarbij het de bedoeling is om vanuit de voormalige viswinkel van Parlevliet met een aantal participanten het gastheerschap verder uit te bouwen in de stad’. Wij constateren dat met betrekking tot het uitvoeringsplan rondom het programma Waterfront begin 2020 nog geen gedeeld beeld is tussen de raad en het college.

Dit gegeven de vragen die raadsfracties stellen op 20 mei 2020 over de overeenkomst met Vishandel Parlevliet. De raad vraagt onder andere wat de beoogde bestemming is van het pand Hoofd 2B en welke kaders ten grondslag liggen aan een bestemmingswijziging. Het college geeft aan dat doordat Vishandel Parlevliet stopt met de activiteiten, er voor de gemeente de mogelijkheid is ontstaan om het pand zelf te gebruiken. Het pand Hoofd 2B heeft op dat moment de bestemming horeca, maar dat het voornemen is de locatie in te richten als toeristisch informatiepunt met diverse partijen, waaronder Rederij Hoorn, (voormalig) Hoorn Events, Hoorn City Tours, Holland Boven Amsterdam, het Maritiem centrum varend erfgoed, ondernemers uit het Havenkwartier en de gemeente zelf. Op 17 december 2020 wordt de raad door het college geïnformeerd met een informatieve brief over de vestiging van een toeristisch informatiepunt in het pand Hoofd 2B. Daarin wordt aangegeven dat het college wil meewerken aan het plan door af te wijken van het bestemmingsplan, dit door de ‘kruimelgevallenregeling’ in te zetten. Er wordt aangegeven dat dit een bevoegdheid is van het college. Het college ziet als voordeel dat de bestemming niet hoeft te worden gewijzigd en dat mocht het pand toch weer worden ingezet voor horeca, dan kan dit zonder weer de bestemming te wijzigen.

Met betrekking tot het vervolg van het proces geeft het college aan dat het pand op huurbasis zal worden aangeboden met als invullingsvoorwaarde een toeristisch informatiepunt met als geplande oplevering maart 2021.38 Hoewel er vanaf 20 mei 2020, en met de informatieve brief aan de raad van 17 december 2020, een gedeeld beeld is tussen de raad en het college over de bestemming van het pand Hoofd 2B, is er daarna nog geen gedragen en gedeeld beeld over hoe het gehele proces van participatie met diverse partijen uit de lokale samenleving vorm te geven. Dat blijkt uit het feit dat de fracties herhaaldelijk proberen om met raadsvragen dit beeld verder scherp te krijgen. Fracties benutten daarbij de instrumenten die zij daarvoor hebben: > Op 5 januari 2021 artikel 36 vragen; > Op 16 juni 2021 artikel 37 vragen; > Op 1 augustus 2021 verzoek tot inzage in en openbaarmaking van stukken; > Op 27 oktober 2021 verzoek alle documenten te delen met de raad uit een door het Noord Hollands Dagblad ingediende WOB-verzoek;

37 Bron:

Directie-collegevoorstel, aanstellen havencoördinator, 9 mei 2019

38 Bron: Informatieve brief van het college aan de raad, 17 december 2021

Pagina 47

>

Op 14 december 2021 besluit de raad met een aangenomen motie tot het laten uitvoeren van een onafhankelijk onderzoek naar het proces: het voortraject, de aanbestedingsprocedure en de gunning. Ons onderzoeksbureau is gestart met dit onderzoek 0p 17 maart 2022 en het voorliggende rapport bevat de bevindingen, conclusies en aanbevelingen.

Op 5 januari 2021 volgen er artikel 36 raadsvragen. Raadsfracties vragen of Rederij Hoorn al in 2019 plannen heeft gepresenteerd aan portefeuillehouders, of het plan voor een toeristisch informatiepunt niet van de gemeente maar van Rederij Hoorn afkomstig is en of er mogelijk verwachtingen bij Rederij Hoorn zijn gewekt om dit toeristisch informatiepunt te mogen gaan exploiteren. Ook vragen raadsfracties zich af wie de huurder of exploitant gaat worden van het pand Hoofd 2B en waarom de raad niet is betrokken bij de afwijking rondom het bestemmingsplan. Wij constateren dat de laatste vraag al eerder is beantwoord door het college met de informatieve brief van 17 december 2020. De eerste vragen zijn van een andere orde; deze gaan over de wijze waarop de gemeente regie voert over het participatieve proces met ondernemers. De aanleiding van deze vragen is dat er, zoals eerder besproken in het voorgaande hoofdstuk, het voornemen van het college is over te gaan tot een openbare aanbesteding. Dit werd gedaan op advies van de ambtelijke organisatie. De reden is een wending in het participatieve proces met ondernemers. Het lukt de havencoördinator namelijk niet om te komen tot een samenwerkingsovereenkomst tussen een of meer ondernemers.

Het college beantwoordt de artikel 36 vragen, maar zoals eerder besproken in het voorgaande hoofdstuk, ontkracht het antwoord van het college een eerdere interne e-mail van de twee portefeuillehouders, waarin deze aangeven politieke risico’s te zien. In deze e-mail geven zij namelijk aan dat het oorspronkelijke idee rondom het inrichten van pand Hoofd 2B als toeristisch informatiepunt kwam van Rederij Hoorn, en dat deze partij met een aanbesteding buiten de boot zou kunnen vallen. Dat wordt ook later nog eens bevestigd in een e-mail van de betrokken portefeuillehouder Havengebied, waarin deze aangeeft ontevreden te zijn dat Rederij Hoorn de aanbesteding niet heeft gewonnen. Naar de mening van de portefeuillehouder zou Rederij Hoorn de juist de partij zou zijn om dit te kunnen doen en dat deze partij ook met het idee kwam van een toeristisch informatiepunt. Dit laatste sleept door in het politieke proces gedurende de aanbesteding en gunning. Op 16 juni 2021 worden door raadsfracties artikel 37 vragen ingediend. De vragen gaan nu over de rechtmatigheid van het aanbestedingsproces.

Er worden vragen gesteld over hoe de aanloop naar het aanbestedingstraject is verlopen, wat de gunningscriteria waren en of enkel aan deze criteria is getoetst, het mandaat van de ambtelijke organisatie, waarom er ophef is ontstaan over de uitkomst van het aanbestedingstraject en of er al langer plannen bestonden om een fietsverhuurbedrijf in de voormalige viskraam te vestigen. Daarna volgt op 1 augustus 2021 het verzoek van de raad tot inzage in en openbaarmaking van stukken. Op 27 oktober 2021, verzoekt de raad om alle documenten met de raad te delen uit een door het Noord-Hollands Dagblad ingediende WOBverzoek. Op 14 december 2021 besluit de raad met een aangenomen motie tot het laten uitvoeren van een onafhankelijk onderzoek naar het proces.

Pagina 48

3.2 Samenspel met stakeholders uit de lokale samenleving In deze paragraaf gaan we in op het samenspel tussen de gemeente en initiatiefnemers uit de lokale samenleving, en de wijze waarop de gemeente regie voert met oog op het realiseren van effectieve samenwerking met en tussen initiatiefnemers. Het samenspel lichten we toe aan de hand van de verschillende fases in het proces. FASE VAN VERKENNING VAN SAMENWERKING EN INITIATIEVEN In deze fase is het samenspel gericht op het verbinden van partijen uit de lokale samenleving en het stimuleren van initiatieven. Dit met de bedoeling om kansrijke initiatieven ook in samenwerking te realiseren, met als doel de aantrekkingskracht van Hoorn te vergroten. Met deze taak is de havencoördinator aan de slag gegaan. De havencoördinator moest als eerste stap een relatie opbouwen en individuele en gezamenlijke gesprekken voeren met partijen uit de lokale samenleving. Het werd in die periode duidelijk dat een relatie opbouwen een investering vroeg, zowel van de gemeente als van partijen in en rond de haven. Tussen sommige partijen was een goede relatie namelijk niet vanzelfsprekend. Er was soms sprake van ‘oud zeer’ dat een goede onderlinge relatie in de weg staat en vanzelfsprekend speelden ook individuele belangen een rol.39

Uit gesprekken in het kader van dit onderzoek blijkt dat de gesprekken als ‘informeel’ zijn ervaren. Ook deed de havencoördinator zijn werk zonder organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning. In verschillende gesprekken wordt aangegeven dat hier nadelen van zijn ondervonden:40 > Zo werden geen gespreksverslagen gemaakt en onderlinge afspraken werden niet helder vastgelegd; > De gesprekken richtten zich hoofdzakelijk op de inhoud van initiatieven. Het proces en de onderlinge rol- en taakverdeling tussen de gemeente en partijen was onderbelicht; > Er werden in gezamenlijkheid geen heldere mijlpalen of bijdragen van deelnemers gemarkeerd of gewaardeerd. Daardoor ontstonden verschillende beelden over wie en wanneer een idee of initiatief heeft aangedragen. Zo geeft Rederij Hoorn aan dat zij het idee heeft ingebracht om een toeristisch informatiepunt in te richten. Anderen erkennen dit, maar er zijn ook partijen die aangeven dat dit niet zo is. Zij geven dan aan dat het idee al bij de gemeente zou leven en/of al eerder bekend zou zijn doordat een vergelijkbaar informatiepunt is ingericht in Medemblik; > Ook werd vooraf niet naar elkaar uitgesproken hoe om te gaan met informatie die over en weer werd verstrekt, of informatie ook met anderen kon worden gedeeld en of daartoe toestemming van de eigenaar van de informatie nodig was.

Hierover zijn daadwerkelijk conflicten ontstaan tussen de havencoördinator en Rederij Hoorn. Deze laatste verwijt de havencoördinator informatie te hebben gedeeld van Rederij Hoorn met andere ondernemers, terwijl daar vooraf geen toestemming voor is gevraagd of afstemming over is geweest;41 > Het risico van de informele werkwijze, en het feit dat de havencoördinator de samenwerking tussen ondernemers alleen regisseerde, is ook benoemd in gesprekken in het kader van dit onderzoek en wordt door portefeuillehouders gezien als een tekortkoming van het college: “het college had dit risico scherper moeten adresseren en maatregelen moeten nemen door naast de havencoördinator een ambtelijk medewerker te plaatsen met diplomatieke vaardigheden.” Door de informele werkwijze en communicatie van de gemeente richting de betrokkenen ontstonden ons inziens inderdaad risico’s zoals: onuitgesproken verwachtingen naar elkaar,

39 Bron: Interviews 40 Bron: Interviews 41 Bron: Interviews en e-mails

Pagina 49

onbedoeld verkeerde beeldvorming bij partijen over de onderlinge relaties en de relatie met de gemeente. Tijdens interviews worden daar voorbeelden van genoemd, waarbij verschillende actoren verschillende beelden en belevingen blijken hebben gehad, mede doordat zij verschillende aannames deden vanuit hun eigen perspectief. Steevast wordt het voorbeeld rondom ‘de sleutel van het pand’ genoemd, waarbij hoe dan ook een sleutel ter beschikking wordt gesteld, zonder daar heldere afspraken over vast te leggen, of welbewust na te denken hoe dat past in de onderlinge relaties en binnen het proces van verkenning. De sleutel van het pand Hoofd 2B Er bestaat een beeld dat Rederij Hoorn vlak na afloop van het contract met Vishandel Parlevliet van het havenkantoor de sleutel kreeg om een en ander in te meten in het pand. Hieruit wordt door sommigen aangenomen dat Rederij Hoorn de partij zou zijn die het pand zou mogen exploiteren. Er bestaat ook een beeld dat de sleutel is gegeven aan mensen van de Watertaxi, in hun rol van betrokken vrijwilliger, om gezamenlijk het pand schoon te maken, en dus niet met oog om het later door Rederij Hoorn te laten exploiteren. Op enig moment kwam het pand Hoofd 2B leeg te staan en moest het worden schoongemaakt. Aldus geschiedde en mensen van het havenkantoor waren daar aan het schoonmaken. Rederij Hoorn liep ook even naar binnen en begon mee te praten.

Weer anderen geven aan dat Rederij Hoorn de sleutel nooit heeft gehad. Wel heeft Events Holland een moment de sleutel gehad omdat dit bedrijf haar pand moest verlaten en een plek zocht om het overgebleven toeristische foldermateriaal tijdelijk te stallen. Bron: interviews Begin mei 2020 is begonnen met de schoonmaak van het gebouw. Dit was een gezamenlijk initiatief van de eigenaar, het leerwerkproject, de Watertaxi en de havendienst. Bron: interne e-mail FASE VAN AANBESTEDING EN GUNNING Als laatste constateren wij dat er binnen de gemeente Hoorn korte lijnen zijn tussen partijen in de lokale samenleving en de betrokken portefeuillehouder uit het college. Zo is de betrokken portefeuillehouder via e-mail en whatsapp direct benaderbaar voor partijen uit de samenleving. De stijl van communiceren van de betrokken portefeuillehouder is informeel van aard. Deze bestuursen communicatiestijl kan ons inziens effectief zijn in een fase waarin initiatieven uit de samenleving en samenwerkingsverbanden moeten worden gestimuleerd. Het heeft ook voordelen in de zin dat signalen uit de samenleving direct kunnen worden opgepikt, zodat er ook op bestuurlijk niveau een actueel beeld is van wat er leeft in de samenleving.

Deze bestuurs- en communicatiestijl heeft echter ook risico’s, vooral als deze niet is afgestemd met de stijl en werkprocessen van de ambtelijke organisatie. Dit risico zien we in de fase van aanbesteding ook optreden. In de fase van aanbesteding opereert de ambtelijke organisatie formeel, en beoogt daarmee een rechtmatig en zorgvuldig aanbestedingsproces te doorlopen. Uit e-mailverkeer en whatsappberichten blijkt dat de betrokken portefeuillehouder de bestuursstijl hierop niet aanpast. De betrokken portefeuillehouder blijft ook in de fase van aanbesteding direct contact onderhouden met Rederij Hoorn en de communicatiestijl blijft informeel van aard. Dit doorkruist het formele en procedurele karakter dat de ambtelijke organisatie juist wil waarborgen in de fase van de aanbestedingsprocedure. Ons inziens droeg dit bij aan verwarring en de ontevredenheid van Rederij Hoorn over het verloop van het proces, dat ook blijkt uit het berichtenverkeer en gesprekken in het kader van dit onderzoek.

Pagina 50

Deel 3 De bijlagen

Pagina 51

Bijlage 1 Historische reconstructie van het proces Fase 1: Heroverweging bestemming pand Hoofd 2B Datum 5 januari 1992

Gebeurtenis

9 april 2019

Verzoek van Dhr. Parlevliet aan de gemeente Eerste gesprek met dhr. Parlevliet

6 mei 2019

17 juli 2019

Mededeling van de gemeente aan dhr. Parlevliet

2 september 2019

Interne mededeling binnen ambtelijke organisatie

3 september 2019

Gesprek tussen gemeente en Vishandel Parlevliet

4 september 2019

Interne afstemming mogelijkheid opzeggen huurovereenkomst Parlevliet Opdrachtverstrekking door de gemeente aangaande waardebepaling

7 oktober 2019

Omschrijving Vishandel Parlevliet en de gemeente ondertekenen een huurcontract voor het pand Hoofd 2B voor een periode van vijf jaar. Na het verstrijken van deze periode wordt de huurovereenkomst steeds verlengd met een periode van vijf jaar. Vishandel Parlevliet wil verkennen of hij zijn visrestaurant kan overdoen aan een andere exploitant. Dit met inachtneming van de voorwaarden die zijn afgesproken met de gemeente in de huurovereenkomst. Hij vraagt hiervoor een gesprek aan met de gemeente. Vishandel Parlevliet geeft in het eerste gesprek aan dat hij verschillende mogelijkheden wil onderzoeken: de huur opzeggen of zijn bedrijf verkopen/overdragen. De gemeente aan dat Vishandel Parlevliet een nieuwe huurder mag zoeken, onder voorbehoud van goedkeuring van de gemeente. De gemeente is na onderzoek tot de conclusie gekomen dat zij het pand Hoofd 2B en bijbehorende terrein niet zal verkopen. De huidige constructie van verhuur zal worden doorgezet met wijzigingen ten aanzien van wie de lasten zal gaan dragen van groot- en gebruikersonderhoud. Het enige dat de gemeente wil overnemen is de uitbouw/serre die door Vishandel Parlevliet is geplaatst. De gemeente Hoorn wil het pand Hoofd 2B graag zelf gebruiken en hierover het gesprek aangaan met Vishandel Parlevliet.

Er is gesproken met Vishandel Parlevliet over het voornemen van de gemeente om het pand zelf te gebruiken, in tegenstelling tot de eerdere mondeling afspraak dat dhr. Parlevliet een nieuwe huurder mag zoeken. Dhr. Parlevliet geeft aan dat hij hiermee kan instemmen onder de voorwaarde dat hij voor € 80.000,- uitgekocht dient te worden door de gemeente Hoorn. Het hoofd van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling geeft aan het door dhr. Parlevliet voorgestelde uitkoopbedrag te hoog te vinden en vraagt zich af of de huurovereenkomst gewoon opgezegd kan worden.

Afdeling Gebouwenbeheer van de gemeente Hoorn verstrekt een opdracht aan Prisma Adviesgroep om voor Hoofd 2B een waarderingsrapport op te stellen.

Pagina 52

Fase 1: Heroverweging bestemming pand Hoofd 2B Datum 14 december 2019 december 2019

Gebeurtenis Waardebepaling Vishandel Parlevliet Waterfrontoverleg

21 februari 2020

Interne afstemming

16 april 2020

Ondertekende koopovereenkomst tussen gemeente Hoorn en Parlevliet inzake inventaris viswinkel

1 mei 2020

Huurovereenkomst beëindigd

19 mei 2020

Mailwisseling over afhandelproces afkoop huurcontract Parlevliet

Omschrijving Waarderingsrapport: Prisma Adviesgroep berekent de waarde bij overname van het bedrijf op € 30.403,-. In het Waterfrontoverleg is aangegeven dat pand Hoofd 2B vrij zal komen. Vanuit havenontwikkeling is er interesse om het pand te gebruiken als toeristisch informatiepunt. E-mail van accountmanager Horeca en detailhandel, beleidsmedewerker Ruimtelijke Ordening en beleidsmedewerker Toerisme/Leisure: ‘Er is nagedacht over een andere invulling van de viskiosk. Van de havencoördinator heb ik vanochtend gehoord dat nu gedacht wordt en gewerkt wordt aan een invulling met een toeristisch informatie punt. Zou gaan over een samenwerking van Hoorn EventsMet, de Watertaxi en Holland Boven Amsterdam.’ Ondertekende koopovereenkomst inzake inventaris (roerende zaken) en afkoop huurovereenkomst. Overeengekomen is dat per 1 mei 2020 de huurovereenkomst zal worden opgezegd en de inventaris wordt opgeleverd ter waarde van € 1.904,44 inclusief BTW en een afkoopsom van € 27.000,- vrij van BTW. Ondertekend door de concernmanager Duurzame leefomgeving en dhr. Parlevliet. Tussen februari 2020 en april 2020 is er veelvuldig mondeling contact geweest over deze casus met o.a. Gebouwenbeheer en JZ. De koopovereenkomst werd toen namelijk bij JZ neergelegd als voldongen feit en er kon alleen tekstueel nog wat aangepast worden.

Met een interne geeft JZ aan dat dit niet goed gaat en dat Gebouwenbeheer dit dossier zelf heeft opgepakt zonder dat JZ erbij betrokken is geweest De gemeente beschikt over het pand.

De adviseur Planning & Control vraagt aan de Senior jurist om het doorlopen proces rondom de afkoop van het huurcontract van Parlevliet te beoordelen. De adviseur Planning & Control is hierover niet tevreden, want de gemeente had een jaar geleden het huurcontract op kunnen zeggen (termijn 1 jaar) en dat had de gemeente € 27.000 euro gescheeld. Daarnaast is er een afkoopovereenkomst opgesteld: 1 Zonder advies vanuit JZ en zonder advies van de afdeling Planning & Control; 2 Zonder collegebesluit, wat qua sensitiviteit en budget wel noodzakelijk lijkt; 3 Feitelijk zonder dekking, want zowel bij gebouwenbeheer als bij de haven is hier geen budget voor beschikbaar gesteld. Ook is de adviseur Planning & Control niet tevreden dat de afdeling Gebouwenbeheer hier slechts zijdelings bij betrokken is. De adviseur Planning & Control stuurt aan de Senior jurist een kopie van de

Pagina 53

Fase 1: Heroverweging bestemming pand Hoofd 2B Datum

Gebeurtenis

Omschrijving mailwisseling tussen de adviseur Planning & Control en de afdeling Gebouwenbeheer. Daarin wordt door de afdeling Gebouwenbeheer aangegeven dat het niet klopt dat gebouwenbeheer niet betrokken is geweest; de afkoopovereenkomst is immers opgesteld door de afdeling Gebouwenbeheer.

20 mei 2020

Raadsvragen

Vragen gesteld door fracties HOP en VOC Hoorn: • Klopt het dat een andere ondernemer de viskraam wilde voortzetten? • Welke partijen en ondernemers zijn betrokken bij het bepalen beoogde bestemming? • Wat is de beoogde bestemming, welke kaders en raadsbesluiten liggen ten grondslag aan een bestemmingswijziging en wordt de raad nog in positie gesteld? • Hoeveel heeft het tot op heden gekost en zijn er ook plannen met andere kramen in Hoorn?

21 mei 2020

Mailwisselingen binnen de ambtelijke organisatie naar aanleiding van vragen van raadsleden over de viskraam in visafslag bij de Hoofdtoren en de voorbereiding collegebesluit

Er is grote verwondering bij de concernmanager Duurzame leefomgeving en de concernmanager Levendige binnenstad over dat er nog geen collegebesluit ligt. Dit terwijl zij wel in de veronderstelling waren dat een collegebesluit ten grondslag lag aan de ondertekende koopovereenkomst, op basis van een advies van juridische zaken, planning & control en een beschikbaar budget. De concernmanager Duurzame leefomgeving en de concernmanager Levendige binnenstad adviseren daarom dan ook geen activiteiten meer te ondernemen tot er een besluit van het college ligt. De concernmanager Duurzame leefomgeving geeft aan dat de ontwikkeling van de haven leidend is en dat er dus zo snel als mogelijk een (integraal) collegevoorstel moet worden opgesteld. Ook blijft het de vraag waarom er niet simpelweg is besloten om de huur op te zeggen met een opzegtermijn van 1 jaar? Dat had de gemeente € 27.000,- bespaard. Uit gesprekken in het kader van dit onderzoek blijkt het volgende: De gemeente vond het passen om Vishandel Parlevliet financieel te compenseren. De gemeente besloot immers het pand in eigen beheer te nemen en hierdoor kon Parlevliet zijn visrestaurant niet verkopen en overdragen aan een andere ondernemer. Bovendien had de betreffende ondernemer zelf geïnvesteerd in

Pagina 54

Fase 1: Heroverweging bestemming pand Hoofd 2B Datum

Gebeurtenis

22 mei 2020

Ambtelijke afstemming collegevoorstel juni 2020 Hoofd 2B Ambtelijk afstemming facturen Parlevliet Interne afstemming binnen JZ Interne communicatie over noodzaak wijzigen bestemming Hoofd 2B

27 mei 2020 3 juni 2020 4 juni 2020

9 juni 2020

Collegevoorstel en collegebesluit

Omschrijving een serre, die voor de gemeente nog bruikbaar was. Een groot deel van de afkoopovereenkomst betreft daarom dan ook de waarde van deze uitbouw. Interne afstemming ter voorbereiding van het collegevoorstel d.d. 9-6-2020 n.a.v. vragen van raadsleden VOCHoorn en HOP van 20 mei 2020.

De factuur wordt nog niet betaald, er moet eerst een college voorstel gemaakt worden. Daar is de havencoördinator mee bezig, samen met de gebouwenbeheerder. De jurist kan niet achter de redenering rondom de uitkoop staan en is van mening dat het huurcontact gewoonweg had kunnen worden opgezegd. Het pand heeft op dit moment nog een horecabestemming. Gebruik van het pand als informatiepunt voor toeristen past niet binnen het bestemmingsplan: • Er dient een afweging te worden gemaakt of kan worden afgeweken van het bestemmingsplan; • Het plan past binnen de mogelijkheden van de kruimelgevallenregeling, namelijk: wijzigen van het gebruik van een bestaand bouwwerk waarbij geen uitbreidingen plaatsvinden. Het toepassen van de afwijking met toepassing van de kruimelgevallenregeling is door het college gemandateerd aan bureau Vbt; de raad heeft hierin geen rol. Om de procedure in werking te zetten dient een aanvraag omgevingsvergunning te worden gedaan. Dit kan via www.omgevingsloket.nl Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn besluit: 1 Het pand aan het Hoofd 2B te Hoorn door de gemeente in eigen gebruik te gaan nemen, als toeristisch informatiecentrum te gaan inrichten en hiervoor de voormalige huurder de heer Parlevliet te compenseren voor de door hem aan het gebouw toegebrachte verbeteringen c.q.

verbouwingen op basis van het door de Prisma Adviesgroep opgestelde waarde taxatie t.w. € 27.000,- (vrij van BTW) en € 1.904,44 voor overname van inventaris en vastrecht sinds 1 jan 2020. 2 Een exploitatiebudget beschikbaar te stellen van € 28.904,44 voor de afkoop van de huurovereenkomst en de overname van de inboedel. Dit budget kan budgettair neutraal worden gedekt uit de beschikbare middelen van de havenexploitatie. Bijgaande begrotingswijziging vast te stellen. 3 De raad hierover door middel van bijgaande raadsbrief informeren; beantwoorden van de vragen over invulling van Hoofd 2B, de financiële effecten/uitgaven ervan en de tijdlijn.

Pagina 55

Fase 2: Voorbereiding openbare aanbesteding Datum 23 november 2020

Gebeurtenis Omschrijving Concept collegevoorstel Een collegevoorstel is in de maak met het gevraagd besluit tot wijziging Hoofd 2B tot toeristisch opgesteld door de informatiepunt. Samenvatting van het concept collegevoorstel: havencoördinator Hoofd 2B heeft een horecabestemming en geen aanduiding. Het voornemen is echter om te voorzien in een toeristisch informatiepunt. Dergelijke activiteiten zijn strijdig met de horecabestemming van het pand in het bestemmingsplan. Daarom wordt voorgesteld om de bestemming van Hoofd 2B te wijzigen. Dit zou kunnen middels een afwijkingsprocedure dat past binnen de mogelijkheden van de kruimelgevallenregeling: wijzigen van het gebruik van een bestaand bouwwerk waarbij geen uitbreidingen plaatsvinden. De opsteller (havencoördinator) verwacht dat met het realiseren van een toeristisch informatiepunt kan worden voorzien in een behoefte vanuit de haven, waarbij dit informatiepunt op deze locatie de basis vormt in het ontwikkelen van nauwere samenwerking onder betrokken partijen in het (nautisch) toerisme. Met diverse partijen; Watertaxi, Globus, RTB (RentTourBuy) Hoorn, Holland boven Amsterdam (HBA), Clean2Amsterdam, het Maritiem centrum varend erfgoed, het Museum van de 20e eeuw en een vertegenwoordiging van de ondernemers uit het Havenkwartier heeft overleg plaatsgevonden over voorliggend initiatief.

Alle genoemde partijen hebben uitgesproken meerwaarde te zien in participatie in een centraal toeristisch informatiepunt. De kosten bedragen €5.000,- dat op het havenbudget kan worden afgeboekt. Het gebouw kan op basis van verhuur door de gemeente worden aangeboden aan (een) zich aan voorwaarden confirmerende partij(en). Inrichtingskosten zijn voor rekening van de huurder(s).

Pagina 56

Fase 2: Voorbereiding openbare aanbesteding Datum 25 november 2020

Gebeurtenis Interne afstemming over het concept collegevoorstel en collegebesluit 1828597 wijziging bestemming Hoofd 2B

Omschrijving Interne afstemming ter voorbereiding op collegevoorstel november 2020, opgesteld door de havencoördinator met reactie van adviseur Planning & Control. Juridische Zaken ziet een risico en geeft het advies eerst de volgende stappen te volgen: 1 ‘Dit voorstel zou kunnen bijten met de procedure die loopt rondom de havenwinkel. Om de procedure daar niet in de weg te zitten of te schaden moet hier een lijn in getrokken worden/afstemming worden gezocht met JZ. 2 Afstemming met RO, er wordt in het voorstel gesproken over de wijziging van bestemming van Hoofd 2B van horeca naar iets anders. Wat de nieuwe bestemming moet worden, wat de afwegingen zijn, of het passend is binnen het bestemmingsplan en of het mogelijk is om de bestemming te wijzigen is niet onderzocht. Het advies van RO ontbreekt. 3 Verder is het zo dat wij Hoofd 2B als gemeente in gebruik hebben genomen op basis van “urgent eigen gebruik”. In dit voorstel stellen we voor het pand weer te gaan verhuren. Dit is geen eigen gebruik. Het voorstel is dus in strijd met eerdere besluitvorming. 4 In beantwoording aan de raad op basis van gestelde vragen d.d. 20 mei 2020 geven wij aan “De huidige bestemming is horeca. Deze blijft op de locatie gehandhaafd.". Dit is in tegenstelling tot het huidige voorstel.

5 De raadsfracties HOP en VOC Hoorn hebben expliciet gevraagd : “Welke kaders en/of raadsbesluiten liggen ten grond aan een bestemmingswijziging en wordt de raad over die bestemming nog in positie gebracht?”. Ik ga er vanuit dat dit wellicht politiek sensitief is en de raad een besluit moet/mag nemen bij een wijziging van het bestemmingsplan’.

1 december 2020

Wijzigen bestemming Hoofd 2B van viswinkel naar informatiepunt

Tenslotte is het advies om het pand Hoofd 2B, wat gemeentelijk vastgoed is, door gebouwenbeheer te laten beheren en zo nodige aanpassingen functioneel daar onder te brengen. Een beleidsmedewerker Ruimtelijke Ordening geeft aan: het pand heeft een horecabestemming, maar met toepassing van de kruimelgevallenregeling kan het gebruik worden gewijzigd naar een toeristeninfo. Er is dus wel een deelvergunning planologisch strijdig gebruik nodig.

15 december 2020

Collegevoorstel en collegebesluit

Gelezen het voorstel van de Directiestaf: Vestiging van een toeristisch informatiepunt in het pand Hoofd 2B te Hoorn. Samenvatting: ‘In het pand Hoofd 2a was een viswinkel gevestigd waar ook ter plaatse vis kon worden genuttigd. Het pand heeft daarom een horecabestemming. Echter het pand staat nu leeg. Het verzoek ligt nu voor of hier een

Pagina 57

Fase 2: Voorbereiding openbare aanbesteding Datum

Gebeurtenis

5 januari 2021

Raadsvragen artikel 36

6 januari 2021

Zorgen JZ om de gang van zaken rondom behandeling van Hoofd 2B

18 januari 2021

Toetsing artikel 36 vragen en antwoorden over toeristisch informatiepunt Hoorn Interne afstemming beantwoording schriftelijke vragen van raadsleden over Hoofd 2B

19 januari 2021

21 januari 2021

Interne afstemming beantwoording schriftelijke vragen van raadsleden over Hoofd 2B

Omschrijving informatiepunt voor toeristen kan komen. Dit is in strijd met de horecabestemming, zodat een afweging moet worden gemaakt of kan worden afgeweken van het bestemmingsplan. Een informatiepunt voor toeristen past binnen de doelstelling om Hoorn aantrekkelijker te maken voor toeristen. De locatie in het midden van de historische stad en haven is hiervoor uitermate geschikt. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn besluit mee te werken aan het vestigen van een informatiepunt voor toeristen in het pand Hoofd 2B door het voeren van de benodigde planologische procedure en de raad hierover te informeren’. De raadsvragen zijn: zie verderop 4 februari 2021 beantwoording Juridische Zaken heeft zorgen. ‘Dit dossier heeft juridische gezien geen schoonheidsprijs want: • De gemeente koopt iemand uit (had juridisch gezien anders gekund) met als doel eigen gebruik; • Vervolgens verandert de gemeente van standpunt en gaat weer verhuren, terwijl er eerder andere berichten naar de raad zijn uitgegaan’. De havencoördinator vraagt aan Jurist en de beleidsmedewerker Ruimtelijke Ordening om de in de bijlage opgenomen conceptbeantwoording op schriftelijke vragen van raadsleden over het toeristisch infopunt op Hoofd 2B inhoudelijk te willen toetsen. Jurist stuurt de beantwoording van de vragen voor een toetsing naar de Senior Jurist.

Een interne afstemming over beantwoording schriftelijke vragen van raadsleden. Uit mailwisselingen blijkt dat de beleidsmedewerker Ruimtelijke Ordening heeft geadviseerd om van de viswinkel een toeristisch informatiepunt te maken. Er was wel een geïnteresseerde voor de viswinkel van Parlevliet die er een ouderwetse viswinkel met een modern randje van wilde maken. Het ging om een ondernemer die een viswinkel heeft in het winkelcentrum De Beurs in Blokker. De gemeente heeft toen naar deze ondernemer aangegeven dat de gemeente andere plannen had met het pand, namelijk het vestigen van een toeristisch informatiepunt. Afdeling JZ geeft inhoudelijk commentaar op de beantwoording van de schriftelijke vragen van raadsleden door de havencoördinator en geeft aan hier en daar vragen en opmerkingen te hebben geplaatst. De beantwoording klopt volgens de afdeling JZ niet met hoe het is gegaan en er worden volgens de afdeling JZ ook zaken in het proces omgedraaid.

Pagina 58

Fase 2: Voorbereiding openbare aanbesteding Datum 2 februari 2021

4 februari 2021

Gebeurtenis Collegebesluit zaaknummer: 1840129, artikel 36 vragen VOCHoorn en HOP inzake toeristisch informatiepunt Hoofd 2B Beantwoording art. 36 vragen over Toeristisch informatiepunt Hoofd 2B

Omschrijving Het college besluit de brief met beantwoording van vragen door VOCHoorn en HOP over de vestiging van een toeristisch informatiepunt op het Hoofd 2B te versturen. Het college onderschrijft het belang van samenwerking op toeristisch gebied. Ter stimulering hiervan is het voornemen om een toeristisch informatiepunt te starten vanuit het voormalige Parlevlietgebouw aan de haven. Vanuit dit punt kunnen de ondernemers en culturele instellingen van Hoorn in de ruimste zin worden vertegenwoordigd en kan stadsen maritiem toerisme worden verbonden. ‘Heeft de heer Nijenhuis zijn plan voor Hoofd 2A al in 2019 aan twee wethouders gepresenteerd? Ja, dat klopt. Dhr. Nijenhuis heeft zijn plan gepresenteerd aan de wethouders Tap en Broersma. Zo ja, waarom heeft u dan raad hierover verkeerd geïnformeerd? In de voorgaande beantwoording is uitgegaan van de veronderstelling dat de vraagstelling gericht was op voortzetting van de viswinkelactiviteiten. Dat was, naar nu blijkt, inderdaad niet correct. De interesse van dhr. Nijenhuis had hierbij vermeld moeten worden. De eerste keer dat er vanuit de markt interesse was in specifieke voortzetting van de viswinkel was op 27 oktober 2020. Echter was de gemeente toen al in een vergevorderd stadium om het gebouw te gaan gebruiken als toeristisch informatiepunt.

Waarom bent u er na de brief van de heer Nijenhuis nooit op teruggekomen? Ook na de presentatie van dhr. Nijenhuis aan beide wethouders heeft over dit onderwerp overleg plaatsgevonden. Dhr. Nijenhuis was hierbij altijd aanwezig, evenals andere betrokkenen. Deze gesprekken gingen over de invulling van het toeristisch informatiepunt. Is het plan voor een toeristisch informatiepunt niet van de gemeente maar van de heer Nijenhuis afkomstig? De plannen van dhr. Nijenhuis waren in eerste instantie gericht op het inrichten van het gebouw aan het Hoofd 2b als dependance met winkelfunctie c.q. vervanging van de huidige Watertaxilocatie op het Oostereiland. Zijn voorkeur gaat uit naar een eenzijdige uitbaat door de Watertaxi. Dhr. Nijenhuis heeft ruimschoots, tussen april 2019 en december 2019, de tijd gehad om, voorafgaand aan het gemeentelijk toeristisch informatiepunt initiatief, met de vorige eigenaar tot overeenstemming te komen over overname. Dit is echter niet gebeurd. Is de heer Nijenhuis door de gemeente gevraagd zijn plannen uit te werken en heeft hij daarin geïnvesteerd en zijn daarmee mogelijk gerechtvaardigde verwachtingen bij hem gewekt? Dhr. Nijenhuis heeft destijds op eigen verzoek zijn plannen gepresenteerd aan de wethouders Broersma en Tap.

Vervolgens was het aan de heer Nijenhuis en de toenmalige eigenaar de heer Parlevliet om tot overeenstemming te komen over een overname. Die overeenstemming heeft niet plaatsgevonden. De heer Nijenhuis heeft eind 2019 aansluiting gezocht bij de toeristisch informatiepuntplannen, vanuit de

Pagina 59

Fase 2: Voorbereiding openbare aanbesteding Datum

Gebeurtenis

Omschrijving havenontwikkeling. Er zijn door de gemeente in de richting van de heer Nijenhuis geen gerechtvaardigde verwachtingen gewekt omtrent zijn plannen. Wie wordt de huurder/exploitant van het Toeristisch Informatie Punt? Dat is nu nog niet bekend en zal binnenkort door het college worden bepaald aan de hand van een openbare inschrijving onder voorwaarden. Dit houdt in dat iedereen kan meedingen naar de coördinerende rol van het informatiepunt. Deze coördinerende rol is essentieel voor de samenwerking met alle andere partners. Kunt ons de kruimelregeling doen toekomen? Ja, zie bijlage. Opmerking onderzoeker: betreft verwijzing naar Wet algemene bepalingen omgevingsrecht art. 4 en 4.a. Welke afspraken zijn met de huurder gemaakt om het brede belang van de hele toeristische sector (en niet een enkel bedrijf of uitsluitend de witte vloot) te dienen? Graag ontvangen wij die afspraken op schrift. Er is nog geen huurder en zodoende zijn er ook nog geen afspraken gemaakt. Het dienen van de gehele toeristische sector, en niet een enkel bedrijf of uitsluitend de witte vloot, is de primaire inzet bij dit initiatief. De inschrijving die binnenkort volgt staat open voor een ieder. Wat is de huurprijs en past die binnen de regels van onder meer de Wet Markt & Overheid? Het pand aan het Hoofd 2b is getaxeerd ter vaststelling van een huurprijs.

Deze huurprijs is vastgesteld op € 635.- per maand en past binnen de regels van de Wet Markt & Overheid. Waarom heeft het college ervoor gekozen om de raad niet te betrekken bij de besluitvorming en bent u doorgegaan op dit pad? De wijziging van het gebruik past binnen de kruimelregeling en is een collegebevoegdheid. U neemt de raad niet mee in uw overwegingen en motieven. Bent u alsnog hiertoe bereid? Ja, daartoe zijn wij graag bereid. Het herstel van de havenorganisatie en het versterken van de relatie tussen haven en stad staat centraal in de havenplannen die op 8 februari a.s. aan u gepresenteerd gaan worden. Het toeristisch informatiepunt initiatief maakt deel uit van deze presentatie. Namens wie denkt u dit soort besluiten eigenmachtig te nemen? Want natuurlijk is dit geen ‘kruimel’ besluit. Het besluit is genomen door het college.’

Pagina 60

Fase 2: Voorbereiding openbare aanbesteding Datum 25 maart 2021

9 april 2021

Gebeurtenis Concepttekst informatiepunt binnenstad Hoorn

Inkoopstrategie Toeristisch Informatiepunt

Omschrijving Eerste conceptteksten voor documenten voor een openbare aanbesteding: interne e-mail met bijlagen: Concepten 'Eigen Verklaring', 'Inschrijfformulier', 'Algemene informatie inschrijving', 'Voorwaarden, Wensen en Beoordelingen'. De havencoördinator heeft Inkoop gevraagd hoe op een transparante wijze een exploitant gevonden kon worden waarbij iedereen kans had. De Teammanager is akkoord bevonden met de aanbestedingsprocedure door de inkoopstrategie goed te keuren. Het eerste idee was om verhuur van elektrische fietsen op te nemen in het programma van eisen. Op advies van Inkoop is dit eruit gehaald om meer potentiële inschrijvers te krijgen. De Inkoopstrategie wordt door de inkoop- en contractmanager naar het college verstuurd. De strategie bevat een overzicht van het behandelend team van ambtenaren, de opdrachtbeschrijving, maatschappelijk verantwoord inkopen, marktanalyse, aanbestedingsvorm, -planning en -criteria, contractbeheer en -management.

Pagina 61

Fase 3: Openbare aanbesteding en gunning Datum 14 april 2021

Gebeurtenis Uitnodiging tot inschrijving Toeristisch Informatiepunt Advertentietekst in o.a. het Hoorns Nieuwsblad en op Facebook

22 april 2021

28 april 2021 t/m 30 mei 2021

E-mail havencoördinator een casemanager/ vergunningverlener

Inschrijvingen van aanbieders komen in deze periode binnen

Omschrijving Publicatie ‘Hoorn zoekt ondernemer op historische plek.’. ‘De gemeente Hoorn is voor de komende vijf jaar op zoek naar een ondernemer die het gezicht wil zijn van het toeristisch informatiepunt aan de Binnenhaven en hier een eigen bedrijf wil opzetten. De locatie hiervoor is het voormalige viswinkeltje op het Hoofd 2B. Reacties geïnteresseerden mogelijk tot 14 mei 2021, 12:00 uur, uiterlijke inschrijvingsdatum 30 mei 2021’. Zodra iemand bij de gemeente kenbaar maakt interesse te hebben om een plan in te dienen krijgt de geïnteresseerde een informatiepakket toegestuurd, bestaande uit een informatiebrief (uitnodiging tot inschrijving Toeristisch Informatiepunt) waarin het proces en planning wordt toegelicht (waaronder interviews op 7 juni) met de volgende bijlagen: > En inschrijfformulier; > Voorwaarden, wensen en beoordeling; > Oprichtingstekening; > Concept concessieovereenkomst; > Algemene Inkoopvoorwaarden. ‘Na overleg met de beleidsmedewerker Ruimtelijke Ordening blijkt er toch een omgevingsvergunning noodzakelijk voor de uitvoer van nevenwerkzaamheden door de nog te kiezen ondernemer voor het toeristisch infopunt aan het Hoofd. De bestemming blijft horeca en dat is al akkoord na collegebesluit (kruimelregeling).

Het gaat met name om de werkzaamheden die voortkomen uit het verdienmodel van de ondernemer die hij/zij gaat uitvoeren naast het runnen van het toeristische punt. Deze kunnen vallen onder detailhandel. Waarschijnlijk wordt dit fietsverkoop en -verhuur. Kun jij aangeven hoe dit op te starten en wat daar voor nodig is? De selectie moet nog plaats vinden en de te verwachten opening is nu gepland op 4 juli’. Opmerking onderzoeker: het idee rondom fietsverkoop en -verhuur is eerder losgelaten na advies van Inkoop op 25 maart 2021. Wellicht zijn er namelijk betere alternatieven. > 28 april: inschrijving Regio Deals > 25 mei: inschrijving RentTourBuy > 28 mei: inschrijving UniqueHoorn > 30 mei: inschrijving Rederij Hoorn

Pagina 62

Fase 3: Openbare aanbesteding en gunning Datum 5 mei 2021

18 mei 2021

Gebeurtenis E-mail van RentTourBuy over vastleggen URL

Nota van Inlichtingen TIP

26 mei 2021

Afstemming over de beoordeling van de inschrijvingen voor de gunning

30 mei 2021

Sluiting inschrijvingen

Omschrijving E-mail van RentTourBuy. Door de havencoördinator doorgestuurd naar de concernmanager Levendige binnenstad, de inkoop- en contractmanager, een Juridisch medewerker, de netwerkregisseur Economie en levendigheid en de Senior jurist. ‘Zodra ik in uw stukken las over ‘Hoorns Informatiepunt’, ben ik gaan kijken of de URL daarvan al vergeven was. Aangezien ik in het verleden nog wel eens achter het net heb gevist, heb ik Hoornsinformatiepunt.nl direct vastgelegd . Ook op Facebook heb ik er een pagina van gemaakt. Vandaag bedacht ik mij dat bovenstaande acties wel eens helemaal verkeerd uitgelegd zouden kunnen worden en dat is zeker niet de bedoeling. Het was puur enthousiasme en voortvarend acteren. Het is niet de bedoeling mij op voorhand al te verzekeren van iets wat, onverhoopt, niet voor mij blijkt te zijn weggelegd. Bij deze zeg ik u het volgende toe. Mocht na mijn aanmelding u en uw collegae de keus maken voor een andere ondernemer, dan zal ik per direct beide adressen aan u overdragen.’ Tot 17 mei 2021 konden belangstellenden vragen insturen over de procedure.

De gemeente heeft geen vragen ontvangen van ondernemers maar zelf een vraag geformuleerd en teruggekoppeld aan belangstellenden: Vraag gemeente: ‘Is het gebruik van de naam ‘Hi’ (Hoorns Informatiepunt) een vereiste, of is een andere naam ook mogelijk?” Antwoord gemeente: “De naam ‘Hi’ (Hoorns Informatiepunt) staat niet vast. Diverse namen zijn mogelijk in overleg met de gemeente, zolang door de naam maar duidelijk wordt dat het een toeristisch informatiepunt betreft’. De inkoop- en contractmanager mailt intern over de planning: 30 mei: Uiterlijke ontvangst inschrijvingen; 31 mei-4 juni: Beoordelen inschrijvingen; 7 juni ochtend: Interviews met drie beste inschrijvers; 7 juni middag: Voorlopige gunning, start opschortende termijn; 18 juni : Definitieve gunning, ondertekening contract. Vier inschrijvingen zijn binnen.

Pagina 63

Fase 3: Openbare aanbesteding en gunning Datum 31 mei 2021

Gebeurtenis Beoordelen plannen Toeristisch Informatiepunt