Bijlage 1 Participatieaanpak gemeentelijk Grondstoffenplan

In gesprek over het gemeentelijk Grondstoffenplan gemeente Hoorn Participatieaanpak

Datum 23 november 2023 Versienummer 1.0

Inhoudsopgave 1.

De opgave ...................................................................................................................................................................... 3

2.

Participatiematrix, voorwaarden ................................................................................................................................... 4

3.

Participatiematrix, Basis op orde .................................................................................................................................. 6

4.

Participatiematrix, GGP ................................................................................................................................................. 8

5.

Participatie doel en ruimte van inbreng ...................................................................................................................... 10

6.

Waarover in gesprek? .................................................................................................................................................. 11

7.

Met wie in gesprek? ..................................................................................................................................................... 12

9.

Planning, communicatie & organisatie ........................................................................................................................ 13

Bijlage 1: Waarom deze aanpak? ......................................................................................................................................... 15 Bijlage 2: De criteria en structuur van een succesvol participatieproces ............................................................................ 16

2

1.

De opgave

1.1. De opgave

Het opstellen en uitvoeren van het grondstoffenplan is één van de ontwikkelingen die inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden gaat raken. Begrip van alle direct betrokkenen is noodzakelijk voor het bereiken van de doelen van het grondstoffenplan.

1.2. Het project

De onderdelen van een project hebben invloed op het participatieproces. Bij het ontwikkelen en uitvoeren gemeentelijk Grondstoffenplan onderscheiden we vier onderdelen die deels parallel en deel volgordelijk worden uit 0. Voorwaarden 1. Basis op orde 2. GGP 3. Uitvoer van het GGP

1.3 Focus participatieaanpak

Deze participatieaanpak gaat over de basis op orde en het ontwikkelen van het gemeentelijke Grondstoffenplan. De randvoorwaarden zijn nodig voor een goed participatieproces. Na vaststelling van het GGP zullen in een uitvoeringsprogramma, de stappen naar realisatie worden vertaald. Voor deze stappen zullen in een later stadium aparte projectplannen inclusief participatieaanpakken gemaakt worden. In onderstaande hoofdstukken lichten we eerst aan de hand van de participatiematrixen de verschillende onderdelen toe. In de hoofdstukken erna vindt u meer informatie over de invulling van de vier sleutels van de methodiek Relevant Gesprek©. De vierde sleutel (hoe in gesprek) is uitgewerkt in de toelichting per matrix. In de bijlage staat een toelichting op de methodiek op basis waarvan deze participatieaanpak gemaakt is.

3

2.

Participatiematrix, voorwaarden

Voorwaarden Waarom in gesprek?

Waarover in gesprek?

Wie met wie in gesprek?

Hoe in gesprek?

Onderdelen

Eindresultaat

Participatiedoel

Participatievraag

Doelgroepen

Betrokkenheid

Afzender

Vorm

Commitment

Commitment op de participatieaanpak

Eigenaarschap

Kunt u uw commitment geven op deze participatieaanpak

College van B&W Gemeenteraad

Meebepalen

Projectteam

Reguliere overleg structuren/raadinformatiebrieven

Keuze

Definitieve keuze basis op orde

Democratisch proces

Raadsvoorstel basis op orde en aanpak GGP

College van B&W Gemeenteraad HVC Bestuur HVC?

Meebepalen

Projectteam

Reguliere overleg structuren

Thema’s

Duidelijkheid over de thema’s in het GGP en op welke thema’s ruimte zit voor participatie

Bewustwording

Welke thema’s komen in het GGP en waar is participatie ruimte voor betrokkenen?

Projectteam

Meeweten

Kennis

In- en externe betrokken zijn geïnformeerd over het (participatie) proces om te komen tot een GGP

Bewustwording

Communicatieboodschap Het komende jaar gaan we aan de slag met het maken van een gemeentelijke grondstoffenplan. Dit is wat een grondstoffenplan betekent; Dit is waarom we het doen; Dit is hoe we het doen; Dit is wanneer u mag meepraten

Intern College van B&W Gemeenteraad Interne collega’s die betrokken zijn bij het project Interne collega’s die niet direct betrokken zijn bij het project Extern Hele gemeente

Meeweten

Regulier overleg

Projectteam

Passief communicatie: website/e-platform of andere communicatiemiddelen Actieve communicatie: Talkshow (hybride) - interview diverse relevante, inhoudelijke personen

4

Toelichting 0. Randvoorwaarden Dit onderdeel maakt niet echt deel uit van het participatieproces. Hierin staan voorwaarden, waar aan moet worden voldaan voordat er gestart kan worden met een (succesvol) participatietraject. 0.1 Commitment Afval, afvalscheiding, recycling en andere onderwerpen uit het GGP hebben invloed op het dagelijkse leven van inwoners, ondernemers, organisaties en andere betrokkenen die wonen, werken en recreëren in Hoorn. Daarom is deze participatieaanpak zorgvuldig en met in acht neming van de wensen en behoeften zoals omschreven in het coalitieakkoord tot stand gekomen. Waarbij er ook rekening is gehouden met technische en bestuurlijke (on)mogelijkheden. Gezien de rol van het college van B&W en de rol van de gemeenteraad in de besluitvorming rondom het GGP, is het belangrijk dat beide partijen zich committeren aan dit plan. 0.2 Keuze In deze aanpak is uitgegaan van de keuze om de basis op orde te brengen in de binnenstad en voor de hoogbouw, zoals voorgesteld in het raadvoorstel dat begin 2024 wordt voorgelegd aan de raad. Deze keuze vormt een van de kaders en daarmee een uitgangspunt in het participatieproces.

0.4 Kennis Een gemeentelijk grondstoffenplan is typisch zo’n onderwerp waar iedereen een eigen beeld bij heeft. Voordat we starten met de inhoudelijke gesprekken met betrokkenen, is het belangrijk dat iedereen een zo gedeeld mogelijk en realistisch beeld heeft van waarom de basis op orde moet zijn, wat dit betekent, wat een GGP is, wat we er mee willen bereiken, welke onderwerpen er in een GGP staan en welke niet, hoe de planning eruit ziet en vooral ook wanneer en waarover, wie, hoe mee kan denken of doen. Dit geldt niet alleen voor externe publieksgroepen maar ook voor de interne collega’s. Daarom organiseren we een live talkshow die ook online te volgen is. Diverse deskundige en experts komen aan het woord en worden bevraagd over tal van onderwerpen die belangrijk zijn voor de beeldvorming. Misschien kunnen we bij aanmelding aan de deelnemers ook nog vragen welke onderwerpen zeker niet mogen ontbreken. Naast dat deze talkshow live en online te volgen is, wordt deze ook opgenomen. Daardoor is deze in zijn geheel later nog terug te kijken. Maar zeker ook in gemonteerde onderdelen, bruikbaar voor de passieve communicatie (website/eplatform) en voor actieve communicatie als discussie starter of aanjager van latere bijeenkomsten.

0.3 Thema’s Voordat met betrokkenen gesproken wordt over de invulling van het GGP zullen de thema’s die aan de orde komen in het GGP bekend moeten zijn en bepaald zijn in welke thema’s er wel of geen ruimte van invloed voor betrokkenen is.

5

3.

Participatiematrix, Basis op orde

Basis op orde Waarom in gesprek?

Waarover in gesprek?

Wie met wie in gesprek?

Hoe in gesprek?

Onderdelen

Eindresultaat

Participatiedoel

Participatievraag

Doelgroepen

Betrokkenheid

Afzender

Vorm

Ontwerp

Definitief aanwijzingsbesluit locaties basis op orde waarbij de uniforme openbare voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht wordt gevolgd.

Kwaliteit

Heeft u zwaarwegende bezwaren tegen de locatie van deze ondergrondse container?

Huishoudens die nu zakken aanbieden Huishoudens die gebruik maken van verzamelcontainers

Meedenken

Gemeente Hoorn

Fysieke markering waar de container zou komen te staan & online (denk aan soort brievenbus)

Bewustwording

Dit is het voorgenomen aanwijzingsbesluit basis op orde en zoals we dit de komende tijd gaan uitvoeren. Op manier x hebben we aanvullingen meegenomen. Heeft u nog verdiepende vragen?

Bewustwording

Dit zijn de wijzingen voor de basis op orde. Welke consequenties heeft dit voor u? Hoe gaat u uw afval gescheiden en duurzaam te verwerken?

Bestuurlijk/juridisch proces

Uitvoering

Evaluatie

Uitvoer van het definitieve aanwijzingsplan

Evaluatierapport proces en inhoud

Bewustwording

Kwaliteit

dd.dd.jj gaan we bij u in de buurt aan de slag met xx. Voor meer informatie kunt u terecht bij xx

De basis in Hoorn is nu op orde. Wat vond u van het participatieproces? Draagt deze basis bij aan vermindering en betere scheiding van afval?

Meeweten

Webinar

bedrijven in de binnenstad die nu “ meeliften” met de zakkeninzameling

Meeweten

Aansluiten bij bestaande overleggen van ondernemers

College B&W op basis van Uitvoeringsbesluit Afvalstoffenverordening 2020

Besluiten

Ontwerp- en definitief Aanwijzingsbesluit (zienswijze) conform afdeling 3.4 Awb.

Huishoudens die nu zakken aanbieden Huishoudens die gebruik maken van verzamelcontainers Huishoudens die bakken aan huis gebruiken

Meeweten

Huishoudens die nu zakken aanbieden Huishoudens die gebruik maken van verzamelcontainers Huishoudens die bakken aan huis gebruiken

Meedenken

HVC

Gemeente Hoorn en HVC Indien nodig HVC individuele gesprekken

Gemeente Hoorn

Persoonlijke en online vragenlijst

6

Toelichting Basis op orde Het eindresultaat van de basis op orde is de uitvoer van het definitieve aanwijzingbesluit voor de plaatsing van ondergrondse containers in de binnenstad en de plaatsing van GFT/GFE cocons in binnenstad en bij de hoogbouw. Eenvoudig gezegd, zijn aan het einde van dit onderdeel de betreffende inzamelvoorzieningen, op de plekken die bepaald zijn.

indienen door middel van een formulier. Is het op die plek niet mogelijk dan verwijzen we je naar een plek in de buurt waar het inzamelpunt is. Uiteraard is het ook mogelijk om online je bezwaar aan te geven. Op de markeerde locatie kun je een QR code scannen of je geeft je bezwaar direct door via de website.

De basis op orde bestaat uit 3 onderdelen te weten: 1.1 Ontwerp met als eindresultaat: definitief aanwijzingsbesluit basis op orde; 1.2 Uitvoering met als eindresultaat: de uitvoer van het definitief aanwijzingsplan; 1.3 Evaluatie waarin we inzicht krijgen hoe betrokkenen het participatieproces hebben ervaren.

Alle inbreng wordt bekeken, gewogen en indien mogelijk gehonoreerd. Is het niet mogelijk dan leggen we uit waarom het niet kan. Het definitieve plan lichten we tijdens een webinar nog één maal toe waarna het ontwerp aanwijzingsbesluit de formele procedure volgt inclusief zienswijze, voordat het definitieve aanwijzingsbesluit wordt genomen.

Bij de basis op orde is slechts een beperkte publieksgroep betrokken. Het zijn de mensen die direct te maken krijgen met een ander manier van (rest/ pbd/ gft/gfe) inzamelingen in de binnenstad en de hoogbouw.

Tijdens het uitvoeren, van het plaatsen van de containers zullen de gemeente en HVC betrokkenen op de hoogte houden van het hoe, waar en wanneer. Natuurlijk is er ook een plek waar ze meer informatie kunnen krijgen en eventuele vragen kunnen stellen. Na de uitvoering kijken we door middel van een (online) enquête terug op het proces en de inhoud.

De keuze voor basis op orde is gemaakt. Daar gaan we niet meer over in gesprek. De plekken waar de nieuwe inzamelpunten komen, liggen zo goed als vast, op basis van technische- en omgevingscriteria, vastgesteld in het Uitvoeringsbesluit Afvalstoffenverordening 2020. Alle achtergrond informatie is terug te vinden op de website/e-platform o.a. vanuit de talkshow maar ook een tekening met alle potentiele plekken, een overzicht van de criteria etc. etc. Ondanks dat de plekken zo goed als vast liggen, geven we de publieksgroepen voor wie het relevant is, de mogelijkheid aan te geven waarom een inzamelpunt niet op die plek moet komen. Dit moet wel onderbouwd worden met zwaarwegende argumenten. Gedurende een week staat er op alle nieuwe inzamelpunten een herkenbare markering/inleverpunt voor bezwaren. Indien mogelijk kun je ter plekke je bezwaar

7

4.

Participatiematrix, GGP

Ontwerp GGP Waarom in gesprek?

Waarover in gesprek?

Wie met wie in gesprek?

Hoe in gesprek?

Onderdelen

Eindresultaat

Participatiedoel

Participatievraag

Doelgroepen

Betrokkenheid

Afzender

Vorm

Inventarisatie

Overzicht van wensen/bezwaren/ideeën/ oplossingen per thema om de doelen van het GGP te bereiken

Kwaliteit

Wat zijn uw wensen/bezwaren/ideeën/ oplossingen voor thema x zodat dit thema bijdraagt aan de productie van minder afval, beter scheiden van afval om zo het milieu te sparen en beheersing van de kosten

Inwoners en bedrijven uit Binnenstad Hoogbouw Laagbouw Speciale doelgroepen

Meedenken

Gemeente Hoorn

Fysieke plekken in de gemeente & online

Ontwerp

Vastgesteld GGP

Begrip

Hoe vertalen we de wensen/bezwaren/ideeën/ oplossingen uit de inventarisatiefase naar concrete actie die moet worden meegenomen in het GGP?

-

Meedenken

Gemeente Hoorn

Werkateliers per thema of per gebied

Bewustwording

Dit is het definitieve GGP. Heeft u verdiepende vragen

Idem

Meeweten

Gemeente Hoorn

Presentatie per thema of per gebied

Idem

Aanwijzingsbesluit (inspraak/zienswijze) Democratisch proces

Evaluatie

Evaluatierapport proces en inhoud

Kwaliteit

Wat vond u van het participatieproces om te komen tot GGP? Wat ging goed, wat kan beter? Dragen volgens u de maatregelen uit het GGP volgens u voldoende bij het bereiken van de doelen?

Gemeenteraad

Meebepalen

Idem

Meedenken

Reguliere besluitvorming Gemeente Hoorn

Persoonlijke en online vragenlijst

8

Toelichting Parallel aan de basis op orde wordt samen met betrokkenen gewerkt aan het GGP. Na het ontwikkelen van het GGP volgt de uitvoer van het plan door middel van uitvoeringsprogramma’s. Dit laatste onderdeel wordt in dit plan niet nader uitgewerkt. De invullingen van de participatie van de uitvoeringsprogramma’s is afhankelijk van de invulling van het GGP. Ontwikkelen gemeentelijk Grondstoffenplan Hierin wordt samen met betrokkenen gewerkt aan het GGP. Dat doen we in drie stappen. 2.1 Inventarisatie. Hierin krijgen we een overzicht van de wensen/bezwaren/ ideeën/oplossingen op de verschillende thema’s uit het GGP en hoe deze kunnen bedragen aan de doelen van het GGP; 2.2 Ontwerp. Tijdens het ontwerp vragen we advies aan betrokkenen over de invulling van het GGP om zo toe te werken naar definitief GGP. 2.3 Evaluatie, waarin we wederom inzicht krijgen hoe betrokkenen het participatieproces hebben ervaren en in hoeverre zij vinden dat de invullingen bijdraagt aan de gestelde doelen.

van deze onderwerpen draagt het meest bij aan de gestelde doelen en hoe kunnen we deze het beste realiseren? De werkateliers die begeleid worden door deskundige per thema met een open mind, kunnen ook worden bijgewoond door wethouders en gemeenteraadsleden in een toehorende rol. Met al deze adviezen gaat het projectteam aan de slag met het schrijven van het GGP. Het uiteindelijke resultaat wordt (per thema/gebied) gepresenteerd. We gaan niet meer in discussie, maar proberen wel zoveel mogelijk de vertaling te maken naar wat we hebben opgehaald, hoe dit vertaald is in het plan en wat het voor de relevante publieksgroepen betekent. Na de formele besluitvorming (inclusief inspraak en zienswijze), evalueren we ook dit participatieproces en wellicht valt er ook al iets te zeggen over in hoeverre de inhoud bijdraagt aan de gestelde doelen.

Tijdens de inventarisatie hergebruiken we de markeringspunten uit de basis op orde. Alleen staan ze nu niet op de nieuwe inzamelplekken, maar door de hele gemeente heen. De invulformulieren gaan niet meer over de locaties, maar over de thema’s van het GGP. Heeft u wensen/bezwaren/ideeën/oplossingen voor thema x en hoe deze kunnen bedragen aan de doelstellingen? Laat het weten. Natuurlijk is het ook hier weer mogelijk om de wensen/bezwaren/ideeën/oplossingen online te delen. De aangeleverde input wordt door de projectgroep gesorteerd per thema, relevantie en inhoud en vormen de input voor het ontwerp. Tijdens deze stap geven de publieksgroepen per thema/gebied advies over welke wensen/bezwaren/ideeën/oplossingen opgenomen moeten worden in het GGP. Welke 9

5.

Participatie doel en ruimte van inbreng

Participatiedoel en ruimte van inbreng Het participatiedoel van het hele project is de kwaliteit van het GGP te vergroten en begrip te creëren in opmaat naar de uitvoering. De maximale participatieruimte ligt op adviseren. De focus bij het participatiedoel kwaliteit ligt op het inbrengen van expertise en ervaringen waarmee het plan inhoudelijk en kwalitatief beter wordt. Door dialoog met de diverse partijen ontstaat er een beter beeld van wat er speelt, wat publieksgroepen belangrijk vinden of welke oplossingen zij zelf zien. Tijdens de uitvoering van het plan zal de impact van de maatregelen pas echt voelbaar en zichtbaar zijn voor alle partijen. Door met publieksgroepen, voor wie het nu al relevant is in gesprek te gaan, krijgen deze groepen begrip voor andere en elkaars standpunten en de gemaakte keuzes. Dat zorgt ook voor legitimiteit bij de besluitvorming. Bij deze participatiedoelen is de maximale ruimte van inbreng voor betrokkenen adviseren. De gemeente beslist over het definitieve plan.

De kaders We geven kaders mee waar publieksgroepen wel en niet over mee kunnen denken. Dit zorgt namelijk voor duidelijkheid en managet de verwachtingen. De specifieke kaders zijn nu nog niet opgenomen in dit plan. Deze moeten intern nog worden uitgewerkt. Voorbeelden van kaders die van toepassing kunnen zijn in dit participatietraject zijn: • Thema’s • Projectkaders • Beleidskaders • Ruimtelijke kaders • Milieu- en duurzaamheidskaders • Financiële kaders • Participatiekaders

10

6.

Waarover in gesprek?

De participatievragen

Wat is de participatievraag waarover je met de publieksgroepen in gesprek wilt gaan? Het formuleren van een heldere participatievraag is belangrijk, want de vraag stuurt het antwoord. De onderstaande participatievragen – die nog vertaald moeten worden naar publieksvragen - vormen de basis voor het participatietraject en gaan we tijdens het proces samen met de deelnemers beantwoorden. Per onderdeel zijn er één of meerdere participatievragen opgesteld die leidend zijn voor het gesprek wat met de omgeving gevoerd wordt. 1. Basis op orde 1.1 Ontwerp Het ontwerp bestaat uit twee delen. In het eerste deel vragen we belanghebbenden per potentiele locatie of zij zwaarwegende bezwaren hebben tegen desbetreffende locatie en waarom. Nadat het ontwerp aanwijzingsbesluit klaar genomen is, is de participatieruimte formeel die van een zienswijze en lichten we het ontwerp besluit toe. Er is in dit onderdeel alleen ruimte voor verdiepende vragen. Na de zienwijze termijn wordt het definitieve aanwijzingsbesluit genomen. 1.2 Uitvoering In de uitvoering informeren we de belanghebbende over waar, wanneer en hoe de ondergronds containers geplaatst worden. En waar ze terecht kunnen voor informatie. Hier is dus geen expliciete participatievraag. 1.3 Evaluatie In de evaluatie spitst de participatievraag zich toe op hoe de betrokkenen het proces hebben ervaren. Wat ging er goed en wat kan er beter?

2. Ontwikkelen gemeentelijk Grondstoffenplan 2.1 Inventarisatie Bij het onderdeel inventarisatie, om te komen tot een GGP, vragen we betrokkenen, wat hun wensen/bezwaren/ideeën/oplossingen voor de diverse thema’s binnen het GGP zijn. En hoe zij denken dat deze wensen/bezwaren/ideeën/oplossingen bijdragen aan de doelen van het GGP. 2.2 Ontwerp. In deze stap vragen we betrokkenen om een advies te geven op basis van de wensen/bezwaren/ideeën/oplossingen en deze te vertalen naar acties voor het GGP. 2.3 Evaluatie Tijdens de evaluatie vragen we aan betrokkenen zij het proces hebben ervaren. Wat ging er goed en wat kan er beter? En denken zij dat de acties uit het GGP bijdragen aan de gestelde doelen?

11

7.

Met wie in gesprek?

Publieksgroepen

We gaan in gesprek met verschillende publieksgroepen. Dit gesprek kan op verschillende niveaus gevoerd worden. De niveaus waarop publieksgroepen betrokken kunnen worden zijn: •

•

•

•

Meeweten: bij dit niveau van betrokkenheid heeft een publieksgroep geen actieve rol, maar wordt deze wel geïnformeerd over het project. Er is hier ruimte om vragen te stellen voor de publieksgroep, maar ze worden enkel geïnformeerd. Meedenken: bij het tweede niveau, heeft de publieksgroep ruimte om hun ideeën, ervaringen, zorgen of bijvoorbeeld expertise in te brengen. Er is dus ruimte voor hun inhoudelijke inbreng. Echter hebben ze geen doorslaggevende stem in het project. De treden van de participatietrap die hierbij horen zijn: raadplegen en adviseren. Meewerken: als volgende niveau kan een publieksgroep aan een project meewerken. Hier coproduceren de publieksgroep en het projectteam. De inhoudelijke inbreng van de publieksgroep wordt gegarandeerd meegenomen in de besluitvorming. Meebepalen: tot slot kan een publieksgroep op het hoogste niveau medeverantwoordelijk zijn voor beslissingen die van doorslaggevende betekenis zijn. Hier hebben de resultaten uit het participatieproces een bindende werking en de publieksgroep mag dus meebeslissen.

de participatievraag relevant is voor de publieksgroep. In de participatiematrix is dit is specifieker per groep, per fase uitgewerkt in de participatiematrix met bijhorende toelichting. 1. Basis op orde (meedenken/raadplegen) • huishoudens die nu hun zakken aanbieden (binnenstad); • huishoudens die gebruik maken van vuilcontainers (hoogbouw: appartementen en maisonnettes); • bedrijven in de binnenstad die nu “ meeliften” met de zakkeninzameling (meeweten) 2. Ontwikkelen gemeentelijk Grondstoffenplan (meedenken/adviseren) • Binnenstad; • Hoogbouw; • Laagbouw; • Speciale doelgroepen (mensen met een beperking, sociale minima, grote gezinnen etc)

De betrokkenheid van de publieksgroepen in het participatietraject verschilt per fase per groep. Hieronder een algemene beschrijving van de publieksgroepen. In de verschillende fasen wordt ook een andere indeling van publieksgroepen gebruikt zodat

12

9. Planning, communicatie & organisatie 9.1 Planning

Onderstaand is de voorlopige planning uiteengezet. Deze stappen worden ook uitgewerkt in het bijhorende activiteitenoverzicht. Hoofdlijnplanning

Deadline

Vaststellen participatieaanpak

December 2023

0: randvoorwaarden

Februari 2024

1: basis op orde

Start maart 2024

2: ontwikkelen GGP

Van maart 2024- Q2 2025

3: uitvoeringsfase

Q3 2025

9.3 Organisatie van de participatie

Voor goede uitvoering is een strakke organisatie nodig. Daarom wordt er een participatiewerkgroep ingericht. Met daarin de projectleider, een projectondersteuner en een communicatieadviseur. De participatiewerkgroep is verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van het traject. Daarnaast is ook voldoende uitvoeringskracht nodig. Zodat zaken als: • • • •

Uitnodigen deelnemers participatie; Contactbeheer; Verslaglegging en terugkoppeling; en Organisatie van gesprekken.

goed uitgevoerd worden.

9.2 Communicatiestructuur Een belangrijk onderdeel van de uitvoering van het communicatie- en participatieproces is het projectmanagement. Voordat de participatie van start gaat, richten we de werkstructuur voor het communicatie- en participatietraject in. Denk daarbij aan het inrichten van een website/ e-platform met een kernboodschap en achtergrond informatie, het maken van een communicatieplanning en de inrichting van communicatiekanalen waarlangs mensen contact op kunnen nemen.

13

Colofon Deze participatieaanpak is het resultaat van de Relevant Gesprek© sessie op 8 november. Het overnemen uit deze publicatie is toegestaan, mits de bron duidelijk wordt vermeld. Versienummer 3.0 Datum: 29 november 2023 Auteur Nancy Verkooijen

14

Bijlage 1: Waarom deze aanpak? 1.1 Aanleiding De gemeente werkt aan de tot stand koming van een gemeentelijk grondstoffenplan. Onderwerpen die aan de orde komen in het GGP zijn onder andere: betere scheiding waar mogelijk, hergebruik en levensduurverlening en preventie. Het doel van het GGP is het verminderen van het (huishoudelijk) afval, betere scheiding van het afval en het beperken van de kosten. Met het GGP wordt ook invulling gegeven aan het bestuursakkoord “Jouw schone stad”. In dit bestuursakkoord is het verminderen van restafval als één van de zes agendapunten gekozen. Daarin is gesteld dat: “onderdeel van de wensen voor samen

verduurzamen, betrekking hebben op het verbeteren van afvalverwerking. De gemeente wil het aanbod van restafval verminderen en de kosten zoveel mogelijk beperken. De raad wil buurtbewoners hierin betrekken door wensen en ideeën uit te vragen en zo kansen in kaart te brengen.” Met deze participatieaanpak wordt op proces invulling gegeven aan de wens van de raad om buurtbewoners te betrekken bij het realiseren van het GGP.

1.2 Opstellen participatieaanpak Durven, Doen!, Dromen maar vooral Samen is een woord dat we vaak terugzien in het coalitieakkoord van juli 2022 van de gemeente Hoorn. Bij “samen doen” komen we uitgangspunten als “We stimuleren betrokkenheid van inwoner en hun vertegenwoordigers in een zo vroeg mogelijk stadium” en “Inwoners, ondernemers en

betrokkenen hun stem kunnen laten horen”. Samenwerken met partners, inwoners en betrokkenen is een dynamisch proces en elke keer weer anders. Het is mensenwerk. En mensen hebben vragen, verwachtingen, belangen, zijn soms teleurgesteld maar kunnen ook begripvol zijn. Daarom zijn uitkomsten ook niet altijd voorspelbaar. Maar het zorgvuldig doorlopen van een participatieproces vergroot de kans op succesvolle participatie enorm. Het maken van een aanpak is essentieel voor een succesvol participatieproces. Zonder aanpak geen sturing op het resultaat en haal je uiteindelijk niet op wat je nodig hebt. Co-creatie participatieaanpak Deze participatieaanpak is samen met relevante collega’s van de gemeente Hoorn en samen met onze partner HVC tot stand gekomen aan de hand van een Relevant Gesprek® sessie. Aanwezig waren: • Jennie Heuwekemeijer, gemeente Hoorn • Barbara Langendoen, HVC Groep • Susan Baks, HVC Groep • Frans Burg, gemeente Hoorn • Marjolein Butter, HVC Groep • Marieke van Leeuwen, gemeente Hoorn • Michiel Westerhoff, gemeente Hoorn

andere belanghebbenden moeten erop kunnen vertrouwen dat zij op de juiste manier betrokken worden bij nieuwe ontwikkelingen en plannen die hen raken of aangaan. De gemeente communiceert duidelijk over hoe participatieprocessen verlopen en hoe

15

Bijlage 2: De criteria en structuur van een succesvol participatieproces Het gewenste eindresultaat is natuurlijk een succesvol participatieproces. Maar wanner is een participatieproces goed en succesvol? We werken met de volgende participatiecriteria voor een succesvol participatieproces: 1. Alle relevante belanghebbenden zijn in beeld en geïnformeerd; 2. Alle relevante belanghebbenden hebben gelegenheid om deel te nemen; 3. Alle deelnemende belanghebbenden hebben kennis van het (besluitvorming)proces; 4. Alle relevante belanghebbenden hadden toegang tot informatie; 5. relevante belanghebbenden hebben invloed op de uitkomst; 6. Alle relevante belanghebbenden hebben deelgenomen aan een efficiënt participatieproces.

de methodiek van het Relevant Gesprek®. Het eindresultaat is de participatieaanpak. Onderstaand geven we een korte uitleg van de vier sleutels.

Om goed te scoren op bovenstaande criteria organiseren we een relevant en gestructureerd participatieproces. Dat doen we met de methodiek Relevant Gesprek® We beginnen met een gestructureerde participatieaanpak. Na commitment op de aanpak vervolgen we het proces met een gestructureerde uitvoering. In de participatieaanpak maken we belangrijke keuzes hoe we de relevante belanghebbenden bereiken, waarover we in gesprek gaan en op welk manier. In de aanpak leggen we het fundament voor een succesvolle uitvoering en het behalen van de genoemde participatiecriteria voor het programma VLGG.

2.1 Methodiek Relevant Gesprek® De methodiek is een leidraad om de benodigde antwoorden te vinden voor het inrichten van het participatieproces voor een vraagstuk, in deze het programma VLGG. Het startpunt is het inhoudelijke vraagstuk, vervolgens doorloop je de vier sleutels van

Sleutel 1. Waarom in gesprek? In de eerste sleutel gaat het om het bepalen van het participatiedoel voor het inhoudelijke vraagstuk. Waarom wil je in gesprek met je omgeving? Wat is de

16

(beleids)opgave en aan welk eindresultaat werk je? In elke fase van het proces zit je? Wat draagt participatie bij aan je beleidsdoel? En wat is de ruimte voor inbreng?

participatievraag relevant? Wat is hun invloed/betrokkenheid? De publieksgroepen kunnen verschillende rollen hebben in een proces. We onderscheiden er vier: •

Meebepalen: publieksgroepen die (mede)verantwoordelijk zijn voor beslissingen van doorslaggevende invloed (op beleid, project of uitvoering). Vaak een programmateam/het bestuur.

•

Meewerken: publieksgroepen die daadwerkelijk meewerken aan het project. Staan vaak dichtbij het programmateam.

•

Meedenken: publieksgroepen geven inhoudelijke inbreng door het delen van ideeën, ervaringen en expertise.

•

Meeweten: publieksgroepen hebben geen actieve rol, maar houden we wel op de hoogte van het project (informeren).

Met dit model vinden we de antwoorden voor sleutel 1: het participatiedoel uitlijnen met de invloed van deelnemers en beslissers

Sleutel 2. Waarover in gesprek? Op basis van het omschreven eindresultaat per fase in sleutel 1, bepalen we in sleutel 2 het onderwerp van het gesprek. Waarover gaan wel wel/niet in gesprek? Wat is relevant voor de belanghebbenden? We formuleren een participatievraag waar we aan het einde van het participatieproces antwoord op willen hebben.

Met dit model bepalen we de invloed van de relevante belanghebbenden

Naast het benoemen van de relevante belanghebbenden, kijken we ook naar afzenderschap. Een relevante (bekende) afzender vergoot de relevantie voor deelname.

Sleutel 3. Wie is met wie in gesprek? Op basis van de participatievraag uit sleutel 2, bepalen we wie we nodig hebben om de participatievraag te beantwoorden. Voor welke publieksgroepen is de

17

Sleutel 4. Hoe in gesprek? Je kunt pas een passende gespreksvorm kiezen, als je weet wat het doel is van het gesprek, hoeveel ruimte voor inbreng, wat de participatievraag is en welke publiekgroepen je nodig hebt om de vraag te beantwoorden. Dat zijn de antwoorden op de eerder genoemde sleutels. De gesprekvorm vloeit voort uit de eerder gegeven antwoorden. Daarom eindigen we ook met de gespreksvorm. Participatiematrix De antwoorden op de vier sleutels per fase landen in een participatiematrix. Daarmee heb je de participatieaanpak op één A4.

18