Bijlage 1 - e-mail behorende bij WhatsApp richtlijn september 2021

WhatsApp richtlijn Gebruik is oké

Niet gebruiken

Sociale privé gesprekken met collega’s. -----------------------------------------------------------------Gesprekken met collega’s over werk, praktisch en niet met inhoud:

Gesprekken met inwoners over inhoud, aanvragen, persoonlijke situatie etc. -----------------------------------------------------------------Gesprekken met collega’s over inwoners -----------------------------------------------------------------Gesprekken met collega’s of zakelijke relaties die gevoelig of vertrouwelijk zijn: ● (voorbereiding op) besluitvorming, zoals bedrijfsvoering, organisatiewijzigingen, projecten. ● onderhandelingen zoals CAO, coalitievorming, inkopen, samenwerken. ● politieke onderwerpen, zoals J.P. Coen, corona, cruiseschepen. -----------------------------------------------------------------Gesprekken met collega’s of zakelijke relaties over onderwerpen met: ● media belangstelling; ● cultureel-historische waarde.

- Ik kom wat later. - Mag ik je bellen?

Bewust afwegen Gesprekken met inwoners en zakelijke relaties over werk, praktisch en niet met inhoud: - Mag ik je bellen? - Kunnen we een afspraak maken?

-----------------------------------------------------------------Crisissituaties: ● snel communiceren is noodzaak. ● en interne kanalen zoals Teams zijn geen optie.

Wist je dat... √ ... voor WhatsApp gesprekken (en bijv.

SMS,Signal en Telegram) voor het werk: ● de Archiefwet geldt; ● de Wet Openbaarheid van bestuur (WOB) geldt; ● de AVG (privacywet) geldt.

√ ... je WhatsApp een privé-account is. √ ... je WhatsApp gesprekken over het werk niet

mag opslaan in Google drive of iCloud? Dit zijn je privé-accounts.

√ ... WhatsApp van Facebook is en:

● de inhoud van je bericht versleutelt; ● de metadata niet versleutelt; ● de metadata verzamelt; ● metadata informatie is over het bericht, zoals wie naar wie, wanneer en hoe laat.

Uitgangspunt: Teams waar het kan! Geen WhatsApp voor werkgesprekken met inhoud Toch hierover geappt? Bewaar de belangrijke delen van deze gesprekken. Hoe je dit doet, lees je in de bewaartips.

Bewaartips WhatsApp Toch geappt voor het werk?

Maak een foto met je telefoon

Maak een export met je telefoon

● Bewaren van een kort chatgesprek zonder bijlagen.

Is het gesprek belangrijk om te bewaren, zodat de gemeente zich kan verantwoorden, transparant kan zijn en zich aan de wet houdt?

● Open het WhatsApp gesprek op jetelefoon. Dit kan ook via WhatsApp Web(web.whatsapp.com).

● Bewaren van een heel chatgesprek (met bijlagen). Dit kan alleen met je telefoon.

De voorbeelden en kaders in de WhatsApp richtlijn, helpen om te bepalen wanneer en waarom bewarennodig is. Maak zelf een goede afweging. Of vraag advies aan Informatiebeheer (DI).

● Maak een foto (printscreen of knipsel via knipprogramma) van het gesprek, die je wilt bewaren. ● Sla de foto tijdelijk op in je zakelijke Onedrive. ● Zorg dat je genoeg informatie over hetbericht op de foto zet. Zodat duidelijk is waar het over gaat.

Hoe verder? 1. Ga naar intranet. 2. Vul het formulier ‘WhatsAppgesprek bewaren’ in. 3. Voeg de foto, printscreen of export vanuit je Onedrive toe aan het formulier.

4. Verstuur! 5. Verwijder de foto, printscreen of export uit je zakelijke Onedrive. 6. Verwijder persoonsgegevens uit het WhatsAppgesprek.

● Open het WhatsApp gesprek: Iphone: klik op de (groeps)naam. Scroll naar beneden en klik op ‘Export chat’. Android: klik op de 3 puntjes arechts bovenin.Kies ‘Meer’ en ‘Chat exporteren’. ● Kies ‘Voeg media bij’ als je foto’s, video’s en documenten wilt exporteren. ● Sla de export op in je zakelijke Onedrive: Iphone exporteert een zip-bestand. Android exporteert losse bestanden. Maak vooraf in je zakelijke Onedrive een map, waar je de bestanden in kan zetten. Klik op het vinkje rechts bovenaan om te exporteren.

Wat gebeurt er dan? Het formulier, de export met bijlagen gaat naar Informatiebeheer (DI). Informatiebeheer zet het formulier en de export met bijlagen in de juiste zaak in het zaaksysteem.