Bestuurlijke reactie op onafhankelijk onderzoek aanbesteding pand Hoofd2b

GEMEENTE HOORN

Gemeente Hoorn

Aan de leden van de raad

Nieuwe Steen 1 Postbus 603 1620 AR Hoorn T 0229 25 22 00 www.hoorn.nl Contactpersoon J. Bulteel Zaaknummer: 1996008

Hoorn, 8 november 2022 Onderwerp: Reactie op onafhankelijk onderzoek aanbesteding pand Hoofd2b

Beste leden van de raad, Op vrijdag 21 oktober hebben wij het onderzoeksrapport van uw raad naar de aanbesteding van het Hoofd 2b ontvangen. In deze brief geven wij een reactie op dit eindrapport. Als college vinden wij het ook belangrijk dat dit onderzoek heeft plaatsgevonden. De gemeente Hoorn is een lerende organisatie, en dit onderzoek helpt daarbij. Het rapport geeft duidelijk inzicht in wat goed en wat niet goed ging en geeft ook concrete handvatten om soortgelijke processen in de toekomst beter op te pakken. Leerpunten Wij herkennen en onderschrijven de conclusies en aanbevelingen in het rapport. De belangrijkste leerpunten gaan wat ons betreft over het gebrek aan regie in de verkennende fase en het samenspel tussen college en raad. Verkennende fase Het is duidelijk dat de verkennende fase niet goed is verlopen. De regierol is onvoldoende professioneel opgepakt. En mede door de informele communicatie met betrokken ondernemers zijn er verwachtingen gewekt die uiteindelijk niet waargemaakt konden worden. Dit heeft de relatie met Rederij Hoorn en de samenwerking tussen betrokken ondernemers geschaad. Dat is heel kwalijk, omdat een van de belangrijkste doelen van het toeristisch informatiepunt was om de samenwerking tussen toeristische ondernemers te versterken. Wij trekken ons dit dan ook zeer aan.

Kritisch vermogen in de organisatie We zijn blij met de bevestiging dat er in de organisatie voldoende ‘checks-and-balances’ aanwezig zijn. Dit kritische vermogen heeft gezorgd voor de juiste ingrepen in het proces en correcte besluiten over de compensatie aan Vishandel Parlevliet, de wijziging van de bestemming en de keuze voor een openbare aanbesteding. Beoordelingscriterium duurzaamheid Ook het feit dat de aanbesteding op de belangrijkste punten correct is verlopen vinden wij positief. Waar het rapport kritisch is over de puntentoekenning voor het beoordelingscriterium duurzaamheid, plaatsen wij wel een kanttekening. Als gemeente hanteren wij dit beoordelingscriterium breder dan de onderzoekers, naar voorbeeld van de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. We kijken daarbij naar alle aspecten van duurzaamheid; ‘People, Planet and Profit’. Vanuit dit perspectief valt ook de zogenaamde ‘social return on investment’ onder dit criterium. Dit gaat dus om maatschappelijk verantwoord ondernemen in de breedste zin. Duidelijk is wel dat dit criterium in het vervolg scherper gedefinieerd kan worden. Dat nemen we uiteraard mee.

1/2

Samenspel raad, college en organisatie Een andere belangrijke conclusie is dat het samenspel tussen raad, college en de organisatie niet goed heeft gewerkt. Ondanks dat het hier om een collegebevoegdheid ging, had het college de raad achteraf bezien eerder en beter moeten betrekken. Wij zien ook dat dit had geholpen in het samenspel met de raad. Daarnaast heeft het verschil tussen de formele rolinvulling van de ambtelijke organisatie tijdens het aanbestedingstraject en de informele rolinvulling van de portefeuillehouder richting ondernemers het proces niet geholpen. Vervolg Prioriteit: herstel van vertrouwen en samenwerking De fouten die in het voortraject zijn gemaakt hebben doorgewerkt in het vervolgproces. De onderzoekers constateren terecht dat dit ook nu nog de samenwerking rond het toeristisch informatiepunt hindert. Dat is voor geen van de betrokken partijen positief, juist omdat verschillende ondernemers in het toerisme zouden moeten profiteren van het toeristisch informatiepunt en een goede onderlinge samenwerking. Er is dus veel aan gelegen om dit vertrouwen en de onderlinge relaties te herstellen. Nu het onderzoek is afgerond, willen wij dan ook graag open in gesprek gaan met de betrokken ondernemers, Rederij Hoorn en RentTourBuy.

Daarbij willen we in ieder geval het doorlopen proces bespreken, de ervaringen en bezwaren van de ondernemers en de vraag hoe we het vertrouwen en de onderlinge relaties kunnen herstellen. Evaluatie organisatie De leer- en verbeterpunten die uit het onderzoek zijn voortgekomen, zijn onderwerp van interne evaluatie en besprekingen. Dit wordt niet alleen met direct betrokkenen doorgenomen, maar ook met andere medewerkers en leidinggevenden die met soortgelijke processen te maken hebben. Zo zetten we in de volle breedte in op leren, verbeteren van processen en voorkomen van herhaling. Samenspel Een belangrijk punt van aandacht is het samenspel tussen college en raad. Zoals gezegd beseffen wij ons achteraf dat het had geholpen om de raad eerder en beter te betrekken en te informeren. Zo hadden we een beter gedeeld beeld gehad van het proces, de doelen en het verloop en het had ook onduidelijkheden, vragen en vraagtekens kunnen voorkomen. Daarnaast constateren de onderzoekers dat het had geholpen als er was aangedrongen op een pas op de plaats en een gesprek over het samenspel tussen raad en college. Dat zien wij als een gedeelde verantwoordelijkheid van college en raad. Juist als processen niet lopen zoals het zou moeten, helpt het om elkaar vanuit partnerschap te benaderen, in het belang van de stad en de doelen die we samen nastreven.

Het zou goed zijn om dit gesprek over het samenspel doorlopend te blijven voeren en ook onderdeel uit te laten maken van de bestuursagenda, om samen te blijven leren en ontwikkelen. Met vriendelijke groet,

Burgemeester en wéfhoudfjrs van Hoorn

2/2