Beantwoording technische vragen VVD - Raadsbrief voortgang uitvoering aanbevelingen onderzoeksrapport Hoofd 2B

Beantwoording technische vragen VVD Agendapunt 5.3 - Raadsbrief Voortgang uitvoering aanbevelingen onderzoeksrapport Hoofd 2b Algemene raadscommissie 20 juni 2023 Beste raadsleden, De heer Droste van de fractie VVD heeft op 14 juni technische vragen gesteld over agendapunt 5.3 - Raadsbrief Voortgang uitvoering aanbevelingen onderzoeksrapport Hoofd 2b. Onderstaand treft u de vragen en beantwoording aan. Vragen

1. Waaruit blijkt dat de huidige inkoopprocessen voldoende transparant en navolgbaar

zijn, hoe is daarbij de rechtsgelijkheid, rechtszekerheid en rechtmatigheid qua inkoopen aanbestedingsproces verbeterd?

Antwoord: Dit blijkt uit de inkoopmatrix, de inkoopstrategie, het gebruik van TenderNed, de wijze waarop inkoop is georganiseerd binnen de gemeente Hoorn, de aanwezigheid van een klachtenmeldpunt en het gebruik van standaarden: • In de inkoopmatrix staat beschreven wie welke bevoegdheden heeft en volgens welke afspraken en richtlijnen de gemeente inkoopt. De inkoopmatrix is beschikbaar via http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR696136. De inkoopmatrix is begin 2022 geëvalueerd. Deze evaluatie en de wijziging van de organisatiestructuur heeft geleid tot aanpassing van de inkoopmatrix. U bent hierover per brief geïnformeerd. De inkoopmatrix en mandaatbesluit worden dinsdag 20 juni 2023 op het verzoek van de raad in de raadscommissie besproken. • Bij inkopen met een opdrachtwaarde van meer dan € 30.000 wordt voorafgaand aan de inkoop een inkoopstrategie opgesteld. In de inkoopstrategie staat beschreven door wie, wat, hoe en waarom er wordt ingekocht. Afhankelijk van de geraamde opdrachtwaarde, wordt de inkoopstrategie ambtelijk of bestuurlijk vastgesteld. Degene die de inkoopstrategie vaststelt, is niet degene die de inkoopstrategie heeft opgesteld. • De gemeente publiceert haar aanbestedingen op TenderNed. TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Nationale en Europese aanbestedingen zijn voor iedereen toegankelijk en navolgbaar.

Voor meervoudig onderhandse aanbestedingen nodigt de gemeente rechtstreeks bedrijven uit om een offerte in te dienen. Voor alle aanbestedingen geldt dat het gehele aanbestedingsproces digitaal verloopt via TenderNed. Dit zorgt er voor dat er minder fouten worden gemaakt en vermindert de administratieve lasten voor zowel inschrijvers als de gemeente. • Inkoop is centraal georganiseerd. De interne behoeftesteller is verantwoordelijk voor de functionele omschrijving van de opdracht en de uitvoer van deze opdracht binnen de geldende afspraken. Hierbij adviseren, ondersteunen en begeleiden de inkopers van team Inkoop de interne behoeftestellers. De inkoper heeft hierbij een proactieve, adviserende, meedenkende, verbindende en faciliterende rol bij niet alleen het bepalen van de behoefte en het doorlopen van het inkoop- en aanbestedingsproces.

•

•

De gemeente Hoorn heeft een eigen klachtenmeldpunt voor klachten over aanbesteden binnen de gemeente Hoorn. Om de objectiviteit te waarborgen, is deze extern belegd. Er wordt gebruik gemaakt van standaard uniforme documenten, die gebruikt worden in de regio Noord-Holland Noord. Denk aan inschrijfleidraad, contractdocumenten en algemene inkoopvoorwaarden.

Jaarlijks wordt de raad geïnformeerd over de belangrijkste kengetallen en resultaten met betrekking tot inkoop en aanbestedingen. De verwachting is dat de Inkooprapportage 2022 ter informatie medio dit jaar met de raad wordt gedeeld. Bovenstaande punten dragen bij aan rechtsgelijkheid, rechtszekerheid en rechtmatigheid binnen het inkoop- en aanbestedingsproces. Daarnaast hebben recente aanpassingen in de inkoopmatrix geleid tot verdere verbetering van de rechtsgelijkheid, rechtszekerheid en rechtmatigheid: • Voor de juiste afweging: o wordt de inkoopstrategie van 1-op-1 inkopen met een hoge opdrachtwaarde (€ 70.000 tot € 125.000 voor leveringen en diensten/ € 150.000 tot € 1.500.000 voor werken) minimaal vastgesteld door de gemeentesecretaris of directeur. Dit in plaats van een teammanager, project- of programmamanager. Boven deze bedragen wordt de inkoopstrategie vastgesteld door het college en/ of directie. o heeft degene die de inkoopstrategie vaststelt een hogere lijnfunctie dan degene die deze inkoopstrategie opstelt. • Medewerkers mogen tot € 10.000 opdracht geven/ overeenkomsten aangaan. Dat was € 30.0000. Met het oog op het beperken van het financiële risico dat onbevoegde opdrachten wordt verstrekt, is dit bedrag verlaagd.

2. Hoe is de eenheid van handelen gewaarborgd, inclusief de rechtsgelijkheid, rechtszekerheid en rechtmatigheid?

Antwoord: De inkopers handelen binnen de wettelijk en beleidskaders. Zie verder het antwoord op vraag 1.

3. In welke mate en op welke wijze zijn de checks-and-balances verbeterd, naast het invoeren van het vier-ogen principe? In welke mate zijn er voldoende checks-andbalances voor het waarborgen van de rechtsgelijkheid, rechtszekerheid en rechtmatigheid bij een gunning of aanbestedingsbesluit?

Antwoord: In de inkoopmatrix staat beschreven wie welke bevoegdheden heeft en volgens welke afspraken en richtlijnen de gemeente inkoopt. Aanpassingen in de inkoopmatrix hebben geleid tot extra checks-and-balances in het inkoop- en aanbestedingsproces: • Voor de juiste afweging: o wordt de inkoopstrategie van 1-op-1 inkopen met een hoge opdrachtwaarde (€ 70.000 tot € 125.000 voor leveringen en diensten/ € 150.000 tot € 1.500.000 voor werken) minimaal vastgesteld door de gemeentesecretaris of directeur. Dit in plaats van een teammanager, project- of programmamanager. Boven deze bedragen wordt de inkoopstrategie vastgesteld door het college en/ of directie. o heeft degene die de inkoopstrategie vaststelt een hogere lijnfunctie dan degene die deze inkoopstrategie opstelt.

•

Medewerkers mogen tot € 10.000 opdracht geven/ overeenkomsten aangaan. Dat was € 30.0000. Met het oog op het beperken van het financiële risico dat onbevoegde opdrachten wordt verstrekt, is dit bedrag verlaagd.

Verder worden er jaarlijks achteraf inkoopcontroles uitgevoerd om: • Vast te stellen dat de inkopen voldoen aan externe wet- en regelgeving m.b.t. aanbesteden (is er terecht wel of niet Europees aanbesteed), dit in het kader van de rechtmatigheid. • Vast te stellen dat de gecontroleerde inkopen voldoen aan de interne afspraken m.b.t. inkopen (de inkoopmatrix)