Auditcommissie: Verslag auditcommissie d.d. 13 juni 2024

GRIFFIE

Samenvattend verslag Auditcommissie. Donderdag 13 juni 2024 20.00 – 21.30 uur TEAMS Auditcommissieleden R. Droste P. Kleuters N. Bakker P. van Peperstraten P. Blom B. Kunst E. van Os

Voorzitter/lid (VVD) Lid (VVD) (ingelogd) Lid (D66) Lid (LH) (afgemeld) Lid (Eénhoorn) Lid (D66) Lid (GrL)

Secretaris J. Hoek (loco-griffier, secretaris) Interne adviseurs S. Winter, M. Admiraal, G. Sunder. PSA A. Booij. 1. Opening en mededelingen Meldingen vooraf: - Melding griffie: voor verslagredenen wordt de sessie opgenomen. - Peter van Peperstraten heeft zich afgemeld wegens vakantie. - Wethouder Axel Boomgaars heeft zich ook afgemeld wegens andere afspraken. - Yousef Nassiri, Willem Hiddink en Mitchel Sluis worden vervangen door Elise van Os, Niels Bakker, Rob Droste en Bas Kunst. Personele wijzigingen: Rob Droste voorzitterschap De wijzigingen in januari en nadien zijn per mail doorgegeven, dat heeft er ook toe geleid dat vanuit de VVD raadslid Rob Droste het voorzitterschap van de auditcommissie wil overnemen. Dat vergt nog wel een akkoord van de commissie: de auditcommissie stemt hiermee in. De nieuwe voorzitter krijgt daarna het woord. Hij heet iedereen welkom. Verslag d.d. 18 januari 2024 wordt vastgesteld. Toelichting Arie Booij / PSA. Conclusie: begin juni is door PSA een goedkeurende verklaring afgegeven voor de gemeente Hoorn bij de Jaarrekening 2023. Rechtmatigheidsverantwoording College. Voor het eerst is door de college zelf een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de Jaarstukken. Voorheen deed de accountant dat. Elise van Os vraagt nog waarom dit zo is

GRIFFIE

gedaan. Arie Booij legt uit dat de rechtmatigheidstoets door accountantsbureaus elders in het land nog wel eens verkeerd werd opgevat. Niet als iets waar de gemeente mee aan de slag moest. Dus door dit nu zo te doen, hoopte men dat de discussie dan tussen het college en de raad gevoerd gaat worden en niet gezien wordt als een probleem of zaak van de accountant. Onrechtmatigheidsoordeel vooral op grond van het begrotingscriterium Arie Booij van PSA legt uit dat het onderzoek heeft geleid tot een conclusie door het college dat er onrechtmatig is gehandeld op grond van met name een te hoog cijfer bij het criterium begrotingsrechtmatigheid. Meer gemeenten zien dit, en het is best vreemd. Het is wel goed om aan te geven dat de cijfers niet of heel weinig afwijken van eerdere jaren. Maar met de wijziging in de aanpak van de rechtmatigheid, zijn ook de spelregels veranderd. Dat houdt in dat het college, en de colleges in meer gemeenten ineens met een ander oordeel te maken krijgen. Arie Booij van PSA licht dit aspect nader toe. Het aspect begrotingsrechtmatigheid werd t/m 2022 door accountants verplicht beoordeeld op -wat de accountant noemt- een netto benadering. Dat is nu gewijzigd in een verplichte bruto benadering. Dat heeft effecten op de beoordeling zelfs als de uitkomsten dezelfde zijn als eerdere jaren.

Vroeger mochten lasten die elders in de begroting dan wel het programma gedekt werden door extra baten, of die een relatie hadden met een open einde regelingen zoals in de zorg, buiten het oordeel blijven, als die situaties leidden tot budgetoverschrijdingen. Je kunt namelijk als gemeente niet zomaar cliënten zorg weigeren. Dus een overschrijding vindt dan in feite buiten de schuld van de gemeente plaats. Er waren zo diverse posten die PSA buiten het oordeel mocht houden en die als acceptabel werden aangemerkt. Op basis daarvan werd dan de afgelopen jaren een positieve verklaring op de rechtmatigheid afgegeven Het college mag dat dit jaar niet meer doen. Dat is de bruto benadering, die wezenlijk anders is dan hoe de accountant daarnaar keek. Het college moet al die posten sec beoordelen als begrotingsafwijking en meetellen. Daarmee lijkt er een hoger bedrag uit te komen, terwijl de afwijkingen niet anders zijn dan in eerdere jaren. Dit zien we heel breed onder gemeenten. Het valt in Hoorn eigenlijk nog mee. Er is een gemeente met tientallen miljoen afwijkingen vanwege de nieuwe regels, waarvan 95% zo’n beetje gekwalificeerd kon worden als acceptabel volgens de beoordelingswijze van eerdere jaren. Iets anders dat is gewijzigd is dat ook onderschrijdingen en afwijkingen van de baten moeten worden meegenomen in het oordeel. Ook dat was vroeger anders.

Het kan daarom zijn dat de landelijke commissie BBV of de landelijke werkgroep WDGO hierin nog zaken gaat wijzigen. Verder is het aan de raad, om wellicht de aspecten en grenzen dan eens onder de loep te nemen of die nog wel kloppen met de nieuwe werkwijze. Je zou sommige zaken als acceptabel kunnen aanwijzen. Bas Kunst vindt de uitleg helder. In het verslag ziet hij wel verplaatsingen tussen diverse posten. Dus iets is begroot, en dan gerealiseerd, maar die realisatie uitkomsten staan in die andere post. Dan zie je geen wegstrepen van plussen en minnen. Hoe ging dat in het verleden dan? Arie Booij geeft aan dat zolang er verschuivingen binnen een bepaald programma plaatsvinden, zij daar als accountant geen last van hadden. Maar dat mag nog steeds, althans op programmaniveau. Op dat niveau kijk je ook naar de jaarrekening, dus hoe de realisatie zich verhoudt tot de getallen op datzelfde niveau. De commissie concludeert dat het misschien goed is als de auditcommissie dit oordeel en de uitleg erbij doorgeeft in haar advies aan de raad. Ook vindt de auditcommissie de nieuwe

GRIFFIE

regels wel erg snel negatief uitpakken op het oordeel. Voer daarom in de raad het gesprek over: - Wat is nog acceptabel om als begrotingsoverschrijding aan te merken, b.v. bij open einde regelingen? Wat mag en kan je als gemeente op basis van de wettelijke regels van de BBV anders organiseren om de spelregels weer een beetje op gelijke voet te zetten met de jaren voor 2023? Anders krijgen gemeenten straks jaarlijks rechtmatigheidsoordelen die in feite nietszeggend zijn. - Heb het ook over het aspect van de ‘tijdige melding’, dus meldt begrotingsafwijkingen (inclusief positieve afwijkingen of nieuw gerealiseerde inkomsten) tijdig bij de raad. Dit is een aanscherping op het budgetrecht van de raad waar de accountant op wijst. Omdat je ze dan eerder meldt, zijn het acceptabele afwijkingen geworden. Actie: in het commissieadvies aan de raad opnemen als aandachtspunt. Andere aandachtspunten van de accountant Arie Booij: Voteren van kredieten en subsidies uitgeven PSA ziet veel kredieten gevoteerd worden waarbij nog geen sprake is van een besteding op korte termijn. Maar die bedragen kunnen wel al de meerjarenbegroting raken. Dat leidt mogelijk tot een onnodig beslag op middelen. Als je nu iets raamt, en je begint als gemeente pas over drie tot vier jaar met uitvoeren, zitten er ook financiële risico’s aan vast. Grote kans dat in de tussentijd ook de kosten stijgen.

Dan kom je weer krediet tekort. Dus pas je ambities aan aan de realiteit. Er komen ook veel subsidies binnen, soms zelfs ongevraagd. Die bedragen zijn opgelopen van 16 miljoen naar 36 miljoen. Probeer die bedragen ook op te maken: als er geen besteding tegenover staat, dan loop je ook geen risico’s maar je krijgt de bedragen wel ergens voor. Het is wel zaak om budgetten te gaan besteden. De ambtelijke capaciteit moet ook voldoende zijn om het te gaan doen. Paul Blom geeft aan dat als er ongevraagd subsidies van het Rijk komen, je ook niet rekening hebt gehouden met besteding per direct. Dus dan kan het even duren met de realisatie. Arie Booij, dit is inderdaad een uitdaging, en soms betekent het keuzes maken, maar het staat wel op de balans. Europese aanbestedingsregels Bij het rechtmatigheidsoordeel komt een groot deel op het conto van het niet naleven van de (Europese) aanbestedingsregels. Niels Bakker vraagt in dit kader naar de visie van de accountant. Het gaat om 4 miljoen en om twee forse posten die niet conform de bestaande regels zijn aanbesteed. Ziet de accountant dit vaker bij andere gemeenten of is dit wel heel extreem? Arie Booij geeft aan dit vaker te zien en dit niet als extreem te zien. Het hangt ook samen met de grootte van de gemeente. Bij grotere gemeenten leidt de afwijking vaak tot een hogere doorvertaling naar de verklaring, dan bij kleine gemeenten.

Dit kan bij kleine gemeenten al snel leiden tot een verklaring met beperkingen. Je hoopt dit soort fouten niet te vinden , maar het is geen afwijkend beeld wat wij als accountant zien. Je moet als raad vooral naar de toekomst kijken hoe je dit kunt voorkomen, is zijn advies. Nieuwe grondexploitaties geopend. Er zijn drie nieuwe grondexploitaties geopend en financieel vertaald in de Jaarrekening. De oude hockeyvelden, het stationsgebied en Pelmolenpad. Voor het stationsgebied, wat veruit de grootste is, met ook de meeste financiële risico’s, heeft het college een verliesvoorziening in het leven geroepen. Gezien de kosten is dat verstandig. Aan de creditkant staat een bedrag van 12 miljoen dat over de looptijd leeg zal lopen al naar gelang de kosten worden gemaakt.

GRIFFIE

Bangert Oosterpolder loopt volgens verwachting door. Er staan wel nog behoorlijk bedragen aan nog te maken kosten en te realiseren opbrengsten open. Blijf daar goed op letten, is het advies van PSA. De financiële verwachting ziet er echter nog steeds goed uit. Pelmolenpad is net geopend als exploitatie maar lijkt op Bangert Oosterpolder, met nog veel te maken kosten maar ook een verwachte goede eindrealisatie. Het Zevenhuis heeft de gemeente aardig veel geld opgeleverd, concludeert de accountant. Paul Blom heeft m.b.t. tot deze grondexploitatie een vraag over de waardering en de risicoinschatting. Met name over de recente doorverkoop. Deze vraag zal later schriftelijk worden beantwoord. Noot secretaris: antwoord is later gekomen in de vorm van een krantenbericht met de uitleg/antwoord ernaast in de mail: “Bijgaand antwoord afdeling Grondzaken: Ambaflex heeft de kavel zelf doorverkocht aan Uranus en Stabo bouw. Destijds is de kavel door Ambaflex aangekocht van Exploitatiemaatschappij Zevenhuis B.V” (Actie is daarmee afgedaan.) Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein Het betreft hier onder meer onzekerheden bij de WMO, prestatielevering door zorgleveranciers, een onzekerheid van een miljoen bij de PGB’s. Maar eindconclusie is dat het hier niet gaat om materiele onzekerheden.

Beheer- en onderhoudsplannen gemeentelijk vastgoed De aanbeveling bij verantwoording en waardering van voorzieningen voor diverse kapitaalgoederen in relatie tot de aan- of afwezigheid van actuele beheerplannen. Dit onderwerp staat al enige tijd op de aanbevelingenlijst van de accountant zowel als de auditcommissie. Het onderwerp vastgoedbeleid komt ook op de agenda van de raadscommissie, op 18 juni. Daarna gaat dit door naar de raad. Dit houdt in dat het beheer veel beter georganiseerd en gefinancierd kan worden. De secretaris geeft aan dat dit positieve feit dan ook namens de commissie vermeld mag worden. Er wordt al langer door diverse colleges aan gewerkt. Actie is nu onderweg, en dan kan dit onderwerp als het goed is op enige termijn afgevinkt worden. Actie: in het commissieadvies opnemen als positief punt. Appa regeling Bas Kunst wijst op een vraag die hij ook op 6 juni heeft gesteld: waarom is de stijging van de post m.b.t. de pensioenvoorziening van voormalig wethouders zo hoog. Hier wordt later nader op teruggekomen. In eerste instantie heeft het ook met indexatie van bedragen te maken, maar dat verklaart niet het hele bedrag. Reactie College op de aanbevelingen van de accountant Bas Kunst geeft aan dat sommige reacties wel wat vaag blijven. Wat gaat het college dan exact doen, was zijn vraag.

Hij geeft als voorbeeld een zin: we nemen het advies van de accountant serieus. Dat zegt nog niet heel veel over de opvolging ervan. Hij is ook benieuwd hoe de commissieleden dit zien. Ook Niels Bakker geeft aan: iets concreter zijn in de reacties, zou fijn zijn. Ook ziet hij herhalingen met aanbevelingen uit eerdere auditcommissie verslagen. Hij zou dit graag concreter gemaakt zien, zeker als zaken eerder zijn geconstateerd. Elise van Os ziet dit ook als aandachtspunt. Mensen reageren op een verslag in de trant van: we gaan er ‘iets’ mee doen. Maar dat blijft dan nog wat te weinig concreet, zelfs als dat soms moeilijk aan te geven is, omdat zaken b.v. nog langs de raad moeten. De voorzitter concludeert dat, gehoord de reacties, de auditcommissie dan een advies kan geven aan de raad. Hij zou dit verstandig vinden. De secretaris geeft aan dat dit binnen de

GRIFFIE

rol van de raad past, er komt een officieel commissieadvies en daar zet hij de conclusies in. Het is dan aan de raad om daar extra actie op te ondernemen, dat kan ook door b.v. vragen aan het college. Actie: in het commissieadvies aan de raad opnemen als aandachtspunt. Ambitieniveau investeringsplanning i.r.t. niet-uitgeven van kredieten Paul Blom reageert n.a.v. pagina 15 in de accountantsverklaring dat van de lopende kredieten (totaal € 131,9 miljoen beschikbaar gesteld) is aangegeven wat de cumulatieve bestedingen zijn. Dat is, tot en met 31 december 2023, in totaal € 50,5 miljoen. Dat betekent dat € 81,4 miljoen nog niet is besteed. Hij wil graag weten waarom dat komt. Arie Booij geeft aan dat met deze cijfers zij een onderbouwing hebben proberen te geven omtrent het ambitieniveau van de investeringsgegevens. Deze kredietruimte geldt voor de periode tot en met 2023. Paul Blom geeft aan dat een groot deel van dat budget (20 mlj) voor de rioleringsvoorziening bedoeld is, maar dat het merendeel dus nog gereserveerd staat. Arie Booij geeft aan dat het college in de meerjarenbegroting de bevoegdheid heeft gekregen om dit uit te voeren, maar soms staan de kapitaallasten dan jaren te vroeg in de begroting en belasten die. Het is de vraag of dit slim is. Die vraag is aan de raad. Paul Blom vraagt of dit niet in het commissieadvies moet staan.

De voorzitter geeft aan dit een goed idee te vinden. Guus Sunder voegt nog toe dat dit een terecht punt is, en dat in de bijlage bij de Jaarstukken wel goed en gedetailleerd te zien is om welke bestedingen dit gaat. De voorzitter stelt voor dit dan op te nemen in het advies maar wel onder verwijzing naar de plek waar de uitleg te vinden is. Ook heeft de commissie begrip voor het feit dat zaken gepland worden en dat dit soms leidt tot (te) optimistisch plannen. Actie: in het commissieadvies het enige jaren niet-uitgeven van kredieten opnemen als aandachtspunt inclusief de bijlage bij de Jaarstukken waar de overzichten (bijlage 1.) staan. Afhankelijkheid van derden inzake de verantwoording en risico’s t.a.v. beheersmaatregelen in het Sociaal Domein. Niels Bakker ziet in de frauderapportage 2022 dat de verantwoordingen in het sociaal domein soms toch tekort schieten en dat beheersmaatregelen niet zijn uitgevoerd. Ook de opvolging van de maatregelen wordt niet altijd gegeven of uitgelegd. De voorzitter geeft aan dat dit een advies kan zijn dat de auditcommissie aan de raad geeft. Elise van Os stelt voor daaraan te koppelen een soort van deadline voor ofwel wat in uitvoering is genomen, ofwel een reflectie erop. De voorzitter geeft aan dat het goed zou zijn als zulke acties niet blijven openstaan. Actie: in het commissieadvies aan de raad opnemen als aandachtspunt.

De auditcommissie spreekt bij monde van Paul Blom haar grote waardering uit voor de adviezen en bijdragen van Arie Booij, PSA accountant gedurende de afgelopen jaren. Arie Booij geeft aan dat er naar zijn mening zeer goed is samengewerkt. Overige onderwerpen: Benchmark De voorzitter vond de sessie over de herstelmaatregelen en de benchmark door BMC van 6 juni heel goed. Hij vroeg zich wel af waarom het weerstandsvermogen zo fluctueert. Het gaat van het cijfer 2 naar 1,3. Daar schrikt hij -en meerder leden- wel van. Kan dat beter onderbouwd worden? Guus Sunder geeft aan dat het ook te maken heeft met meerjaren grote investeringen. Ook heeft het te maken met meer aandacht voor risicosessies intern. Dat houdt in: vaker tussentijds bijstellen en kwantificeren van risico’s. Sommige gemeenten laten weinig risico’s zien, maar is dat dan reëel? Toepassing van de risicomanagement & weerstandvermogen kan een keer gepresenteerd worden.

GRIFFIE

De voorzitter vindt dit een goed plan. Actie: inroosteren van een presentatie over uitleg bij risicomanagement & weerstandvermogen. Op een vraag van Bas Kunst wordt nog aangegeven dat er geen landelijke regels of gevolgen zijn voor het geval dat een gemeente onder de 1 komt -de berekening van het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een cijfer- Noot JH. Er komt geen toezichthouder, of provincie direct op de deur kloppen, geeft Guus Sunder aan. Hij is als concern controller ook verantwoordelijk voor de correcte toepassing van alle regels ter zake. De secretaris geeft aan dat als je onder de 1. komt dat het dan ook een discussie in de raad moet worden om hier in te grijpen. Het wordt dan een bestuurlijk-politiek traject. Bas Kunst vindt het lastig te doorgronden welke berekening hieraan ten grondslag ligt. En wie maakt de aannames in die berekeningen. Guus Sunder geeft aan dat dit prima in een aparte presentatie kan worden toegelicht. Niels Bakker merkt nog op dat de bewoording over het Westfries Museum wat curieus was, t.a.v. het sluitend zijn van de begroting. De secretaris geeft aan dit aan te nemen in -bijnade zin van een technische vraag. De voorzitter vraagt of het dan naar de hele raad gaat. De secretaris geeft aan dat antwoorden met breder belang altijd voor de gehele raad moeten worden geplaatst door de griffie.

Verdere proces Hoorn financieel gezond De secretaris geeft enkele highlights over het proces. Er wordt gewerkt aan een drietrapsraket, waarbij de voorgestelde herstelmaatregelen integraal kunnen worden gewogen door de raad: 1. Programmabegroting 2025 sluitend maken bij begrotingsbehandeling in november 2024. Met waar mogelijk al structureel aanvullende dekking voor de meerjaren schijven van 2026-2027-2028. 2. Begroting 2026 – ‘Oranje’ lijst met lange-termijn bezuinigingsmaatregelen- bespreken in september (informatief) en in Q4 beeldvormend (of in ieder geval openbaar zodat externe partners en betrokken er ook kennis van kunnen nemen en kunnen reageren). Mogelijk indien verantwoord- besluitvorming ook richting 2026 ev. 3. Kadernota 2025 en meerjarenbegroting t/m 2029: set aan structurele maatregelen in beeld richting begroting 2026 e.v. en dan bij de begroting 2026 & belastingverordeningen Q4 2025 definitieve besluitvorming. De voorzitter maakt nog melding van de gehouden benchmark door BMC waarvan de politiek gebruik kan maken. Dat houdt in: goed kijken naar bestedingspatronen maar ook inkomsten in andere steden, en je conclusies trekken. Dat helpt enorm in de zoektocht naar oplossingen. De auditcommissie geeft de aanbeveling mee om -op welke wijze dan ook- te komen tot een meerjaren sluitende begroting. Met ingang van 2025 en bij voorkeur ook 2026 al.

Actie: in het commissieadvies aan de raad opnemen als ambitie, ook m.b.t. kijken naar het sluitend maken van 2026 vanuit de auditcommissie, als aanbeveling. Met het betrekken van het VNG advies erbij, om het Rijk te bewegen om budgetten realistisch te verhogen. Paul Blom vraagt nog hoe het staat met de zin over de onderhandelingen met het Rijk. De secretaris geeft aan dat er op allerlei schaakvelden gespeeld wordt met het doel om de financiële verhoudingen weer gezond te krijgen.

GRIFFIE

Rondvraag. De voorzitter vraagt of er inmiddels voldoende nieuwe leden zijn om een nieuwe cursus te rechtvaardigen. De secretaris meldt dat hij dit in gang gaat zetten, maar dat dit na het zomerreces gaat worden gezien de vergaderdrukte. Actie: griffie plant een cursus voor de commissie in, na het zomerreces. De voorzitter vraagt verder of er een aparte rechtmatigheidsverordening is. Martine Admiraal geeft aan dat dit in de financiële verordening is opgenomen. Daarin staat welke grenzen de raad hanteert m.b.t. het rechtmatigheidsoordeel. De vertaling daarvan staat in het gehanteerde interne Controleplan. Bas Kunst vraagt hoe het zit met de procedure om te komen tot een advies. De secretaris geeft aan dat het verslag daarin een voorzet geeft, die de leden kunnen beoordelen. Gebaseerd op de conclusies die de voorzitter heeft getrokken wordt dat advies uiteindelijk, na akkoord van voorzitter en secretaris, naar de raad van 27 juni gestuurd. Volgende vergadering auditcommissie: pre-audit d.d. 19 september 2024 Info volgt. De voorzitter sluit de vergadering.