Advies van de auditcommissie over de Jaarstukken 2021

Advies auditcommissie d.d. 8 juni 2022 Onderwerp: vaststellen Jaarstukken en accountantsverslag 2021 Zaaknr.:

Auditcommissie advies aan de raad. De auditcommissie adviseert positief over de raadsbesluiten bij de Jaarstukken 2021: 1. De jaarstukken 2021 vast te stellen, deze bevatten onder meer: - de verantwoording van de resultaten en prestaties uit de Programmabegroting 2021; - het weerstandsvermogen. Met een ratio van 2,14 zit deze ruim boven de door de gemeenteraad vastgestelde minimale bandbreedte. 2. Het voordelige resultaat van 2021 van 10,294 miljoen euro te storten in de algemene reserve; 3. In te stemmen met de voorstellen voor resultaatbestemming. Hiervoor 2,807 miljoen euro te onttrekken aan de algemene reserve en te storten in de reserve diverse incidentele bestemmingen; 4. In te stemmen met het afsluiten en overhevelen van investeringskredieten zoals is voorgesteld in bijlage 1 van de Jaarstukken 2021; 5. De bij dit besluit horende begrotingswijziging vast te stellen. De auditcommissie wil haar waardering uitspreken over de enorme inzet van de ambtelijke organisatie, in moeilijke tijden, om een dergelijke set gedegen en solide Jaarstukken en bijbehorende documenten te produceren. De auditcommissie heeft begrip voor de moeilijke tijden waarin deze Jaarstukken zijn opgesteld.

Zij vraagt voor komende jaren wel nog aandacht van het college voor eerdere afspraken zoals tijdige toezending van bestuurlijke stukken, het opstellen van een leesbare en voor inwoners makkelijk toegankelijke samenvatting van de Jaarstukken. En het waar mogelijk beperken van de omvang van de Jaarstukken en inzet van dashboards of (nuttige) infographics. De auditcommissie heeft daarnaast de volgende aanvullende adviezen bij de Jaarstukken 2022: Adviezen en opmerkingen auditcommissie bij de Jaarstukken 2021, het accountantsverslag 2021, en de reactie van het college bij de Jaarstukken 2021: Advies 1 rechtmatigheidstoets door het college De rechtmatigheidstoets door het college van de eigen werkzaamheden: feitelijk is hier als het ware sprake van een soort self-assessment en de dit vraagt om de nodige waarborgen. Immers, het lijkt toch een beetje op de slager die zijn eigen vlees keurt. Een kortere rapportage zat de vorige keer al bij de paragraaf Bedrijfsvoering in de Jaarstukken. De voorgeschreven vorm die die rechtmatigheidscheck door het college met ingang van de Jaarstukken 2023 gaat krijgen, zou je volgens de auditcommissie al eerder kunnen toepassen. Dus werk volgend jaar al in de vorm zoals het zou moeten worden, na 2023. Dat houdt in: in de jaarstukken 2022 de tekst/vorm die de nieuwe standaard wordt zoveel mogelijk gebruiken.

Rapporteren kan op een andere plek, namelijk in de paragraaf Bedrijfsvoering. Meer gemeenten doen dit al. Rapporteer daarin over de geconstateerde afwijkingen. Noem de bevindingen die hoger liggen dan de rapporteringsgrens, dan kun je het college bevragen over de afwijkingen. Neem alleen de grotere afwijkingen dan de rapporteringsgrens daarin op. De accountant checkt vervolgens binnen zijn normale controlewerkzaamheden de rapportage door het college. PSA kan daaraan conclusies of aanbevelingen verbinden en dit al dan niet mede gebruiken voor het goedkeuren dan wel zorgen voor het toetsen van de toelichting op de afwijking. Dat is dat een mooie oefening, voor als de verplichting formeel zijn beslag krijgt. Advies 2. Opstellen meerjaren beheersplannen kapitaalgoederen. Onderhoudsplannen en bijbehorende financiële voorzieningen moeten logisch op elkaar aansluiten, anders kan de voorziening niet blijven bestaan. De voorzieningen voor onderhoud aan kapitaalgoederen, is in Hoorn om die reden al eens vrijgevallen. In plaats daarvan zijn bestemmingsreserves opgebouwd. 1/3

Maar er moeten wel binnen vier tot vijf jaar meerjaren beheersplannen komen, om te komen tot nieuwe onderhoudsvoorzieningen in de begroting. PSA adviseert de gemeente om toe te zien op de realisatie van de afgesproken planning voor de noodzakelijke actualisatie van beheersplannen, zodat de onderhoudsreserves weer omgezet kunnen worden in voorzieningen. Daarmee krijgt de gemeente een gelijkmatige verdeling van lasten over de komende begrotingsjaren. Dit kan schommelingen in het resultaat opvangen. De commissie BBV geeft aan dat het egaliseren van onderhoud via een reserve maar gedurende een korte periode van circa vier jaar is toegestaan. De auditcommissie adviseert de raad om het college goed te monitoren op dit punt, omdat het kan gaan om financieel grote risico’s die de gemeente loopt. Het gaat dan breder dan alleen het (in het verleden door de auditcommissie genoemde) gemeentelijke vastgoed. Het gaat ook om de in het accountantsverslag genoemde Wegen (huidige beheersplan dateert van 2001 en wordt in 2022 geactualiseerd om in te spelen op belangrijke aandachtsgebieden van deze tijd, zoals klimaatsverandering, duurzaamheid en schaarste op de grondstoffenmarkt); Civiele kunstwerken; Riolering; Water en Gebouwen. Het budget voor wegen en gebouwen is momenteel elk jaar gelijk. Maar er is in het verleden wel op bezuinigd.

In financieel-technisch opzicht moet je goed kijken naar (meerjaren) beheersplannen. Het is volgens de auditcommissie nodig om als raad goed in positie te komen en naar de kwaliteit van de plannen te kijken. Als er bijvoorbeeld sprake zou zijn van capaciteitstekort, dan kan het opstellen en actueel houden van beheersplannen een probleem zijn. Voor wegen en vastgoed zal in 2022 een strategie methodiek worden opgesteld. Deze discussie, constateert de commissie, wordt steeds uitgesteld maar het is nodig deze te voeren. Huur desnoods externe expertise in. Advies 3 ICT-transitie De ICT-transitie is voor de auditcommissie vaker aanleiding geweest tot advies aan de raad. Er wordt nu melding gemaakt van het in tijd naar achteren doorschuiven van de invoering van de ICT-transitie. Uit oogpunt van informatieveiligheid vraagt de auditcommissie hier alert op te zijn en blijven. Het gaat om een groot project en een zorgvuldig traject, voordat dat alle betrokken systemen zijn omgezet. De vertraging bij de leverancier zat in een capaciteitstekort bij een derde betrokken externe partij. Er zijn wel allerlei back-ups in plaats. De auditcommissie vraagt aandacht voor de informatiebeveiliging en wijst op eerdere problemen bij gemeenten zoals bij het Hof van Twente. Ook de uitgaven zijn een aandachtspunt.

De ICT-transitie wordt in september/oktober/november om die reden geagendeerd in de auditcommissie, waarin een presentatie wordt gevraagd over de veiligheidsmaatregelen en kwaliteit ervan. Advies 4 financiële risico’s kostenstijgingen De auditcommissie wijst op de financiële risico’s gezien de stijgende prijzen en de stagnerende markt. Wordt de nieuwe raad goed geïnformeerd en in positie gebracht? In de Kadernota staat dat de verwachting is dat deze prijsstijgingen niet opgevangen kunnen worden binnen de reguliere begrote posten onvoorzien van onze investeringskredieten. Dit vraagt om bijsturing. Voor een aantal grote projecten die rondom de fase van uitvoering zitten, zijn de verwachte prijsstijgingen geïnventariseerd. Het gaat om het IKEC (Integraal Kind en Expertise Centrum), de renovatie van het stadhuis, de verbouwing van het Westfries Museum, het stadsstrand en de Bangert & Oosterpolder. De verwachting voor de projecten is tussen de 10 en 20% prijsstijgingen. Er wordt verwacht dat bij een aantal projecten tussen de Kadernota en Begroting een betere inschatting is te maken van de gestegen kosten omdat offertes in de markt zullen worden gevraagd.

Daarnaast wordt in de Kadernota als risicomaatregel een structureel bedrag van € 0,35 miljoen toegevoegd aan de structurele post onvoorzien om een eerste deel van stijgende kapitaallasten door hogere bouwkosten in de toekomst op te kunnen vangen. Ook kennen sommige bedragen nog geen dekking zoals de overschrijding bij het WFM moet in 2022 een dekking krijgen. Let op als raad dat u tijdig en goed in positie komt. Aandachtspunt externe inhuur (governance). De auditcommissie wijst er verder op dat bij externe inhuur in de paragraaf bedrijfsvoering wordt gemeld 2/3

over 2021 dat 17% behaald is als resultaat. Het doel in 2021 lag iets lager: 16% externe inhuur. De door de raad vastgestelde afname van inhuur van externen, lijkt niet haalbaar, mede gezien de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Ook wil de gemeente diverse grote projecten juist afronden in deze bestuursperiode. De auditcommissie geeft mee om je als raad af te vragen: is het zinvol te streven naar 2% per jaar eraf aan externe inhuur of moet er tijdelijk ontheffing komen van deze doelstelling? Het lijkt de commissie onder de huidige marktomstandigheden geen meerwaarde te vormen om dit als streefgetal aan te houden.

De auditcommissie gemeente Hoorn, Mitchel Sluis, voorzitter

Jan Hoek, loco-griffier

3/3