Advies Auditcommissie Jaarstukken 2022 Hoorn

Advies Auditcommissie Gemeente Hoorn d.d. 13 juni 2023 Onderwerp: Zaaknr.:

Advies Jaarrekening 2022 en Kadernota 2023 Hoorn

Advies: De auditcommissie onderschrijft de aanbevelingen en adviezen vanuit PSA, zoals weergegeven in de accountantsverklaring bij de jaarstukken 2022 (de lijst met aandachtspunten). De commissie vraagt nogmaals aandacht voor toepassen van de juiste vorm van aanbesteding. De andere aanbevelingen zal de auditcommissie blijven monitoren. De commissie zal met de accountant spreken over eventuele nieuwe prioriteiten voor de controlewerkzaamheden 2023, in de september vergadering (pré-audit). Ook herhaalt de commissie een eerder advies om te werken aan het instellen van voorzieningen gebaseerd op actuele beheerplannen voor kapitaalgoederen zoals vastgoed. En dan de kostenramingen ook actueel en reëel te houden. Zonder dergelijke beheerplannen mag je als gemeente geen voorzieningen aanhouden hiervoor, en dat levert een grotere financiële onzekerheid op. Dezelfde onzekerheid geldt in de huidige markt voor investeringsramingen en eventuele vertraging in uitvoering of aanpassing in fasering van plannen. Conclusie auditcommissie In de loop van het jaar zal ook weer een presentatie komen van de frauderisicoanalyse en een presentatie over gemeentelijk vastgoedbeheer en bijbehorende risico’s. Ook is de voorziening verlofsparen die nog niet is gevormd een aandachtspunt.

De auditcommissie deelt verder zorgen vanuit de raad over onder meer de toereikendheid en risico’s bij inkomsten en reserves ten aanzien van grote infrastructurele projecten. Deze vragen zijn ook schriftelijk gesteld en worden beantwoord. De weerstandscapaciteit wordt ook besproken, die ligt ruimschoots binnen de marges die de raad heeft gesteld, maar de auditcommissie ziet wel dat er factoren zijn die de capaciteit binnen aanzienlijk snel tijdsbestek negatief (of positief) kunnen beïnvloeden. Dit heeft ook te maken met het ‘ravijnjaar 2026’ en de achterblijvende Rijksvergoedingen. Bij de grondexploitaties is sprake geweest van winstnemingen, conform het BBV. Ook dat is positief te noemen. De prognoses komende jaren liggen in de orde van grootte van boven de 7 mlj. Dit is wel afhankelijk van nog te maken kosten. Hier zal blijvend op worden gelet want de markt staat zeer onder druk. Als de kosten veel lager ingeschat worden, zal dat nadelig effect hebben. Een advies dat wordt herhaald vanuit eerdere jaren is om te werken aan het instellen van voorzieningen gebaseerd op actuele beheerplannen voor kapitaalgoederen zoals vastgoed. En dan de kostenramingen ook actueel en reëel te houden. Zonder dergelijke beheerplannen mag je als gemeente geen voorzieningen aanhouden hiervoor, en dat levert een grotere financiële onzekerheid op.

Dezelfde onzekerheid geldt in de huidige markt voor investeringsramingen en eventuele vertraging in uitvoering of aanpassing in fasering van plannen zoals bij het rioleringsplan. Bij de voorziening verlofsparen, die nog niet is gevormd, is de vraag van de accountant hoeveel daar nog bijgestort moet worden. Het gaat om grote bedragen, op grond van de gewijzigde cao. In veel gemeenten is hier nog niet veel aandacht voor geweest, maar de regeling zal meer en meer gebruikt gaan worden, is de verwachting. Dit is in 2023/2024 voor de auditcommissie een aandachtspunt. Verder zijn er enkele fouten geconstateerd, onder meer bij uitkeringen voor de energietoeslag. Die waren volgens het college een direct gevolg van het ontstaan van achterstanden in de uitvoering, doordat er duizenden aanvragen uitgebreid moesten worden beoordeeld. De werkwijze is toen vereenvoudigd, en de accountant adviseert om in de toekomst rekening te houden met de inkomensgrenzen en de identiteit van de aanvragers toereikend te documenteren. Het ging om een bedrag van € 500.000, een bedrag dat niet wordt teruggevorderd omdat dat veel juridische haken en ogen heeft. Een andere terugkoppeling van de accountant was de volgende: de stappen die zijn gezet voor de rechtmatigheidstoets door het college, zijn allemaal positief beoordeeld. Met name het tijdig uitvoeren van de interne controles.

De accountant heeft op grond van de eigen verantwoordelijkheid en na het afstemmingsoverleg met de auditcommissie van de gemeente Hoorn aan een aantal onderdelen van de Jaarrekening extra aandacht besteed. Het gaat om de volgende lijst met aandachtspunten, die de auditcommissie onderschrijft en waar men blijvend aandacht voor vraagt: ▪ Voortgang investeringsplanning en beheersing van kredieten. ▪ De waardering en risico-inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties (Bangert en Oosterpolder én Zevenhuis), inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen en de impact van inflatie en kostenontwikkelingen. ▪ De verantwoording en waardering van voorzieningen voor diverse kapitaalgoederen in relatie tot de aan- of afwezigheid van actuele beheerplannen.

1/2

▪ Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot fouten in voorgaande jaren (2021 afwijking € 606.000). ▪ Uw fiscale positie in het kader van de Vpb (vennootschapsbelasting). ▪ Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke interne beheersingsmaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen. ▪ Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over 2021 gerapporteerde onzekerheden (€ 2,9 mln.) en de uitkomsten van uw onderzoek naar de levering van zorg in 2022. ▪ Uw afhankelijkheid van derden inzake de verantwoording en rapportage (sociaal domein, inkomensregelingen en parkeren). ▪ De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. ▪ Ontwikkelingen en actualiteiten van uw IT omgeving. ▪ De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse. ▪ De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het college (over boekjaar 2023). Reactie college Wethouder Boomgaars geeft aan dat hij tevreden is met de goedkeurende verklaring. De accountant is op veel punten positief.

Er zijn altijd verbeterpunten, maar de genoemde aandachtspunten van de accountant zullen door het college worden opgepakt. Hij noemt als voorbeeld de ontvangen, maar nog te besteden voorschotten, ter grootte van een bedrag van 16 mlj. Daarbij is het goed te zien waar die voor gereserveerd zijn, zodat het duidelijk is dat hier niet nodeloos geld wordt opgepot. De geconstateerde rechtmatigheidsfouten blijven binnen de toegepaste marge (totaal € 1.689.000) en werken niet door in het rechtmatigheidsoordeel. Maar die krijgen zeker aandacht, want het gaat hier om een hoger bedrag van het jaar ervoor. De uitleg erbij maakt het wel duidelijker: het ging soms om een afgesloten convenant met een stichting waarin werd uitgegaan van een bepaalde vorm van aanbesteding terwijl dan later blijkt dat dat toch Europees aanbesteed had moeten worden. Een kleine inschattingsfout heeft later dan toch consequenties. Wij moeten hier strak op blijven letten, is zijn conclusie. Bij de onzekerheden gaat het vaak om zaken waarvan het college en de organisatie weet dat die wel degelijk geleverd zijn (de accountant geeft in zijn toelichting aan dat het dan b.v. gaat om leveringen van derde partijen van zorg in natura -noot GRF). Waar ruimte is voor verbetering wordt dit nagevolgd. Mitchel Sluis, voorzitter

Jan Hoek, loco-griffier

(digitale ondertekening)

2/2