Advies aan de raad van de auditcommissie over de Jaarstukken 2020 en het Accountantsverslag

Advies auditcommissie d.d. 16 juni 2021 Onderwerp: Jaarstukken en accountantsverslag 2020 Zaaknr.: 1871793 De auditcommissie is positief over de Jaarstukken, en is blij met een minder lijvig pakket. De commissie zou graag een samenvatting op één tot twee A-viertjes zien, op B1 taalniveau en gericht op de kernpunten van de conclusies. De -naar verwachting- goedkeurende verklaring is ook positief, maar de commissie wil wel de volgende dringende adviezen aan de raad meegeven: Adviezen van de auditcommissie aan de gemeenteraad: 1 – Kosten onderhoud gemeentelijke vastgoed Voor kosten van groot onderhoud aan het gemeentelijk vastgoed (wegen, gebouwen, civiele kunstwerken) heeft Hoorn geen onderhoudsvoorzieningen, omdat actuele beheerplannen ontbreken. Vanwege het cyclisch karakter van groot onderhoud en vanuit het oogpunt van risicobeheersing en inzicht in de financiële positie raadt de accountant aan om zorg te dragen voor actuele beheerplannen die zijn toegespitst op de (toekomstige) situatie en voldoen aan de eisen van het BBV. Op basis van deze beheerplannen kunnen dan weer actuele voorzieningen voor gemeentelijk vastgoed worden gevormd. Dit onderwerp heeft al langer de aandacht van de auditcommissie en zij neemt dit advies ook over richting raad.

De commissie wijst ook op het grote aantal monumenten dat in eigendom is, met bijbehorende complexe onderhoudssituaties (funderingsproblematiek, verborgen asbest). Hierover zou de gemeenteraad besluiten gaan nemen, bijvoorbeeld over het al dan niet afstoten van bepaalde categorieën van vastgoed. De auditcommissie ziet het als positief dat hierover een debat wordt gevoerd. In 2021 volgen die debatten over de vastgoedstrategie. De auditcommissie gaat niet over de inhoud, maar adviseert evenals de accountant om hier voldoende aandacht aan te besteden en vervolgens om actuele beheerplannen te maken en dan te beginnen aan instellen van voorzieningen die financiële schommelingen bij het onderhoud kunnen opvangen en zo de risico’s voor de gemeentelijke begroting kunnen verminderen. De discussie over het gemeentelijke vastgoedbeleid is al opgepakt de afgelopen jaren. Dit zie de accountant en ziet de auditcommissie als een positieve eerste stap. 2 – ICT-infrastructuur verbeteren. De commissie wil in zijn algemeenheid adviseren aan de raad om volop mee te gaan in de digitale wereld waarin wij leven, met het oogmerk om goede dienstverlening te leveren aan inwoners. En om in uitvoeringstechnische zin de controle en de inrichting van de interne administratie hierop te organiseren en te laten aansluiten. Dus het advies aan de raad is om dit goed op te blijven pakken.

Met name door ook voldoende aandacht te besteden aan waarborgen op het gebied van een goede ICT-infrastructuur, (digitale) veiligheid en privacybescherming. Juist in de situatie met het nieuwe (thuis)werken moet er volgens de auditcommissie voldoende aandacht worden besteed aan beveiliging van gegevens die in de Cloud worden geplaatst. Stel als gemeenteraad voldoende budget beschikbaar voor de doorontwikkeling hiervan. 3 - Rechtmatigheidstoets door het college Deze toets zou per 1 januari 2022 ingaan, maar er zijn geluiden dat het doorgeschoven gaat worden. Advies van de accountant is om dit als gemeenteraad toch zelf op je te nemen, dus te handelen alsof de toets al door het college zelf wordt gedaan. Dit advies neemt de auditcommissie over richting raad. Ook als er in de loop van 2021 wordt besloten door het Rijk om de rechtmatigheidstoets door het college nog niet per 1 januari 2022 in te voeren maar per 1 januari 2023, adviseert de auditcommissie net als PSA om als gemeente Hoorn uit te gaan van invoering per 1 januari 2022. Dit geeft de mogelijkheid om de invoering alvast op te tuigen en het eerste jaar te gebruiken om te kijken hoe het werkt en waar mogelijke verbeterpunten zitten.

1/2

4 – Frauderisicoanalyses Advies van PSA is om het nieuwe instrument van de analyse ook mee te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording, zodat de frauderisco’s breder bekend worden in alle processen in de organisatie en niet alleen bij de auditcommissie. De auditcommissie wijst erop dat er al sinds zeker 2014 aandacht is geweest in de commissie voor dit onderwerp, omdat het belang ervan hoog wordt ingeschat. Er is nu sprake van een inventarisatie en analyse van (fraude)risico’s binnen de gemeente Hoorn, opgenomen in het interne controleplan. Het betreft 23 processen waaronder inkoop, subsidies, belastingen, bijdragen aan verbonden derden, grondexploitaties, markt- en kermisgelden, burgerleges, etc. In het controleplan staat ook de aanpak van de frauderisico’s beschreven. Aan de hand van concrete voorbeelden heeft de auditcommissie bekeken hoe er wordt geopereerd om risico’s op fraude met financiële middelen te verminderen. Ten eerste gebeurt dit door een initiële inschatting te maken van de hoogte van het risico. En daarna door voorstellen voor beheersmaatregelen (mitigerende maatregelen). In de casussen ging het om toepassen van functiescheiding en dubbele autorisaties. In de controlefase wordt bekeken of de acties in de systemen zijn ingevoegd en of deze het beoogde resultaat hebben.

In de voorstellen krijgt de auditcommissie namens de raad de rol om tweemaal per jaar met het college in gesprek te gaan over de genomen maatregelen: er komen twee proces gedreven rapportages per jaar, op de volgende momenten: Rapportage frauderisico’s in juni Management letter accountant in december: De auditcommissie is het eens met deze aanpak, en adviseert de raad deze nieuwe aanpak voor kennisgeving aan te nemen. De auditcommissie zal in voorkomende gevallen aanvullend adviseren richting de raad, als dit nodig is op grond van de beide jaarlijkse rapportages. 5. vragen & toezeggingen Bij een aantal vragen is toegezegd die te beantwoorden, voorafgaand aan de raad van 29/06: Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie hoe de ‘striktere sturing’ in het sociaal domein bij de zorginstellingen en hun productieverantwoording zal worden vorm gegeven. Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over de term ‘ondertussengroep’. Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over de financiële gevolgen voor de gemeente als gevolg van de eigen bijdrage en de positie van het CAK in deze.

Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over het aannemen van meer vaste werknemers: hoeveel geld is hiermee gemoeid geweest en hoeveel werknemers zijn er meer in vaste dienst gekomen? Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over welke voorziening wordt bedoeld met oninbare vorderingen gericht op ‘openbare lichamen’. Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over de mogelijkheden tot verdere kostendekkendheid op die leges en tarieven waar geen wettelijke beperkingen gelden en toch sprake is van lage percentages. En als we (bijna) volledige kostendekkendheid zouden realiseren, welke opbrengst kan daarmee ontstaan? Actie: schriftelijk antwoord aan de raad/auditcommissie over de betekenis van het negatieve ratio op pagina 113 in de Jaarstukken, over structurele exploitatieruimte in relatie tot een lange termijn sluitende begroting.

Yousuf Yousufi, voorzitter

Jan Hoek, loco-griffier/raadsadviseur

2/2