Document · PDF

Voorlopige Jaarrekening 2020

Raadsavond 1 juli 2021, gemeente HoogeveenBij agendapunt: Zienswijzen begroting SWO en vka jaarrekening SWO16.322 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Jaarverslag en jaarrekening 2020

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ....................................................................................................................2 Inleiding..............................................................................................................................3 Rekeningresultaat ................................................................................................................4 Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen........................................................................5 Paragrafen ........................................................................................................................ 23 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................. 24 Financiering ....................................................................................................................... 26 Jaarrekening ...................................................................................................................... 31 Balans per 31 december 2020 .............................................................................................. 32 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling .................................................................

33 Toelichting op de balansposten ............................................................................................ 35 Niet uit de balans blijkende verplichtingen ............................................................................. 38 WNT-verantwoording 2020 .................................................................................................. 39 Recapitulatie lasten en baten per programma ........................................................................ 43 Incidentele baten en lasten .................................................................................................. 44 Onvoorziene uitgaven ......................................................................................................... 45 Gebeurtenis na balansdatum ............................................................................................... 46 Overzicht van baten en lasten SWO De Wolden-Hoogeveen ..................................................... 47 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant .............................................................. 48 Vaststelling........................................................................................................................ 49

Jaarrekening 2020

Inleiding

Inleiding Voor u ligt het jaarverslag en de jaarrekening van 2020 van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO). Het is een bewogen jaar geweest, waarin we hebben moeten werken onder bijzondere omstandigheden. De uitbraak van Covid-19 eind februari 2020 had een enorme impact op ons allemaal. De organisatie heeft zich enorm ingezet om de gevolgen van de uitbraak van dit virus voor de inwoners, ondernemers en instellingen binnen onze gemeenten zoveel mogelijk te verzachten. Hiervoor hebben wij als bestuur veel waardering. Voor de aanpak van Covid-19 hebben we gekeken wat we kunnen doen in aanvulling op de landelijke maatregelen van het Rijk. Ook hebben we ervoor gezorgd dat het gewone werk en de (digitale) besluitvorming zoveel mogelijk konden doorgaan. Hiervoor zijn interne maatregelen genomen. De uitdagingen van de gemeenten zijn de speerpunten van de SWO. Bijvoorbeeld grip krijgen en houden op de financiën en de uitgaven in het sociaal domein, de invoering van de Omgevingswet en de verbetering van de dienstverlening. De wens om dat samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners te doen, was afgelopen jaar door het virus lastig te realiseren. Toch zijn daar ook nieuwe vormen in gevonden. Deze en andere uitdagingen zijn opgepakt, zoals inspelen op verminderde afname van taken en daarmee ook vermindering van personeel.

Aan de andere kant moesten we ook zorgen voor het binnenhalen én behouden van voldoende gekwalificeerd personeel. Verder was er de zorg voor voldoende toegeruste en flexibele medewerkers, die voor nu en in de toekomst voorbereid zijn op hun taak. In dit jaarverslag informeren wij u over een aantal van deze uitdagingen. Verder gaat het jaarverslag in op de speerpunten in de begroting en de wettelijk verplichte onderdelen. Daarnaast benoemen we een aantal zaken die wat ons betreft het vermelden waard zijn. Zo kunt u zich een beeld vormen van het reilen en zeilen van de SWO in 2020. Vanzelfsprekend zijn wij te allen tijde bereid om nadere toelichting te geven. Namens het bestuur, K.B. Loohuis

voorzitter

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Rekeningresultaat

Rekeningresultaat Het resultaat uit de bedrijfsvoering over boekjaar 2020 bedraagt € 1.955.547 positief. Dit rekeningresultaat is als volgt te specificeren: Omschrijving Personeel

Resultaat 1.629.833

Kapitaal

552

Interne zaken

30.009

Automatisering

394.302

Tractie

-99.149

Saldo

1.955.547

Toelichting op rekeningresultaat Hieronder wordt op hoofdlijnen een toelichting gegeven op de grootste afwijkingen. Een meer gedetailleerde toelichting is te vinden onder 'Wat heeft het gekost', vanaf pagina 18. Personeel Aan personeel is minder geld uitgegeven dan begroot. We zijn terughoudend geweest met het invullen van vacatures of vervanging bij ziekte. Er is ook rekening gehouden met een voorziening voor voormalig personeel en een toevoeging aan de reserve voor werkzaamheden die doorlopen naar volgend jaar. Er kwam ook meer geld binnen om personeel te betalen. Dit kwam door werkzaamheden rond Covid-19, waaronder extra toezicht en handhaving en de uitvoering van de ondersteuning aan ondernemers (TOZO-regelingen). Dat is uitgevoerd met bestaand personeel. Maar het rijk gaf hiervoor een vergoeding. Ook hebben we een WIA-vergoeding met terugwerkende kracht ontvangen. Voor uitgebreide toelichting zie kopje Toelichting op exploitatie. Kapitaal We ontvingen € 552 meer aan rente dan de kosten voor bankzaken waren. Interne zaken Interne zaken stond € 30.009 in de plus. Dit is inclusief een toevoeging aan de reserve voor het opstellen van de Toekomstvisie De Wolden (€ 37.415). Zonder die toevoeging zou het voordeel € 67.424 zijn geweest. Automatisering Aan automatisering waren we € 394.302 minder kwijt dan begroot.

Er was een eenmalig voordeel van € 169.000 op de kapitaallasten, doordat investeringen in 2019 waren uitgesteld. De investeringen in 2020 voor thuiswerken leiden pas in 2021 tot kapitaallasten. Daarnaast gaven we € 134.000 minder uit aan inzet van externen voor ondersteuning bij de aanbesteding en kosten voor telefonie en reparaties. De kosten voor digitalisering van de dienstverlening lagen € 97.000 lager. Voertuigen en materieel De kosten voor transportmiddelen zijn € 99.149 hoger uitgevallen dan begroot. Dat komt door hogere kosten voor motorrijtuigenbelasting, brandstof, verzekeringen en het onderhoud van de voertuigen en het materieel.

Bestemming resultaat Het positieve saldo van € 1.955.547 is verrekend met de beide gemeenten volgens het afgesproken verdeelpercentage. In dit saldo is rekening gehouden met een toevoeging van € 991.507 aan de bestemmingsreserve ‘nog uit te voeren taken’.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen De jaarrekening 2020 van de SWO bestaat uit het programma Bedrijfsvoering, een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen en overhead.

Relevante beleidskaders De SWO voert haar activiteiten uit binnen de volgende gestelde kaders: 1. Gemeenschappelijke regeling 2014 2. Kostenverrekenmodel 2014 3. Besluit mandaat, volmacht en machtiging 2019 4. Treasurystatuut 2015 5. Financiële verordening 2020 6. Budgethoudersregeling 2015 7. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018 8. Diverse personeelsregelingen 2015/2016/2017/2018/2020 9. Controleverordening 2015 10. Missie, visie en contourennota 2014 11. Visie Dienstverlening 2016-2020 2018 12. Strategische koers (Koers0528) 2018 13. Visie op Informatieveiligheid 2018 14. Integraal beleid Informatieveiligheid 2018 15. Visie moderne werkomgeving 2020 16. IT-strategie 2020 17. Visiedocument juridische kwaliteit 2016 18. Nota klachtbehandeling 2017 19. Integriteitsbeleid 2020 20. Veiligheidsbeleid (kantoor)gebouwen en buitendienstlocaties SWO 2020

Wat hebben we bereikt? Onze missie luidt: We werken voor twee gemeenten. We zijn een betrouwbare partner voor de twee besturen en onze inwoners. We zetten ons maximaal in, leveren maatwerk en houden daarbij rekening met de eigen identiteit, cultuur en de specifieke kenmerken van de twee gemeenten. Naast alle producten en diensten voor onze beide gemeenten hebben we het afgelopen jaar veel van onze capaciteit moeten inzetten voor de gevolgen van Covid-19. Daarnaast gaven financiële tekorten aanleiding om te kijken welke volgende organisatieontwikkeling de komende jaren nodig is. We hebben in de afgelopen drie jaren gewerkt aan onze dienstverlening, want we willen een 8 van onze klanten, medewerkers, bestuurders en de maatschappij. Het organisatie-ontwikkeltraject Koers 0528 is afgerond. We hebben dit omgezet in een nieuw traject. In december heeft het bestuur het traject ‘Organisatieontwikkeling - organiseren is een werkwoord’ in gang gezet. De leerpunten van Koers 0528, het medewerkerstevredenheidsonderzoek van 2019 en de verschillende gemeentelijke rapporten uit 2020 worden meegenomen in de nieuwe organisatieontwikkeling. Het gaat om: 1. De organisatie door te lichten. 2. De financiële functie te versterken. 3. Het sociaal domein door te ontwikkelen. 4. De verantwoordelijkheden en aanspreekbaarheid op resultaten te versterken. 5. De registraties op orde te krijgen.

Deze projecten worden opgenomen in de jaarplanactiviteiten van 2021. Monitoring In 2020 hebben we diverse monitors ontwikkeld, zoals een personeelsmonitor, en we hebben verder gewerkt aan de ontwikkeling van de monitor sociaal domein. We hebben in beeld welke informatiebehoefte er is en weten wat we hiervoor nodig hebben. Door Covid-19 konden we hierin in 2020 geen verdere stappen zetten.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Dienstverlening In 2020 hebben we verder gewerkt aan het verbeteren van de dienstverlening aan de klant. Dankzij een applicatie kunnen klanten in de toekomst een aantal producten van Burgerzaken en het Klantcontactcentrum digitaal afnemen. Ook hebben we medewerkers trainingen klantgerichtheid gegeven. Door de virusuitbraak zijn het werken op afspraak en het videobellen versneld ingevoerd. Lerende en inspirerende organisatie De omstandigheden hebben ons doen nadenken over wat er mogelijk is wanneer er hoofdzakelijk thuisgewerkt wordt en we elkaar alleen digitaal ontmoeten. We hebben ontdekt dat de terloopse gesprekken waarin we normaal informatie uitwisselen in andere digitale vormen ook te organiseren zijn. En dat interne communicatie over besluiten en bijzondere omstandigheden een grotere aandacht moeten hebben. Er zijn veel andere vormen gevonden die ook in een toekomstig kantoorconcept goed te gebruiken zijn. We hebben flinke stappen gezet in het leren, onafhankelijk van tijd en plaats. Ook hebben we een intern uitzendbureau gecreëerd, waarin we bemiddelen in incidentele werkzaamheden. Zo brengen we de vraag naar een nieuwe ervaring en tijdelijk werk bij elkaar.

Wat hebben we daarvoor gedaan? Dienstverlening Trends en ontwikkelingen in dienstverlening In 2020 zagen we de volgende trends en ontwikkelingen: Samen met inwoners en ondernemers werken aan het verbeteren van dienstverlening. Doorontwikkeling digitalisering van de dienstverlening. Persoonlijk contact waar nodig. Behoefte aan maatwerk. Focus van onze dienstverlening De focus in 2020 lag op: 1. Het verbeteren van de meest verstrekte producten en diensten. 2. Het ontwikkelen van klantgerichte kennis en vaardigheden in de organisatie: • Via de interne academie S.K.I.K. (trainingen klantgerichtheid en leiderschap). • Teamsessies over klantgerichtheid. 3. Het creëren van een servicegerichte houding en uitstraling. We hebben het volgende gedaan: Ad 1 De Gemeentewinkel en Burgerzaken voerden in 2020 iBurgerzaken in. Daarmee wordt het digitaal aanvragen en afhandelen van producten gemakkelijker, zowel voor de klant als de medewerker. Vergunningverlening en bestemmingsplannen worden meegenomen bij de invoering van de Omgevingswet. Ad 2 In 2020 hebben medewerkers de volgende trainingen op het gebied van klantgerichtheid gevolgd. • Omgaan met dementie • Meldcode huiselijk geweld • Ontwikkeling digitale vaardigheden, basistraining Obi4one, werken met het omgevingsplan. De teamsessies over klantgerichtheid zijn geannuleerd. Deze sessies kunnen alleen maar fysiek worden georganiseerd.

Ad 3 De SWO heeft in 2020 laten zien hoe servicegericht zij is. Dagelijks stonden medewerkers klaar om de dienstverlening aan inwoners en ondernemers door te laten gaan. Voor sommige medewerkers kwam er extra werk bij op het gebied van ondersteuning van ondernemers, communicatie, web, handhaving, extra telefoontjes en beheer openbare ruimte. Ook zijn er nieuwe manieren van afspraken en contact met klanten versneld geïntroduceerd. Bijvoorbeeld het werken op afspraak en het videobellen met klanten. Los van Covid-19 heeft de organisatie de Newsroom ingevoerd. Dit is een samenwerking van team Communicatie, team Web en de Gemeentewinkel. De Newsroom kan snel reageren op berichten op social media.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Eind 2019 hebben beide gemeenten nieuwe websites gekregen. In 2020 heeft team Web volop gewerkt aan de doorontwikkeling. Het telefoonteam van de Gemeentewinkel heeft fors geïnvesteerd in het opbouwen en uitwisselen van kennis en terugkerende planningen. Op die manier kan het telefoonteam nog meer vragen zelf afhandelen. Tot slot is in 2020 de basis gelegd voor een visie Dienstverlening 2021-2025. Dit is een vervolg op de huidige visie. De nieuwe visie is afgeleid van de visies van De Wolden en Hoogeveen en geeft richting aan hoe we de komende jaren de dienstverlening willen ontwikkelen. Speerpunten Veilige publieke taak In 2020 hebben we de veiligheid van de medewerkers tijdens de avondopenstelling zonder inzet van extra geld georganiseerd. Er was € 8.000 beschikbaar. In Hoogeveen is een medewerker van Handhaving aanwezig. Deze medewerker houdt zich op dat moment bezig met administratief werk dat hoort bij zijn of haar functie, maar kan ingrijpen als dat nodig is. In De Wolden is sinds half oktober een lid van het interventieteam aanwezig. Ook deze medewerker verricht in deze tijd eigen werkzaamheden. In beide gevallen gaat het om een proef tot half 2021. Dan wordt bekeken of dit wordt omgezet naar een definitieve oplossing of dat er andere maatregelen nodig zijn.

Human Resource Management (HRM) Een hoog niveau van dienstverlening realiseren we vooral dankzij de kwaliteit van onze medewerkers en de doorontwikkeling daarvan. Onze HRM-visie luidt dan ook: "Onze uitstekende medewerkers werken met trots en plezier, samen in de organisatie" Een aantal highlights op het gebied van Human Resource Management in 2020 lichten we hieronder toe. Praktische uitvoering vacaturestop SWO Vanaf de zomer 2020 hebben we vooruitlopend op de definitieve bezuinigingen een vacaturestop ingesteld. Vacatures mogen sindsdien alleen worden ingevuld nadat deze op meerdere onderdelen gewogen en akkoord bevonden zijn. Er wordt gekeken of de vacature een sleutelpositie betreft, of er sprake is van uitvoering van wettelijke taken en wat de consequenties zijn bij het niet invullen van de vacature. Ook bij het al dan niet verlengen van tijdelijke arbeidsovereenkomsten moet dit worden afgewogen. Zo wordt extra kritisch gekeken naar de absolute noodzaak maar ook naar de duur van de vacature wanneer deze uitgezet wordt. Daarbij wordt rekening gehouden met het gegeven dat het aannemen van tijdelijk personeel kostbaar is vanwege de kans op WW na afloop van het contract. Ook het inhuren van (tijdelijk) personeel is prijzig. In beide gevallen verlaat de medewerker de organisatie op een bepaald moment, waarmee ook kennis en kunde vertrekt.

De huidige afspraken over deze intelligente vacaturestop worden voortgezet tot er besluiten zijn genomen over onder andere de af te nemen diensten van de SWO. We zijn in 2020 zeer terughoudend geweest met het openstellen van vacatures. Het aantal opengestelde vacatures lag met 67 in 2020 ongeveer 30 vacatures lager dan in de voorgaande jaren. De helft van het aantal ingevulde vacatures is ingevuld met interne kandidaten. S.K.I.K. 2020 was het derde levensjaar van S.K.I.K. We hebben de slag gemaakt naar leren, onafhankelijk van tijd en plaats. Covid-19 heeft deze ontwikkeling versneld. Begin 2020 bestond het volledige opleidingsaanbod uit fysieke bijeenkomsten. Dit hebben we vrij snel omgezet naar digitale bijeenkomsten. In S.K.I.K. werden zowel intern verzorgde trainingen als extern ingekochte trainingen aangeboden. Het bleek dat we intern minder bereid of in staat waren de slag naar digitaal te maken. De externe opleiders waren daar voortvarender in. Dat is logisch, want trainen is hun core business en onze interne trainingen zijn dat niet. Toch heeft ook een aantal interne trainers de ommezwaai gemaakt naar online bijeenkomsten. In de Covid-19 periode hebben we ook even gebruik gemaakt van het gratis online aanbod van Studytube. Volgens Studytube hebben 65 medewerkers van de SWO hiervan gebruik gemaakt.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Vitaliteit Begin 2020 zijn we begonnen met een vitaliteitsprogramma. Door Covid-19 kwamen medewerkers grotendeels thuis te werken. Daarom kozen we voor veel aandacht voor gezond thuiswerken, energiebehoud en vooral ook mentale gezondheid en weerbaarheid. We deelden via de startpagina zoveel mogelijk tips en er werd een beroep gedaan op leidinggevenden om vooral de gezondheid van hun medewerkers in de gaten te houden en in contact te blijven. We hebben onderzoek gedaan naar hoe vitaliteit beleefd wordt in de SWO. 178 medewerkers hebben een enquête ingevuld. Daaruit bleek dat er vrij veel medewerkers fysieke klachten ontwikkelden door een (blijkbaar) slechte thuiswerkplek. Hierop hebben we meteen actie ondernomen. Ook kregen we inzicht in bijvoorbeeld de effecten van mantelzorg op de gesteldheid van medewerkers, de werkdruk die medewerkers ervaren, de behoefte aan informatie over gezond eten en nog een aantal onderwerpen die allemaal te maken hebben met vitaliteit. De werkgroep Vitaliteit neemt de resultaten mee in het aanbod. Post hbo-opleiding Bedrijfskunde Het eerste studiejaar van dit traject is afgerond. Alle zestien deelnemers liggen op schema. Het tweede jaar is het jaar van afstuderen, waarbij zij allemaal een verandertraject moeten uitwerken, plannen en invoeren. Dit gebeurt onder begeleiding van medewerkers van de hogeschool Windesheim en de SWO.

SWOP Na de uitbraak van Covid-19 kregen we te maken met onder- en overbezetting. Op de ene plek ontstond er een toename van werk door de virusuitbraak, terwijl op een andere plek juist minder werk voor handen was. Daarom hebben we een intern uitzendbureau opgericht. Dit is een soort ‘klussenbank’ waar vraag en aanbod rond tijdelijke klussen bij elkaar wordt gebracht. Dit bleek een uitstekend instrument te zijn om medewerkers verrijking van hun dagelijkse werk te bieden, een mogelijkheid om ook eens ander werk te doen, of bij een ander team aan de gang te gaan. We hebben dit SWOP genoemd (SWO en P van Personeel. ‘To swop’ is ruilen in het Engels). SWOP gaat door in 2021. Leerlijn leiderschap In 2020 zijn we begonnen met trainingen rond leiderschap. Vrijwel alle leidinggevenden hebben de verplichte training Ziekteverzuim gevolgd. Een aantal andere trainingen zijn uitgesteld toen Covid -19 z’n intrede deed in Nederland, maar zijn snel daarna omgezet naar digitale bijeenkomsten. Leidinggeven is in 2020 erg veranderd. Door het vele thuiswerken werd het leidinggeven op afstand, verbinding houden met medewerkers en andere vormen van teamoverleg inrichten. Strategische personeelsplanning In 2020 is binnen de eenheden strategische personeelsplanning (SPP) verder opgepakt.

De huidige arbeidsmarkt met vergrijzing en voortdurende veranderingen in het werk, brengt met zich mee dat we dit doorlopend moeten bijwerken. We investeren tijdig in (bij)scholing en training van onze medewerkers, zodat zij klaar zijn voor (toekomstige) veranderingen. Ziekteverzuim De invoering van het nieuwe verzuimbeleid is in 2020 afgerond. Alle leidinggevenden hebben een training gevolgd waarin zij handvatten hebben gekregen om om te gaan met verzuimvraagstukken. Vanwege Covid-19 is de training online aangeboden. In vrijwel alle sectoren was het ziekteverzuim in 2020 hoger dan in het jaar daarvoor, mede door Covid-19. Voor ons was dit anders. Met een totaal ziekteverzuim van 5,48% zagen we een daling van ons ziekteverzuim met 0,6% ten opzichte van 2019. Zowel het korte, middellange als het langdurig verzuim zijn gedaald. Alleen het extra lange verzuim (365 dagen en langer) is licht gestegen van 1,32% naar 1,50%. Het aantal keren dat een medewerker zich op jaarbasis ziekmeldt, is drastisch gedaald van 1,23 naar 0,8. Omgaan met agressie en geweld In 2020 zijn er vijftien geregistreerde incidenten geweest. Het Interventieteam is zeven keer ingezet bij een calamiteit, vooral in het eerste half jaar van 2020. Na de zomervakantie is het team maar één keer ingezet in Hoogeveen en twee keer in Zuidwolde. Het ging om klanten die verbaal agressief waren aan de balies.

Fysieke agressie is gelukkig niet aan de orde geweest. De overige agressie-incidenten kwamen vooral telefonisch of schriftelijk binnen. Er zijn twee incidenten bij de politie gemeld. Er is één keer aangifte tegen een inwoner gedaan. Leden van het Interventieteam zijn elf keer in de buurt van een gesprek gebleven om de collega’s die dit gesprek moesten voeren te ondersteunen. Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Opvallend is dat het aantal incidenten in 2020 stabiel is gebleven. De aanpak van de SWO lijkt succesvol. Wel blijven we ook voortdurend naar ons eigen handelen kijken. Hoewel mensen soms erg korte lontjes hebben, heeft het geholpen dat inwoners alleen op afspraak kunnen komen. Dat scheelt zeker in het aantal incidenten. De medewerkers zijn goed voorbereid zijn op grensoverschrijdend gedrag en kunnen daarop direct reageren. Daarnaast heeft de directe zichtbaarheid van het Interventieteam tijdens een calamiteit positieve invloed het aantal incidenten. Maar ook direct reageren op grensoverschrijdend gedrag per brief, telefoon of e-mail werkt. Werving & selectie In 2020 zijn we begonnen met het vormgeven van ons wervings- en selectiebeleid. We vinden dat het beleid zo veel mogelijk gericht moet zijn op het doen slagen van interne mobiliteit. Medewerkers die boventallig zijn of waarvan verwacht wordt dat hun werk vervalt, krijgen voorrang bij vacatures. Door tijdig in te spelen op de ontwikkelingen en iemand vroegtijdig van a naar b te leiden willen we verlies van werk van individuele medewerkers voorkomen. En daarnaast willen we duurzame inzetbaarheid van medewerkers door ze tijdig kansen te geven om zich te ontwikkelen en waar nodig door te stromen. Het wervings- en selectiebeleid treedt in 2021 in werking.

Krapte op de arbeidsmarkt We zien dat het lastig is om specifieke functies in te vullen, mede gezien de krapte op de arbeidsmarkt. In die gevallen hebben we gebruik gemaakt van een wervings- en selectiebureau waardoor we wel geslaagd zijn in het vervullen van de vacatures. Inclusief werkgeverschap We voldoen aan de wet- en regelgeving als het gaat om inclusief werkgeverschap. Daar bovenop willen we meer doen en kansen die zich voordoen benutten. Er zijn drie BAB’ers (Baan Afspraak Baan) geplaatst binnen Fysieke Leefomgeving (FLO). Het team Groen en begraafplaatsen heeft een stagiaire uit het praktijkonderwijs begeleid. Ook heeft het team een BBL’er met een BAB-indicatie aangenomen. Het team Groen en begraafplaatsen heeft door de uitstroom van de doelgroep Wsw een tekort aan personeel. Daarom is eind 2020 in overleg met groenvoorzieningenbedrijf Dolmans besloten dat op 1 januari 2021 drie Baan Afspraak Baan-medewerkers een tijdelijke arbeidsovereenkomst krijgen bij de SWO. De medewerkers blijven hierdoor arbeidsfit en team Groen & begraafplaatsen heeft tijdelijk extra handen om het werk te kunnen blijven doen. In totaal zijn er in het doelgroepregister (BAB en Wsw) dertien medewerkers opgenomen. Implementatie Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) Op 1 januari 2020 is de Wnra ingegaan.

Medewerkers hebben nu geen publiekrechtelijke aanstelling meer, maar een 'gewone' arbeidsovereenkomst. Alle medewerkers hebben een arbeidsovereenkomst aangeboden gekregen ter ondertekening. Hierin worden de rechten en plichten van de medewerkers vastgelegd en ook de cao en het personeelshandboek van toepassing verklaard op de arbeidsovereenkomst. De personele regelingen zijn ‘Wnra-proof’ gemaakt zonder inhoudelijk veel te wijzigen. Doel van de Wnra was dat alle medewerkers over zouden gaan met behoud van rechten en plichten. Het zijn slechts technische aanpassingen. Ook hebben we dit moment aangegrepen om onduidelijke passages beter te omschrijven.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Informatievoorziening & Informatieveiligheid Informatievoorziening Het optimaliseren en digitaliseren van de dienstverlening is en blijft een belangrijk speerpunt in de SWO, voor inwoners, ondernemers en bestuur van de gemeenten en voor de interne klant. Wat is er bereikt in 2020: • De Visie Dienstverlening is herijkt en opgeleverd voor beide gemeenten. • Inwoners kunnen de aanslag via MijnOverheid ontvangen. • De implementatie van de systemen voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is in volle gang (oplevering in najaar 2021). • De eerste aansluiting op de landelijke, Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) is opgeleverd. Zodra alle verbindingen zijn omgezet (begin 2022), zijn de kosten voor aansluitingen op het landelijk netwerk veel lager. • We volgen de landelijke ontwikkelingen op digitaal gebied (Digitale Agenda 2020) en sluiten (waar mogelijk) aan op trajecten vanuit Samen Organiseren, zoals gezamenlijke aanbestedingen (wat onder andere leidt tot veel lagere kosten). • De nieuwe websites van de gemeenten zijn gebouwd op basis van de landelijke standaard DigiToegankelijk, waardoor websites en apps beter toegankelijk zijn voor inwoners en ondernemers. • In het kader van Informatiegedreven werken zijn de eerste stappen gezet om te komen tot een centraal dashboard.

• Overige afgeronde projecten o Politiek Portaal (betere informatievoorziening inwoners en raad) o Wmo-app (digitale intake/vragenlijsten voor 'keukentafelgesprek') o Online kassasysteem en leerlingvolgsysteem (zwembad Hoogeveen) o Newsroom (monitoring social media) o Optimalisatie zaakgericht werken & werken met zaaksysteem JOIN Informatieveiligheid Informatieveiligheid wordt een steeds belangrijker aandachtspunt. De toenemende digitalisering, het grootschalig delen van gegevens tussen partijen en de kwetsbare afhankelijkheid van informatie(systemen) stelt steeds hogere eisen aan het borgen van de privacy, beveiliging van systemen en continuïteit. In 2020 is het volgende bereikt: • De belangrijkste maatregelen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) op het gebied van processen en technische beveiliging zijn ingevoerd (mede naar aanleiding van hackpogingen op bijvoorbeeld Citrix, ziekenhuizen, universiteiten en Hof van Twente). • Het bewustzijn ten aanzien van informatieveiligheid en privacy is bij medewerkers enigszins vergroot, maar nog niet op voldoende niveau. • De ENSIA-audit (Eenduidige Normatiek Single Information Audit, een zelf-evaluatie) is succesvol uitgevoerd. Hierdoor is een beter zicht ontstaan op de volwassenheid van de organisatie ten aanzien van informatieveiligheid. De organisatie scoort vanuit BIO-perspectief een voldoende.

• Voor de veilige uitwisseling van gevoelige persoonsgegevens met ketenpartners, zorgaanbieders, inwoners en ondernemers is vooruitlopend op een structurele oplossing een (tijdelijke) extra beveiligde e-mailvoorziening ingevoerd. • In 2020 zijn intern vijftig datalekken gemeld. Het gaat daarbij vooral om verkeerde adressering van brieven, verkeerde bijlagen of phishing e-mail. Hiervan zijn twee datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, omdat er een (beperkt) risico bestond op schending van de privacy van de inwoner. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hierop verder geen acties uitgevoerd. Het aantal meldingen is vergelijkbaar met 2019. Contractbeheer, contractmanagement Contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement zijn een belangrijk onderdeel van de inkoopketen. Doel is het niveau van dienstverlening te verbeteren en de continuïteit van de bedrijfsvoering te borgen. Door goed contractbeheer en -management wordt de interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en contractafspraken over het niveau van de dienstverlening van leveranciers. Daarnaast is contractbeheer een middel om te kunnen voldoen aan rechtmatigheid bij inkoop.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Wat is er in 2020 bereikt: Om beter te kunnen sturen op lopende contracten voor informatiesystemen is het noodzakelijk deze contracten te registreren in één informatiesysteem. Afgelopen jaar is ingezet op de inrichting van het systeem Pactum om het organisatie breed te gebruiken voor onder meer de vastlegging van contractafspraken en rappellering op contractafloop.

Automatisering en facilitaire dienstverlening Automatisering 2020 was vanwege de Covid-19-maatregelen een bijzonder jaar. Ook voor het team Automatisering. Al vroeg in het jaar diende zich een nieuw doel aan voor de afdeling: de organisatie zo snel mogelijk faciliteren met thuiswerken. De eerste acties om thuiswerken mogelijk te maken was de uitrol van de videoconferenceapplicatie StarLeaf. Al snel volgden het verstrekken van leenlaptops, monitoren, aansluitkabels, toetsenborden en muizen. Verderop in het jaar werd daarnaast MS Teams versneld ingevoerd en zijn er ruim 200 nieuwe laptops als uitbreiding uitgeleverd aan kantoormedewerkers die nog niet over een laptop beschikten. Niet alleen de reguliere dienstverlening ging door. Ook dit jaar stonden diverse automatiseringsprojecten gepland die zijn uitgevoerd, of business projecten waaraan werd bijgedragen. Gemeentelijk Telecommunicatie – vaste verbindingen (gestart in 2019) Na de eerdere aanbesteding waren al de meeste vaste lijnen in 2019 overgezet van KPN naar Ziggo Vodafone. Hiervoor waren onder andere diverse verbindingen nieuw aangelegd. Dit jaar zijn de resterende lijnen overgezet. Deelname aan het project CMS (gestart in 2019) In 2019 is gestart met het vervangen van de gemeentelijke websites. De nog niet uitgevoerde werkzaamheden zijn dit jaar uitgevoerd.

Microsoft 365 Vanuit het project Microsoft 365 worden verschillende functionaliteiten uitgerold. Het project bestaat uit diverse fasen. Al eerder is de invoering van MS Teams genoemd die dus versneld is uitgevoerd. Later in 2020 is het onderdeel Exchange Online opgepakt ten behoeve van overal en altijd toegang tot zakelijke e-mail, agenda en contactpersonen. Omgevingswet Per 2022 wordt de nieuwe Omgevingswet van kracht. De nieuwe Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) maakt uniforme en veilige gegevensuitwisseling mogelijk tussen alle bij deze wet betrokken belanghebbenden. In voorbereiding daarop zijn meerdere applicaties vervangen. Citrix omgeving In 2020 is de Citrixomgeving vernieuwd. Hiermee zijn de Windows en Officeversie weer up-to-date. Het beveiligingsniveau van de nieuwe omgeving is hiermee aanzienlijk hoger geworden Telefonieplatform De VNG heeft telefoniediensten aanbesteed waaraan gemeenten deel kunnen nemen. Hiermee wordt het mogelijk om veel voordeliger diensten in te kopen en daarnaast staan de gezamenlijke gemeenten sterker bij wanprestatie van leveranciers. De aanbesteding was afgerond, maar bij de uitvoering bleef de leverancier in gebreke. Dit heeft ertoe geleid dat de overeenkomst is ontbonden. SWO zat nog niet in de overgangsfase, dus heeft er geen schade van ondervonden.

Wel betekent dit dat er een nieuwe aanbesteding gestart moet worden om de telefoniediensten alsnog af te nemen. IT-strategie De trends en ontwikkelingen op het gebied van IT zijn in kaart gebracht. Om de continuïteit en kwaliteit van IT te blijven garanderen is het niet meer mogelijk om alle werkzaamheden in eigen huis uit te voeren. Er wordt per onderdeel op bepaalde momenten, zoals het aflopen van een contract, beoordeeld of de kwaliteit en continuïteit van dat specifieke onderdeel in eigen huis kan worden uitgevoerd. Kan dat niet, dan wordt het uitbesteed.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Facilitair dienstverlening Het jaar 2020 was ook voor het team facilitair een bijzonder en hectisch jaar. De virusuitbraak heeft veel extra inzet gevraagd om de werkomgeving voor medewerkers veilig te maken. Zo zijn in de gebouwen de verkeersruimten, kantoorruimten en raad- en vergaderzalen opnieuw ingericht naar de 1,5 meternorm. Daarnaast werden desinfecterende handgels en mondkapjes aangeboden aan het publiek en medewerkers. En aan bijna 400 medewerkers zijn thuiswerkfaciliteiten verstrekt. Naast deze extra werkzaamheden is er ook nog veel regulier werk uitgevoerd: Moderne werkomgeving In 2020 is het visiedocument “Moderne werkomgeving” vastgesteld. Er komt een andere inrichting van kantoor en werkplekken die beter past bij de huidige manier van werken van de SWO. Belangrijke thema’s daarin zijn flexibiliteit, digitaal en plaats onafhankelijk samenwerken, mensgericht en vitaal, verbinden en ontmoeten en leiderschap. In 2021 start een proef die duidelijk moet maken welk meubilair de komende jaren moet worden aangeschaft. In 2020 is daarom terughoudend omgegaan met het aanschaffen van nieuw meubilair. Er is geen nieuw langdurig contract voor interieurbeplanting en kunst afgesloten, omdat eerst duidelijk moet worden welke rol kunst en interieurbeplanting krijgen in het nieuwe concept.

Schoonmaak gebouwen SWO buitendienst De schoonmaak van de buitenlocaties is ondergebracht bij schoonmaakbedrijf NIVO in Leeuwarden. NIVO zet in samenwerking met Stark en Sociaal Domein mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in. De aanbesteding van de glasbewassing van de hoofdgebouwen is gegund aan Asero specialistische reiniging uit Zuidwolde. Aanpassing burgerzaal De Burgerzaal heeft in 2020 nieuw meubilair en audioapparatuur gekregen.

Planning & Control Het Centraal Management Team (CMT) heeft in het voorjaar een eigen analyse gemaakt van de ontwikkelpunten die versterking nodig hebben. We hebben geconstateerd dat versterking van positie en aandacht voor control nodig was. Dit heeft erin geresulteerd dat zowel de gemeenten als de SWO een eigen controller hebben gekregen. Voor de gemeenten is in het laatste kwartaal ook een eigen financieel overleg georganiseerd. Zo krijgen we meer grip op de financiën tijdens de besluitvorming. En het geeft controle op de beheersing van de uitgaven. Rechtmatigheidsfouten aanbestedingen Tijdens interne controles in 2020 zijn meerdere rechtmatigheidsfouten geconstateerd. Bij de SWO komen deze rechtmatigheidsfouten voornamelijk voor in de inhuurcontracten en de softwarepakketten. In de afgelopen jaren zijn er diverse maatregelen genomen in het proces rondom inhuur. De rechtmatigheidsfouten in 2020 hebben betrekking op inhuurcontracten die ingegaan zijn voor 2020. De contracten die in 2020 zijn afgesloten, zijn tot stand gekomen volgens de juiste aanbestedingsprocedure. We verwachten dan ook dat de rechtmatigheidsfouten bij inhuur in de komende jaren afnemen. Door de oprichting van de SWO in 2015 hebben veel contracten een ingangsdatum van 2015. Deze contracten zijn onlangs afgelopen of lopen af in 2021.

Tot 2020 waren hier nog geen adequate maatregelen voor getroffen waardoor niet tijdig aanbesteed werd. Veel van deze contracten zijn dan ook verlengd zonder verlengingsopties in het contract. Hierdoor zijn deze contracten in 2020 (en in de komende jaren) als onrechtmatig aangemerkt en dat leidt naar verwachting tot verklaring met beperking of een afkeurende verklaring.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Juridische zaken Juridische ontwikkelingen In de begroting 2020 zijn juridische ontwikkelingen geschetst waarmee, de SWO rekening moet houden. Dat betreft onder meer de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra), de Omgevingswet, de Wet open overheid en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. De Wnra is per 1 januari 2020 in werking getreden en de invoering daarvan heeft niet geleid tot noemenswaardige problemen. Hoewel de voorbereidingen voor de Omgevingswet in 2020 doorliepen, werd in de loop van het jaar duidelijk dat de inwerkingtredingsdatum tenminste een jaar is uitgesteld, namelijk tot 1 januari 2022. Ook de Wet open overheid laat nog even op zich wachten en daarom zijn er in 2020 nog geen invoeringswerkzaamheden verricht. Verder heeft het wetgevingsproces van de Wet modernisering elektronische bestuurlijk verkeer vertraging opgelopen en treedt deze wet niet eerder dan in 2022 in werking. Het jaar 2020 heeft voor de SWO wel in het teken gestaan van de invoering van de Wet elektronische publicaties, want deze wet zou per 1 januari 2021 in werking treden. De inwerkingtreding is echter tenminste een half jaar uitgesteld. Dat geeft de organisatie meer tijd om voorbereidingen te treffen. De veranderingen qua werkwijze zitten niet zo zeer in het publiceren van verordeningen en beleidsregels en andere gemeentelijke regelgeving.

De veranderingen zijn wel merkbaar voor het publiceren van vergunningen, verkeersbesluiten en bestemmingsplannen. Juridische kwaliteitszorg Op het gebied van juridisch kwaliteitszorg zijn twee interne overleggroepen actief: het juridisch netwerk en het juridisch kwaliteitsoverleg (JKO). De bijeenkomsten van het juridisch netwerk gingen in 2020 vanwege de maatregelen in het kader van Covid-19 niet door, maar worden in 2021 weer opgestart. Het JKO is ondanks Covid-19 wel zoveel mogelijk doorgegaan in 2020. Uit een mini-enquête onder de leden van het JKO blijkt dat thuiswerken het voor de juridische adviseurs lastiger maakt om 'zichtbaar' te blijven voor de interne klanten en om voldoende aansluiting te houden bij projecten en processen en zodoende vroegtijdig betrokken te worden. Dat vraagt om de nodige creativiteit. Ondanks Covid-19-maatregelen zijn bezwaarschriften in 2020 behandeld. In overleg met bezwaarmakers en andere partijen hebben we gekozen voor een schriftelijke behandeling of het horen via beeldbellen. Ook de behandeling van klachten kon ondanks de Covid-19 doorgaan., waarbij het meestal wel mogelijk was om met voldoende afstand en andere maatregelen een gesprek met de klager te voeren binnen de gemeentelijke gebouwen. Integriteitsbeleid Bij de SWO is integriteitsbeleid een regelmatig terugkerend onderwerp in gesprekken en overleggen.

Ook in 2020 is er aandacht geweest voor het onderwerp integriteit. In de eerste plaats via het afleggen van de eed of belofte door nieuwe ambtenaren ten overstaan van de directie. Dat gebeurde deels fysiek en deels digitaal. In totaal zijn er zeven bijeenkomsten geweest. Daarnaast zijn alle medewerkers verplicht om een dilemmatraining integriteit te volgen. Dat had moeten gebeuren in de periode 2019/2020, maar vanwege Covid-19 heeft de directie besloten om die opdracht aan alle medewerkers met een half jaar te verlengen tot 1 juli 2021. Een volwaardig integriteitsbeleid houdt in dat signalen over vermoedelijke integriteitsschendingen serieus worden opgepakt. Er zijn in 2020 twee meldingen geweest. De ene melding is intern door een collega gedaan en de andere melding kwam van buiten de organisatie. Beide meldingen zijn in opdracht van de directie onderzocht en daaruit is geconcludeerd dat er geen sprake is geweest van integriteitsschendingen. Inkoop Vanuit de nieuwe visie van HRM op inhuur zijn we in 2020 begonnen met de Europese aanbesteding voor de inhuur van uitzendkrachten. De aanbesteding is definitief gegund aan drie partijen. Naast de inhuur van uitzendkrachten hebben we het proces rondom inhuur buiten de raamovereenkomst om verder aangescherpt.

Dit was nodig vanwege onrechtmatig inkopen, onrechtmatige contractverlengingen, het ontbreken van documentatie/archief en gebrek aan overzicht van het aantal externen. In de nieuwe werkwijze werken HRM en inkoop nauw samen.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

De inkoopadviseurs zorgen voor: 1. een correcte aanbesteding 2. een toets op de maximale contractduur om onrechtmatige verlengingen te voorkomen 3. de volledigheid van de documentatie rondom de inhuur. Naast de Europese aanbestedingen zijn de inkoopadviseurs ook betrokken geweest bij dertig meervoudig onderhandse aanbestedingen. In 2020 zijn ook de volgende projecten/activiteiten gerealiseerd: Evaluatie van de groslijstsystematiek De groslijstsystematiek is voor de gemeente De Wolden en de gemeente Hoogeveen geëvalueerd. In december is het conceptrapport afgerond. Het rapport wordt in het eerste kwartaal van 2021 bestuurlijk besproken. Implementatie aanbestedingsplatform Negometrix In het eerste kwartaal van 2020 is het aanbestedingsplatform Negometrix gebruiksklaar opgeleverd aan de SWO. Negometrix ondersteunt en structureert het inkooptraject digitaal waardoor hele proces eenvoudiger, sneller, beter en transparanter wordt doorlopen. De Inkoopgroep maakt er sindsdien gebruik van bij het uitvoeren van Europese en meervoudig onderhandse aanbestedingen. In 2020 hebben er zes Europese en zestien meervoudig onderhandse via Negometrix plaatsgevonden. Implementatie inkoopstartformulieren Negometrix Per 1 juni 2020 moet iedere medewerker binnen de SWO, die begint met een aanbestedingstraject boven de € 30.000, vooraf het Inkoopstartformulier invullen.

Inkoopadviseurs kunnen hiermee vervolgens advies geven, checks doen en data verzamelen. In 2020 zijn er 96 Inkoopstartformulieren ingevuld. Dit is 84% meer dan in 2019. Daarmee ontstaat een breder totaalbeeld van alle aanbestedingen die we doen. Ook wordt de data steeds completer. Verbeterproces inhuur externen Tot 2020 werden de inkoopadviseurs beperkt betrokken bij de inhuur van externen boven schaal 9. Vanwege onrechtmatige inkopen en contractverlengingen, het ontbreken van documentatie/archief en gebrek aan overzicht van het aantal externen is een verbeterproces ingezet. In 2020 hebben de inkoopadviseurs vijftien aanbestedingen voor de inhuur van externen uitgevoerd. In 2019 waren dit er vijf. Lokaal vriendelijk inkopen De besturen van beide gemeenten willen lokale ondernemers meer betrekken bij onderhandse aanbestedingen. Met die wens in gedachten hebben de inkoopadviseurs in 2020 een flyer opgesteld met tips voor ondernemers om zo goed mogelijk deel te kunnen nemen aan aanbestedingen. In de flyer ‘Succesvol aanbesteden voor ondernemers’ worden zes tips gegeven zo goed mogelijk in te schrijven op een aanbesteding. Voor inzage in welke acties er zijn opgepakt vanuit het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) wordt verwezen naar het ‘MVI rapport 2020’. Dit wordt in het eerste kwartaal van 2021 opgeleverd.

Huisvesting openbare ruimte Beheer openbare ruimte - buitendienst Er is in 2020 onderzoek gedaan naar één locatie voor de medewerkers en het materieel van de buitendienst. Dat leverde niets op. Er wordt verder gezocht naar definitieve huisvesting. De buitendienst is nu nog gevestigd op twee terreinen achter de Vos van Steenwijklaan, die gehuurd worden. Langdurige huur is niet mogelijk.

Beleidsindicatoren Alle kosten van de SWO die niet tot de overhead behoren, worden toegerekend aan de programma’s bij de beide gemeenten. Dit maakt dat vergelijking met andere gemeenten op dit onderdeel bijna niet mogelijk is, aangezien de vergelijking niet getrokken wordt met de totale lasten van de gemeenten maar de totale lasten van de SWO.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Daardoor lijkt de overhead procentueel erg hoog. * Wanneer de overhead gerelateerd wordt aan de totale lasten van beide gemeenten is het overheadpercentage 11,6% en daarmee laag. Dat er sprake is van een toename ten opzichte van de begroting 2020 en de rekening 2019 komt doordat er een verbeterslag is gemaakt door een centrale registratie in te richten waarbij medewerkers (in overleg met de leidinggevende) zelf aangeven op welke taakvelden zij ingezet worden. Dit leidt steeds meer tot een beter inzicht. Onderstaande beleidsindicatoren zijn met ingang van 2018 een verplicht onderdeel van de jaarrekening van gemeenschappelijke regelingen. In de onderstaande tabel zijn bij “formatie” de getallen overgenomen uit de begroting 2020. Bij de opstelling van de begroting 2020 is niet voldaan aan de definitie en is de begrote formatie te laag weergegeven. In 2020 is gestart om ook de inhuur op te nemen in het personeelsregistratiesysteem als begrote formatie (conform de definitie). Hierdoor ontstaat er een verschil tussen de formatie en bezetting in de meerjarenbegroting. Bij de jaarrekening moeten we altijd een opstelling maken waarbij de cijfers uit de begroting worden afgezet tegenover de resultaten in een gegeven jaar (i.c. 2020). Doen we dit niet, dan zal de accountant de jaarrekening afkeuren. Om die reden kunnen we de cijfers in deze jaarrekening niet corrigeren.

Vanaf de begroting 2022 zullen we dit aanpassen. Rekening 2019

Rekening 2020

Begroting 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Fte per 1.000 inwoners

9,1

9,7

9,2

Fte per 1.000 inwoners

9,8

9,7

9,8

9,2%

7,0%

8,1%

€ 4.136.174

€ 3.476.122

€ 4.000.000

Beleidsindicator

Formule

Formatie

Bezetting

Externe inhuur

Kosten als % van totale loonsom Totale kosten van inhuur externen

Overheadkosten

% van totale lasten

40,8%

44,1%

39,6%

Overheadkosten *

% van totale lasten

10,0%

11,6%

10,3%

10,8%

Apparaatskosten

Kosten per inwoner

€ 736

€ 752

€ 744

Ten opzichte van 2019 zijn de kosten per inwoner toegenomen. Dit is het gevolg van de stijging van de personele kosten met 1,5% en door extra opdrachten vanuit beide gemeenten, caoontwikkeling van 3% en premiestijgingen. Het inwoneraantal van beide gemeenten samen is toegenomen met 0,3%. Daarmee stijgen de kosten in relatieve zin meer dan het inwoneraantal. Definitie fte: Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Definitie bezetting: Betreft het werkelijk aantal fte dat werkzaam is bij de organisatie. Definitie formatie: Betreft de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat van de organisatie voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari of rekeningsjaar 31 december. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan in de vorm van een vacature.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Wat heeft het gekost? Exploitatie Realisatie 2019

Primitieve Wijziging begroting 2020 2020

Begroting 2020 - na wijziging

Realisatie 2020

Verschil

Personeel

51.702.893

52.149.309 2.243.360

54.152.669 53.359.211

-793.458

Interne zaken

1.643.260

1.747.107

94.294

1.791.401

1.835.471

44.070

Kapitaallasten

3.652

1.251

Automatisering

3.711.851

4.118.884

-34.794

4.084.090

3.527.441

-556.649

Tractie

1.650.465

1.332.313

18.300

1.350.613

1.494.671

144.058

Programma Bedrijfsvoering

TOTAAL LASTEN

Personeel Interne zaken

58.712.122 59.347.613 2.321.160

61.378.773 60.218.044 -1.160.729

-3.234.962

-2.897.004

285.633

-2.611.371

-4.219.837

-1.608.466

-52.961

-5.600

-50.000

-55.600

-167.094

-111.494

Kapitaallasten

-1.804

Automatisering

-19.655

-34.400

20.000

-14.400

-34.052

-19.652

-25.000

-69.909

-44.909

Tractie

-157.937

-25.000

TOTAAL BATEN

-3.465.515

-2.962.004

255.633

-2.706.371 -4.492.696 -1.786.325

RESULTAAT voor bestemming

55.246.607 56.385.609 2.576.793

58.672.402 55.725.348 -2.947.054

Toevoeging reserve

290.000

991.507

Onttrekking reserve

290.000

RESULTAAT na bestemming

55.536.607 56.385.609 2.286.793

58.382.402 56.426.855 -1.955.547

Toelichting op de exploitatie De kosten van het programma Bedrijfsvoering zijn € 1.160.729 lager dan begroot en de opbrengsten zijn € 1.786.325 hoger dan begroot. Daarnaast is een bedrag van € 991.507 gestort in de reserve "nog uit te voeren taken". Per saldo komt dit uit op een positief resultaat van € 1.955.547, dit is circa 3,2% van de begroting. Hieronder worden de afwijkingen nader toegelicht. Personeel De personele kosten zijn per saldo € 793.458 lager uitgekomen dan was begroot. Dit is exclusief een storting in de reserve voor nog uit te voeren taken (€ 772.092). Inclusief de storting in de reserve is het voordeel € 21.366. De baten zijn € 1.608.466 hoger uitgekomen dan was begroot. Om binnen het budget te blijven is gedurende het jaar actief gestuurd op de formatie en loonkosten van de SWO. Zo zijn we terughoudend geweest met het invullen van vacatures, of vervanging bij ziekte. Door gebruik te maken van interne mobiliteit voor het uitvoeren van klussen is de inhuur van derden beperkt. Per saldo zijn de kosten hierdoor ongeveer € 1,404 mln. lager. Ook zijn er WIA-vergoedingen (in enkele gevallen met terugwerkende kracht) ontvangen voor een bedrag van € 330.000. Het betreft hier incidentele niet voorziene voordelen.

In dit rekeningsaldo is rekening gehouden met het treffen van een voorziening voor kosten van voormalig personeel voor in totaal € 339.000 en met een toevoeging aan de reserve voor nog uit te voeren werkzaamheden die doorlopen naar volgend jaar. Deze toevoeging wordt hieronder toegelicht onder het kopje "Bestemmingsreserve nog uit te voeren werkzaamheden". De baten voor personeel zijn ruim hoger dan begroot. Dit komt doordat werkzaamheden in het kader van Covid-19, zoals extra toezicht en handhaving, de uitvoering van de ondersteuning aan ondernemers (TOZO-regelingen) zijn uitgevoerd met bestaand personeel. Vanuit het Rijk (via de gemeenten) is hiervoor een vergoeding van € 706.200 ontvangen.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

De belangrijkste afwijkingen zijn: • Door het niet of later vervullen van vacatures zijn de kosten € 1,4 miljoen lager uitgevallen (lager kosten). • De kosten voor het zwembad Hoogeveen zijn circa € 233.000 hoger uitgevallen dan begroot. Aangezien deze kosten één op één doorbelast worden aan Hoogeveen zijn de opbrengsten voor de SWO ook circa € 233.000 hoger. • Storting in “reserve” van € 991.507 ten behoeve van werkzaamheden die doorgeschoven zijn naar 2021 om alsnog uit te kunnen voeren. • Ontvangen vergoeding vanuit het UWV voor ziektegelden en WIA-vergoedingen € 330.000 (lagere kosten). • Storting in de voorzieningen voormalig personeel € 339.000 (hogere kosten). • Niet begrote opbrengsten voor detachering (€ 368.000) en aanvullende opdrachten € 298.000 (hogere baten). • Ontvangen vergoeding voor TOZO-werkzaamheden € 706.200 (hogere baten). Interne zaken Het saldo van interne zaken is circa € 30.009 positief. Dit is inclusief een toevoeging aan de reserve voor nog uit te voeren taken (€ 37.415). Zonder de toevoeging aan de reserve is het voordeel € 67.424. Facilitair De lasten voor facilitaire dienstverlening zijn circa € 117.000 hoger uitgevallen dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door hogere schoonmaakkosten. De kosten voor schoonmaak zijn structureel hoger geworden en daarnaast is er voor € 60.000 uitgegeven aan Covid-19, zoals handgels, kuchschermen en mondkapjes.

De structurele hogere kosten zijn in de begroting van 2021 opgenomen. Portikosten In 2020 is er een incidenteel voordeel op de portikosten van € 27.000. Afgelopen jaar is er door de Covid-19 een aantal projecten niet uitgevoerd en daardoor zijn er minder brieven verstuurd. Aan de andere kant heeft Covid-19 ook tot meer brieven geleid. Daarnaast is het aantal digitale verzendingen toegenomen. Verder is er voor drukwerk een nieuwe leverancier. Deze verzorgt in voorkomende gevallen ook het verzenden. Op dit moment is het nog niet te bepalen of dit een blijvend voordeel op de portikosten oplevert. Werkzaamheden WOZ De kosten voor werkzaamheden WOZ vallen € 82.000 lager uit doordat voor de verwerking van WOZ-aanslagen minder gebruik gemaakt is van externe ondersteuning en de werkzaamheden van specifieke werkzaamheden BAG en BGT in rekening zijn gebracht bij beide gemeenten. Overig De kosten van interne representatie, algemene verzekeringen en de kosten voor juridische ondersteuning vallen gezamenlijk € 37.000 lager uit. In hoeverre dit het gevolg is van Covid-19 is moeilijk te zeggen. Automatisering ICT-informatiemanagement Per saldo een voordeel van € 94.000, omdat de uitbraak van Covid-19 gevolgen heeft voor de geplande projecten. Nieuwe projecten moesten worden opgepakt waardoor de geplande projecten zijn doorgeschoven. Automatisering De lasten voor automatisering zijn ca.

€ 300.000 lager dan begroot. Door uitgestelde investeringen is er een voordeel van 169.000 op kapitaallasten. Daarnaast zijn er voordelen: • Er is ruim € 52.000 minder aan telefonie uitgegeven. Dit heeft twee oorzaken. De eerste is dat de kosten voor telefonie tegenwoordig als dataverbruik worden gefactureerd. De tweede reden is dat het gebruiksrecht voor nieuwe versies van de software is beëindigd vanwege de deelname aan GT Connect. Dat is een landelijke aanbesteding van de VNG voor telefoniediensten waar SWO in 2020 naartoe zou gaan. Deze aanbesteding is echter door de VNG ontbonden, omdat de leverancier niet voldeed aan de eisen. De kosten voor de overstap zijn dan ook niet gemaakt. • De consultancykosten zijn ruim € 17.000 lager uitgevallen dan begroot. Dit komt doordat niet van alle inhuur gebruik is gemaakt. 17

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

•

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

De kosten voor onderhoud en reparaties zijn ruim € 23.000 lager uitgevallen. Bij deze kostenplaats wordt het budget vastgesteld op basis van uitgaven in eerdere jaren. Omdat de uitgaven op deze kostenplaats veelal eenmalige uitgaven zijn, is er geen specifieke reden voor de lagere kosten. Advies is om het budget voor volgend jaar als basis aan te houden en te bezien hoe het zich in de loop van de tijd ontwikkelt. De gevolgen van uitbreiding binnen eenheden worden normaliter opgevangen op de kostensoort uitbreiding eenheden. Dit jaar is er echter door Covid-19 een andere situatie ontstaan. In plaats van enkele uitbreidingen is het gehele werkplekconcept aangepast. Alle kantoormedewerkers zijn inmiddels voorzien van een laptop waardoor thuiswerken en digitaal vergaderen mogelijk wordt. Daarnaast is het aantal smartphones fors uitgebreid om de bereikbaarheid te waarborgen. Die kosten zijn echter opgevangen op dataverbindingen en als investering geboekt op laptops en smartphones. Er zijn daarom geen kosten geboekt op de kostensoort uitbreiding eenheden. Hierdoor is er ruim € 42.000 overgebleven van het budget. De investeringen leiden tot hogere kapitaallasten in 2021. Voor het project datawarehouse is een marktconsultatie uitgevoerd.

Naar aanleiding van de resultaten is opdracht gegeven om eerst nader onderzoek te doen naar de behoefte van de organisatie en de best passende oplossing hiervoor. Ook het programmaplan Informatie gedreven werken is nog niet afgerond. Het restant budget van € 182.000 is toegevoegd aan de reserve "nog uit te voeren werkzaamheden” en heeft dus geen invloed op het saldo.

Er waren ook enkele tegenvallers: • De kosten voor verbindingen vielen bijna € 17.000 hoger uit. De kosten voor het verbruik van telefonie zijn ten laste gebracht van verbindingen. Bij het project GT Vast hebben werkzaamheden vertraging opgelopen door de coronamaatregelen. Hierdoor zijn bepaalde lijnen pas enige tijd na het opleveren van de nieuwe verbindingen overgezet met als gevolg dubbele kosten gedurende de periode van de vertraging. Als laatste zijn de beheerkosten voor GT Connect hoger dan begroot. Voertuigen en materieel De kosten voor het wagenpark zijn per saldo € 99.149 hoger uitgevallen dan begroot. Deze overschrijding is structureel. De hogere kosten zijn hoofdzakelijk toe te schrijven aan meer kosten voor motorrijtuigenbelasting, brandstof, verzekeringen en hogere kosten voor het onderhouden van voertuigen en materieel door indexatie en inflatie. Om het meerjarig effect van de kosten voor het wagenpark in kaart te brengen, zijn we in 2020 begonnen met een extern onderzoek om het budget in de komende jaren te bepalen. De uitkomsten hiervan verwachten we in het eerste kwartaal van 2021. Bestemmingsreserve "nog uit te voeren werkzaamheden" In bovenstaande cijfers is met de storting in de reserve van € 991.507 rekening gehouden. Door het instellen van een reserve blijven de middelen bestaan om alsnog de afgesproken taken uit te voeren.

Als gevolg van Covid-19 en de daarmee gepaard gaande extra uitgevoerde werkzaamheden in 2020 zijn er reguliere werkzaamheden blijven liggen. Ook moeten er nog veel controlewerkzaamheden op bijvoorbeeld de TOZO-verstrekking gedaan worden in 2021 en zijn er met name bij Toezicht en handhaving verlofstuwmeren ontstaan, terwijl de werkzaamheden niet afnemen. Hiervoor is een bedrag van € 529.267 toegevoegd aan de reserve nog uit te voeren werkzaamheden. Bij de opstelling van de begroting 2019 hebben beide gemeenten geld ingebracht in de SWO voor specifieke uit te voeren taken. Het gaat hier over Toekomstvisie De Wolden/De Wolden op de kaart, de voorbereidingen voor de komst van de Omgevingswet en het project Datawarehouse. In totaal gaat het om € 462.240. Onderstaand een nadere toelichting. Omgevingswet De voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet loopt al een aantal jaren. De invoering is ook al een aantal malen uitgesteld. In mei 2020 is de invoeringsdatum bepaald op 1 januari 2022. Dit betekent dat de voorbereidingskosten doorlopen in 2021. Deze kosten zijn bijvoorbeeld voor uitwerken van kaders van beide gemeenten, opleiding en trainingen van de medewerkers, nieuwe of aangepaste ict-systemen voor verplichte aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet, de inrichting van de bijbehorende dienstverlening etc.

Voor reeds aangegane verplichting projectleider is € 139.500 nodig, aanschaf software € 80.000 en opleiding en aanpassingen beleid € 40.000. Het restant budget van 2020 € 246.600 is daarom opgenomen in de reserve nog uit te voeren taken.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Jaarrekening 2020

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Toekomstvisie De Wolden/De Wolden op de kaart Door Covid-19 moest de aanvankelijke aanpak voor de Toekomstvisie (dat wil zeggen grootschalige participatie op een fysieke manier door in gesprek te gaan met stakeholders en de samenleving) omgebouwd worden tot een grootschalige participatie online. Dat heeft tijd gekost. Ook om stakeholders mee te nemen in de online aanpak en tot slot de daadwerkelijke negentien sessies. Ook is er een onlinecampagne voor de samenleving voorbereid. Kortom, omschakeling van offline naar online heeft vertraging opgeleverd, waardoor het resterende budget voor komend jaar beschikbaar moet blijven. Datawarehouse Voor het project datawarehouse is een marktconsultatie uitgevoerd. Naar aanleiding van de resultaten is opdracht gegeven om eerst onderzoek te doen naar de behoefte van de organisatie en de best passende oplossing hiervoor. Ook het programmaplan is nog niet afgerond. Het restant budget van € 182.000 is toegevoegd aan de reserve.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10292977/1