Reactie van college op acc.verslag.docx

Deloitte Accountants B.V. T.a.v. drs. H. Kuperus RA Postbus 980 9700 AZ GRONINGEN

*Z0A8DD06718* DATUM

ONDERWERP ONS KENMERK

28 juni 2022 Reactie college op accountantsverslag 2021 Z.313999/D.577496

Geachte heer Kuperus, Het college neemt kennis van het accountantsverslag 2021 en reageert als volgt op de gedane aanbevelingen en conclusies. Getrouwheid en rechtmatigheid Wij zijn verheugd met de goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld in de jaarrekening en de rechtmatigheid van handelen die resulteren in de gepresenteerde jaarrekening. Verbeteringen • Dat de kwaliteit van de jaarstukken is verbeterd doet ons deugd. Welke stappen we nog moeten zetten om tot een verdere verbetering te komen vermelden we onder de aandachtspunten. • Ook vanuit onze kant is de samenwerking als plezierig ervaren. De onderlinge communicatie verliep goed. Capaciteitsproblemen over en weer leidde tot de noodzaak om flexibel te acteren. In die zin verliep het proces met de nodige horten en stoten. Goed om hierover bij een gezamenlijke evaluatie bij stil te staan. Aandachtspunten • Het advies van de accountant om een coördinator (spin in het web) in vaste dienst aan te stellen die het proces bewaakt van en zorg draagt voor een tijdige en volledige oplevering van de controleinformatie nemen we over. Onder auspiciën van het nog aan te stellen hoofd financiën kan dit op tijd worden bewerkstelligd. Tot op dit moment is deze verantwoordelijkheid nog te verspreid belegd in het controle- en auditteam. Dat geldt ook voor de SiSa-coördinatie (zie ook 4e opsommingsteken).

In onze evaluatie van het proces komt dit zeker terug en in onze voornemens tot het herinrichten en versterken van de financiële functie krijgt dit zijn plek. Tegelijk hebben we, net als iedereen, te maken met de krappe arbeidsmarkt. We moeten ons best doen om de mensen aan ons te blijven binden en nog meer ons best om de goede mensen aan te trekken op de vele vacatures die we hebben te vervullen. • De aanbeveling om later in het boekjaar te starten met de jaarrekeningcontrole nemen we over. We gaan met de accountant in gesprek om voor het controlejaar 2022 te komen tot een realistische en

PAGINA 1 VAN 3

PAGINA 2 VAN 3

Z.313999/D.577496

•

•

wellicht gefaseerde planning die voor beide partijen realistisch en acceptabel is. Het verbeteren van de kwaliteit van de specificaties en toelichtingen van de “overlopende activa en passiva” en de “niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen” kan worden bewerkstelligd door en met het aanstellen van de coördinator zoals hiervoor is vermeld. Alvorens gegevens worden aangeleverd dient er een interne kwaliteitscontrole plaats te vinden. De SiSa-regelingen zijn in 2021 aanzienlijk toegenomen. Met de staande formatie diende een extra inspanning te worden geleverd. Het hoeft geen betoog dat dit met de nodige frictie is uitgevoerd. Het aanwijzen van een functionaris die in deze de coördinatie op zich neemt lijkt ons daarom (nogmaals) een goede en gewenste zaak.

Opstel- en controleproces We stemmen graag in met het voorstel om het doorlopen proces met elkaar te evalueren. Interne beheersing De eerder in gang gezette maatregelen ter verbetering van de memoriaalboekingen (het vier-ogen-principe) en het opstellen van een overkoepelende frauderisico-analyse zetten we door. Kwaliteit verslaggeving Op de vermelde onderdelen verwachten we de kwaliteit te kunnen verbeteren door de maatregelen die we hiervoor hebben vermeld onder de aandachtspunten. Effecten coronacrisis Het is goed om te vernemen dat we geen nadelige, directe financiële effecten hoeven te melden als gevolg van de coronacrisis maar we zijn beducht voor de effecten van de Oekraïnecrisis en de inflatie-effecten die die met zich meebrengt. Naleving Europese aanbestedingsregels We zijn ons bewust van de geldende spelregels in dezen. Met het centraliseren van de inkoopfunctie verwachten we een kwaliteitsverbetering on onze inkoopprocessen en betere sturing daarop. Begrotingsrechtmatigheid Inherent aan onze verantwoordelijkheid zullen we de raad tijdig informeren als we voorzien dat we niet binnen de verstrekte mandaten kunnen blijven. Frauderisicoanalyse Zoals door de accountant al is gesignaleerd zijn we in de afrondende fase van het betreffende beleidsdocument en zal dit onderwerp periodiek op onze agenda terugkomen.

PAGINA 3 VAN 3

Z.313999/D.577496

Sociaal domein Het doet ons deugd dat onze organisatie en de betreffende eenheid in dezen goed werk heeft geleverd. Het tijdig verkrijgen van verantwoordingsinformatie van derden blijft een continue punt van zorg en aandacht. Grondexploitatie Gegeven de financiële impact is het advies om de plankosten te blijven monitoren en te evalueren. Tot slot Onder de bevindingen adviseert de accountant (pagina 14) ons om onderzoeken te doen naar en eventueel maatregelen te nemen om voorspellende waarde van de begroting te verbeteren. Zoals echter uit de onderbouwende staatjes valt te lezen zijn vooral de baten groter dan begroot. Oorzaak hiervan is de decembercirculaire. We achten het niet zinvol om als individuele gemeente de fluctuaties in het gemeentefonds te ramen. Ook de VNG lukt dat niet; zelfs het ministerie van Binnenlandse Zaken lukt het niet. Wij zien er meer in om de lasten realistisch, maar ruim te begroten en de baten pessimistisch in te schatten. Op deze wijze rekenen we ons niet snel rijk.

Vragen Heeft u nog vragen over deze brief? Dan kunt u contact opnemen met Jan de Bruin. Wilt u bij correspondentie altijd het kenmerk van deze brief vermelden?

Met vriendelijke groet,

burgemeester en wethouders,

Jelmer Mulder gemeentesecretaris

Karel Loohuis burgemeester