Raadsvoorstel notitie P&C cyclus 1 juli 2021

Gemeenteraad Hoogeveen Onderwerp Notitie Planning en Control cyclus Wij willen ter versterking van de financiele functie de Notitie Planning en Control cyclus vaststellen Wij besluiten 1. de notitie Planning en Control cyclus vaststellen. Want In het rapport ‘Op weg naar een schone Lei’ uit augustus 2020 zijn verschillende aanbevelingen gedaan om de financiële functie van de gemeente Hoogeveen te verbeteren en te versterken. Het doel is om de financiële organisatie op orde te brengen en te houden en daarbij duidelijke kaders te geven, ook op het gebied van Planning en Control. Maar Als de notitie Planning en Control cyclus niet wordt vastgesteld komen we niet tegemoet aan de wens en het besluit van de raad om de financiële functie te versterken en daarmee niet voldoende recht doen aan het budgetrecht van de raad. Achtergrond Vanuit het rapport ‘Hoogeveen in Control’ (HIC) van januari 2020 zijn verschillende knelpunten aangegeven bij de uitvoering van de planning-en-controlcyclus (P&C-cyclus). Hierna werd in het rapport ‘Op weg naar een schone Lei’ uit augustus 2020 verschillende aanbevelingen gedaan om de financiële functie van de gemeente Hoogeveen te verbeteren en te versterken. Het doel van deze aanbevelingen is om de financiële organisatie op orde te brengen en te houden. Ook om recht te doen aan het budgetrecht van de raad.

De aanbevelingen zijn:  we herstellen de planning-en-controlcyclus als stuur- en leercyclus;  we herstellen de kaders voor begroten en verantwoorden;  we zetten de reeds ingezette koers om te komen tot betere en sneller beschikbare financiële informatie voort en onderzoeken mogelijkheden om die te versnellen. Voor de raad betekent dit dat de kader stellende en de controlerende functies worden aangescherpt en versterkt. Dit betekent dat we met u afspraken maken over de momenten waarop u wordt geïnformeerd en over de inhoud van deze documenten (stuurinformatie). Om dit te kunnen realiseren is In de Financiële verordening 2021 die op 17 juni 2021 is vastgesteld bepaald dat het college eens in de 4 jaar een nieuwe notitie Planning en Control cyclus aan de raad aanbiedt. Pagina 1 van 3

In deze notitie Planning en Control cyclus zijn de bovengenoemde afspraken vastgelegd. De notitie bevat onder meer bepalingen over de wijze van rapporteren, zowel de functie van de rapportages, wie vaststelt, het moment waarop, de inhoud en de planning. Dit jaar gaan we nog werken met één tussentijdse rapportage en begrotingswijziging (de GemRap). Het volgend jaar zullen dat er twee Gemrap’s worden, één in het voorjaar en één in het najaar. Tevens gaan we vanaf 2022 nieuwe periodieke rapportages ontwikkelen: één voor de lopende investeringen en één voor het vastgoed met inbegrip van de lopende grondexploitaties. Vanuit het rapport ‘Hoogeveen in Control’ (HIC) van januari 2020 zijn verschillende knelpunten aangegeven bij de uitvoering van de planning-en-control cyclus (P&C-cyclus). Hierna werd in het rapport ‘Op weg naar een schone Lei’ uit augustus 2020 verschillende aanbevelingen gedaan om de financiële functie van de gemeente Hoogeveen te verbeteren en te versterken. Het doel van deze aanbevelingen is om de financiële organisatie op orde te brengen en te houden. Ook om recht te doen aan het budgetrecht van de raad.

De aanbevelingen zijn:  we herstellen de planning-en-control cyclus als stuur- en leercyclus;  we herstellen de kaders voor begroten en verantwoorden;  we zetten de reeds ingezette koers om te komen tot betere en sneller beschikbare financiële informatie voort en onderzoeken mogelijkheden om die te versnellen. Voor de raad (en het college) moeten de kader stellende en de controlerende functies worden aangescherpt en versterkt:  voor de gemeenteraad betekent dit dat er afspraken gemaakt moeten worden over de momenten waarop de raad wordt geïnformeerd en over de inhoud van deze documenten(stuurinformatie),  voor het college betekent dit onder afspraken moeten worden gemaakt over de momenten waarop er kan worden gestuurd in de financiële huishouding van de gemeente en dat de informatie over de financiële huishouding aan snelheid, continuïteit, volledigheid en betrouwbaarheid wint. Om dit te kunnen realiseren is In de Financiële verordening 2021 die op 17 juni 2021 is vastgesteld bepaald dat het college eens in de 4 jaar een nieuwe notitie Planning en Control cyclus aan de raad aanbiedt. In deze notitie Planning en Control cyclus zijn de bovengenoemde afspraken vastgelegd. De notitie bevat onder meer bepalingen over de wijze van rapporteren, zowel de functie van de rapportages, wie vaststelt, het moment waarop, de inhoud en de planning. Ontwikkeling cyclus.

Het ontwikkelen van een “nieuwe” Planning en Control cyclus is een permanent leerproces. Ervaringen in dat leerproces kunnen er toe leiden dat eerdere planningen moeten worden herzien. We gaan dan samen met u zoeken naar een nieuwe vorm. De ontwikkeling zoals we die nu zien is dat we dit jaar gaan werken met één tussentijdse rapportage en begrotingswijziging (de GemRap). In 2022 zullen dat er twee Gemrap’s worden, één in het voorjaar en één in het najaar. Tevens gaan we vanaf 2023 1 x per jaar een rapportage aabieden over de grondexploitatie en vastgoed. Vanaf 2024 gaan we 1 x per jaar een rapportage over investeringen samenstellen. De financiële gevolgen zijn De (extra) werkzaamheden als gevolg van de versterking zullen we op termijn niet kunnen opvangen binnen de beschikbare ambtelijke capaciteit. Uiterlijk bij de gemrap zullen we met een nader voorstel komen. Alternatieven geen Pagina 2 van 3

Bijlagen Notitie Planning en Control Hoogeveen, Burgemeester en Wethouders van Hoogeveen,

Jan Scholten secretaris a.i.,

Pagina 3 van 3

Karel Loohuis burgemeester