Raadsvoorstel Hoogeveen versterken financiele functie (2)

Gemeenteraad Hoogeveen Onderwerp Versterken financiele functie gemeente Hoogeveen. Wij willen

Uitvoering geven aan de versterking financiele functie van de gemeente Hoogeveen zoals in dit raadsvoorstel wordt weergegeven. Wij besluiten

1. Uitvoering te geven aan de versterking van de financiele functie van de gemeente Hoogeveen zoals in dit raadsvoorstel wordt weergegeven; 2. De uitgangspunten voor het opstellen van een controlstatuut zoals opgenomen in dit raadsvoorstel vast te stellen en mee te nemen bij het op te stellen controlstatuut; 3. De financiële verordening voortaan in de vorm van een kapstok-verordening op te stellen; 4. Akkoord te gaan met de in dit raadsvoorstel genoemde planning voor het actualiseren van de 5 genoemde verordeningen. Want

Inleiding Vanuit het rapport ‘Hoogeveen in Control’ (HIC) van januari 2020 zijn er verschillende knelpunten aangegeven bij de uitvoering van de planning-en-controlcyclus (P&C-cyclus) Hierna werd in het rapport ‘Op weg naar een schone Lei’ uit augustus 2020 verschillende aanbevelingen gedaan om de financiële functie van de gemeente Hoogeveen te verbeteren en te versterken. Het doel is om de financiële organisatie op orde te brengen en te houden. Hieronder staat een aantal belangrijke aanbevelingen uit het rapport genoemd:  We herstellen de planning-en-controlcyclus als stuur- en leercyclus;  We herstellen de kaders voor begroten en verantwoorden;  We zetten de reeds ingezette koers om te komen tot betere en sneller beschikbare financiële informatie voort en onderzoeken mogelijkheden om die te versnellen;  De zichtbaarheid van control in de besluitvorming zal worden vergroot;  Herijking van de toepassing van de 3D-sturing (programma-, project- en lijnsturing) als het gaat om de sturing op de uitvoering/bedrijfsvoering. De afgelopen maanden zijn de aanbevelingen uit het rapport ‘Op weg naar een schone Lei’ en ‘HIC’ voortvarend opgepakt. Vertrekpunt Het vertrekpunt punt voor de versterking van de financiële functie is het budgetrecht van de raad. In alle gremia moeten de kaderstellende en de controlerende functies worden aangescherpt en versterkt.

Alleen dan kan de gemeenteraad haar budgetrecht naar behoren uitoefenen. Het zal een proces van enkele jaren zijn om op alle fronten de noodzakelijke versterkingen door te voeren. We

Pagina 1 van 6

zijn er tegelijkertijd van overtuigd dat we op korte termijn flinke stappen voorwaarts kunnen zetten en voor een deel al hebben gezet. Voor de gemeenteraad betekent dit onder meer (a) dat er meer momenten moeten komen waarop er kan worden gestuurd in de financiële huishouding van de gemeente, (b) de informatie op basis waarvan de raad stuurt aan kwaliteit moet winnen en (c) dat de kaders eenduidiger en dwingender moeten worden geformuleerd. Voor het college betekent dit onder meer dat (a) er meer momenten moeten komen waarop er kan worden gestuurd in de financiële huishouding van de gemeente, (b) de informatie over de financiële huishouding aan snelheid, continuïteit, volledigheid en betrouwbaarheid toeneemt, (c) de verantwoordelijkheid van de lijn voor het binnen de kaders blijven alsmede de mogelijkheid de lijn daarop aan te spreken vanzelfsprekend wordt, (d) binnen de organisatie een gezaghebbende controlfunctie werkt voor het college en (e) het college heldere kaders en procedures stelt voor de organisatie.

Voor de organisatie heeft de versterking van de financiële functie ook de nodige gevolgen, waaronder (a) het herstellen van de lijn en in elk geval partiële centralisatie van besluitvorming en control, (b) het in positie brengen en houden van budgethouders om zich aan de financiële kaders te houden, (c) het scheppen van een cultuur waarin het gebruikelijk is om fouten te openbaren of elkaar op fouten aan te spreken, maatregelen te nemen om fouten te herstellen, te leren van fouten en met elkaar te waken om fouten te voorkomen, (d) het normaal te vinden om je werk te laten controleren en te laten toetsen aan de door college en raad gestelde kaders. Wat hebben we al bereikt? De afgelopen maanden zijn de rol en taken van de drie controllers beschreven. De beschrijving is gemaakt voor zowel de controller van de gemeente Hoogeveen en De Wolden als ook van de controller van de SWO. De belangrijkste taak van de controllers is het bewaren van de helicopterview van het (financiële) reilen en zeilen van de gemeente/organisatie. De controllers nemen elke week deel aan de financiële Trojka waarbij alle college- en raadsbesluiten met financiële impact worden besproken met de portefeuillehouder financiën in aanwezigheid van het lid van het Centraal Management Team (CMT) dat verantwoordelijk is voor financiën.

De uitwerking van de aanbevelingen zijn door de SWO in projectvorm opgepakt onder de naam “Versterken financiële functie” en de focus ligt hierbij op de (her)-inrichting van control. Daarnaast is er gewerkt aan het inrichten van een register voor collegebesluiten met financiële impact, om het totaaloverzicht te kunnen bewaken. Ook is er een centrale, integrale en periodieke rapportage over de lopende bezuinigingen. Wat staat er de komende maanden op stapel? We realiseren ons dat we niet alle aanbevelingen tegelijkertijd kunnen realiseren. We zijn echter wel begonnen met het bouwen van het fundament voor een stevig ‘Huis van Control’.

Pagina 2 van 6

Afbeelding komt uit: Nota Planning & Control Reusel-De Mierden 2013

Hierboven zijn de verschillende bouwstenen voor een gedegen ‘Huis van Control’ te lezen. Het fundament van het Huis zijn gedegen interne & externe kaders. Om het fundament goed te verankeren zodat de raad haar kaderstellende en controlerende taak kan uitoefenen gaan we de komende maanden onderstaande vijf (interne) documenten actualiseren, omdat deze het hart van de financiële functie met meest raken: a. b. c. d. e.

Financiële verordening Planning-en-controlcylus Controlstatuut Garantstelling, borgstelling en leningen Treasurystatuut

Na het zomerreces ontvangt de raad de resterende kaderstellende documenten. De planning hiervoor wordt medio dit jaar opgesteld. a. Financiële verordening De Financiële verordening krijgt het karakter van een “Kapstok-verordening”. Naast de reguliere bepalingen worden in deze verordening ook de te verwachten (overige) kader stellende documenten vermeld. In deze verordening staat hoe de financiële kaderstelling opnieuw wordt opgebouwd, wat onder de verantwoordelijkheid van de raad en wat onder die van het college valt, wanneer de raad een kaderstellend document ontvangt, wanneer deze wordt geactualiseerd. b. Planning-en-controlcyclus De voorstellen over de planning-en-controlcyclus omvatten onder meer bepalingen over de wijze van rapporteren, zowel inhoud als frequentie. Dit jaar gaan we nog werken met één tussentijdse rapportage en begrotingswijziging (de GemRap). Het volgend jaar zullen dat er twee worden, één in het voorjaar en één in het najaar. Tevens gaan we vanaf 2022 nieuwe periodieke rapportages ontwikkelen: één voor de lopende investeringen en één voor het vastgoed met inbegrip van de lopende grondexploitaties. Op 26 augustus zal de raad het debat voeren over dit onderwerp. c. Controlstatuut In het controlstatuut besteden we onder meer aandacht aan de positie, de bevoegdheden en de taken van de controllers.

Dit onderwerp raakt ook de in gang gezette organisatieontwikkeling. Er dient daarom een goede afstemming plaats te vinden tussen het controlstatuut en de aanpassingen die uit de organisatieontwikkeling voortkomen. Ook besteden we aandacht aan de opzet en inrichting van het ‘Huis van Control. Daarnaast worden ook de ontwikkelingen met betrekking tot het In Control Statement (ICS) meegenomen in het nieuw op te zetten controlstatuut. Pagina 3 van 6

Het controlstatuut is primair voor het versterken van de financiële functie van het college. Omdat een goed werkende controlfunctie voor het college ook iets van de gemeenteraad verlangt, willen we met dit raadsvoorstel een aantal uitgangspunten voor het controlstatuut vaststellen. Even verderop komt u die tegen. d. Garantstelling/borgstellingen en leningen Dit document bevat spelregels over hoe we omgaan met verzoeken van partijen om te helpen met leenvermogen. Wanneer kan een partij op ons een beroep doen en wanneer niet? We gaan voorstellen om de garantstellingen, borgstellingen en leningen te beperken tot partijen die activiteiten ontplooien die tot de wettelijke taken van de gemeente behoren. Voorwaarde is dat deze partijen elders geen lening kunnen krijgen. Andere voorwaarden gaan we nog nader onderzoeken. Tevens gaan we voorstellen om de risico's voor de gemeentelijke begroting te beperken door een plafond aan te brengen in de totaal verstrekte garant- en borgstellingen en leningen. e. Treasurystatuut In het Treasurystatuut staan regels over het sturen en beheersen, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële positie. In dit document worden de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten voor het Treasurybeleid opgenomen. Dit document is dringend aan een update toe en wordt daarom in de stukkenstroom tot de zomer opgenomen.

Uitgangspunten voor het controlstatuut Onderstaand worden acht uitgangspunten benoemd die de basis vormen voor het opstellen van een control-statuut en die gelijktijdig met dit raadsvoorstel worden vastgesteld. 1. Visie op control Het controlstatuut omvat de controlvisie van de gemeente Hoogeveen. Bijvoorbeeld het inzicht ‘we zijn niet in control als er geen fouten worden gemaakt, maar we zijn in control als fouten worden erkend en gedeeld, geprobeerd wordt ze te herstellen en wordt geleerd om ze voorkomen’. Dit uitgangspunt is geformuleerd als antwoord op de onderzoeksvragen uit het rapport “Op weg naar een Schone Lei”. 2. Definities In het controlstatuut worden de belangrijkste definities met betrekking tot control vastgesteld. 3. Huis van Control In het controlstatuut wordt opzet en inrichting van het ‘Huis van Control’ nader beschreven. Waar onder de uitwerking van het ‘In Control Statement’ (ICS). 4. Beheersmaatregelen Het controlstatuut geeft duidelijkheid hoe de gedeelde controlstructuur (college De Wolden, bestuur SWO en college Hoogeveen) moet werken. 5. Positie en bevoegdheden controller In het controlstatuut wordt de positie van de controller nader beschreven. Hierbij wordt de controlfunctie gepositioneerd ten opzichte van de lijnorganisatie en het CMT. Bijvoorbeeld: de controller valt hiërarchisch en functioneel rechtstreeks onder de gemeentesecretaris.

In het controlstatuut worden daarnaast ook de bevoegdheden van de controller nader beschreven. Bijvoorbeeld: de controller adviseert en ondersteunt de directie en gemeentesecretaris bij het beheersen van het ‘Huis van Control’. De controller heeft rechtstreeks toegang tot de wethouder Financiën en dus het college én toegang tot het college via de gemeentesecretaris. 6. Positie en bevoegdheden raad, college en auditcommissie In het controlstatuut wordt de betrokkenheid van de raad bij de controlvisie beschreven. De raad mandateert het college om een controlstatuut op te stellen. Het college is bevoegd om een controlstatuut op te stellen. In het controlstatuut wordt de betrokkenheid van de auditcommissie bij de controlvisie beschreven. 7. Risico-gestuurd auditen In het controlstatuut worden de uitgangspunten en de effecten van risico-gestuurd auditen nader beschreven. Pagina 4 van 6

8. Verantwoordelijkheden SWO Het lijnmanagement van de SWO is verantwoordelijk voor de werking van het ‘Huis van Control’. Het controlstatuut heeft een sterke invloed op de werking van de SWO als organisatie en afstemming over de invulling met de directie van de SWO is cruciaal. Planning In onderstaand overzicht is de planning van de actualisatie van de 5 documenten te lezen. Datum

Datum

Datum

Datum

Bespreking

Debat

Besluit

Stukken

Auditcommissie

Raad

Raad

Aanleveren

Versterken financiële functie (dit raadsvoorstel)

14-apr

20-mei

17-jun

6-mei

Uitgangspunten opstellen controlstatuut (opvolging bij vaststelling van dit raadsvoorstel)

14-apr

20-mei

17-jun

6-mei

Financiële verordening

26-mei

x

17-jun

3-jun

Planning-en-controlcyclus

7-jul

26-aug

9-sep

12-aug

Controlstatuut

7-jul

26-aug

9-sep

12-aug

26-mei

x

17-jun

3-jun

7-jul

x

26-aug

12-aug

Garantstelling, borgstelling en leningen Treasurystatuut

Maar

Ondanks dat we pas in de loop van dit jaar de nieuwe documenten opstellen en aanbieden, betekent dat niet dat we pas na vaststelling van de regelgeving gaan werken met de hierboven genoemde nieuwe kaders en spelregels. Anticiperend op de nieuwe financiële kaderstelling gaan we ook voor het begrotingsjaar 2021 de hierboven genoemde kaders en spelregels toepassen. Achtergrond

Vanuit het rapport ‘Hoogeveen in Control’ HIC (Januari 2020) zijn er verschillende knelpunten aangegeven die door de fracties worden ervaren bij de planning-en-controlcyclus (P&C-cyclus) Het college is voortvarend te werk gegaan om de knelpunten uit het rapport aan te pakken. Hierna werd in het rapport ‘Op weg naar een schone Lei’ (aug 2020) verschillende aanbevelingen gedaan om de financiële functie van de gemeente Hoogeveen te verbeteren en te versterken. Het doel hierbij is om de financiële organisatie op orde te brengen en te houden. De financiële gevolgen zijn

Aan de uitvoering van de versterking financiële functie zijn extra kosten verbonden. Daarnaast is er ook een taakstelling op de SWO neergelegd. De uitvoering van de versterking proberen we desalniettemin binnen de beschikbare ambtelijke capaciteit op te vangen. Alternatieven

Niet van toepassing. Bijlagen

Collegevoorstel Versterken financiele functie gemeente Hoogeveen

Pagina 5 van 6

Hoogeveen, 6 Mei 2021 Burgemeester en Wethouders van Hoogeveen, de secretaris,

de burgemeester,

J. SCHOLTEN

K.B. LOOHUIS

Pagina 6 van 6