Raadsbrief asfaltdossier versie 11jun24 GEHEIM - Openbaar gemaakt dd 13-2-2025

GEHEIMHOUDING EX ARTIKEL 87 GEMEENTEWET juncto artikel 5.1 lid 2 onder i van de Wet open overheid Aan de leden van de Gemeenteraad Datum: 11 juni 2024 Onderwerp: asfaltdossier Ons kenmerk: Geachte heer, mevrouw,

Op 18 april van dit jaar hebben wij u vertrouwelijk en onder geheimhouding op de hoogte gebracht van het (zogenoemde) asfaltdossier. Tevens hebben wij u vertrouwelijk en onder geheimhouding de opzet van de onderzoeken die wij hebben uitgevoerd, en voor een deel nog uitvoeren, toegestuurd. Hierbij ontvangt u onze conclusies over het asfaltdossier tot zover alsook een overzicht van de door ons gezette stappen, zoals toegezegd op 18 april. In een besloten bijeenkomst aansluitend op de raadsvergadering van 13 juni aanstaande gaan wij over deze kwestie met u in gesprek. Naast deze brief ontvangt u van ons alle informatie die wij over het asfaltdossier hebben. Het gaat om veel bijlagen en bijlagen bij bijlagen. De belangrijkste stukken betreffen: • Het memo van de gemeentecontroller van Hoogeveen (zie in bijlage 1); • Het memo van de controller van de SWO (zie in bijlage 2); • Het (concept)rapport van Hoffmann (zie bijlage 3). Daarnaast vindt u aanvullende informatie over genomen besluiten waarover u reeds onder geheimhouding bent geïnformeerd (bijlage 4), een ambtelijk advies over welke communicatie noodzakelijk wordt geacht (bijlage 5) en het op 18 april toegezegd overzicht van de door de directie en het college gezette stappen (bijlage 6).

Tot slot is er een beschrijving bijgevoegd van de verbetertrajecten die reeds in gang zijn gezet en context geven aan de conclusies (bijlage 7). De geheimhouding op zowel de mondelinge informatie van ons college aan uw raad als de schriftelijke informatie via deze brief met bijlagen, wordt opgelegd, omdat er sprake is van privacy van betrokken medewerkers en bedrijfsbelangen van de betrokken aannemer. In Hoogeveen, maar ook de SWO, voelen we ons ‘in control’ als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: (1) fouten worden geconstateerd, (2) fouten worden geopenbaard, gemeld, (3) maatregelen worden getroffen om de fouten te herstellen, (4) er wordt gekeken wat de oorzaken zijn voor de fouten en (5) er wordt geleerd en er worden maatregelen getroffen om de geconstateerde fouten te voorkomen. We presenteren onze conclusies hieronder in twee delen. Het eerste deel gaat sec over de voorliggende casus; Pagina 1 van 5

het zijn conclusies die zich op niveau (1), (2) en (3) bevinden. Het tweede deel betreft de meer algemene conclusies en zien meer toe op leren voor de toekomst ter verbetering van de kwaliteit van de SWO-organisatie alsook de interne beheersing. De directie, het bestuur van de SWO en ondergetekenden hebben alles in het werk gesteld om een compleet beeld boven tafel te krijgen. Daarbij is gezocht naar de juiste verhouding tussen de invasiviteit van de ingezette onderzoeksmiddelen voor onze medewerkers en derden aan de ene kant en de noodzaak om de onderste steen boven te krijgen aan de andere. De algemene slotsom kan niet anders zijn dan dat de geconstateerde feiten ernstig en kwalijk zijn en dat er nog veel ruimte is voor de samenwerkingsorganisatie om te verbeteren. Het is belangrijk om te benadrukken dat de geconstateerde feiten uit onze eigen organisatie kwamen. Dat geeft aan dat we verder zijn in de organisatieontwikkeling dan een aantal jaren geleden toen dit minder vanzelfsprekend was. Tevens is van belang te realiseren dat we het onderhavige onderzoek alleen in deze volledigheid en met deze snelheid hebben kunnen uitvoeren, omdat we de financiële functie hebben versterkt. Tot slot van deze brief schetsen we hoe we onze conclusies plaatsen in het licht van de in gang gezette organisatieontwikkeling.

Wat we hebben gevonden en wat ons te doen staat past binnen de context van de beweging die binnen onze ambtelijke organisatie wordt gemaakt. CONCLUSIES OVER DE CASUS (MEDE IN RELATIE TOT DE JAARREKENING 2023) Op basis van alle uitgevoerde onderzoekswerkzaamheden trekken wij de volgende conclusies over de casus. 1. Kwader trouw en zelfverrijking zijn niet aangetoond. Onze werkhypothese

was dat onze medewerkers te goeder trouw handelen en proberen om via geitenpaadjes, vermeende slimmigheden, onwetendheid, de bureaucratie te omzeilen. Op het moment van schrijven van deze brief is een conceptrapport van Hoffmann op basis van de gevoerde gesprekken, bestudeerde documenten en onderzochte openbare bronnen gereed. Het definitieve rapport wacht op de verwerking van enkele aanvullende controlewerkzaamheden (waaronder het doorlichten van mailboxen). Hoffmann heeft te kampen met ziekte die afronding op tijd bemoeilijkt. 2. Er is valsheid in geschrifte gepleegd en er is een aangifteplicht. In welke vorm alsmede op welke wijze en termijn we deze aangifteplicht gaan vervullen zal de komende weken duidelijk worden. In het kielzog daarvan worden maatregelen genomen om de negatieve gevolgen van deze strafrechtelijke stappen voor diegenen die direct zijn betrokken, maar ook voor onze organisatie in den brede, zoveel mogelijk te beperken. Wij voelen dat aangifte in dit geval disproportioneel is, maar de wet is helder. Het is niet aan ons om te beoordelen wat in deze casus een proportioneel strafrechtelijk optreden is; dat is aan het Openbaar Ministerie. Pagina 2 van 5

3. Naast de geconstateerde twee werken die zijn gefactureerd in 2023 om

4.

5.

6.

7.

8.

vervolgens pas in 2024 uit te voeren is er nog één (in geldelijke omvang veel kleiner) geval gevonden na uitvoerige controlewerkzaamheden. Alle gevallen zijn onder meer met medewerking van de aannemer goed in de jaarrekening over 2023 verwerkt, onder meer door de facturen over 2023 te crediteren (zie ook aanbeveling (b) uit bijlage 1). Voor alle drie de incidenten geldt dat de prestaties wel zijn geleverd, maar later, dan wel dat de overduidelijke intentie was om de werkzaamheden alsnog in 2024 uit te voeren. Op ons verzoek is een deel van deze werkzaamheden niet uitgevoerd, hangende het onderhavige onderzoek. De feiten die zich hebben voorgedaan zijn buitengewoon ernstig en kwalijk, de bedoelingen onverlet. Naast het plegen van misdrijven wordt ook de democratische legitimiteit van en controle op overheidsuitgaven ondermijnd. Dit keuren wij ten strengste af. Uit de gesprekken met zowel de aannemer als onze medewerkers blijkt dat “dit” wel vaker gebeurde. Wij concluderen dat we over 2023 drie gevallen hebben gevonden, dat in elk van deze gevallen ook is geleverd, zij het later, en wij zien geen reden om verder in de tijd terug te gaan. Voor de toekomst moet worden voorkomen. Bij de opdrachtvertrekking over 2024 zijn malversaties niet aangetoond. Ook was er in het proces geen mogelijkheid tot malversatie.

De opdracht heeft het reguliere proces doorlopen en is in alle openheid verstrekt. Dit was voor het college van Hoogeveen reden om op 21 mei jongstleden te besluiten het opdrachtgeverschap voor het onderhavige onderzoek weer aan de directie terug te geven. Alle op deze casus getroffen herstelmaatregelen en additionele onderzoekswerkzaamheden waren meer dan toereikend om onze jaarrekeningcontrole af te ronden en de jaarrekening op 6 juni jongstleden als college definitief vast te stellen.

MEER ALGEMENE (ORGANISATORISCHE) CONCLUSIES EN LEERPUNTEN Hieronder volgen puntsgewijze de conclusies die wij voor de toekomst trekken op basis van alle uitgevoerde onderzoekswerkzaamheden. Een flink deel van de conclusies betreft opdrachten aan onze samenwerkingsorganisaties en behoren tot de competentie van het SWObestuur. Die moeten worden gelezen als een opdracht die wij zien voor het SWO-bestuur en de directie van de SWO. Die zullen nog formeel moeten worden overgenomen. Ook even een kleine leeswijzer. U vindt letters bij onze conclusies. Die refereren naar de bevindingen in het memo van de controller van Hoogeveen (zie bijlage 1, paragraaf 5) waarmee traceerbaar wordt welke opvolging we aan de bevindingen geven. 9. Door de wijze van aanbesteden en de manier waarop vervolgens

contractpartijen en gemeenteambtenaren met elkaar omgaan is een te nauwe band ontstaan tussen opdrachtgever en -nemer. De stukken laten zien dat niet uitgesloten kan worden dat de gemeente hierdoor wordt benadeeld (a). De gemeente moet zo snel als juridisch mogelijk af van

Pagina 3 van 5

gemaakte prijsafspraken (b) en de te nauwe banden doorbreken door over te gaan tot Europese aanbesteding zodra we daar contractueel vrij toe zijn (u). We hebben hiertoe reeds opdracht gegeven voor het onderzochte raamcontract. Wij geven opdracht om dat ook te doen voor de overige raamcontracten die wellicht onrechtmatig onderhands zijn aanbesteed, omdat op voorhand kon worden vermoed dat de contractomvang uiteindelijk te groot bleek. Dit is onze competentie. 10. In het verleden heeft de SWO al een aantal keren geïnvesteerd in het verbeteren van de kennis van inkoop en aanbesteding in de breedte. Onze medewerkers ontbeert het echter over de volle breedte aan de kennis om grote contracten op de juiste wijze aan te besteden (k). Recenter is de beweging gemaakt naar het versterken van de inkoopfunctie door centralisatie. Deze dient met kracht doorgezet te worden. Aanbestedingsdossiers dienen op één centrale plek vastgelegd te worden (h). Budgethouders dienen grote opdrachten af te tekenen op rechtmatigheid alvorens ze verder in de lijn gaan (q). Interne audit moet periodiek controles doen op de volledigheid van het aanbestedingsdossier (steekproefsgewijs). De kennis bij inkoop moet

worden verstevigd en moeten periodieke audits op de aanwezige kennis komen (l). Proactief toezicht op de overschrijding van aanbestedingsgrenzen is benodigd (j en o). Dit alles behoort tot de competentie van het SWO-bestuur. Er dient een heldere instructie te komen over de escalatie in gevallen waar de rechtmatigheid en doelmatigheid van een aanbesteding of inkoop tegen elkaar moeten worden gewogen (p en r). Wij concluderen een ambtelijke weging in dergelijke gevallen per definitie onrechtmatigheid is, omdat deze weging, waar het de begroting van Hoogeveen aangaat, aan het college is en in begrotelijke gevallen aan de gemeenteraad. Dit is onze competentie. 11. Bij de onderzochte organisatie-eenheid is sprake van weinig overtuigende functiescheiding. Medewerkers kunnen hun eigen werk beoordelen of zijn elkaars beoordelaar voor verschillende werkzaamheden (t). Projectleiders stapelen taken die ze in relatieve autonomie kunnen uitvoeren (d, s en t). Op de werkvloer gelden (ongeschreven) omgangsnormen (e), waaronder een praxis te werken met mondelinge afspraken (c), die zich slecht verhouden met de noodzaak om (later) aan anderen, bijvoorbeeld aan onze controller, de accountant of ondergetekenden verantwoording af te leggen.

De neiging om controleerbaar handelen, aanbestedingsregels en begrotingsprocedures als onwelgevallige ballast op het werk te zien dient plaats te maken voor het besef dat er zonder überhaupt geen legitimatie voor het werk is en dat de stappen die gezet moeten worden om het allemaal weer recht te zetten een werkelijk verlammende ballast op het werk betekent. Leidinggevenden dienen de taken-, bevoegdhedentoedeling en -verdeling van projectleiders te herzien. Specifiek moet worden gekeken naar wie wat tekent (f en q). Dit is een competentie van het SWO-bestuur. 12. Dossiervorming (c en d) dient met voorrang te verbeteren en prioriteit te krijgen in de organisatieverandering. Ook de accountant loopt hier ook al een aantal jaren tegenaan. Specifiek dient de registratie van en controle Pagina 4 van 5

op de stukken waarop een prestatielevering wordt vastgesteld te verbeteren mede door heldere instructies over wat wel en wat niet toereikend is (g). Zo is een proces-verbaal met alleen een handtekening van de projectleider niet voldoende en moet tenminste ook de toezichthouder tekenen (f). Dit is de competentie van het SWO-bestuur. TOT SLOT Alle aanbevelingen pakken we op zoals hierboven beschreven op. Dit is niet alleen een technisch proces, maar ook een cultuurverandering. En dat laatste kost altijd tijd. Tegelijk zijn we er content mee dat signalen over falende werkwijzen nu uit de eigen organisatie komen omdat dit aangeeft dat de organisatie op weg is naar normalisering waarbij het verbeteren van processen en signaleringen daarover vanzelfsprekend worden. Als geen ander zijn de colleges, het SWO-bestuur en de directie zich bewust van het feit dat we er nog lang niet zijn. Daar hebben we de gemeenteraad regelmatig in meegenomen en dat zullen we blijven doen. En wanneer je beweging brengt ontstaat er ook meer zicht op wat niet goed gaat, of komen zaken naar boven die eerder niet gemeld werden of onzichtbaar bleven. Dat laatste kan het gevoel geven dat het slechter gaat, maar eigenlijk is het juist een goed teken dat we er nu wel zicht op krijgen en de eigen organisatie signaleert. En ongetwijfeld zal dit nog vaker gebeuren.

Wat ons betreft zien we in de conclusies terug waarom we werken aan persoonlijk leiderschap met aandacht voor verantwoordelijkheid, verbinding en eigenaarschap. Waarom we sturingslijnen verbeteren (eenduidige managementlagen met eenduidige taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en werkwijzen) en de financiële functie versterken. De aanpak van de organisatieverandering is gedegen, maar ook meerjarig en veelomvattend, want wat je in zoveel jaren aan achterstand hebt opgelopen kent geen snelle oplossing. En het beeld is niet consistent. Enerzijds zien we onderdelen in de organisatie waar het goed loopt, anderzijds ook onderdelen waar nog veel werk te verrichten is, waaronder het onderzochte onderdeel. Waar we afgelopen twee jaar al de eerste stappen hebben gezet waar het wel kon, los van deze casus, staan we nu aan het begin van de echte transitie met dito consequenties (inhoud, processen en personen). Wij gaan ervan uit dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

Jelmer Mulder gemeentesecretaris

Pagina 5 van 5

Martijn Breukelman burgemeester