Raadsbrief asfaltdossier openbaar HGV versie 2025-01-29

Aan de leden van de Gemeenteraad

Datum: Onderwerp: Ons kenmerk:

28 januari 2025 “Op weg naar Beter”/asfaltdossier Geachte heer, mevrouw, Tijdens de raadsavond van 13 februari 2025 zullen wij uw gemeenteraad zoals toegezegd informeren over de audit en de verbetermaatregelen naar aanleiding van het asfaltdossier. In de aanloop hier naartoe hebben wij u de gelegenheid gegeven om tot 14 januari vragen in te dienen over het asfaltdossier en toegezegd deze vragen voorafgaand aan de raadsavond schriftelijk te beantwoorden. Uiteraard willen wij vanuit het oogpunt van transparantie zoveel als mogelijk van dit dossier met u delen. U zult echter begrijpen dat informatie over individuele medewerkers niet openbaar gedeeld kan worden. Normaliter is dat ook een college aangelegenheid. Omdat we deze informatie, in deze specifieke situatie, bij uitzondering wel met u willen delen, maken we onderscheid in openbare informatie en informatie die we onder geheimhouding met u delen. Dit betekent dat u naast deze openbare brief ook informatie krijgt onder geheimhouding en dat tijdens de raadsavond ook sprake zal zijn van een openbare behandeling en een deel onder geheimhouding. Opbouw informatie Om u zo helder mogelijk te informeren over dit dossier hebben wij ervoor gekozen om de inhoud door middel van thema’s aan u te presenteren. Er lopen namelijk verschillende processen in dit dossier door elkaar heen.

Deze zijn uiteraard wel aan elkaar gerelateerd, maar door ze afzonderlijk op een rij te zetten krijgt u een accuraat en volledig overzicht. Daarom treft u bij deze brief de volgende bijlagen aan: A) Wat vooraf ging - O1. Wat speelde voorafgaand tussen budgetbeheerder en projectleider in 2022-2023 - O2. Totstandkoming onderhoudscontract en toepassing TBS uren - O3. Tijdlijn aanbestedingen asfaltonderhoud B) De onrechtmatige betaling - O4. Tijdlijn onrechtmatige betaling facturen - O5. Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023 - O6. Tijdlijn onderzoek opdrachtverstrekking werkzaamheden 2024 C) Interventies - O7. Tijdlijn aangifte in het kader van asfaltdossier - O8. Tijdlijn stopzetten werkzaamheden 2024 D) -

O9. Audit en verbeterplan interne beheersingsomgeving

E) -

O10. Beantwoording schriftelijke vragen alle raadsfracties

F) Overig - O11. Toelichting werkwijze m.b.t. meldingen integriteit en misstanden

-

O.12 Bevoegdheden mbt opdrachtverstrekkingen volgens de mandaatregeling

Raadsbehandeling 13 februari 2025 Wij stellen voor dat we als college tijdens de raadsvergadering een korte inleiding verzorgen op dit dossier. Daarna is er wat ons betreft de ruimte om alle vragen die u wilt te stellen. Daarbij willen wij zelf vooral de blik op de toekomst richten en graag de focus leggen op de audit en het verbeterplan. Ten slotte is het doel nu om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen en tegelijkertijd te zorgen voor de gewenste realisaties voor de samenleving. Totaalbeeld In deze brief willen wij u ook deelgenoot maken van hoe wij nu tegen dit dossier aankijken als college. Daarbij willen wij tevens ingaan op de rol van en het effect op de betrokkenen. Vervolg audit Zoals hierboven aangegeven ontvangt u bij deze brief onder andere de audit en verbeterplan interne beheersomgeving. Hierin is op gestructureerde wijze zichtbaar gemaakt op welke wijze de aanbevelingen die in juni 2024 met u zijn gedeeld inmiddels zijn opgepakt. Wij zien als college dat de organisatie de aanbevelingen serieus heeft genomen. Tegelijkertijd zijn we ons ervan bewust dat niet alles opeens anders is. Niet alles kan tegelijk en de oorzaken zijn deels ook gelegen in organisatiecultuur waarvan verandering altijd een verhaal van de lange adem is. We zijn er nog niet. Daarom zullen we in mei/juni van dit jaar een vervolgaudit uitvoeren.

Hierover zullen wij uw gemeenteraad na de zomer informeren. Sluiten onderzoek We maken dus stappen om de processen en interne controlemechanismen binnen de organisatie te verbeteren, zodat risico's beter beheerst worden. Dit dossier heeft de ontwikkeling van de organisatie die al in gang was gezet een extra impuls gegeven. Als college hebben we het onderzoek afgesloten. We weten wat ons te doen staat en we moeten ons gaan richten op de doorontwikkeling en daar gaat nog genoeg energie in zitten. Langer achteruit kijken draagt hier niet meer aan bij. De beantwoording van de schriftelijke vragen en de bijeenkomst met uw gemeenteraad op 13 februari dient om (ten dele nogmaals) verantwoording af te leggen over het onderzoek en de nasleep ervan. Het onderzoek is afgesloten; het dossier verdwijnt daarmee niet in een la. De lessen die zijn getrokken worden geïmplementeerd, dat wordt gemonitord en daarover legt het SWO-bestuur verantwoording af. Organisatie in control Als college zien we dit dossier als een symptoom van een organisatie die bezig is om steeds beter in control te komen, maar er nog niet is. We zien wel een organisatie die met de invoering van de nieuwe sturingslijnen per 1 januari 2025 de potentie heeft om dit te bereiken. Het is heel reëel te verwachten dat in deze doorontwikkeling meer naar boven komt wat niet rechtmatig is of op zijn minst niet transparant.

Echter dat helpt ons alleen maar de juiste veranderingen door te voeren. Organisatiecultuur We willen een organisatie met medewerkers die constructief kritisch meedenken en het belang van de organisatie altijd vooropstellen. Die het elke

dag een beetje beter willen doen. Want een organisatie in control betekent niet dat er nooit iets fout gaat maar betekent dat een organisatie verbeterkansen signaleert en er vervolgens van leert. Dit kan alleen als medewerkers zich veilig voelen en het is aan de directie en ons als bestuur om deze gewenste organisatiecultuur te bevorderen, als onderdeel van een breder cultuurtraject waar we volop mee bezig zijn. Aanbesteding asfaltwerkzaamheden 2025 Het lijkt ons goed om u tot slot in deze brief de actuele stand te geven van de aanbesteding van de asfaltwerkzaamheden in 2025. We hebben ervoor gekozen om dit in de vorm van een Bouwteam Europees aan te besteden. Daarbij is het de planning dat de publicatie de komende maand plaatsvindt. Wij gaan ervan uit dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

Karin M. Cornelissen gemeentesecretaris

Martijn Breukelman burgemeester