O5. Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023

Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023 In deze tijdlijn is tevens het doorgelopen proces met de accountant opgenomen. Dinsdag 27 februari 2024: Directielid SWO/gemeentesecretaris HGV spreekt de voicemail in bij juridisch controller/integriteitsadviseur vanwege signalen van onveiligheid binnen teams eenheid Fysieke Leefomgeving en vraagt alvast een registratie aan te maken. Er worden in die voicemail geen details genoemd. Woensdag 28 februari 2024: Na afloop van CMT-vergadering op 28 februari heeft directielid SWO/gemeentesecretaris HGV met de eenheidsmanager Advies & Control afgesproken om twee sporen te volgen: ▪ Spoor 1: Vanuit werkgeversrol een passende reactie geven aan de projectleider. ▪ Spoor 2: Op dossierniveau intern onderzoek naar werking interne beheersing en controlesystemen. Woensdag 28 februari 2024: Directielid SWO/gemeentesecretaris HGV informeert de gemeentecontroller Hoogeveen dat er een interne melding is over twee betaalde facturen waarvan de prestatie niet is geleverd. Er worden op dit moment nog geen verdere details gedeeld of opdracht gegeven aan de gemeentecontroller Hoogeveen. De leidinggevenden zijn nog bezig om alle feiten op tafel te krijgen. Vrijdag 1 maart 2024: Directielid SWO/gemeentesecretaris HGV communiceert aan de juridisch controller dat de gemeentecontroller Hoogeveen primair aan zet is.

De juridisch controller communiceert dit vervolgens aan de gemeentecontroller De Wolden. Dit is een reactie op de e-mail van juridisch controller/integriteitsadviseur aan eenheidsmanager Fysieke Leefomgeving en in Cc aan directie SWO dat het hem op basis van de informatie die hij van gemeentecontroller De Wolden heeft ontvangen verstandig lijkt om een onderzoek in te stellen waarbij in ieder geval onderzocht moet worden of dit een incident is of dat het breder speelt en of er sprake is van bevoordeling van bedrijven of medewerkers. Daarbij heeft hij ook geadviseerd om het traject richting de medewerker on hold te zetten en met directie samen te kijken naar het al dan niet starten van het onderzoek en zo ja wat en door wie. Maandag 4 maart 2024: De gemeentecontroller van De Wolden informeert de gemeentecontroller Hoogeveen over de melding. Het betreft hier een kennisoverdracht van informatie. Donderdag 7 maart 2024: De eenheidsmanager Advies & Control en directielid SWO/gemeentesecretaris HGV lichten de wethouder Bedrijfsvoering in over de melding en de lopende sporen. Donderdag 7 maart 2024: Overleg tussen de eenheidsmanager Advies & Control, de gemeentecontroller Hoogeveen en juridisch controller. Er worden drie sporen onderscheiden: ▪ Spoor 1: Integriteit/rechtspositioneel richting de medewerker. De leidinggevende neemt hierin stappen met de HR adviseur.

▪ Spoor 2: Financiële beheersing waarbij we breder kijken dan deze kwestie. De gemeentecontroller Hoogeveen gaat na of er extern onderzoek moet plaatsvinden. ▪ Spoor 3: Financiële rechtmatigheid van factuur. Het gaat hier om onverschuldigde betaling. Het voorstel om aannemer uit te nodigen voor gesprek en te vragen om creditnota. Tevens dient de onverschuldigde betaling in de financiële administratie gecorrigeerd te worden. Daarbij dient accountant geïnformeerd te worden. Ook wethouder Bedrijfsvoering is voor transparantie hierover.

Donderdag 14 maart 2024: Spoedoverleg over het proactief informeren van de accountant over de geconstateerde onrechtmatigheden gerelateerd aan betrokken aannemer (twee onrechtmatige facturen + aanbestedingsonrechtmatigheid). De directie geeft opdracht aan de gemeentecontroller Hoogeveen om de accountant in te lichten. Aanwezig: Directie, Eenheidsmanager Advies & Control, eenheidsmanager Fysieke Leefomgeving, Gemeentecontroller De Wolden, Gemeentecontroller Hoogeveen, Concern controller SWO Maandag 18 maart 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen informeert de accountant telefonisch over de casus. De gemeentecontroller Hoogeveen doet verslag van het gesprek aan de directie, eenheidsmanager Advies & Control, eenheidsmanager Fysieke Leefomgeving, Gemeentecontroller De Wolden, Gemeentecontroller Hoogeveen, Concern controller SWO en juridisch controller. Door de gemeentecontroller Hoogeveen is het volgende gecommuniceerd aan de accountant: • Er is een onverschuldigde betaling. De factuur is alvast opgestuurd en door gemeente Hoogeveen betaald, maar de prestatie is nog niet geleverd. Dus er is betaald voor werk wat nog niet is uitgevoerd. • We gaan in gesprek met tegenpartij om te kunnen crediteren. Credit nota en correctieboeking. • De betrokken ambtenaar heeft het toegegeven, geeft ook aan zich van geen kwaad bewust te zijn. • De directie is geïnformeerd.

• Er is een plan van aanpak opgesteld en in gang gezet; (Globaal benoemd; 1. Facturatieproces 2. Meerdere opdrachten FLO + gesprek met aannemer. 3. Evt. integriteitsonderzoek). • De melding heeft betrekking op gemeente Hoogeveen. Speelt binnen de SWO, mogelijk effect op de Wolden. We sluiten nog niets uit. • Toegelicht dat wij ze proactief op de hoogte willen stellen dat we dit hebben geconstateerd en hiermee bezig zijn. • Het betreft vertrouwelijke informatie. Afgestemde vervolgstappen met de accountant: • De accountant ontvangt graag op korte termijn op schrift welke vervolgstappen de organisatie precies treft en binnen welk tijdsbestek wij dat verwachten af te ronden. Dus het plan van aanpak (kort) uitgeschreven. • De accountant ontvangt graag de stukken (tenminste het boekstuknummer). • Na het ontvangen van bovengenoemde informatie volgt een voorstel van hun kant voor een overleg. Donderdag 20 maart 2024 De gemeentecontroller Hoogeveen deelt haar voorlopige bevindingen middels een intern memo aan de directie en de betrokken leidinggevenden. Hierop volgen inhoudelijke terugkoppelingen en interne vervolg overleggen. Tevens geeft de directie de eenheidsmanager Advies & Control de opdracht om een position paper opstellen. (zie ‘Bijlage B1 onder geheimhouding) Ten aanzien van de genoemde sporen van 7 maart 2024 zijn de volgende acties in inmiddels in gang gezet: a.

De gemeente is een gesprek aangegaan met de betrokken aannemer om de twee bedragen te kunnen crediteren. b. Met de betrokken projectleider is een indringend gesprek gevoerd waarvan verslag is gemaakt. Deze wordt vastgelegd in het personeelsdossier.

c. Gesprek met alle projectleiders over deze werkwijze aan de hand van deze casus, afgesproken is dat deze werkwijze niet langer voorkomt. d. Aan het afdelingshoofd beheer en projecten is de opdracht gegeven om samen met de betrokken disciplines een procesbeschrijving op te stellen voor het verstrekken van een opdracht, facturering, prestatieakkoordverklaring en budgetbeheer. e. De constateringen zullen meegenomen worden in het doorvoeren van de verbeterslagen in het facturatieproces. f. Het opstellen van een onderzoeksopdracht met de focus op onrechtmatigheden en tekortkomingen in de interne beheersing. Op 3 april 2024 is de finale versie van het memo gereed. (zie Bijlage B2 onder geheimhouding) Deze is onderdeel van het collegebesluit met bijbehorende bijlagen die op 23 april 2024 onder geheimhouding ter inzage zijn gelegd voor de gemeenteraad. Donderdag 4 april 2024: De accountant verzoekt om een schriftelijke uitwerking van het tot dusver verrichte feitenonderzoek en overige relevante documentatie. Vrijdag 5 april 2024: De position paper van de directie is gereed. (zie ‘Bijlage B1 onder geheimhouding) Vrijdag 5 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen stuurt enkele documenten aan de accountant als reactie op het verzoek van 4 april 2024.

Aangeleverd zijn: ▪ Het interne memo van de gemeentecontroller Hoogeveen (zie Bijlage B2 onder geheimhouding) ▪ De position paper van de directie (zie ‘Bijlage B1 onder geheimhouding) ▪ De betreffende facturen van de melding. Maandag 8 april 2024: Overleg met de accountants over het dossier: Bij de controle van de jaarrekening 2023 heeft Deloitte ons een aantal vragen gesteld betreffende het asfaltdossier, die wij hebben moeten beantwoorden in het kader van de jaarrekening controle. De eerste vraag betrof het uitzoeken wat exact onze juridische positie was en welke stappen wij hierin hadden te zetten. En de tweede vraag was om te onderzoeken of er meer facturen oneigenlijk betaald zijn met betrekking tot dit vakgebied. Ook daarover hebben wij aan de accountant teruggekoppeld. Deze laatste vraag had als doel om te bepalen hoe breed of smal betalingen zijn verricht zonder geleverde prestatie. Het antwoord hierop is bepalend geweest voor het vervolgproces. ▪

Doel van overleg: Accountant aangehaakt houden, zodat zij op de hoogte zijn van de genomen stappen en de voortgang van het onderzoek. Op deze wijze dragen we gezamenlijk ervoor zorg dat er een getrouwe jaarrekening 2023 tot stand komt en dat het onderzoek geen vertragende factor vormt voor de jaarrekeningcontrole van de accountants. Tevens zullen zij – waar nodig – meedenken over de aanpak.

▪

Accountants geven aan dat ze het op prijs stellen dat zij tijdig geïnformeerd zijn door ons (18-3 ingelicht) en aangehaakt zijn (voorafgaand aan het onderzoek (en niet pas achteraf)). De kwestie en onze onderzoeksaanpak worden nader besproken, waarbij de accountants meedenken met de onderzoeksaanpak en aangeven welke acties ze vanuit ons verwachten (in kaart brengen hoeveel facturen doorgelicht moeten worden en toetsen of er een mogelijke aangifteplicht is).

▪

De accountants bieden aan dat we in gesprek kunnen met hun forensische specialisten, zodat zij ons kunnen helpen.

▪

Afgesproken wordt om wekelijks een afstemmingsoverleg te hebben gedurende het onderzoek in de huidige opstelling. Gedurende de periode 8 april – 5 juni hebben er 7 afstemmingsoverleggen plaatsgevonden met de accountants.

▪

Aanwezigen: directielid SWO/gemeentesecretaris HGV, eenheidsmanager Advies en Control, eenheidsmanager Fysieke Leefomgeving, direct leidinggevende, Gemeentecontroller Hoogeveen, accountants

Maandag 8 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen legt de vraag neer bij de directie (directielid SWO/gemeentesecretaris HGV) om in te gaan op het vrijblijvende aanbod van de accountant en de aanpak van het onderzoek te bespreken met de forensische specialisten van de accountantsorganisatie alsook om advies bij ze in te winnen (wat kunnen we zelf uitvoeren en wat dienen we extern te beleggen). Dinsdag 9 april 2024: Akkoord van directielid SWO/gemeentesecretaris HGV op het verzoek van 8 april 2024 en geeft aan daarbij aan dat hij het college heeft geïnformeerd over het vooraf toetsen van de onderzoeksaanpak bij de forensisch specialisten. Woensdag 10 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen en business controller Fysieke Leefomgeving bespreken de aanpak van het onderzoek met twee forensisch specialisten van accountant. Uitkomst gesprek: De organisatie heeft de expertise niet in huis om het onderzoek geheel intern uit te kunnen voeren (denk aan het stellen van de juiste vragen tijdens de interviews, externe bureaus hebben hier ervaring mee en zijn hierin getraind). Hun advies is om externe expertise in te schakelen voor het fraudeonderzoek.

Maandag 15 april 2024: De stand van zaken wordt besproken tijdens een overleg met wethouder Bedrijfsvoering, de tweede wethouder, directielid SWO/gemeentesecretaris HGV, de eenheidsmanager Fysieke Leefomgeving, de direct leidinggevende en de gemeentecontroller Hoogeveen. De bestuurlijk opdrachtgever gaat voorleggen aan het college om extern onderzoeksbureau Hoffmann in te zetten. De gemeentecontroller Hoogeveen krijgt de opdracht de regie te voeren op het onderzoek. De integriteitsstappen richting de projectleider worden on hold gezet met de mededeling dat het beeld nog niet volledig is. Dinsdag 16 april 2024: Het college besluit de opdracht naar onderzoek naar zich toe te halen en wethouder Bedrijfsvoering als opdrachtgever aan te wijzen en een tweede wethouder als secondant. Het college besluit tevens dat externe forensische expertise wordt ingeschakeld en dat de gemeenteraad onder geheimhouding wordt bijgepraat. Dinsdag 16 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen stelt met de juridisch controller/ integriteitsadviseur een onderzoeksopdracht voor het externe onderzoeksbureau op. Dinsdag 16 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen heeft een intakegesprek met onderzoeksbureau Hoffmann en geeft opdracht tot het opstellen van een offerte.

Hierna volgen nog enkele afstemmingsmomenten (zowel intern als met onderzoeksbureau Hoffmann) om te komen tot een finale offerte, een gebruikelijk proces aldus Hoffmann. Donderdag 18 april 2024:

De gemeenteraad wordt onder geheimhouding bijgepraat door wethouder Bedrijfsvoering en op de hoogte gesteld dat er onderzoek wordt gedaan naar een onregelmatigheid binnen de ambtelijke organisatie en de boekhouding van de gemeente Hoogeveen. Wethouder Bedrijfsvoering geeft daarbij de toezegging dat de onderzoeksopzet en offerte van onderzoeksbureau Hoffmann ter inzage gelegd zullen worden voor de gemeenteraad. Donderdag 19 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen dient een collegevoorstel in om onderzoek te verrichten naar onrechtmatigheden bij het asfaltonderhoud, waarbij externe expertise wordt ingeschakeld voor het voeren van gesprekken met de betrokken medewerkers.* De gemeentecontroller Hoogeveen deelt, zoals afgestemd tijdens het overleg van 8 april 2024, de onderzoeksopzet en het antwoord op de juridische vragen met de accountant. *Gedurende het onderzoek hebben de externe onderzoekers op grond van hun voorlopige onderzoeksbevindingen geadviseerd om hun onderzoekswerkzaamheden uit te breiden. Dit advies is, na een zorgvuldige afweging, opgevolgd. Na het voeren van de gesprekken hebben zij tevens (achtereenvolgens) een open bronnenonderzoek en digitaal onderzoek verricht. Over de uitbreiding van de onderzoekswerkzaamheden heeft besluitvorming plaatsgevonden door het college en, waar nodig, het bestuur SWO.

We verwijzen in deze tijdlijn naar de onderzoeksperiode van 24 april 2024 tot en met 7 juni 2024 voor de nadere uitwerking van het doorgelopen onderzoeksproces. Maandag 22 april 2024: De bestuurlijk opdrachtgever verzoekt de accountants om de onderzoeksopzet van feedback te voorzien. De gemeentecontroller Hoogeveen stuurt de concept offerte van Hoffmann toe aan de accountants. Dinsdag 23 april 2024: Het college stemt in met de onderzoeksopzet en de concept offerte van Hoffmann, onder voorbehoud van de door te voeren wijzigingen naar aanleiding van de feedback van de accountants. Het collegebesluit met bijbehorende bijlagen wordt onder geheimhouding ter inzage gelegd voor de gemeenteraad, conform de toezegging van wethouder Bedrijfsvoering tijdens besloten raadsvergadering van 18 april 2024. Dinsdag 23 april 2024: De accountants koppelen hun feedback terug op onderzoeksopzet en de concept offerte van onderzoeksbureau Hoffmann. De feedback wordt verwerkt door de ambtelijke organisatie onder regie van de gemeentecontroller Hoogeveen. Woensdag 24 april 2024: De offerte van onderzoeksbureau Hoffmann is ondertekend door de burgemeester van Hoogeveen. Woensdag 24 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen stuurt de finale onderzoeksopzet (na verwerking van hun feedback) naar de accountants.

(zie ‘Bijlage B3 onder geheimhouding) Woensdag 24 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen stuurt de finale onderzoeksopzet naar de griffie na akkoord van wethouder Bedrijfsvoering. Wethouder Bedrijfsvoering is door het college gemandateerd voor door te voeren wijzigingen in de onderzoeksopzet uit hoofde van de opmerkingen van de accountants. Woensdag 24 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen en juridisch controller/integriteitsadviseur hebben een kennismakingsgesprek met onderzoeksbureau Hoffmann voor het afstemmen van de

verwachtingen en het maken van praktische afspraken tijdens het onderzoek, zoals de locatie voor interviews, et cetera. Woensdag 24 april 2024 t/m vrijdag 7 juni 2024: Gedurende deze periode wordt het onderzoek uitgevoerd. Op hoofdlijnen: • 24 april t/m 7 juni: Doorlichting van facturen, prestatieleveringen en aanbestedingsstukken conform de onderzoeksopzet • 24 april t/m 30 april: Gesprekken met betrokken medewerkers • 25 april t/m 29 april: Open bronnenonderzoek • 30 april t/m 23 mei: Voorbereidings- en besluitvormingsproces (zowel ambtelijk als bestuurlijk) voor de uitvoering van het digitaal onderzoek • 21 mei t/m 7 juni: Digitaal onderzoek Donderdag 25 april 2024: Twee onderzoekers van onderzoeksbureau Hoffmann spreken in de ochtend de melder en vervolgens in middag de projectleider. Donderdag 25 april 2024: De onderzoekers van Hoffmann communiceren hun voorlopige bevindingen aan de gemeentecontroller Hoogeveen en geven de namen van drie medewerkers door die zij de week erop graag willen spreken voor het onderzoek. Deze medewerkers zijn genoemd in de gesprekken met de melder en projectleider. Zowel mondeling als op schrift beargumenteren zij aan de gemeentecontroller Hoogeveen waarom zij deze medewerkers willen spreken. De gemeentecontroller licht vervolgens de leidinggevenden van de medewerkers in. De leidinggevenden informeren daarop hun medewerkers.

Donderdag 25 april 2024: De onderzoekers adviseren om een open bronnenonderzoek te verrichten, waarbij ze Google, social media, et cetera doornemen om te kijken of er een mogelijke connectie is tussen de projectleider en de aannemer. Donderdag 25 april 2024: De bestuurlijk opdrachtgever stemt in met het open bronnenonderzoek. 29 april 2024: Twee onderzoekers van onderzoeksbureau Hoffmann spreken in de ochtend met medewerker 3 en in de middag met medewerker 4. 29 april 2024: De onderzoekers van Hoffmann communiceren hun voorlopige bevindingen aan de gemeentecontroller Hoogeveen. Ook geven zij het advies, voorzien van motivering, om het onderzoek uit te breiden met digitaal onderzoek. 29 april 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen geeft telefonisch een update aan de wethouder bedrijfsvoering waaronder het advies en de motivering van het onderzoeksbureau om over te gaan tot digitaal onderzoek. 30 april 2024: Twee onderzoekers van onderzoeksbureau Hoffmann spreken in de ochtend met de aannemer en in de middag met medewerker 5. 2 mei 2024: De gemeentecontroller vraagt onderzoeksbureau Hoffmann om hun motivering op grond waarvan zij digitaal onderzoek adviseren, ook op schrift toe te sturen. 2 mei 2024:

Het college besluit tot instemming met uitbreiding van het onderzoek (digitaal onderzoek). 6 mei 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen ontvangt de schriftelijke motivering van Hoffmann voor het uitvoeren van het digitale onderzoek en deelt deze met de juridische controller. Ze vraagt aan de juridisch controller of hij wil toetsen of hij voldoende draagvlak ziet om van start te gaan met digitaal onderzoek. 6 mei 2024: De juridisch controller reageert naar de gemeentecontroller Hoogeveen met een ‘juridische vertaling’ van de motivering die de onderzoekers van Hoffmann hebben verschaft. Daarbij heeft hij aandacht voor noodzaak, kenbaarheid, subsidiariteit en proportionaliteit. Ook vraagt hij aandacht voor de werkgeversrol. 7 mei 2024: De juridisch controller stelt, op verzoek van directielid SWO/gemeentesecretaris HGV, een memo op voor het bestuur SWO en legt contact met HRM over het inrichten van een zorgvuldige, arbeidsrechtelijke procedure. De concept memo legt hij voor aan de gemeentecontroller Hoogeveen, het onderzoeksbureau en de HR-adviseur voor commentaar. Woensdag 8 mei 2024 De gemeentecontroller Hoogeveen, het onderzoeksbureau en de HR-adviseur reageren op het concept. De HR-adviseur heeft ook nog afgestemd met advocatenkantoor CAPRA.

De laatste versie van het memo wordt door de juridisch controller gestuurd naar directielid SWO/gemeentesecretaris HGV en die stuurt het door naar wethouder Bedrijfsvoering. Wethouder Bedrijfsvoering brengt het als lid in bij het bestuur SWO. Woensdag 8 mei 2024: Het bestuur SWO besluit tot instemming met de uitbreiding van het onderzoek (digitaal onderzoek) op grond van het ingebrachte memo. Directielid SWO/gemeentesecretaris HGV vraagt aan de gemeentecontroller en juridisch controller om vervolgstappen in gang te zetten. Dinsdag 14 mei 2024: De gemeentecontroller HGV geeft, conform het door het bestuur SWO akkoord bevonden memo, opdracht aan de IT-medewerker tot het veiligstellen van de e-mail box en het one drive account van de betreffende medewerker. Woensdag 15 mei 2024: Tijdens het interne afstemmingsoverleg geeft de direct leidinggevende aan een andere visie te hebben op de onderzoeksmethode. Geadviseerd wordt dat zij daarover in contact treedt met wethouder Bedrijfsvoering omdat het bestuur al een besluit heeft genomen. De gemeentecontroller Hoogeveen geeft aan dat zij van de onderzoekers heeft begrepen dat het innemen van de laptop en telefoon noodzakelijk is vanwege de inrichting van onze systemen en dat het lokaal opgeslagen documenten niet kunnen worden uitgelezen op afstand.

Woensdag 15 mei 2024: De juridisch controller stuurt op verzoek van de direct leidinggevende de memo toe met daarin de motivering om tot onderzoeksmethode over te gaan. De juridisch controller belt met HR-adviseur en geeft aan dat het goed is om alvast de brief op te stellen en daarbij uit te gaan van zowel laptop als telefoon. Na terugkoppeling van de direct leidinggevende van het gesprek met de wethouder Bedrijfsvoering is het aan direct leidinggevende en HR-adviseur om het moment van inname van de apparatuur te bepalen.

Donderdag 16 mei 2024: De direct leidinggevende meldt in het afstemmingsoverleg dat wethouder Bedrijfsvoering overleg heeft gehad met het bestuur SWO en dat de apparatuur (zakelijke laptop en mobiel) niet langer zal worden ingenomen voor het digitale onderzoek. Dinsdag 21 mei 2024: Het college besluit naar aanleiding van opdrachtverstrekking over 2024 om het opdrachtgeverschap van het onderzoek naar onrechtmatigheden asfaltonderhoud terug te leggen bij de directie. Dinsdag 21 mei 2024: Data-extractie van de e-mail box en het one drive account naar onderzoeksbureau Hoffmann voor het digitale onderzoek. Donderdag 23 mei 2024: De gemeentecontroller ontvangt van de concern controller de vraag om aan de juridisch controller door te geven dat de memo voor de inzet onderzoeksmethoden, die op 9 mei 2024 door wethouder financien is ingebracht in bestuur SWO, te wijzigen vanwege een afwijkende besluitvorming. De juridisch controller legt hierop uit aan de directie, wethouder Bedrijfsvoering en beide controllers dat als het goed is al akkoordbesluiten zijn genomen door het bestuur SWO. Het bestuur wil ondanks de opmerkingen van juridisch controller toch dat memo wordt aangepast. Juridisch controller levert de aangepaste memo aan.

Donderdag 23 mei 2024: Het bestuur SWO besluit tot instemming met een gericht digitaal onderzoek (niet innemen van apparatuur medewerker) op grond van het ‘voorstel bestuur SWO over inzet onderzoeksmethode’. Vrijdag 24 mei 2024: De gemeentecontroller communiceert aan de directie, wethouder Bedrijfsvoering, juridisch controller en concern controller welke acties wanneer al hebben plaatsgevonden in navolging van het bestuursbesluit van 8 mei 2024. Vrijdag 7 juni 2024: Het voorlopige onderzoeksdossier (inclusief voorlopig onderzoeksrapport Hoffmann) wordt gedeeld met de accountants. Vrijdag 7 juni 2024: Het finale onderzoeksrapport Hoffmann is gereed. Zaterdag 8 juni 2024: Het finale onderzoeksrapport is verstuurd naar het college. Dinsdag 11 juni 2024: Het college besluit onder geheimhouding het finale onderzoeksrapport te verstrekken aan de gemeenteraad. Het college stelt daar bij de raadsbrief vast die vervolgens wordt meegestuurd onder geheimhouding. Woensdag 12 juni 2024: Het finale onderzoeksdossier is verstuurd naar de griffie en accountants. Donderdag 13 juni 2024: De gemeenteraad wordt onder geheimhouding bijgepraat door het college.

Woensdag 19 juni en dinsdag 25 juni 2024: Beantwoording vragen van de accountants over het onderzoeksdossier. De gemeentecontroller Hoogeveen voert de regie op de beantwoording van de vragen. Dinsdag 9 juli 2024: De accountant geeft zijn controleverklaring af over de jaarstukken 2023.