O3. Tijdlijn aanbestedingen asfaltonderhoud

Tijdlijn aanbestedingen asfaltonderhoud Q1 2023: In het eerste kwartaal van 2023 zijn enkele acties verricht ten aanzien van de aanbesteding voor het asfaltonderhoud. Gezien het merendeel van de betrokken ambtenaren niet langer werkzaam zijn voor de SWO, zijn de doorgelopen stappen op hoofdlijnen weergegeven: ▪

▪

▪

▪

▪

Bij de werkzaamheden in relatie tot de jaarrekening 2022, de daaraan gerelateerde accountscontrole en op te stellen SiSa verantwoording werd intern geconstateerd dat de meervoudig onderhandse aanbesteding voor asfaltonderhoud de Europese aanbestedingsgrens zou gaan overschrijden. Dit is onder de aandacht gebracht van de directie en de betreffende portefeuillehouders, welke vervolgens acties in werking hebben gezet. Deze acties zijn opgenomen in de position paper (zie Bijlage A1 - Position paper - aanbesteding asfaltonderhoud). De betrokken aannemer is in kennis gesteld van ons voornemen om de opdrachtverlening voor 2023 in te trekken en heeft per e-mailbericht aangegeven hiermee in te stemmen. De accountant is in kennis gesteld dat de opdrachtverlening voor 2023, in overeenstemming met de aannemer, is ingetrokken en dat daarmee onder de Europese aanbestedingsgrenzen is gebleven. De position paper is gedeeld met de accountant. Door de projectleider, diens leidinggevende en inkoopadviseur wordt geconstateerd dat een Europese aanbesteding voor 2023 niet meer haalbaar is. Gezien de werkzaamheden doorgang moeten vinden, is er opnieuw meervoudig onderhands aanbesteed voor 2023. Door de afdeling is een inkoopstartformulier voor de aanbesteding 2023 ingevuld en naar inkoopadvies verzonden. Dit formulier is goedgekeurd door de inkoopadviseur.

In tegenstelling tot ons inkoop- en aanbestedingsbeleid, is de afwijking van de aanbestedingsregels niet ter besluitvorming voorgelegd aan het college van Hoogeveen.

Woensdag 14 februari 2024: De controllers worden geïnformeerd door de uitvoerder van de spendanalyse boekjaar 2023 dat er een relatief hoge aanbestedingsonrechtmatigheid naar boven is gekomen vanuit hun spendanalyse (naar schatting circa € 2 miljoen voor 2023). Deze aanbestedingsonrechtmatigheid ziet toe op de meervoudig onderhandse aanbesteding van de betrokken aannemer welke Europees aanbesteed had moeten worden (en zodoende dus onrechtmatig aanbesteed is). Maandag 19 februari 2024: Gezien de omvang van de aanbestedingsonrechtmatigheid bespreken de controllers de te nemen acties tijdens controllersoverleg. Er wordt afgestemd dat gemeentecontroller Hoogeveen eerst de direct leidinggevende inlicht alvorens de directie in te lichten. Dinsdag 20 februari 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen licht de direct leidinggevende in over de aanbestedingsonrechtmatigheid. Maandag 26 februari 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen licht de directie (gemeentesecretaris Hoogeveen) in over de aanbestedingsonrechtmatigheid. Maandag 4 maart 2024: De gemeentecontroller Hoogeveen licht de wethouder financiën in over de aanbestedingsonrechtmatigheid.

Woensdag 3 april 2024: Opdrachtverlening door de directie voor deelopdracht 1 “Raamovereenkomst Asfaltonderhoud 2024 Gemeente Hoogeveen”. Dit betreft wederom een meervoudig onderhandse aanbesteding waar een Europese aanbesteding de juiste aanbestedingsvorm was geweest. Deze opdrachtverlening heeft een aanbestedingsonrechtmatigheid voor 2024 van tenminste € 1,8 miljoen tot gevolg (voorlopige stand vanuit spend analyse boekjaar 2024). Ook deze afwijking van de aanbestedingsregels is, in tegenstelling tot ons geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid, niet eerst ter besluitvorming voorgelegd aan het college van Hoogeveen. Daarnaast is er geen inkoopadvies/ inkoopstartformulier aanwezig. Maandag 8 april 2024: Wethouder financiën geeft opdracht aan de gemeentecontroller Hoogeveen tot het opstellen van een informatief memo over de aanbestedingsonrechtmatigheid. Donderdag 18 april 2024: Oplevering memo aanbestedingsonrechtmatigheid aan wethouder financiën (zie vertrouwelijke Bijlage A2). Woensdag 24 april 2024 t/m vrijdag 7 juni 2024: Gedurende deze periode worden de aanbestedingsstukken voor de jaren 2019 t/m 2024 doorgelicht conform de onderzoeksopzet door de senior inkoopadviseur (zie Bijlage A3 onder geheimhouding). De onderzoeksbevindingen zijn opgenomen in het memo onderzoeksresultaten.

Dit memo is onderdeel van het onderzoeksdossier dat is aangeboden aan de gemeenteraad en accountant (zie Bijlage A4 onder geheimhouding). September 2024 t/m februari 2025: Voorbereidingsfase aanbesteding Europese aanbesteding asfaltonderhoud gemeente Hoogeveen 2025-2027. Advies & Ingenieursbureau TAUW stelt de stukken op (zoals het bestek). De aanbesteding wordt begeleid door een inkoopadviseur en senior inkoopadviseur. Februari 2025: Omstreeks februari 2025 Publicatie Europese aanbesteding asfaltonderhoud gemeente Hoogeveen 2025-2027 op TenderNed. Juli 2025: Omstreeks juli 2025 vindt de gunning van de Europese aanbesteding asfaltonderhoud gemeente Hoogeveen 2025-2027 plaats. Na de gunning kan het contract voor 2025-2027 ingaan.