O2. Totstandkoming onderhoudscontract en toepassing TBS uren

Totstandkoming onderhoudscontract 2024 en toepassing tbs-uren in relatie tot meer-minderwerk Hoe komen we in het algemeen tot een aanbesteding voor wegasfaltonderhoud? Op basis van o.a. weginspecties, geïnventariseerde schadebeelden etc. bepalen we de omvang van de uit te voeren werkzaamheden. Vervolgens wordt er een kostenraming gemaakt. Het beschikbaar vastgestelde budget in de begroting is kaderstellend. Doorgaans is het budget beperkter dan de voorgenomen werkzaamheden. Door de projectleider, beheerder en beleidsadviseur civiel vindt er dan een (her)prioritering plaats. De afgelopen jaren is het gebruikelijk dat een extern adviesbureau de inhoudelijke aanbestedingsdocumenten opstelt (o.a. bestek, gunningscriteria en een aanbestedingsleidraad). In samenwerking met team Inkoopadvies wordt tot slot de aanbesteding georganiseerd. Aanbesteding 2024 Voor de asfaltwerkzaamheden in 2024 is er sprake geweest van een meervoudig onderhandse aanbesteding. Drie aannemers is gevraagd een offerte uit te brengen. Gunning vond plaats op beste prijs-kwaliteit verhouding (BPKV). Het werk werd gegund aan de betrokken aannemer. Deze laatste heeft de afgelopen 4-5 jaren meerdere aanbestedingen gewonnen en is bekend met de werkwijze zoals de betrokken projectleider die heeft omschreven.

Dat maakt het iets eenvoudiger om laag in te schrijven omdat de bekende werkwijze voorziet in correcties die doorgaans een financieel voordeel opleveren. Daarmee wordt het risico voor de aannemer dat hij te laag inschrijft grotendeels ondervangen. Goed om te weten is dat er in de BPKV-vorm sprake is van een zogenaamde fictieve inschrijfsom. Op basis van een door de aannemer ingediend plan van aanpak kan hij zijn inschrijfsom fictief verlagen. Uitleg aan de hand van een voorbeeld: een aannemer kan een opdracht voor €1.500.000,- uitvoeren. Er zijn drie gunningscriteria en met elk van deze criteria valt een maximale korting te halen van €100.000,-. De aannemer schrijft een plan van aanpak waarin hij uitlegt hoe hij de opdracht uit gaat voeren en waarbij laat zien hoe hij omgaat met deze drie gunningscriteria. De opdrachtgever kent per gunningcriterium een score toe. Hoe hoger de score, hoe hoger de fictieve korting. Dit betekent dat als de opdrachtgever de aanpak op alle drie de gunningcriteria onderscheidend vindt, hij de aannemer de maximale score per gunningcriterium kan toekennen. En dan wordt de fictieve inschrijfsom niet €1.500.000,-, maar €1.200.000,, omdat er drie keer €100.000 van af getrokken wordt Ter verduidelijking: de aannemer krijgt nog steeds anderhalf miljoen voor de werkzaamheden, maar door het goede plan is hij ineens €300.000,- goedkoper geworden op papier.

Het doel van deze werkwijze is de onderlinge concurrentie tussen alle potentiële opdrachtnemers te bevorderen en ze hun best te laten doen om tegemoet te komen aan deze gunningscriteria. Het kan dus ook zijn dat een aannemer met de inschrijfsom initieel duurder is dan de concurrenten, maar omdat hij maximaal heeft gescoord met het plan van aanpak als goedkoopste eindigt en alsnog de winst binnen sleept. Een winnende tender hoeft dus niet per se de laagste inschrijfsom te hebben, wel de beste prijs-kwaliteit verhouding. Dat in casu de betrokken aannemer zowel op prijs als plan hoog scoort is gelet op de voor hun bekende werkwijze niet vreemd. Als de betrokken aannemer dan ook voor iedere onderhandse aanbesteding wordt uitgenodigd wordt de kans groot dat ze de aanbestedingen keer op keer naar zich toe trekken.

Het asfaltonderhoud voor 2024 is aanbesteed volgens de landelijk gebruikte RAWsystematiek. De RAW-besteksystematiek bestaat uit een stelsel van juridische, administratieve en technische voorwaarden dat in Nederland wordt gebruikt voor het samenstellen van contracten in de Grond-, Weg- en Waterbouw-sector. Aannemende partijen weten met een zogenaamd RAW-bestek voor 90% wat ze moeten doen want dat wordt uitgebreid voorgeschreven (resultaatbeschrijving). Afwijkingen zijn er over het algemeen altijd en dan is er dus sprake van meer- en of minderwerk. Afwijkingen kunnen bijvoorbeeld zijn: onvoorziene omstandigheden in de ondergrond (bijv archeologie of onbekende kabels en leidingen), het aantal vierkante meters wijkt af, de aannemer wordt geconfronteerd met uitzonderlijke prijsstijgingen etc. Interpretaties en gebruik van tbs-uren (ter beschikking stellen). In de RAW Standaard bepalingen werd* het gebruik van tbs-uren als volgt gesteld: opdrachtnemer stelt personeel en materieel ter beschikking aan de opdrachtgever. TBS posten worden altijd in uren afgeprijsd. CROW: “Opdrachtgevers hebben de mogelijkheid om besteksposten op te nemen voor het ter beschikking stellen van werknemers en materieel. Zodra het werk gegund is kan de opdrachtgever de aannemer opdragen om deze posten uit te laten voeren.

Dat betekent dat de aannemer een werknemer of materieel ter beschikking stelt aan de opdrachtgever. TBS-posten zijn wat dat betreft een vreemde eend in de bijt. Bij RAW draait het om resultaatsbeschrijvingen. Het ter beschikking hebben van werknemers en materieel is natuurlijk niet het resultaat dat de opdrachtgever voor ogen heeft met deze posten” *In de herziene “Standaard RAW bepalingen 2020” wordt de term tbs-uren niet meer gebruikt. De overall aanbieding van de betrokken aannemer voor 2024 is uitgewerkt in meerdere deelopdrachten. Per deelopdracht zijn in meer of mindere mate tbs-uren geoffreerd. De uitleg van de betrokken projectleider (zie rapport Hoffmann) daarbij: Dan de TBS-uren. Hier worden werkzaamheden (grondwerker, stratenmaker, etc.) voor verricht en verkeersregelaars voor ingezet. Zie ook de afwijkstaten in de bijlage. Zo hebben we het in 2023 gedaan en in 2024 doen we het weer zo. Op voorhand valt niet altijd te bepalen hoeveel m2 bestrating moet worden aangehaald (1 m2, 4 m2 of 0.5 m2), de materialen en verbanden zijn veelal verschillend. Door deze werkzaamheden op urenbasis te doen kunnen we de juiste werkzaamheden doen die nodig zijn op het werk. Voor de bijkomende werkzaamheden (aanhalen inritten, banden stellen, straatwerk, kolk op hoogte brengen, etc.) doen we dit op deze wijze.

In feite zegt de betrokken projectleider hier dat hij op deze manier deels ook het meerwerk opvangt. Want “…het valt niet altijd te bepalen hoeveel m2 meters bestrating moet worden aangehaald…”. Ook heeft hij verklaard dat tbs-uren zijn vastgesteld t.b.v. prijsafspraken met de betrokken aannemer (rapport Hoffman). De betrokken budgetbeheerder stelt dat dit een oneigenlijke vorm is van het toepassen en afrekenen van tbs-uren. Want, zo blijkt ook wel uit de steeds terugkerende discussie, het is niet transparant hoe het meerwerk tot stand is gekomen en wat het dan betreft. Want als het bijvoorbeeld om een x aantal m2 bestrating gaat dan zou op de bestekspost “bestrating” de verrekening moeten plaatsvinden. De aannemer moet dan vooraf inzichtelijk maken op welke besteksposten hij afwijkingen heeft. En op basis van de geoffreerde eenheidsprijzen krijgt de aannemer bij een akkoord op het meerwerk van de

opdrachtgever de opdracht om het uit te voeren. Het is niet onlogisch dat bij de betrokken budgetbeheerder het beeld is ontstaan dat er te veel is betaald aan de betrokken aannemer. Temeer ook omdat in een aantal termijnstaten wel sprake is van meerwerk op besteksposten. En normaliter zijn tbs-uren een klein deel van de totale aanneemsom. Rond de 2%. Als het al in contracten voorkomt. De RAW-Systematiek geeft duidelijke kaders en richtlijnen hoe opdrachtgever en opdrachtnemer omgaan met meer- en minderwerk. In onze onderhoudscontracten zijn deze richtlijnen niet gevolgd. Vanuit praktisch oogpunt zijn door het toepassen van de zogenaamde tbs-uren in voorkomende gevallen meer- en minderwerk discussies voorkomen. In ieder geval kunnen we vaststellen dat het een en ander niet transparant is geweest. De tbs-uren werkwijze is ook in andere contracten met andere aannemers gebruikt. Het is niet per definitie onjuist, maar transparant is het niet. In het verbeterplan is afgesproken dat we een duidelijk proces inrichten hoe om te gaan met meerwerk en tbsuren zodat we tot een rechtmatige en transparante werkwijze komen.