O11. Toelichting werkwijze m.b.t. meldingen integriteit en misstanden

Toelichting werkwijze m.b.t. meldingen integriteit en misstanden Een melding van een vermoeden van een integriteitsschending Integriteitkwesties kunnen van diverse aard en ernst zijn. Voorbeelden van integriteitsschendingen zijn: • belangenverstrengeling • diefstal, verduistering • fraude, corruptie • schenden van geheimhoudingsplicht De SWO heeft het integriteitsbeleid vastgelegd in het Personeelshandboek. Dit beleid kent o.a. een gedragscode en een regeling over nevenwerkzaamheden. Het integriteitsbeleid is gebaseerd op de Ambtenarenwet 2017. Het melden van een vermoeden van een integriteitsschending kan gedaan worden bij: de leidinggevende, de directie, de integriteitsadviseur.

Een melding van een vermoeden van een misstand. Bij het melden van een vermoeden van een misstand moet het gaan om handelingen of nalaten waarbij het maatschappelijke belang in het geding is. Als voorbeelden worden genoemd gevaar voor volksgezondheid, veiligheid van personen of aantasting van milieu of schending van wettelijke voorschriften of interne regels die op grond van de wet door een werkgever zijn vastgesteld. Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is. Daarnaast kan op grond van deze regeling een melding worden gedaan als sprake is van schending of gevaar voor schending van het (Europese) Unierecht. De procedure en rechten en plichten van de melder zijn vastgelegd in de Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht. Deze regeling is ook opgenomen in het Personeelshandboek. Vroeger heette deze regeling de klokkenluidersregeling. Deze regeling bevat ook waarborgen tegen benadeling van een medewerker vanwege het doen van een melding. Tevens is hierin opgenomen dat de melder recht heeft op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van de melding benadeeld wordt. Onder voorwaarden is deze juridische bijstand op kosten van de werkgever.

De regeling is gebaseerd op artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders en op de Ambtenarenwet 2017. Het melden van een misstand op grond van de Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht kan gedaan worden bij: iedere hiërarchisch hogere leidinggevende, een vertrouwenspersoon, de ombudsman en een extern meldpunt zoals beschreven in artikel 8 van deze regeling.

Na het ontvangen van een melding worden de volgende stappen doorlopen: 1. Ontvangen van een melding1 2. Informeren van het andere lid van de directie 3. Informeren van de integriteitsadviseur en betreffende eenheidsmanager en HR-adviseur 4. Registreren van de melding 5. Beoordelen of het gaat om een melding vermoeden integriteitsschending of melding misstand 6. Adviseren directie over te volgen vervolgprocedure (hierna II of III) 7. Informeren van de voorzitter van de SWO over de ontvangst van de melding en welke procedure wordt gevolgd.

Directielid Directielid Directielid Integriteitsadviseur Integriteitsadviseur Integriteitsadviseur Directie

II. Vervolg: indien sprake is van een melding vermoeden integriteitsschending a. Ontvangstbevestiging sturen naar de melder b. Opdracht geven aan integriteitsadviseur voor een vooronderzoek c. Opleveren vooronderzoek d. Besluiten na consultatie van integriteitsadviseur, HR (jurist/adviseur) en betreffende eenheidsmanager tot het al dan niet starten van een feitenonderzoek en in welke vorm (intern of extern) en/of het doen van aangifte. e. Opdracht geven voor een feitenonderzoek en/of het doen van aangifte. In de opdracht o.a. aandacht voor in te zetten onderzoeksmethoden in relatie tot subsidiariteit en proportionaliteit. f. Informeren voorzitter SWO en dagelijks bestuur OR indien feitenonderzoek door externen wordt uitgevoerd. g. Beoordelen of op dit moment arbeidsrechtelijke maatregelen nodig zijn (non-activiteit of anderszins) h. Beslissen of op dit moment arbeidsrechtelijke maatregelen nodig zijn (non-activiteit of anderszins) i. Indien er geen aanleiding is voor een feitenonderzoek en/of aangifte wordt betrokkene binnen een redelijk termijn op de hoogte gesteld dat een vooronderzoek naar hem/haar heeft plaatsgevonden alsmede de uitkomsten van dat vooronderzoek. j. Voordat het feitenonderzoek wordt gestart betrokkene schriftelijk in kennis stellen, tenzij dit niet wenselijk is in het kader van het onderzoeksbelang.

De kennisgeving bevat: omschrijving van het handelen/nalaten dat aanleiding is voor het onderzoek, dat betrokkene en eventuele getuigen gehoord kunnen worden, dat betrokkene zich kan laten bijstaan, dat als andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang kunnen zijn voor vaststelling van omvang, aard en

Directie Directie Integriteitsadviseur Directie

Directie

Directie HR (jurist/adviseur) Directie Directie

Directie

1 De melding wordt door de directie doorgestuurd naar de voorzitter SWO indien de melding

betrekking heeft op een van de directieleden.

ernst van de schending, het onderzoek zich kan uittrekken tot die feiten en omstandigheden. k. Tijdens het onderzoek beoordelen of informatie aan andere medewerkers nodig is om geruchtenvorming tegen te gaan. Daarbij rekening houden met verschillende belangen o.a. persoonlijke levenssfeer, onderzoeksbelang en voorkomen van onrust. Indien kans is op externe bekendheid dan tijdig met communicatieadviseur schakelen om hierop voorbereid te zijn. l. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek adviseren of arbeidsrechtelijke maatregelen nodig zijn en/of het doen van aangifte. m. Beslissen of arbeidsrechtelijke maatregelen nodig zijn en/of het doen van aangifte. Uitvoering hiervan richting betrokkenen kan plaatsvinden door de bevoegde leidinggevende. n. Ook als geen sprake is van arbeidsrechtelijke maatregelen en/of het doen van aangifte dan betrokkenen informeren over de uitkomsten van het onderzoek.

Directie

HR (jurist/adviseur) Directie

Directie

III. Vervolg: indien sprake is van een melding vermoeden misstand: a. Ontvangstbevestiging naar melder2 sturen binnen 7 dagen na ontvangst van de melding met daarin minimaal een zakelijke beschrijving van melding, datum van ontvangst en afschrift van de melding. b. Binnen 2 weken na ontvangst van de melding de melder informeren dat er geen onderzoek wordt ingesteld indien op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden misstand of niet is gebaseerd op redelijke gronden. Daarbij wordt aangegeven waarom geen onderzoek wordt ingesteld. De volgende stappen hoeven dan niet meer uitgevoerd te worden. c. Een onderzoek laten instellen door onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn d. Direct nadat het onderzoek is ingesteld melder informeren dat onderzoek wordt ingesteld en door wie dat gedaan wordt e. Faciliteren dat onderzoekers binnen de organisatie alle documenten kunnen inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten. f. Beoordelen of de afdeling onderzoek van Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding op de hoogte moet worden gebracht. g. Beslissen of de afdeling onderzoek van Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding op de hoogte moet worden gebracht. Zo ja, dan een afschrift sturen naar de melder, tenzij het

Directie

Directie

Directie Directie Directie

Integriteitsadviseur Directie

2 Wanneer de melder anoniem is wordt de correspondentie gestuurd naar de functionaris bij wie de

melding is gedaan of degene die melder bijstaat.

onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad h. Informeren van personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad. i. Gedurende het onderzoek tussentijds de melder informeren over de voortgang van het onderzoek. j. Ontvangen van het door onderzoekers opgeleverde onderzoeksrapport. k. Standpunt bepalen met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand en tot welke opvolging de melding en eventueel het onderzoek hebben geleid. l. Binnen 3 maanden na verzending van de ontvangstbevestiging de melder schriftelijk informeren over het standpunt en tot welke opvolging dit heeft geleid. De personen op wie de melding betrekking heeft op dezelfde manier als de melder informeren, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad. De melder in de gelegenheid stellen om op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren. m. Indien het niet lukt om binnen 3 maanden een standpunt te geven dan melder hierover tijdig schriftelijk informeren. En daarbij feedback geven over de stappen die al zijn gezet en de procedure die de melder kan verwachten. De personen op wie de melding betrekking heeft op dezelfde manier als de melder informeren, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad. n.

Beoordelen of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding, het rapport en/of het standpunt en de eventuele reactie van de melder daarop op de hoogte moeten worden gebracht. Indien dit gebeurt dan ook afschrift sturen aan melder. De personen op wie de melding betrekking heeft op dezelfde manier als de melder informeren, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.

Directie

Directie Directie Directie Directie

Directie

Directie

NB In het ‘’Asfaltdossier’ heeft een medewerker op 22 februari 2024 geëscaleerd naar zijn leidinggevende. De medewerker heeft in eerste instantie aangegeven geen melding te doen van een vermoeden van een integriteitschending, maar ‘ambtshalve te signaleren’. Ondanks het voorgaande is de escalatie wel aangemerkt als een melding van een vermoeden van een integriteitsschending en heeft dit geleid tot een feitenonderzoek. Pas na 3 maanden (medio juni 2024) doet de melder vervolgens met terugwerkende kracht een beroep op de Regeling melden vermoeden misstand. Omdat het feitenonderzoek al was afgerond en er geen sprake was van nieuwe feiten en omstandigheden, is het standpunt van de werkgever bepaald op basis van het uitgevoerde onderzoek.