O10. Beantwoording schriftelijke vragen alle raadsfracties openbaar

Hoe wordt de nieuwe organisatiestructuur ingezet om cultuur en werkprocessen binnen het SWO te verbeteren? Antwoord: in november 2023 zijn we binnen de eenheid Fysieke Leefomgeving (nu netwerk Openbare Ruimte) gestart met een verbetertraject gericht op de interne samenwerking en verduidelijking in taken, rollen en verantwoordelijkheden. Medio vorig jaar is daar het beleggen van intern opdrachtgeverschap bij de teamleiders bijgekomen. Naar aanleiding van onderhavige kwestie liggen er een aantal aanbevelingen die de komende periode worden geïmplementeerd en geborgd. Daarbij kan gedacht worden aan meer sturing op het projectmatig werken en sturing op taken en verantwoordelijkheden. Verder hebben we per 1 januari een nieuwe budgethoudersregeling vastgesteld en is de mandaatregeling aangescherpt. De nieuwe organisatiestructuur per 1 januari brengt duidelijkheid in de sturingslijnen en de taken en verantwoordelijkheden van alle leidinggevenden. Op basis van de nieuwe profielen zijn vijf nieuwe managers van netwerken gestart en is ook de rol van de ruim 40 teamleiders aangescherpt. Dit zijn belangrijke randvoorwaarden om in de gehele organisatie daadwerkelijk te kunnen sturen en faciliteren op het gebied van het verbeteren van werkprocessen en cultuurverandering. Kosten en offertes 36. De offerte van Hoffmann bedroeg €15k-€25k, met uurtarieven van €210-€240 excl.

BTW en bijkomende kosten. Wat is de actuele stand van zaken met betrekking tot de facturering van dit onderzoeksbureau? Antwoord: De volgende onderzoekskosten zijn in 2024 gefactureerd door Hoffmann: Honorarium Autokosten Kantoorkosten Onkosten Totaal exclusief btw: Btw: Totaal inclusief btw:

€ € € € € € €

22.697,92 1.196,00 1.240,45 915,05 26.049,42 5.470,37 31.519,79

De gemeente heeft de facturen in 2024 voldaan. Overige kwesties

37. Zijn er signalen of patronen die wijzen op vergelijkbare onregelmatigheden bij andere leveranciers of projecten binnen en buiten de afdeling Civiel? Antwoord: Nee die zijn er niet. 38. Wat was de precieze rol van de externe accountant in het signaleren en opvolgen van onregelmatigheden? Antwoord: Hoewel wij begrijpen dat de gesprekken met de accountant mogelijk de indruk hebben gewekt dat deze direct hebben geleid tot het inschakelen van externe onderzoeksbureau, willen wij benadrukken dat dit niet de aanleiding is geweest. Het externe belegde onderzoek is het resultaat van onze eigen, onafhankelijke verantwoordelijkheid om de juiste stappen te zetten. De tijdlijn (zie bijlage O5. Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023) laat ook zien dat op 7 maart al sprake was van een eventueel extern onderzoek, nog voor de accountant was ingelicht. Voordat deze stap is gezet, hebben wij eerst interne sporen in werking gezet om de situatie helder in kaart te brengen en de juiste basis te leggen voor vervolgstappen. Met de accountant is continue afstemming geweest over onze aanpak.

Gemeenteraad Schriftelijke vragen VVD Hoogeveen over betalen valse facturen voor asfaltonderhoud Datum Raadslid Onderwerp

: 8 december 2024 : Wilco Kramer : Betaling valse facturen voor asfaltonderhoud

Vanuit meerdere ondernemers en inwoners krijgen wij opmerkingen over de berichtgeving in Hoogeveensche Courant over het betalen van valse facturen voor asfaltonderhoud. Opmerkingen in de trant van “Vriendjespolitiek” en “Daarom krijgen wij als Hoogeveense ondernemers geen werk”, maar de belangrijkste opmerkingen die wij krijgen zijn “de onderste steen is nog niet boven water”. Dit bericht zorgt er dus voor dat er vragen komen over de integriteit van de gemeentelijke procedures, transparantie en het gebrek aan controlemechanismen binnen de gemeente Hoogeveen. De VVD heeft daarom de volgende vragen: 1) Wat is de reactie van het college op de beweringen dat de gemeente "alles heeft gedaan om de kwestie klein te houden"? 2) Waarom heeft de gemeente Hoogeveen ervoor gekozen om geen volledig onderzoek te laten uitvoeren, inclusief het analyseren van de laptop en telefoon van de betrokken ambtenaar? 3) Welke afwegingen zijn gemaakt bij het besluit om slechts beperkt onderzoek te laten doen door Hoffmann, ondanks signalen van mogelijke onregelmatigheden? 4) Waarom zijn de resultaten van het Hoffmann-onderzoek niet direct openbaar gemaakt, ondanks het grote publieke belang? 5) Waarom heeft Hoffmann slechts drie facturen onderzocht, terwijl aannemer NTP miljoenen aan asfaltonderhoud heeft uitgevoerd voor de gemeente? Is dit een representatief onderzoek volgens college? 6) Waarom stelt

de gemeente dat er geen patroon van fraude is vastgesteld, terwijl Hoffmann aangeeft dat meerdere ambtenaren twijfels hebben geuit over de werkwijze van NTP? 7) Welke aanvullende maatregelen worden genomen om herhaling van dit soort misstanden te voorkomen? 8) Is er een evaluatie uitgevoerd van de rol van de interne controlemechanismen die hebben gefaald in het tijdig signaleren van deze onregelmatigheden? Zo ja, wat waren de uitkomsten, en zo nee, waarom niet 9) Is de gemeente bereid om een onafhankelijke audit uit te laten voeren naar de werkwijze als het gaat om aanbestedingen binnen de gemeente en specifiek op de afdeling Civiel? 10) Hoe kan het zijn dat er meerprijs van te voren is gefactureerd en betaald? Kan het college aangeven hoe dit in zijn werk gaat? VVD Hoogeveen ziet de antwoorden graag tegemoet. Wilco Kramer VVD Hoogeveen

Schriftelijke vragen – asfaltdossier Geacht college, In april zijn we als gemeenteraad vertrouwelijk geïnformeerd over het asfaltdossier. Inmiddels heeft het Dagblad van het Noorden op 27 november over de zaak gepubliceerd en hebben we van het college op 3 december een reactie hierop ontvangen. Ondertussen heeft de fractie van de ChristenUnie -na publicatie- met een aantal (direct) betrokkenen over de inhoud van het artikel gesproken, binnen en buiten de SWO. Ons doel is dat in de toekomst vergelijkbare zaken worden voorkomen. Daarom hebben we de volgende vragen. 1. In het artikel van het DvhN stond dat er meerwerk in rekening is gebracht terwijl het werk nog moest beginnen. Hierover zijn we als gemeenteraad niet vertrouwelijk geïnformeerd. Waarom niet? 2. In reactie op het krantenartikel van het DvhN stelt het college dat de term ‘frauduleus’ niet wordt gebruikt omdat vast is komen te staan dat er geen sprake was van persoonlijk gewin of nadeel voor de gemeente of samenleving. Hoe komt het college tot deze conclusie? NB: wij lezen in het rapport van Hoffmann een omgekeerde conclusie, namelijk dat niet is vastgesteld dat er sprake is van persoonlijk gewin of nadeel voor de gemeente of samenleving. Dat is wezenlijk anders. Aan de medewerkers van de SWO is in een nieuwsbericht medegedeeld dat er een extern onderzoek is ingesteld n.a.v.

een melding: ‘Op basis van een interne melding is een onafhankelijk bureau gevraagd om het vermoeden nader te onderzoeken’, zie bijlage A. Wij hebben met een aantal betrokkenen gesproken, waaronder de externe accountant, die los van elkaar aangeven dat er aandringen cq. druk nodig was om tot een extern onderzoek over te gaan. Zie ook het artikel van Accountancy van Morgen in de voetnoot1. 3. Waarom zijn we als gemeenteraad niet geïnformeerd over de rol van de accountant? 4. Waarom wordt de rol van de accountant niet vermeld richting de medewerkers van de SWO? 5. Waarom was er een externe prikkel nodig, en heeft de SWO niet direct zelf een extern onderzoek ingesteld toen de melding binnenkwam? 6. We ontvangen graag een tijdlijn van het college: op welke datum is de interne melding gedaan? Op welke datum kwam de melding binnen bij de directie van de SWO? Op welke datum kwam de melding binnen bij het bestuur van de SWO? Op welke datum is opdracht gegeven aan Hoffmann om het onderzoek te starten? 7. Hoe beoordeelt het college de lengte van de periode die tussen de eerste melding en de opdracht aan Hoffmann zit? We hebben begrepen dat er al in 2022 interne meldingen zijn gedaan bij leidinggevenden maar dat er geen actie is ondernomen op deze meldingen.

De meldingen variëren van dubbele indexaties door de aannemer tot opvallendheden in de facturatie van de aannemer (in de terbeschikkingstellingen). 8. Is het college bekend met deze meldingen? https://www.accountancyvanmorgen.nl/2024/11/28/pas-na-aandringen-deloitte-onderzoekthoogeveen-valse-facturen/ 1

9. Klopt het dat deze meldingen niet zijn opgepakt? 10. Waarom is er geen actie ondernomen op deze meldingen, om de asfaltcasus zoals nu bekend, te voorkomen? 11. Wat zegt het uitblijven van een nader onderzoek in 2022 en in eerste instantie in 2024 over de omgang met integriteitsmeldingen binnen de SWO? 12. In het nieuwsartikel van de SWO (bijlage A) staat ‘dat het goed is dat er een interne melding is gedaan en dat de directie deze serieus neemt’. Tegelijkertijd staat in het artikel van het DvhN dat de melder al maandenlang thuis zit omdat de situatie voor hem onwerkbaar is geworden. Hoe beoordeelt het college deze situatie? Per 1 januari gaat de nieuwe organisatiestructuur van start waarin de SWO wordt aangestuurd door de directie en netwerkmanagers. 13. Hoe is in de nieuwe organisatiestructuur gewaarborgd dat er een verandering van werkcultuur gaat plaatsvinden binnen het werkdomein van openbare ruimte? Martien van Dijk

Bijlage A: nieuwsbericht SWO

Van: Meer, Harrie van der Onderwerp: Asfaltdossier Beste Collega’s, Inhoudelijk nog een aantal vragen over het asfaltdossier. Wat speelt is dat we met name op social media allerlei reacties voorbij hebben zien komen met de strekking dat de klokkenluider onterecht ontslagen zou zijn en soortgelijke conclusies t.a.v. betrokken ambtena(a)r(en). Vragen die dit oproept zin; • Kloppen deze aannames/conclusies? • Wordt er nog aanvullend informatie verstrekt/gecommuniceerd met de inwoners over het dossier? • Hoe is de werksfeer op dit moment op de betreffende afdeling? • Is er, naast de concrete stappen die gezet zijn om dit soort voorvallen te voorkomen, ingezet op het verhogen van de veiligheid binnen de werkomgeving zodat mensen wellicht ook sneller zaken aan de orde stellen die mogelijk niet volgens afgesproken of voorgeschreven procedures gaan? • Opnieuw is gesproken over mogelijk onrechtmatige inkoop. Dit is een onderwerp dat ook regelmatig aan de orde is gekomen in accountantscontroles. Wordt er nu ook effectief ingezet op verbetering van die situaties zodat dit in de toekomst niet meer voor hoeft te komen? In het verlengde daarvan; wordt er nu gestuurd op het zo min mogelijk gebruik maken van eventuele uitzonderingsregels met betrekking tot inkoop en/of aanbesteding? Met vriendelijke groet, Harrie van der Meer Fractievoorzitter GroenLinks Hoogeveen

Van: Eck, Stan van <s.van.eck@hoogeveen.nl> Onderwerp: Vragen asfaltdossier PvdA Dag, De PvdA heeft naar aanleiding van het asfaltdossier de volgende vragen: 1. Kent de organisatie een afwegingskader waarin aangegeven staat hoe en wanneer wel of niet een sanctie wordt opgelegd aan een medewerker (in welke vorm dan ook)? 2. Wat wordt wanneer gedaan met de gedane aanbevelingen? 3. Waarom is, in weerwil van het advies van Hoffmann, besloten geen digitaal onderzoek te verrichten naar de apparatuur van de bewuste medewerker? 4. Het aanbestedingsdossier 2019-2022 is niet compleet, hoe kan dit? 5. Waarom blijft de gemeente zakendoen met NTP? 6. Er zou sprake zijn van een door NTP in te dienen schadeclaim. Wat is daar de status van? Op welke grond is/wordt de schadeclaim ingediend? Wat is de reactie van de gemeente daarop? 7. De TBS-uren zijn “ongebruikelijk hoog” gefactureerd (8% van het totaalbedrag, 1-2% is gebruikelijk)? Wat is de reden van dit hoge percentage? Is hier nader onderzoek naar verricht? Is dit gebruikelijk bij NTP? 8. De aanbesteding van NTP lag 400/500k lager dan die van drie andere inschrijvers. Als mogelijk oorzaak wordt de eigen productie van asfalt genoemd. Is nader onderzocht of dit daadwerkelijk de oorzaak is? 9. Is in de raadsvergadering van 18 april verteld dat NTP meerwerk heeft gefactureerd voor nog te verrichten werkzaamheden? 10.

Er zouden vaker onjuistheden zijn geconstateerd in facturen van NTP (bijvoorbeeld dubbele indexeringen), is dat inderdaad het geval? 11. Uit een steekproef van 59 facturen geboekt in november/december 2023 is bij vijf procent vastgesteld dat geen prestatie is geleverd. Dit wordt “conform verwachting” genoemd en vormde daarom geen aanleiding de steekproef uit te breiden. Hoe moeten we dit interpreteren? Is vijf procent ‘valse’ facturen acceptabel voor de gemeente? Met vriendelijke groet, Stan

Stan van Eck, fractievoorzitter PvdA Hoogeveen

Vragen GB betreft het Asfaltdossier De vragen die wij hebben over dit onderwerp komen grotendeels overeen met de al eerder gestelde vragen tijdens de besloten vergaderingen/bijeenkomsten en kunnen dubbelingen bevatten met de door 2 andere partijen schriftelijk gestelde vragen. De wijze van transparantie had wat ons betreft wel eerder ingezet mogen worden. Geruchten en allerlei speculaties over vriendjespolitiek en verrijking waren hiermee ook wellicht grotendeels kunnen worden voorkomen. Ook in de onderlinge verhoudingen ging dit doorwerken en de voorgestelde maatregelen om te komen tot een beter werkende organisatie met beschreven verantwoordelijkheden is prima. Onderzoek en betrokkenheid 1. De gemeente Hoogeveen heeft een onderzoek laten doen door Hoffmann, wanneer is het digitale onderzoek door Hofman afgerond? 2. Wanneer is het digitale onderzoek door Hoffmann afgerond en waarom beperkte het onderzoek zich tot het jaar 2023? 3. Klopt het dat het forensisch onderzoek is uitgevoerd bij zes medewerkers? Hoe en waarop zijn deze personen geselecteerd? 4. Waarom zijn beperkingen opgelegd voor het onderzoeken van computers en telefoons van betrokken ambtenaren? 5. Waarom is besloten om geen onderzoek te doen naar jaren vóór 2023, terwijl er meldingen waren van onregelmatigheden? 6. Zijn alle relevante documenten en e-mails inmiddels aangeleverd door betrokken ambtenaren? 7.

Op pagina 5 we citeren: ”Aanvankelijk van de resultaten moeten we ook de jaren daarvoor nog onderzoeken” (pagina 5). Wat maakte dat dit niet werd uitgevoerd? Financieel toezicht 6. De financieel controller en budgethouder signaleerden onregelmatigheden in facturen van NTP al in 2022. Waarom zijn deze meldingen niet opgepakt? 7. Was dit dan ook niet een aanwijzing dat er wellicht ook voor 2023 zaken niet goed zijn gegaan? 8. Was er in de periode 2019-2022 sprake van een raamcontract en waren hierbij dezelfde medewerkers betrokken? 9. Zijn alle uitgevoerde werken getoetst op prestatielevering met uiteindelijk middels foto’s e.d aangeleverd? (opm: 5-6-2024 nog niet) 10. Hoe wordt toezicht op prestatielevering op dit moment gewaarborgd, inclusief documentatie zoals foto’s? 11. Welke concrete maatregelen zijn genomen om toezicht en controle op financiële processen structureel te verbeteren? En aan welke budgetrechten moeten we hierbij denken NTP en aanbestedingen 10. NTP was tussen 2019-2022 ongeveer €400k-€500k goedkoper. De opmerking is dat NTP mogelijk goedkoper kon zijn dan 3 andere wegenbouwers omdat ze een eigen asfaltcentrale hebben (Ommen) vindt u dit een steekhoudend argument gelet op het feit dat andere wegenbouwers ook in onze regio eigen asfaltcentrales hebben?

11. hoe verklaart de gemeente dit prijsverschil aangezien we bij de vorige vraag kunnen lezen dat andere aanbieders ook asfaltcentrales hebben? 12. Is overwogen om NTP te gaan uitsluiten van werkzaamheden in de gem. Hoogeveen? 13. Als dit een overweging is geweest dan moet het Raamcontract (2024) worden beëindigd/herzien, als dit juridisch kan, is dit aan de orde geweest? 14. Hoe wordt de integriteit van toekomstige aanbestedingen met NTP gewaarborgd? Wordt overwogen NTP uit te sluiten of bestaande contracten te herzien? 15. NTP heeft in dit onderzoek ook imagoschade opgelopen maar de gemeente (SWO) en hun medewerkers nog meer. NTP heeft met hun verkeerde facturatie ook gezorgd voor dit onderzoek. Hoe staat NTP in dit hele onderzoek en wat is hun reactie? 16. Zijn juridische stappen tegen NTP overwogen, bijvoorbeeld voor schadeclaims? Interne organisatie en cultuur 14. In de Wolden speelt dit ook (weth Reneman) begrijp dat dit voor de Wolden is, maar wat is dan de rol van het SWO hierin? Moest gelet op transparantie dit dan ook niet samen met de Wolden opgepakt/onderzocht moeten worden? 15. De controller van de Wolden is uit dienst lezen we, had dit dan ook met voornoemde zaak te maken? 16. Welke disciplinaire maatregelen zijn genomen tegen leidinggevenden die meldingen hebben genegeerd? 17.

Hoe wordt ervoor gezorgd dat toekomstige integriteitsmeldingen direct worden opgevolgd? 18. Hoe gaat de gemeente om met spanningen en vertrouwensbreuken binnen het SWO, en welke maatregelen zijn genomen om de menselijke verhoudingen te herstellen? 19. De budgethouder (klokkenluider) is ziek thuis wat is zijn toekomstperspectief binnen de gemeente Hoogeveen ofwel binnen het SWO? 20. De menselijke verhoudingen (vertrouwensbreuk) naar de klokkenluider zijn ondermaats, hoe wordt dit opgelost en hoe word er voor gezorgd dat een klokkenluider een meer beschermende positie krijgt? 21. 22. Hoe wordt de situatie van de klokkenluider geëvalueerd, en welke verbeteringen worden doorgevoerd om klokkenluiders beter te beschermen? Zou het toekennen van een symbolische erkenning, zoals een lintje, overwogen kunnen worden gelet op de moed en impact van hun acties? 23. De directie van het SWO heeft schijnbaar “teveel geleund” ofwel was vol vertrouwen over het feit dat ze blind tekenden voor akkoord betreft opdracht en (meerwerk) facturering NTP. Wat zijn de consequenties hiervan? Diegene die terecht melding maakte (klokkenluider) zit thuis en het lijkt dat medeverantwoordelijken via een andere geplaveide weg afscheid hebben genomen. Bent u het eens met ons dat dit toch wel wrang is t.a.v de klokkenluider?

24. Wat is of wordt de positie van de opsteller/projectleider en de betrokken directieleden binnen het SWO? 25. De gemeentesecretaris is recent uit dienst gegaan, had dat ook met dit onderzoek te maken? Evaluaties en audits 19. Een evaluatie en een audit kunnen onzes inziens niet ontbreken en worden deze dan als extra nacontrolemiddel ingezet om lering hieruit te trekken? 20. Wordt een aanvullend en breder onderzoek naar eerdere jaren overwogen? 21. Is een onafhankelijke audit naar de werkwijze van de afdeling Civiel overwogen? 22. Hoe wordt de nieuwe organisatiestructuur ingezet om cultuur en werkprocessen binnen het SWO te verbeteren? Kosten en offertes 22. De offerte van Hoffmann bedroeg €15k-€25k, met uurtarieven van €210€240 excl. BTW en bijkomende kosten. Wat is de actuele stand van zaken met betrekking tot de facturering van dit onderzoeksbureau? Overige kwesties 24. Zijn er signalen of patronen die wijzen op vergelijkbare onregelmatigheden bij andere leveranciers of projecten binnen en buiten de afdeling Civiel? 25. Wat was de precieze rol van de externe accountant in het signaleren en opvolgen van onregelmatigheden?