Jaarstukken SWO 2021.pdf

Jaarstukken 2021

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................... 2 Inleiding................................................................................................................ 3 Jaarverslag.......................................................................................................... 4 Gerealiseerd resultaat uit de bedrijfsvoering .............................................................. 5 Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen.......................................................... 7 Paragrafen ........................................................................................................... 28 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................ 29 Financiering .......................................................................................................... 31 Gebeurtenis na balansdatum .................................................................................. 36 Jaarrekening ..................................................................................................... 37 Balans per 31 december 2021 ................................................................................. 38 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ....................................................

40 Toelichting op de balansposten ............................................................................... 42 WNT-verantwoording 2021 ..................................................................................... 45 Niet uit de balans blijkende verplichtingen ................................................................ 47 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar ............... 49 Incidentele baten en lasten..................................................................................... 50 Onvoorziene uitgaven ............................................................................................ 52 Bijlage taakvelden SWO De Wolden-Hoogeveen ........................................................ 53 Overige gegevens Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ................................................. 54 Vaststelling ...........................................................................................................55

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarrekening 2021

Inleiding

Inleiding Voor u ligt het jaarverslag en de jaarrekening van 2021 van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO). 2021 was een bijzonder jaar, waarin alle medewerkers van de SWO zich met zeer grote inzet tot het uiterste gerekt hebben om de ambities van de beide gemeenten waar te maken. Een jaar waarin COVID-19 ons flink bezig heeft gehouden. En waarin de gevolgen voor de inwoners, ondernemers en instellingen binnen onze gemeenten veel extra werk en inzet van onze medewerkers hebben gevraagd. En dat onder lastige omstandigheden, door thuis te moeten werken en vaak ook zorg te moeten verlenen aan familieleden die ziek waren of onderwijs te moeten geven aan kinderen. Daar hebben we als bestuur bijzonder veel waardering voor. De krapte op de arbeidsmarkt zorgde er daarnaast voor dat vacatures lastig konden worden ingevuld en er daardoor op sommige plekken in de organisatie zelfs ‘gaten’ ontstonden. Kortom, een bijzonder jaar, waarbij onze medewerkers continu de schouders er onder hebben gezet. Chapeau! Voor de aanpak van Covid-19 hebben we gekeken wat we kunnen doen in aanvulling op de landelijke maatregelen van het Rijk. Dit naast een zo adequaat mogelijke uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen. Ook hebben we gezorgd voor zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming.

Hiervoor hebben we de nodige interne maatregelen genomen. In de laatste maanden van het jaar kwam daar ook een nieuw probleem bij. Een wereldwijde ernstige dreiging van een aanval van hackers als gevolg van een kwetsbaarheid in de softwarebouwsteen Apache Log4j. Ook de overheid en het bedrijfsleven in Nederland werden hier mee geconfronteerd. In het belang van onze dienstverlening en de privacy van onze inwoners zijn veel servers en software afgeschermd of stopgezet. Vervolgens zijn tientallen veiligheidsmaatregelen getroffen, waardoor alle werkzaamheden weer plaats konden vinden. Door prioritering is de overlast voor de inwoners tot een minimum beperkt gebleven. De gemeenten hebben de uitdaging om grip te krijgen en te houden op de financiën en de uitgaven in het sociaal domein, de invoering van de Omgevingswet en de verbetering van de dienstverlening. Op al deze speerpunten van de SWO zijn vorderingen gemaakt. Op onderdelen van de SWO was de zorg om voldoende gekwalificeerd personeel binnen te krijgen én te behouden. Ook is er een opgave om te zorgen voor voldoende toegeruste en flexibele medewerkers, die op hun taak zijn voorbereid. In dit jaarverslag rapporteren we u van een heel aantal van deze uitdagingen.

Naast het rapporteren op de speerpunten die benoemd zijn in de begroting en de wettelijk verplichte onderdelen, benoemen we een aantal zaken die wat ons betreft meldenswaardig zijn. Op die manier kunt u zich daarvan een beeld vormen en voldoen wij tevens aan onze wettelijke taak als het gaat om verslaggeving door openbare lichamen. Vanzelfsprekend zijn wij bereid om nadere toelichting te geven. Namens het bestuur,

K.B. Loohuis Voorzitter

3

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarverslag

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarrekening 2021

Gerealiseerd resultaat uit de bedrijfsvoering

Gerealiseerd resultaat uit de bedrijfsvoering Het gerealiseerd resultaat uit de bedrijfsvoering over boekjaar 2021 bedraagt € 2.249.514 positief. Dit is na verwerking van de storting in de reserve nog uit te voeren taken met € 1.861.818 en betreft het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten voor verrekening met beide gemeenten. Het rekeningresultaat is het saldo van de baten en lasten. Het voordeel is voornamelijk incidenteel voor zowel de kosten als de baten. De kosten zijn lager door het moeilijk vervullen van vacatures en ontvangen WIA-vergoedingen. De baten zijn hoger door Covid-19-vergoedingen vanuit het Rijk voor TOZO en extra handhavingstaken. Door de krappe arbeidsmarkt zijn de extra werkzaamheden met eigen personeel uitgevoerd. Hierdoor is er minder verlof opgenomen en zijn er meer plusuren gemaakt. In totaal zijn de arbeid gerelateerde verplichtingen op balansdatum per ultimo 2021 gewaardeerd op € 2,6 miljoen. Ook zijn er voor € 1,5 miljoen hogere inkomsten als gevolg van detachering van personeel en werken voor derden. Daarnaast is een deel van de genomen voorziening van voormalig personeel vrijgevallen. Voor de volledigheid wordt hier verwezen naar 'Wat heeft het gekost', bij Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen. Het gerealiseerd resultaat is als volgt te specificeren: Omschrijving

Resultaat

Personeel

2.137.315

Kapitaal

1.199

Interne zaken

145.907

Automatisering

220.976

Tractie

-255.884

Saldo

2.249.514

Inclusief dotatie aan reserve.

Toelichting op het gerealiseerd resultaat Hieronder wordt op hoofdlijnen een toelichting gegeven op de grootste afwijkingen. Een meer gedetailleerde toelichting is te vinden onder 'Wat heeft het gekost', bij Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen. Personeel Als gevolg van de gespannen arbeidsmarkt en Covid-19 is het moeilijk om personeel aan te trekken. Hierdoor zijn vacatures later of nog niet ingevuld waardoor we minder geld aan personeel hebben uitgegeven. Als gevolg van het niet of later invullen van vacatures zijn knelpunten in de bedrijfsvoering ontstaan, die in 2022 ingehaald moet worden. Er is ook rekening gehouden met een voorziening voor voormalig personeel en een toevoeging aan de reserve voor werkzaamheden die doorlopen naar volgend jaar. Er kwam ook meer incidenteel geld van het Rijk binnen om personeel te betalen. Dit kwam door werkzaamheden rond Covid-19, waaronder extra toezicht en handhaving en de uitvoering van de ondersteuning aan ondernemers (Tozo-regelingen). Dat is in verband met de benodigde kennis van interne processen en de krapte op de arbeidsmarkt uitgevoerd met bestaand personeel. Maar het Rijk gaf hiervoor een vergoeding. Ook hebben we een WIA-vergoeding met terugwerkende kracht ontvangen. Per saldo een voordeel van € 2.137.315. Kapitaal We ontvingen € 1.199 meer aan rente dan de kosten voor bankzaken waren.

Interne zaken Het saldo op interne zaken, facilitair, portikosten, accountantskosten en flexbudget basisregistratie heeft een voordeel van € 145.907. Automatisering Aan automatisering waren we € 220.976 minder kwijt dan begroot. Het betreft lagere kosten voor telefonie, consultancy en onderhoud en reparatiekosten. Op software zijn de kosten per saldo € 41.000 hoger. Voor nadere toelichting zie paragraaf 'toelichting op exploitatie' onder "Wat heeft het gekost".

5

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarrekening 2021

Gerealiseerd resultaat uit de bedrijfsvoering

Tractie Het saldo op tractie viel € 255.884 nadelig uit en bestaat uit: Voertuigen en materieel De kosten voor transportmiddelen algemeen en gereedschappen zijn € 70.000 hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt met name door hogere brandstofkosten omdat de brandstofprijzen erg zijn gestegen. Gladheidsbestrijding De Wolden/Hoogeveen De post gladheidsbestrijding laat over het jaar 2021 een incidentele overschrijding zien van ruim € 185.000. De overschrijding is gebaseerd op de ontvangen jaarafrekening van Area voor hun inzet over het jaar 2021 en de overige gemaakte kosten. Verder hebben wij, ten opzichte van de voorgaande jaren, meer inzet moeten verrichtten om de wegen sneeuwvrij te kunnen krijgen. En er is fors meer zout afgenomen in verband met de hevige sneeuwval in februari 2021. Ook wordt deze overschrijding veroorzaakt door € 35.000 hogere onderhoudskosten aan het materieel. We hebben twee vrachtauto’s aanhouden om een goede gladheidsbeheersing te kunnen waarborgen. Daardoor was het eerdere CMT-besluit om maximaal € 6.000 door te belasten niet haalbaar.

Bestemming resultaat Het positieve saldo van € 2.249.514 is verrekend met de beide gemeenten volgens het afgesproken verdeelpercentage (Hoogeveen 70,71% - De Wolden 29,29%). En is reeds verwerkt in de bijdrage van de gemeente zoals vermeldt onder algemene dekkingsmiddelen. In dit saldo is rekening gehouden met een toevoeging van € 1.861.818 aan de bestemmingsreserve ‘nog uit te voeren taken’.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

6

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen De jaarrekening 2021 van de SWO bestaat uit het programma Bedrijfsvoering, een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen en overhead.

Relevante beleidskaders De SWO voert haar activiteiten uit binnen de volgende gestelde kaders: 1. Gemeenschappelijke regeling 2014 2. Kostenverrekenmodel 2014 3. Besluit mandaat, volmacht en machtiging 2019 4. Treasurystatuut 2015 5. Financiële verordening 2020 6. Budgethoudersregeling 2015 7. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018 8. Diverse personeelsregelingen 2015/2016/2017/2018/2020/2021 9. Controleverordening 2015 10. Missie, visie en contourennota 2014 11. Visie Dienstverlening 2021-2025 2021 12. Visie op Informatieveiligheid 2018 13. Integraal beleid Informatieveiligheid 2018 14. Visie op Informatievoorziening (iVisie) 2019 15. Informatiebeleid 2019 16. Visie moderne werkomgeving 2020 17. IT-strategie 2020 18. Visiedocument juridische kwaliteit 2016 19. Nota klachtbehandeling 2017 20. Integriteitsbeleid 2020 21. Veiligheidsbeleid (kantoor)gebouwen en buitendienstlocaties SWO 2020

Wat hebben we bereikt? Onze missie luidt: We werken voor twee gemeenten. We zijn een betrouwbare partner voor de twee besturen en onze inwoners. We zetten ons maximaal in, leveren maatwerk en houden daarbij rekening met de eigen identiteit, cultuur en de specifieke kenmerken van de twee gemeenten. Naast alle producten en diensten voor onze beide gemeenten hebben we het afgelopen jaar veel van onze capaciteit moeten inzetten voor Covid-19. Desondanks is er gewerkt aan de uitvoering van een routekaart na de doorlichting van de organisatie. Hierin geven we vorm aan de organisatieontwikkeling van de komende jaren. Daarmee wordt de financiële functie versterkt, het sociaal domein doorontwikkeld en de werkwijze om registraties op orde te brengen in beeld gebracht. Verder worden met de routekaart de verantwoordelijkheden en de aanspreekbaarheid op resultaten versterkt (sturing en verbinding). Daarnaast is de visie Dienstverlening vastgesteld en is een uitvoeringsplan gemaakt. Lerende en inspirerende organisatie De omstandigheden hebben ons doen nadenken over wat er mogelijk is wanneer er hoofdzakelijk thuisgewerkt wordt en we elkaar alleen digitaal ontmoeten. We hebben ontdekt dat de terloopse gesprekken waarin we normaal informatie uitwisselen in andere digitale vormen slechts gedeeltelijk te organiseren zijn.

En dat interne communicatie over besluiten en door deze bijzondere omstandigheden en digitale situatie een grotere aandacht moeten hebben. Er zijn veel andere vormen gevonden die ook in een toekomstig kantoorconcept goed te gebruiken zijn. We hebben flinke stappen gezet in het leren, onafhankelijk van tijd en plaats. Ook hebben we een intern uitzendbureau gecreëerd, waarin we bemiddelen in incidentele werkzaamheden. Zo brengen we de vraag naar een nieuwe ervaring en tijdelijk werk bij elkaar en geven we medewerkers de mogelijkheid continu te blijven leren en proberen we in deze krappe arbeidsmarkt medewerkers te blijven boeien en binden.

7

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Dienstverlening Visie Dienstverlening In 2021 hebben we de nieuwe visie Dienstverlening 2021-2025 vastgesteld. Deze luidt: we zorgen voor passende dienstverlening, zodat iedereen de dienstverlening krijgt die hij nodig heeft. Hierin ligt de focus op het werken aan dienstverlening in vier ontwikkelsporen en het handelen vanuit vier kernwaarden: Ontwikkelsporen 1. Optimaal digitaal: we gebruiken bij voorkeur het digitale kanaal voor standaardproducten. 2. Verbinden en ontmoeten: we zijn beschikbaar voor persoonlijk contact waar nodig en gewenst. 3. DNA in onze dienstverlening: professionele dienstverleners die handelen vanuit onze kernwaarden eenvoud, maatwerk, samen en vertrouwen. 4. Betrouwbaar fundament: de diensten die we leveren en de manier waarop we dit doen is betrouwbaar. Kernwaarden 1. Eenvoud: we maken het gemakkelijk voor de klant 2. Maatwerk: we zijn flexibel en oplossingsgericht 3. Samen: we werken samen met en voor de klant 4. Vertrouwen: we geven vertrouwen aan de klant Uitvoeringsagenda visie dienstverlening Na vaststelling van de visie zijn we aan de slag gegaan met een aanpak om de visie te vertalen naar de praktijk. Dit heeft geresulteerd in een uitvoeringsagenda. Deze is in november 2021 vastgesteld door het SWO-bestuur. Deze agenda stellen we jaarlijks op en bestaat uit een deel met concernbrede thema’s en een deel met thema’s per eenheid.

Concernbrede thema’s zijn onder andere inclusieve dienstverlening, klantgerichtheid van medewerkers en de doorontwikkeling van digitale dienstverlening. De plannen hiervoor voeren we in 2022 uit. Tevens is besloten om het concernbrede deel van de uitvoeringsagenda dienstverlening 2021-2022 toe te voegen als deelopdracht aan het traject van Eiland naar Wij-land. De uitvoering van de agendapunten van de eenheden krijgt een plek in de jaarplannen van de eenheden. Resultaten in 2021 Naast het opstellen van de uitvoeringsagenda hebben we gewerkt aan de uitvoering van activiteiten die reeds voor 2021 gepland waren. Hieronder een aantal behaalde resultaten Digitalisering producten & diensten • Doorontwikkeling iBurgerzaken met selfservice faciliteiten is opgestart. • Verlenging van rijbewijzen online is ingevoerd. • Digitaal publiceren van bekendmakingen in het kader van de wet elektronisch publiceren is uitgebreid met vergunningen. • Het Team Web heeft in 2021 onderzoek laten uitvoeren om te bepalen of de gemeentelijke websites voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Beide websites hebben de B-status (= voldoet gedeeltelijk). Dit is een momentopname, omdat een website voortdurend in ontwikkeling is. Het werken aan een toegankelijke website is daarmee een continu proces. • Het werken op afspraak is structureel ingebed.

Persoonlijke dienstverlening • Profilering in- en extern van teams en contactpersonen voor een betere vindbaarheid. • Diverse trainingen klantgerichtheid in S.K.I.K. zijn gevolgd, waaronder schrijven van e-mails, omgaan met dementie, stress sensitief werken en de omgekeerde toets. • Herschrijven brieven op een klantgerichte wijze. • Er is een interne tolkenpool opgestart om anderstaligen passend van dienst te kunnen zijn. • We zijn een samenwerking met de belastingdienst in het regionale steunpunt BD gestart t.b.v. een integrale afstemming op het gebied van inkomensvragen of -problematiek. • Het optimaliseren van de dagdienst van de Wmo is opgestart.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

8

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Samen met inwoners en ondernemers • In het kader van het project Omgevingswet: we hebben uitgangspunten voor dienstverlening in beeld gebracht, pilot omgevingstafel met initiatiefnemers en belanghebbenden, uitwerking 1 loket-gedachte. • Toepassen van de "omgekeerde toets methode" in het sociaal domein. • Verkennend onderzoek naar de behoefte aan andere openingstijden Gemeentewinkel. • Klantreizen, of – arena’s om samen met klanten processen te verbeteren hebben niet plaatsgevonden wegens Covid-19. Speerpunten Veilige publieke taak In 2021 is een structureel budget van € 8.000 voor de veiligheid van de medewerkers tijdens de avondopenstellingen toegekend. Dit is gebruikt voor de inzet van een medewerker Handhaving in Hoogeveen en een medewerker Interventieteam in De Wolden. In beide gevallen ging het om een proef. Uitkomst van deze proef is dat team Handhaving geen capaciteit kan leveren voor de avondopenstelling in Hoogeveen. Het Interventieteam kan dit wel aangevuld met incidentele, externe capaciteit.

Human Resource Management (HRM) Voor het team van HRM was 2021 een hectisch jaar waarin veel van de medewerkers werd gevraagd. De aanschaf en invoering van het eHRM-systeem, de activiteiten op het gebied van de organisatieontwikkeling en een veelheid aan personele wijzigingen in relatie met een gespannen arbeidsmarkt drukte een stevige stempel op het afgelopen jaar. Desondanks is er vanuit HRM ook op andere fronten het nodige neergezet om zodoende een bijdrage te leveren aan het vereiste niveau van dienstverlening door de SWO. Dit vanuit de overtuiging dat we dit niveau realiseren dankzij de kwaliteit van onze medewerkers en de doorontwikkeling daarvan. Een aantal highlights op het gebied van Human Resource Management in 2021 lichten we hieronder toe. Aanbesteding en implementatie nieuw eHRM pakket Vanwege het verloop van contract zijn we in maart gestart met de aanbesteding van een e-HRMsysteem. Naast de contractuele noodzaak voor de aanbesteding vormden nieuwe ontwikkelingen, nieuwe wensen en nieuwe gebruikersmogelijkheden ook een drijfveer. Bij de aanbesteding zijn we op zoek gegaan naar een pakket dat ons helpt de administratie en processen op orde te krijgen en te houden. Dit biedt duidelijkheid aan de managers die stuurinformatie nodig hebben en het HR-beleid uitvoeren en aan de medewerkers die vragen hebben over hun arbeidsvoorwaarden.

Bovendien wilden we een systeem dat bijdraagt aan het optimaliseren en digitaliseren van de werkprocessen, om zodoende de kwetsbaarheid en de kans op fouten te reduceren en het werk efficiënter in te richten. In juli is de aanbesteding gegund aan AFAS. In augustus is gestart met de invoering, die gelet op de beperkte implementatietijd primair gericht was op de eerste noodzakelijke modules, waaronder de salarisadministratie en verwerking daarvan, de declaraties, de formatie, het overzetten van essentiële data en de realisatie van een aantal koppelingen. Aantrekkelijk werkgever in een gespannen arbeidsmarkt Daar waar we in het verleden nog goed konden voorzien in vacatures, zien we het laatste jaar dat het lastiger wordt vacatures waar specifieke kennis voor gevraagd wordt in te vullen. Functies als juristen, inkoopadviseurs, controllers, beleidsmedewerkers RO en ICT-medewerkers, zijn vrijwel niet meer in te vullen. Ook de bureaus die dergelijke functionarissen uitlenen lopen tegen de schaarste aan. Uit onze eigen vacaturemonitor blijkt ook dat er veel vacatures (langer) openstaan. De afgelopen jaren hebben we geïnvesteerd in interne mobiliteit en nu blijkt dat dit succesvol is. Het vastgestelde werving- en selectiebeleid draagt daaraan bij.

De memo 'De SWO als aantrekkelijk werkgever' werd vastgesteld, waarin een aanpak beschreven staat die gericht is op het verbeteren van de wervingskracht van de SWO. Deze aanpak behelst een aantal quick wins. Om een toekomstbestendige aanpak te formuleren die aansluit op de missie van de organisatie is een nadere analyse nodig. Er is een werkgroep arbeidsmarktcommunicatie gevormd die de in de memo beschreven activiteiten opgepakt. Door beter en anders zichtbaar te worden op de sociale media, meer aansprekende vacatureteksten, andere kanalen aan te boren om onze vacatures uit te zetten, het zoekgebied te verbreden en zelf mensen op te leiden voor moeilijk in te vullen functies willen we onze vacatures makkelijker invullen. Daarnaast onderzoeken en vergelijken we onze arbeidsvoorwaarden. 9

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

S.K.I.K. 2021 was het vierde levensjaar van S.K.I.K. Helaas is dat ook het jaar van de minste ontwikkelingen en het laagste aanbod, alles geheel te wijten aan Covid-19. Interne trainers die zich nog steeds niet senang genoeg voelen om hun training online aan te bieden, met name omdat interactie zeer belangrijk gevonden wordt. We hebben wel meer gebruik gemaakt van gratis online aanbod dat op internet te vinden was. Een mooie, zeer welkome, ontwikkeling daarbij was dat medewerkers suggesties deden voor dit aanbod. Daarnaast wordt S.K.I.K. meer betrokken bij vraagstukken van eenheden, zoals bijvoorbeeld voor het Sociaal Domein, waar een nieuwe methodiek is geïntroduceerd en waarvoor veel trainingen zijn georganiseerd. Ook op het gebied van schriftelijke communicatie is bijvoorbeeld voor een team van de eenheid Dienstverlening een traject verzorgd. Post hbo-opleiding Bedrijfskunde Het tweede studiejaar van dit traject is in 2021 afgerond. Twee van de 16 deelnemers zijn voortijdig gestopt, beiden vanwege persoonlijke omstandigheden. Zij ontvangen certificaten van Windesheim voor de modules die ze positief hebben afgerond.

De afstudeerprojecten zijn bijna allemaal afgerond en konden gegroepeerd worden tot verandertrajecten in de thema’s ‘Energie en het fysieke domein’, ‘Interne communicatie en aansturing’, ‘Samenwerking in het sociaal domein en inclusie’ en ‘Dienstverlening en vastgoed’. Voor 2022 is het zaak om deze trajecten verder te borgen waar nodig en mogelijk en vooral te realiseren dat de studenten ingezet worden bij ontwikkelingen in de SWO. Voorbereidingen op nieuwe trajecten Stilstand is achteruitgang. S.K.I.K. wordt veel betrokken bij diverse ontwikkelingen in de SWO. Hierbij valt te denken aan Digitale fitheid van onze medewerkers, het project om projectmatig werken te professionaliseren, schriftelijke en mondelinge communicatie en een traject om inkoopadviseurs zelf op te leiden, omdat die in de markt niet meer te vinden zijn. We verwachten in de toekomst weer een aantal nieuwe trajecten aan te bieden. S.W.O.P. S.W.O.P. biedt een platform voor vraag en aanbod aan tijdelijke werkzaamheden. Het is gestart in 2020 en heeft voorzichtig een betere positie gekregen als HR-instrument. Zowel medewerkers als leidinggevenden weten S.W.O.P. te vinden om tijdelijke klussen in te vullen of aan te bieden. Het biedt voor medewerkers de kans om te groeien of een balans te houden in het reguliere werk.

Het biedt voor leidinggevenden een financieel aantrekkelijke manier om klussen gedaan te krijgen zonder extra te hoeven inhuren. Leerlijn leiderschap Ook de leerlijn van leiderschap is beïnvloed door Covid-19. De activiteiten werden tot een minimum beperkt. Daarnaast bracht het rapport Van eiland naar Wij-land met zich mee dat er een nieuw leiderschapstraject ontwikkeld wordt. De plannen daarvoor zijn globaal in 2021 gemaakt. Met verdere acties is gewacht op het aantreden van de nieuwe gemeentesecretaris voor Hoogeveen per 1-1-2022. In het eerste kwartaal van 2022 wordt concreet gestart met het traject. Coaching Intern Binnen de SWO heeft een kleine pool aan interne coaches zich beschikbaar gesteld om te coachen. Medewerkers die gebaat zijn bij coaching kunnen daar een beroep op doen.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

10

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Extern Voor de externe coaching werken we met een beperkt aantal leveranciers, zodat we beter op kwaliteit kunnen sturen. In 2021 hebben meer dan 50 medewerkers een coachtraject gevolgd, waarvan ongeveer de helft door eigen coaches kon worden opgepakt. A&O We maken gebruik van subsidies van het A&O-fonds voor gemeenten. Zo is het Post hbo-traject Bedrijfskunde gesubsidieerd met een bedrag van € 50.000 en ook S.W.O.P. heeft ondersteuning gekregen van € 14.326. Het A&O-fonds biedt meer, zoals online trainingen die via S.K.I.K. ontsloten worden en de A&O safari (voorheen ‘Meester in je werk-week’). Ook daar hebben we weer gebruik van gemaakt. Daarbij hebben we met name gekozen voor workshops in de thema’s vitaliteit, balans, feedback en omgaan met veranderingen. Omgaan met agressie en geweld In 2021 konden klanten online een afspraak maken bij de gemeente. Sinds die tijd is agressie aan de balies enorm verminderd. Het interventieteam is 1 keer ingezet bij een calamiteit (Zuidwolde). Fysieke agressie is gelukkig niet aan de orde geweest. De overige agressie-incidenten kwamen vooral telefonisch of schriftelijke binnen. Afhankelijk van de situatie is gekeken of er een incidentgesprek moest plaatsvinden of dat een telefoontje of een waarschuwing per brief afdoende was. Er zijn drie incidenten bij de politie gemeld.

Er is 1 keer aangifte tegen een inwoner gedaan die later ernstige doodsbedreigingen heeft geuit tegen medewerkers. Leden van het Interventieteam zijn 6 keer in de buurt van een risicogesprek gebleven om de collega’s die dit gesprek moeten voeren te ondersteunen. Gelet op het aantal en de aard van de incidenten, denken we dat onze aanpak (lik op stuk) succesvol is. Wel blijven we ook voortdurend op ons eigen handelen reflecteren. Ondanks dat mensen soms erg korte lontjes hebben, heeft het geholpen dat inwoners alleen op afspraak kunnen komen. Dat scheelt zeker in het aantal incidenten. Nu veel medewerkers thuis werken bleek de fysieke bezetting van het Interventieteam een uitdaging. We merken in zijn algemeenheid dat medewerkers goed zijn voorbereid op grensoverschrijdend gedrag en daarop direct kunnen anticiperen. Ook is de bereidheid om dergelijk gedrag te melden hoger dan eerder. Vitaliteit/Duurzame inzetbaarheid In het verslagjaar was vitaliteit een thema wat iedereen bezighield. Hoe houden we onze medewerkers op de been? Hoe houden we contact met iedereen? Diverse activiteiten zijn daarin opgepakt. Daarnaast is vitaliteit onderdeel geworden van het thema Duurzame Inzetbaarheid. Er is een HRM-werkgroep actief met Duurzame Inzetbaarheid. Er is een praktisch vormgegeven model opgezet met een overzicht van het aanbod in voorzieningen en activiteiten voor de medewerkers.

Duurzame Inzetbaarheid is daarbij onderverdeeld in Vitaliteit, Leeftijd, Arbo, Mobiliteit en Verzuim. Een aantal activiteiten zoals bijvoorbeeld de maand van de Vitaliteit kon niet doorgaan. Wel zijn we erin geslaagd om de jaarlijkse collegetour te organiseren. Deze keer in de vorm van een geslaagde bijeenkomst met neurowetenschapper Erik Scherder in De Tamboer. Een aanstekelijk verhaal en met een, juist in deze tijd, belangwekkende boodschap. We gaan een vervolg geven aan deze collegetour. Arbo In 2021 waren veel collega’s thuis aan het werk. Samen met het team Facilitair werden de thuiswerkplekken ingesteld. Dit gebeurde vooral online door instructiefilmpjes of meekijken via Teams. In 16 gevallen is er maatwerk op de thuiswerkplek geweest door een externe ergonomieadviseur. Deze adviezen werden altijd overgenomen en hebben geleid tot minder uitval van medewerkers. Er zijn in totaal 31 beeldschermbrillen vergoed. Het opstellen van de RI&E (risicoinventarisatie en -evaluatie) zijn nagenoeg afgerond en de Arbocommissie werd ingesteld. Deze vergadert 1 keer per twee maanden om de voortgang van punten uit de RI&E te bespreken. Sociaal statuut In 2021 is er door het Lokaal Overleg (de werkgever SWO de Wolden Hoogeveen en de vakbonden) gewerkt aan een sociaal statuut.

De aanleiding hiervoor is gelegen in het ontbreken van een geldend sociaal statuut, de bezuinigingen en de organisatorische ontwikkelingen. Dit maakte dat er behoefte was ontstaan aan nieuwe afspraken met de vakbonden, vertegenwoordigd in het LO. In december 2021 is overeenstemming bereikt over een voorlopig sociaal statuut dat aan het SWObestuur en de vakbondsleden zal worden voorgelegd. 11

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Bedrijfsmaatschappelijk werk Het bedrijfsmaatschappelijk werk is met verschillende hulpvragen benaderd. Uit de hulpvragen ontstond het beeld dat medewerkers behoorlijk veel onrust in de organisatie ervoeren. Werkdruk werd nadrukkelijker een thema. Daarbij gaat het zowel om het jezelf werkdruk opleggen (vanuit een hoog verantwoordelijkheidsgevoel) en werkdruk als organisatievraagstuk. De meerderheid van de trajecten was gericht op overbelasting (preventief als in ziekteverzuim). Opvallend is de hoeveelheid vragen over burn-outpreventie (grenzen leren stellen, energiebalans, werk/privé balans). Dit hangt samen met de Covid-19 tijd, waarin medewerkers meer moeite hebben met hun werk/privé-balans maar ook met werkomstandigheden (taak onduidelijkheid was bijvoorbeeld een terugkerend onderwerp). Ook opvallend was de onrust in een aantal teams door de wisseling van leidinggevende. Verder viel ook op dat niet alle leidinggevenden hun reintegratiebegeleiding het afgelopen jaar goed op orde hebben. Dit kan deels komen door de Covid-19 tijd maar wel belangrijk om hier het komende jaar meer de focus op te leggen en hierop te sturen. Tenslotte was werkplezier ook een steeds terugkerend onderwerp, meerdere medewerkers waren zoekende op het gebied van loopbaanontwikkeling en niet altijd meer tevreden in hun eigen functie.

Informatisering & Informatieveiligheid Informatievoorziening Het optimaliseren en digitaliseren van de dienstverlening en informatievoorziening is een belangrijk speerpunt in de SWO, zowel voor de inwoners, ondernemers en bestuur van de gemeenten als voor de interne klant. De laatste jaren heeft de SWO onvoldoende tempo kunnen maken in deze ontwikkeling en is een achterstand ontstaan (zoals ook vastgesteld in "Van eiland naar Wij-land" en "Doorlichting SWO De Wolden Hoogeveen"). Wat is er bereikt: • Informatiegedreven werken (IGW): Met de juiste inzet van data kunnen beter en sneller besluiten worden genomen. Er is een programmaplan opgesteld voor de invoering van IGW in een aantal deelprojecten in 2022-2025 (begin 2022 wordt dit financieel uitgewerkt); • Digitale Agenda 2020 (VNG)/Gezamenlijke Gemeente Uitvoering (GGU): We volgen nadrukkelijk dit landelijk programma en sluiten waar mogelijk aan op trajecten vanuit Samen Organiseren. Concrete voorbeelden: o Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO); Dit jaar zijn vrijwel alle benodigde lokale IT-systemen voor het DSO opgeleverd. o Generieke Digitale Infrastructuur (GDI). De eerste Gemnet-aansluitingen zijn vervangen door veiliger en goedkopere verbindingen met landelijke systemen.

o GT Connect: Deze (landelijke) aanbesteding voor een nieuw communicatie- en telefonieplatform is stil komen te liggen door een juridisch geschil tussen de VNG en de leverancier. o Informatiebeveiligingsdienst (IBD); De SWO heeft diverse producten en diensten afgenomen van de IBD. • Zaaksysteem: De aanbesteding is verplaatst naar 2022-2023. • Overige uitgevoerde projecten: o Contractbeheer; o Monitor Sociaal Domein 2.0; o eHRM (fase 1); o Politiek Portaal (informatiesysteem voor de raad); o eFacturering; o Upgrade Citrix-omgeving en Office 2019; o Beheersysteem Openbare Ruimte (financieel afgerond. Decharge & evaluatie in eerste kwartaal 2022); o Diftar (afronding in eerste kwartaal 2022). Informatieveiligheid Informatieveiligheid is inmiddels wereldwijd, dus ook in onze organisatie, een structureel aandachtspunt geworden. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan het borgen van privacy, de informatiebeveiliging van systemen en de continuïteit van dienstverlening en bedrijfsvoeringsprocessen.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

12

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Dit komt door digitalisering, het grootschalig verzamelen en delen van gegevens tussen partijen, de kwetsbare afhankelijkheid van informatie(systemen) en de toenemende dreiging van aanvallen door hackers. Het volgende is bereikt: Borging Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) De brede implementatie is vertraagd, omdat een hogere prioriteit is gegeven aan acute beveiligingsmaatregelen naar aanleiding van dreigingen door hackers en ransomware zoals bij Hof van Twente en het wereldwijde beveiligingsprobleem rondom Apache Log4j. De invoering van de BIO wordt hierdoor in 2022 afgerond. Actieplan Informatieveiligheid Dit project is gestart om een versnelling te geven aan diverse beveiligingsmaatregelen, zoals de optimalisatie van de back-up-voorziening, betere monitoring & signalering netwerkverkeer, brede uitrol van multifactor authenticatie en het afsluiten van een cyberverzekering. De legal hack/penetratietest is verplaatst naar de eerste helft van 2022 (in overleg met de Rekenkamercommissies). Verhoging bewustwording informatieveiligheid Er zijn diverse acties gehouden om het bewustzijn over informatieveiligheid en privacy te vergroten (presentatie aan bestuur en medewerkers, AVG-cursus Sociaal Domein, berichtgeving via intranet). De bewustwording is hierdoor toegenomen.

De invoering van een structureel bewustwordingsprogramma (met een nulmeting) is vertraagd en wordt in 2022 opgeleverd. ENSIA-audit (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) De audit (een zelfevaluatie) over 2021 is uitgevoerd. Hierdoor ontstaat beter zicht op de volwassenheid van de organisatie ten aanzien van informatieveiligheid. Op dit moment voldoet de SWO aan ongeveer 75% aan de gestelde normen. Beveiligde e-mail Voor de veilige uitwisseling van gevoelige persoonsgegevens met ketenpartners, zorgaanbieders en inwoners is een extra beveiligde e-mailvoorziening gerealiseerd. De SWO voldoet nog niet aan de NTA 7516-norm (oplevering in 2022). Datalekken In 2021 zijn intern 21 datalekken gemeld. Het gaat met name om onjuiste adressering van brieven, e-mail en bijlagen. Hiervan zijn 7 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hierop verder geen acties uitgevoerd. Het aantal meldingen is lager dan in 2020. Covid-19 & bedrijfscontinuïteit: Het grootschalig thuiswerken en (beperkt) aanpassen van de dienstverlening en bedrijfsvoeringsprocessen heeft niet geleid tot problemen met betrekking tot informatieveiligheid. Naar aanleiding van de pandemie is het bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) herijkt en geactualiseerd. Dit plan wordt binnenkort (begin 2022) voorgelegd ter vaststelling.

Contractbeheer, contractmanagement Contractbeheer en contractmanagement zijn een belangrijk onderdeel van de inkoopketen. Doel is het niveau van dienstverlening te verbeteren en de continuïteit van de bedrijfsvoering te borgen. Door goed contractbeheer en -management wordt de interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en contractafspraken over het niveau van de dienstverlening van leveranciers en worden risico's verkleind. Daarnaast is contractbeheer een middel om te kunnen voldoen aan rechtmatigheid bij inkoop. Wat is er bereikt: Om beter te kunnen sturen op de lopende contracten is het noodzakelijk deze contracten te registreren in één informatiesysteem. Het afgelopen jaar is gestart met de vastlegging van de contracten in het systeem Pactum.

13

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Automatisering en facilitaire dienstverlening Automatisering Het team Automatisering heeft zich opnieuw ingezet ten behoeve van de reguliere werkzaamheden, zoals het beheren en verbeteren van de IT-infrastructuur (onder andere de servers, storage en het netwerk), het servicen van de gebruikersorganisatie bij het gebruik van systemen en applicaties, het beheer van werkplek- en medewerkers apparatuur en het afhandelen van incidenten en wijzigingen. Vanwege een (wereldwijde) kwetsbaarheid diep in IT-infrastructuur stond het einde van 2021 meer dan ooit in het teken van informatiebeveiliging. Het Intern Crisisteam Informatieveiligheid, dat sinds half december actief is, heeft diverse maatregelen genomen om de dreiging af te wenden en onze systemen te monitoren. En dat wordt voortgezet. Allemaal om de veiligheid van gegevens van inwoners, de bedrijfscontinuïteit en de dienstverlening te waarborgen. Smartphones De vervanging voor de afgeschreven smartphones is volgens schema afgerond. Werkplekapparatuur De aanbesteding voor de werkplekapparatuur is afgerond. De eerste fase van de vervanging van de werkplekken is ook afgerond. Helaas is het niet gelukt om alles in 2021 af te ronden. De belangrijkste reden daarvoor is dat de levertijd van de apparatuur veel langer was dan normaal.

Een tweede belangrijke reden is dat de werkzaamheden niet op 1,5 meter uitgevoerd konden worden en veiligheidshalve gekozen is dit uit te stellen. Dit wordt vervolgd. Netwerkcomponenten Het vervangen van de netwerkcomponenten is deels uitgevoerd. De draadloze verbindingen in de grote kantoorpanden zijn vernieuwd en uitgebreid i.v.m. de toename van draadloos werken. De draadloze verbindingen in buitendienst zijn nog in voorbereiding en worden in 2022 afgerond. De aanbesteding voor de overige netwerkcomponenten is uitgesteld naar 2022, omdat de impact van de moderne werkomgeving groot is, maar nog niet volledig bekend is hoe zich dit vertaalt naar de benodigde producten. IT-strategie en computerruimte In het kader van de IT-strategie is er onderzoek gedaan naar de mogelijkheden en consequenties voor het gebruik van een extern datacenter. Hierna is een onderzoek gestart naar de mogelijkheden en consequenties van een overgang naar de Cloud. Vanwege de noodzakelijk verdieping en expertise daarvoor is een extern bureau ingeschakeld, dat in 2022 een onderzoek doet en een high level design oplevert ten behoeve van een Cloud-transitiestrategie. Facilitaire dienstverlening Huisvesting medewerkers SWO In 2020 is de visie op de kantoorconcepten 'Moderne werkomgeving' opgeleverd. Op basis daarvan wordt nieuw beleid geformuleerd, dat geleidelijk wordt uitgevoerd.

Vanwege de voortdurende Covid-19-pandemie was het echter niet mogelijk om een start te maken met de pilot van de Moderne werkomgeving en dat heeft ook gevolgen voor het opstellen van het huisvestingsbeleid. Het veiligheidsbeleid is op diverse onderdelen wel aangepast. De toegangscontrole is volledig opgenomen in de autorisatiemodule, zodat er grip is op de toegang en op elk moment inzichtelijk is wie toegang heeft tot de verschillende ruimtes. Cameratoezicht bestond uit allerlei verschillende systemen. Dit is aangepast naar een gecentraliseerde oplossing en daar waar nodig zijn de camera's vervangen. Uitvoering van facilitair vervangingsplan De inhoud van het investeringsplan wordt de komende jaren in grote mate bepaald door de pilot van de Moderne werkomgeving en het huisvestingsbeleid, dat hieruit wordt geformuleerd. Omdat de pilot in 2021 niet van start is gegaan vanwege de voortdurende covid-19-pandemie en er te weinig medewerkers op kantoor konden komen, was het ook niet mogelijk om het investeringsplan aan te passen op het nieuwe huisvestingsbeleid. Er is daarom terughoudend om gegaan met het bestaande investeringsplan en zijn er uitsluitend investeringen gedaan die voor huisvesting noodzakelijk waren.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

14

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Investeringen die on hold zijn gezet zijn: • Inrichting bedrijfsrestaurants in Zuidwolde en Hoogeveen • Vervanging keukenapparatuur in Zuidwolde en Hoogeveen Investeringen voor bureaus en bureaustoelen zijn wel uitgevoerd om daarmee de werkplekken geschikt te maken voor na de covid-19-tijd.

Planning & Control Op verzoek van het bestuur hebben we in dit verslagjaar gewerkt aan de versterking van de financiële en controlfuncties. Voor elke entiteit houdt een controller toezicht op tijdige en betrouwbare financiële informatie. Het programma “Versterken financiële functie” is duidelijker gepositioneerd in het verandertraject van de SWO. Diverse financiële kaders zijn actueel gemaakt en ten aanzien van de P&C-cyclus zijn aanpassingen afgesproken. De trainingen voor budgethouders binnen de SWO zijn goed gevorderd en worden voortgezet. De controlvisie is ontwikkeld en legt de basis voor verdere inrichting van de financiële organisatie en processen. Zo krijgen we meer grip op de financiën tijdens de besluitvorming. En het geeft controle op de beheersing van de uitgaven. Rechtmatigheidsfouten aanbestedingen De onrechtmatigheid van de aanbesteding van de softwarepakketten is één van de belangrijkste bevindingen van de interne evaluatie voor de SWO. In 2020 is geconstateerd dat een aantal financieel omvangrijke pakketten niet meer tijdig Europees aanbesteed hadden kunnen worden. Deze contracten lopen door in 2021 wat leidt tot een onoverkomelijke rechtmatigheidsfout van ruim € 4,1 miljoen (nog lopende contracten 3,9 miljoen). Dit leidt tot een afkeurende controleverklaring voor de rechtmatigheid van de jaarrekening SWO in 2021.

Om dergelijke aanbestedingsfouten in de toekomst te voorkomen en de huidige situatie zo snel mogelijk op te lossen, is er een taskforce opgezet. Deze taskforce zorgt voor een plan van aanpak, zodat de onrechtmatigheid blijvend kan worden voorkomen. Daarnaast wordt het advies gegeven om de taskforce onderzoek te laten verrichten. Met de financieel omvangrijke aanbieders is een contractuele verplichting aangegaan. Bij het aangaan van een contractuele verplichting is het mogelijk, dat een aanbestedingsfout van het jaar 2021 en de daaropvolgende contractuele jaren, in het jaar 2021 als totaal onrechtmatig wordt aangemerkt. Deze aanbestedingsfout zal, mits er geen andere grote aanbestedingsfouten voordoen, niet leiden tot een afkeurende verklaring vanaf het jaar 2022. De rechtmatigheidsverantwoording 2022 houdt in dat het college voortaan in de jaarrekening over het betreffende verslagjaar een verklaring geeft over de financiële rechtmatigheid van het handelen afgelopen jaar. Onrechtmatigheden die een vastgestelde rapportagegrens te boven gaan worden dan door het college aan de raad gemeld. Eerder deed de accountant dat. In de nieuwe situatie controleert de accountant de getrouwheid van de cijfers en de rechtmatigheidsverklaring van het college in opdracht van de raad. De rechtmatigheidsverantwoording zal zowel voor de beide gemeentes als voor de SWO gelden.

Zekerheid over de wetgeving verwachten we in de loop van 2022, maar we willen hierop niet wachten. We streven niet zozeer naar genoemde verklaring als formaliteit, als wel naar verdere beheersing van de processen waarmee rechtmatigheid bevorderd wordt. Daarnaast willen we de betrokkenheid bij en grip op dit onderwerp voor directie en college versterken. Het project Rechtmatigheidsverantwoording “Zicht op beheersing” waarin dit aan bod komt, is een onderdeel van het programma Versterken financiële functie (VFF). Het personeel van het SWO stelt van de beide gemeenten de verantwoording op van de SiSaregelingen. Het aantal te verantwoorden SiSa-regelingen voor de gemeenten Hoogeveen en De Wolden zijn fors toegenomen. Zie onderstaande tabel. Gemeente

Aantal SiSa regelingen 2021

Aantal SiSa regelingen 2020

Hoogeveen

30

19

De Wolden

21

12

Onder de diverse regeling vallen 1 of meerdere beschikkingen. In totaal worden er in 2021 voor de beide gemeenten een kleine 100 beschikkingen verantwoord.

15

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Juridische zaken Juridisch Juridische ontwikkelingen In de begroting van 2021 is gewezen op nieuwe wetgeving waarvan verwacht zou worden dat deze in ieder geval gevolgen zouden hebben voor de interne bedrijfsvoering. Hieronder volgt een korte toelichting bij deze wetgeving en hetgeen in 2021 hiervoor is gedaan. Omgevingswet De Omgevingswet is vele malen uitgesteld en de verwachting is nu dat deze wet op 1 oktober 2022 of in 2023 in werking zal treden. De voorbereidingen voor deze wet lopen al enige jaren en zijn in 2021 geïntensiveerd. De invoering van de Omgevingswet vindt projectmatig plaats. Wet elektronische publicaties De Wet elektronische publicaties is op 1 juli 2021 in werking getreden. Dit heeft ertoe geleid dat alle wettelijke bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen worden gepubliceerd in het digitale Gemeenteblad. Dit geldt voor de gemeenten De Wolden en Hoogeveen. Een werkgroep heeft dit voorbereid, waarbij aandacht is geweest voor o.a. aanpassing van het publicatieproces, wijzigen opmaak van de publicaties, autoriseren van medewerkers in DROP en communicatie over de wijzigingen, zowel intern als extern. Op 1 juli 2022 treedt fase 2 van deze wet in werking. Dat betekent dat alle bestaande beleidsregels die nog niet zichtbaar zijn op internet, alsnog geplaatst moeten worden in het centrale digitale platform DROP.

Daarnaast zal de digitale terinzagelegging van ontwerpbesluiten ingeregeld moeten zijn. Voor de invoering van fase 2 is een plan van aanpak gemaakt dat in 2022 wordt uitgevoerd. Wet open overheid Het was lange tijd onzeker of en wanneer de Wet open overheid in werking zou treden. Pas eind 2021 werd duidelijk dat deze wet vanaf 1 mei 2022 gefaseerd in werking zal treden. De voorbereidingen zijn in 2021 nog niet gestart. Dit zal begin 2022 plaatsvinden via een multidisciplinaire aanpak. Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer zal naar verwachting op 1 januari 2023 in werking treden. Deze wet regelt o.a. dat burgers en bedrijven hun zaken met de overheid altijd digitaal kunnen doen. De mogelijkheid om per post met de overheid te communiceren blijft. De invoering van deze wet wordt gedaan vanuit de eenheid Dienstverlening. Juridische kwaliteitszorg Op het gebied van juridisch kwaliteitszorg zijn twee interne overleggroepen actief onder voorzitterschap van de juridisch controller: het juridisch netwerk en het juridisch kwaliteitsoverleg (JKO). Het juridisch netwerk is in 2021 beperkt bijeen geweest. In 2022 hopen we weer fysiek bij elkaar te kunnen komen. Belangrijkste doel van het juridisch netwerk is het delen van juridische ontwikkelingen zoals nieuwe wetgeving. Het JKO is wel zoveel mogelijk doorgegaan in 2021.

Daarin bespreken de juridische adviseurs onderwerpen over juridische kwaliteitszorg. De juridisch controller heeft in 2021 een handboek juridische kwaliteitszorg ontwikkeld en heeft meegewerkt aan de totstandkoming van een nieuwe visie op control binnen de organisatie. Integriteitsbeleid Bij de SWO is integriteitsbeleid een regelmatig terugkerend onderwerp in gesprekken, overleggen en op andere momenten. Ook in 2021 is er aandacht geweest voor het onderwerp integriteit. In de eerste plaats via het afleggen van de eed of belofte door nieuwe ambtenaren ten overstaan van de directie. Daarnaast zijn alle medewerkers verplicht om een dilemmatraining integriteit te volgen. In 2021 zijn 10 dilemmatrainingen aangeboden via S.K.I.K. Deze trainingen zijn inhoudelijk verzorgd door Juridische zaken en HRM. Een volwaardig integriteitsbeleid houdt in dat signalen over vermoedelijke integriteitsschendingen serieus worden opgepakt. Er is in oktober 2021 een melding gedaan door een externe. De directie heeft opdracht gegeven om deze melding te onderzoeken. Het onderzoek was eind 2021 nog niet afgerond. Inkoop Door vertrek (medio maart/april 2021) van twee vaste inkoopadviseurs en langdurige ziekte heeft de inkoopfunctie in 2021 te kampen gehad met een onderbezetting.

Voor de tijdelijke invulling van de ontstane vacatures en opvang ziekte zijn medio april/mei externe inkoopadviseurs aangetrokken van 2 inkoopadviesbureaus.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

16

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Samen met de vaste collega's hebben zij de continuïteit geborgd over de rest van 2021. De vacatures zijn uitgezet. De reacties op deze vacatures waren minimaal. De aangeboden cv's hadden niet het gewenste niveau en kandidaten zijn dan ook afgewezen. Eind 2021 waren de vacatures nog niet definitief ingevuld. In 2021 zijn 17 Europese en ruim 50 meervoudige onderhandse aanbestedingen begeleid door de inkoopadviseurs. De aanbestedingen zijn succesvol in 2021 afgerond en/of lopen nog door in 2022. Inkoopstartformulieren In 2020 is gestart met het invoeren van inkoopstartformulieren in Negometrix (in 2021 is de naam veranderd in Mercell). Over het jaar 2021 zijn in totaal 93 formulieren ingevuld. De 93 aanvragen hadden betrekking op 35 enkelvoudige, 50 meervoudige en 8 Europese aanbestedingsprocedures. Van de 93 aanvragen waren 16 te laat ingediend. Dit betekent dat de inkoopprocedure al was gestart en dat inkoop te laat om advies is gevraagd. Het aantal ingevulde formulieren in 2021 ligt op hetzelfde niveau als in 2020. Hiermee kan gesteld worden dat Negometrix goed is ingeburgerd. Evaluatie groslijstsystematiek Op basis van de evaluatie van de groslijstsystematiek is besloten om met deze methodiek te stoppen. De methodiek heeft niet de gewenste resultaten opgeleverd.

Besloten is om voor de beide gemeenten te stoppen met de methodiek en per onderhandse aanbesteding vast te stellen of er geschikte ondernemingen in de gemeenten aanwezig zijn voor de betreffende aanbesteding en deze vervolgens uit te nodigen. Verbeterproces inhuur externen In 2021 zijn de inkoopadviseurs volledig betrokken bij de inhuuraanvragen. De inkoopadviseurs hebben de inhuuraanbestedingen begeleid. Eind 2021 is een verkennend proces opgestart voor het opzetten van een inhuurproces gebruikmakend van een externe intermediair. Naar verwachting begint in februari 2022 een pilot om te ervaren of de in te zetten werkwijze die positieve bijdrage levert aan procesoptimalisatie, werkdrukvermindering en het beter bereiken van de markt. Taskforce Europese aanbestedingen (applicaties) Inkoop is actief aanwezig in de Taskforce Europese aanbestedingen. Samen met de collega's uit de Taskforce zijn inventarisaties gemaakt m.b.t. aanwezige applicaties en andere contractuele verplichtingen. Per verplichting is een voorstel uitgewerkt wat te doen om onrechtmatigheid te voorkomen, te beginnen bij de Europees aan te besteden applicaties. Ook is een inkoopplan van aanpak uitgewerkt voor de komende jaren voor vervanging/continuering van systemen.

Huisvesting openbare ruimte Centrale huisvesting De centrale hoofdhuisvesting van de buitendienst is gevestigd op de terreinen achter De Vos van Steenwijklaan 75 en 73. Beide terreinen worden via kortlopende huurcontracten gehuurd. De afgelopen jaren zijn meerdere locaties onderzocht voor een nieuwe werf. Dit heeft niet tot resultaat geleid. De huidige eigenaar heeft het gehele terrein inclusief kantoorpand verkocht en het kortlopende huurcontract per 1 maart 2022 opgezegd. De gemeente is in de gelegenheid gesteld om het gehele complex te kopen, dus inclusief kantoorpand. We zijn niet op dit aanbod ingegaan, omdat we het in de huidige financiële situatie niet gepast vinden een pand aan te kopen zonder dat we daarvoor een concrete bestemming hebben. Wel is met de nieuwe eigenaar een huurovereenkomst van 10 jaar gesloten voor huur van de terreinen.

17

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Beleidsindicatoren Alle kosten van de SWO die niet tot de overhead behoren, worden toegerekend aan de programma’s bij de beide gemeenten. Dit maakt dat vergelijking met andere gemeenten op dit onderdeel bijna niet mogelijk is, aangezien de vergelijking niet getrokken wordt met de totale lasten van de gemeenten, maar de totale lasten van de SWO. Daardoor lijkt de overhead procentueel erg hoog. * Wanneer de overhead gerelateerd wordt aan de totale lasten van beide gemeenten is het overheadpercentage 9,1% en daarmee laag. Onderstaande beleidsindicatoren zijn met ingang van 2018 een verplicht onderdeel van de jaarrekening van gemeenschappelijke regelingen. In de onderstaande tabel zijn bij 'formatie' de getallen overgenomen uit de begroting 2021. Bij de opstelling van de begroting 2021 is niet voldaan aan de definitie en is de begrote formatie te laag weergegeven. In 2020 is gestart om ook de inhuur op te nemen in het personeelsregistratiesysteem als begrote formatie (conform de definitie). Hierdoor ontstaat er een verschil tussen de formatie en bezetting in de meerjarenbegroting. Bij de jaarrekening moeten we altijd een opstelling maken waarbij de cijfers uit de begroting worden afgezet tegenover de resultaten in een gegeven jaar (i.c. 2021). Doen we dit niet, dan zal de accountant de jaarrekening afkeuren. Om die reden kunnen we de cijfers in deze jaarrekening niet corrigeren.

Vanaf de begroting 2022 is dit aangepast. Beleidsindicator Formule Formatie

Bezetting

Externe inhuur

Overheadkosten Overheadkosten * Apparaatskosten

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten als % van totale loonsom Totale kosten van inhuur externen % van totale lasten % van totale lasten Kosten per inwoner

Rekening 2020

Rekening 2021

Begroting 2021

Begroting Begroting Begroting 2022 2023 2024

9,7

9,2

9,1

9,3

9,3

9,3

9,7

9,9

9,8

9,3

9,3

9,3

7,0%

7,7%

7,4%

6,7%

6,7%

6,7%

€ 3.476.122

€ 4.087.832

€ 4.000.000

€ 3.700.000

€ 3.700.000

€ 3.700.000

44,1%

35,8%

39,9%

37,3%

37,3%

37,3%

11,6%

10,0%

10,8%

10,8%

10,8%

10,8%

€ 752

€ 777

€ 807

€ 790

€ 790

€ 790

Ten opzichte van 2020 zijn de kosten per inwoner toegenomen. Dit is het gevolg van de stijging van de personele kosten door cao-ontwikkeling en door extra opdrachten vanuit beide gemeenten. Het inwoneraantal van beide gemeenten samen is toegenomen met 0,0%. Daarmee stijgen de kosten in relatieve zin meer dan het inwoneraantal. Definitie fte: Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Definitie bezetting: Betreft het werkelijk aantal fte dat werkzaam is bij de organisatie inclusief inhuur en bezetting voor ziektevervanging. Definitie formatie: Betreft de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat van de organisatie voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari of rekeningjaar 31 december. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan in de vorm van een vacature.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 25 april 2022

18

Jaarrekening 2021

Bedrijfsvoering en algemene dekkingsmiddelen

Wat heeft het gekost? Exploitatie Realisatie Programma

2020

Bedrijfsvoering

Primitieve Wijziging

Begroting

Realisatie

begroting

2021 - na

2021

2021

2021

Verschil

wijziging

Lasten Personeel

53.359.214

54.032.627

2.724.770

56.757.397

54.535.158 2.222.239

Interne zaken

1.835.469

1.826.275

12.015

1.838.290

1.859.947

-21.657

Kapitaallasten

1.251

0

0

0

-97

97

Automatisering

3.527.440

4.178.307

280.291

4.458.598

3.977.427

481.171

Tractie

1.494.672

1.372.012

82.147

1.454.159

1.801.386

-347.227

Totaal lasten

60.218.046 61.409.221 3.099.223 64.508.444 62.173.821 2.334.623

Baten Personeel Interne zaken

-3.979.851

-2.371.371

-301.144

-2.672.515

-117.094

-5.600

5.600

0

-4.158.405 1.485.890 -167.566

167.566

Kapitaallasten

-1.804

0

0

0

-1.102

1.102

Automatisering

-34.052

-14.400

0

-14.400

-45.207

30.807

-69.909

-25.000

0

-25.000

-116.347

91.347

Tractie Totaal baten

-4.202.710 -2.416.371

-295.544 -2.711.915 -4.488.627 1.776.712

Saldo van baten en lasten

56.015.336 58.992.850 2.803.679 61.796.529 57.685.194 4.111.335

Toelichting op de exploitatie De kosten van het programma Bedrijfsvoering zijn € 2.334.623 lager dan begroot en de opbrengsten zijn € 1.776.712 hoger dan begroot. Daarnaast is een bedrag van € 1.861.818 gestort in de reserve 'Nog uit te voeren taken'. Per saldo komt dit uit op een positief resultaat van € 2.249.514, dit is circa 3,5% van de begroting. Hieronder worden de afwijkingen nader toegelicht. Personeel De personele kosten zijn € 2.222.239 lager uitgekomen dan was begroot. Dit is exclusief een storting in de reserve voor nog uit te voeren taken (aandeel personeel: € 1.570.816). Bij de GemRap/BeRap van beide gemeenten zijn middelen beschikbaar gesteld voor specifieke taken. Hiermee is het budget voor onder andere personeel opgehoogd. Echter, omdat niet alle taken zijn afgerond, zijn deze middelen niet (volledig) uitgeven en toegevoegd aan de reserve. Inclusief de incidentele storting in de reserve is het voordeel op personele kosten € 651.422. Als gevolg van Covid-19 en een gespannen arbeidsmarkt is het moeilijk geweest om personeel te werven. Hierdoor zijn vacatures niet of later ingevuld. Door gebruik te maken van interne mobiliteit voor het uitvoeren van klussen is de inhuur van derden zoveel mogelijk beperkt. Per saldo (van baten en lasten) zijn de kosten hierdoor ongeveer € 2,443 miljoen lager. Aan transitievergoedingen en UWV-kosten waren we € 303.000 kwijt.

Het betreft hier incidentele niet voorziene nadelen. In dit rekeningsaldo is rekening gehouden met het treffen van een voorziening voor kosten van voormalig personeel voor in totaal € 16.000 en met een toevoeging aan de reserve voor nog uit te voeren werkzaamheden die doorlopen naar volgend jaar. Deze toevoeging wordt hieronder toegelicht onder het kopje 'Bestemmingsreserve nog uit te voeren werkzaamheden'. De baten zijn € 1.485.890 hoger uitgekomen dan was begroot. De baten voor personeel zijn € 1,485 miljoen incidenteel hoger dan begroot. Dit komt doordat werkzaamheden in het kader van Covid-19, zoals extra toezicht en handhaving, de uitvoering van de ondersteuning aan ondernemers (Tozo-regelingen) zijn uitgevoerd met bestaand personeel. Vanuit het Rijk zijn hiervoor middelen aan de gemeenten beschikbaar gesteld. Ook zijn er meer opbrengsten voor detachering en van doorbelaste kosten aan projecten.