Interne Controle plan 2023 en 2024

Interne Controle plan 2023 en 2024

Versie

oktober 2023

1

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................ 3 1.

Aanleiding en doel ...................................................................................................................... 5

1.1

Aanleiding ................................................................................................................................... 5

1.2

Doel van het Interne Controleplan en de VIC............................................................................. 5

2.

Kader (verbijzonderde) interne controle.................................................................................... 6

2.1

Wettelijke kader (wet- en regelgeving) ...................................................................................... 6

2.2

Samenhang (verbijzonderde) interne controle en externe accountscontrole ........................... 6

3.

Positionering en verantwoordelijkheden ................................................................................... 7

3.1

Colleges / Bestuur....................................................................................................................... 7

3.2

Raden / Bestuur .......................................................................................................................... 7

3.3

Accountant ................................................................................................................................. 7

3.4

Bestuur ....................................................................................................................................... 8

4.

Aanpak (verbijzonderde) interne controle ................................................................................. 8

4.1

Werkproces IC per significant proces ......................................................................................... 8

4.2

Op wat voor criteria wordt getoetst .......................................................................................... 9

4.3

Foutenevaluatie en goedkeuringstoleranties............................................................................. 9

4.5

Bepaling materialiteit / bepaling significant proces ................................................................. 11

4.6

Uitvoeringsplan ........................................................................................................................ 11

4.7

Samenloop 2023 en 2024 ......................................................................................................... 13

5.

Rapportering............................................................................................................................. 13

5.1

Hoe wordt gerapporteerd ........................................................................................................ 13

5.2

Wanneer en aan wie wordt gerapporteerd ............................................................................. 13

6.

Veranderingen .......................................................................................................................... 15

Bijlage 1 Normenkader ....................................................................................................................... 16 Bijlage 2 Overzicht significante processen 2023................................................................................. 20 Bijlage 4 Overzicht controle- en rapportage cyclus ............................................................................ 24 2

Inleiding Bijgevoegd ontvangt u het Interne Controle (IC) plan van de gemeenten De Wolden, Hoogeveen en de Samenwerkingsorganisatie (SWO). De uitvoering van dit plan valt onder de verantwoordelijkheid van team Control en is opgesteld door het Interne Audit team (IA). Met ingang van de jaarrekening 2023 legt het college/bestuur1.als gevolg van de wetswijziging inzake rechtmatigheid voortaan zelfstandig verantwoording af aan de gemeenteraad/bestuur over de financiële rechtmatigheid via een zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording. Door een extern bedrijf wordt de impact op onze gemeente onderzocht en zal er een actieplan worden opgesteld en uitgevoerd om de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording verder vorm te geven. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is niet zonder betekenis; het heeft invloed op de rollen en verantwoordelijkheden, de administratieve organisatie en interne controles. Het IC plan wordt, mede als gevolg dat in het najaar 2023 gestart is met de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording, pas relatief laat ter vaststelling aangeboden aan het CMT. Om die reden hebben we er dit jaar voor gekozen een IC plan op te stellen voor zowel 2023 als 2024. Dit aangezien de controles ook simultaan opgestart worden (hoe dit er praktisch uit ziet komt verderop in dit IC plan aan de orde).

In het IC plan wordt de planning op hoofdlijnen bepaald, zie bijlage 4. Het IC plan is bedoeld om richting te geven aan het controlejaar. Het IC plan geeft aan hoe de interne controle bij de beide gemeenten en de SWO is ingericht. We gaan toewerken naar de situatie waarbij we continue inzicht willen hebben in de kwaliteit van de procesbeheersing en advies willen gaan uitbrengen ter verbetering ervan. Het doel hiervan is om risico’s te beheersen en inefficiënties weg te nemen. Het IA team levert een cruciale bijdrage in het ‘in control’ komen, zijn en blijven door een risico gestuurde aanpak. De interne controle is gericht op het onderkennen, toetsen van en adviseren over de risico’s en beheersingsmaatregelen in de processen. Het jaarlijks toetsen van de werking van de beheersingsmaatregelen geeft de organisatie inzicht en zekerheid dat de beheersingsmaatregelen in voldoende mate effectief zijn. Indien dit niet het geval is, moeten er aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd. Het IC plan wordt ter consultatie aangeboden aan de accountant. Het IC plan wordt ter kennisname aangeboden aan het CMT en vastgesteld door het bestuur. Na vaststelling zal het IC plan ter kennisname worden voorgelegd aan het Bestuurlijk Bedrijfsvoeringsoverleg, bestuur, college en de raad van de beide gemeenten.

De reikwijdte van het IC plan omvat de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Dit IC plan bevat bewust geen doelmatigheidsonderzoeken in het kader van de Gemeentewet artikel 213a. Deze doelmatigheidsonderzoeken zijn onderdeel van de werkzaamheden van de controllers. Waar in dit IC plan gesproken wordt over de SWO, worden ook de beide gemeenten bedoeld. Daar waar gemeente wordt genoemd betekent dat het alleen voor de betreffende gemeente is bedoeld en niet voor de SWO. De Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen heeft een enkelvoudig bestuur. De rechmatigheidsverantwoording is opgesteld en afgegeven door het bestuur van de samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen. 1

3

In hoofdstuk 1 van het IC plan wordt aangegeven wat de aanleiding en het doel is van de interne controle. Vervolgens komt in hoofdstuk 2 de kaders. In hoofdstuk 3 wordt de positionering van IA beschreven. In hoofdstuk 4 wordt de aanpak omschreven. In hoofdstuk 5 wordt de wijze van rapporteren beschreven en tot slot wordt in hoofdstuk 6 de ontwikkelingen over het jaar 2023 gepresenteerd.

4

1.

Aanleiding en doel

1.1

Aanleiding

Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waar de gemeenten De Wolden, Hoogeveen en de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen, hierna SWO, in het kader van planning en control op moeten kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar ook voor het kunnen bijstellen van processen indien nodig en het afleggen van verantwoording. Colleges en bestuur zijn verplicht (cf. art. 212/213 van de Gemeentewet en resp. art. 16, art. 29 en art. 14 van de Financiële verordening van gemeente De Wolden, gemeente Hoogeveen en de SWO) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheersmaatregelen. Om hier invulling aan te geven wordt periodiek een Intern Controle Plan (inclusief Verbijzonderde Interne Controle) opgesteld. Hierna IC en VIC. Met een toereikend intern controleplan kan structuur aan de uitvoering worden gegeven. Verbijzonderde interne controles worden gedurende het controlejaar, zie bijlage 4, uitgevoerd waardoor eventuele fouten sneller aan het licht komen en bijsturende maatregelen kunnen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan zal hierdoor worden versterkt. Met ingang van 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording van kracht.

Vanaf het boekjaar 2023 moet het College (voor de gemeenten) en het bestuur (voor de SWO) een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties (incl. SiSa). De basis voor deze rechtmatigheidsverantwoording zijn de uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de IC en de VIC. De invoering van de rechtmatigheidscontrole leidt niet tot een wijziging van voorliggend IC-plan maar zal mogelijk leiden tot enkele aanpassingen in rollen en verantwoordelijkheden binnen de drie organisaties.

1.2

Doel van het Interne Controleplan en de VIC

Het plan geeft een beeld van de financiële beheersing van de gemeentelijke organisaties en de gemeenschappelijke regeling. Het is een leidraad voor de drie organisaties om te waarborgen dat financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. Het is van belang dat uitgevoerde interne controles zichtbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd in een rapportage en dat de adviezen voortvloeiend uit de controle worden besproken met betrokkenen binnen de eenheden en het bestuur, zodat de financiële beheersing van de drie organisaties in control komt. De opvolging van de adviezen worden door de verantwoordelijken binnen de eenheden en het Interne Audit-team, hierna IA-team, gemonitord. Daarnaast is deze rapportage intern voor management/colleges/ bestuur en extern voor de accountant. De accountant neemt kennis van deze rapportage. Vanaf 2023 is het interne controleplan en de daaruit voortvloeiende rapportage de basis voor de colleges/ bestuur af te geven ‘rechtmatigheidsverantwoording’ in de jaarrekening. In bijlage 2 is een lijst opgenomen van de processen die gemarkeerd zijn als significant voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid en getrouwheid.

5

2.

Kader (verbijzonderde) interne controle

2.1

Wettelijke kader (wet- en regelgeving)

De raden van de beide gemeenten en het bestuur van de SWO zijn verplicht (voor de gemeenten conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet en voor de SWO conform Controleverordening) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheers handelingen. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks een IC plan opgesteld. De uitgangspunten met betrekking tot de getrouwheids- en rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in de volgende wettelijke kaders: Externe kaders:  De Gemeentewet;  Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) 2004 en het Wijzigingsbesluit Vernieuwing BBV;  Het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), inclusief bijbehorende nota van toelichting;  Kadernota rechtmatigheid;  Overige wet- en regelgeving waarin financiële beheershandelingen zijn opgenomen. Interne kaders:  Het Controleprotocol accountantscontrole vanaf jaarrekening 2023 e.v. gemeenten De Wolden en Hoogeveen en de SWO;  Financiële verordening;  Controleverordening;  Interne wet- en regelgeving. Het wettelijke kader is weergegeven in het normenkader 2023, zie bijlage 1. Dit normenkader wordt jaarlijks door het IA-team geactualiseerd en ter kennisneming voorgelegd aan het Centraal Management Team, hierna CMT, en vastgesteld door het bestuur en de beide Colleges.

Het vastgestelde normenkader wordt vervolgens ter besluitvorming aangeboden aan het Bestuurlijk Bedrijfsvoeringsoverleg en de beide gemeenteraden.

2.2 Samenhang (verbijzonderde) interne controle en externe accountscontrole In dit IC plan staan de controles beschreven die in 2023 uitgevoerd gaan worden. Met de uitvoering van het IC plan 2023 wordt een beeld van de financiële beheersing van de SWO verkregen. De resultaten uit de interne controles geven informatie over in hoeverre de SWO beheersing heeft over de bedrijfsvoering ofwel “in control” is. Dit IC plan sluit aan op het “Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2023 e.v.”. Het Controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Het IA-team heeft niet als doel om te functioneren als Internal Audit afdeling als bedoeld in COS6102. Het is economisch niet rationeel (en ook niet noodzakelijk) om een Internal Betreft een standaard welke de verantwoordelijkheden van de accountant behandelt indien hij gebruik maakt van de werkzaamheden van interne auditors (Interne Audit-team). 2

6

Audit afdeling op te zetten die aan deze eisen voldoet. De SWO zet namelijk de kennis en expertise van het IA-team in bij de (her)inrichting van de processen (uiteraard wel vanuit haar onafhankelijke rol in de 3e lijn). De rol van het IA-team beperkt zich tot controle en advisering. De besluitvorming ligt bij de verantwoordelijke eenheidsmanager.

3.

Positionering en verantwoordelijkheden

3.1

Colleges / Bestuur

Colleges en bestuur, zijn verplicht (cf art.212/213 van de gemeentewet en de financiële verordeningen van de beider gemeenten en de gemeenschappelijke regeling) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. De colleges/bestuur leggen verantwoording af aan de raden/bestuur. Colleges/bestuur dienen zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. Colleges/bestuur geven vanaf 2023 bij de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording af bij de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording maakt vervolgens een onderdeel uit van het getrouwheidsoordeel van de accountant.

3.2

Raden / Bestuur

De opdrachtverstrekking aan de accountant met betrekking tot de controle van de jaarstukken vindt plaats door de raden en het bestuur. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is vastgelegd wat deze controle minimaal behelst. De raden/het bestuur stellen het controleprotocol en de goedkeurings- en rapportagetoleranties vast. De raden /het bestuur stellen eveneens het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole vast. Het IC plan wordt aan de raden/het bestuur ter kennisname gebracht. De raden/het bestuur stellen de jaarrekening vast. Het bestuur stelt conform de gemeenschappelijke regeling de jaarrekening van de SWO vast en de raden krijgen deze hierna ter kennisneming aangeboden. De raden/het bestuur hebben de mogelijkheid om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure te starten. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving hebben de raden/het bestuur de bevoegdheid om bij voldoende uitleg omtrent deze onrechtmatige handelingen achteraf decharge te verlenen aan colleges/bestuur. Indien de regel goed is maar de naleving onvoldoende, dan zijn de raden/het bestuur verantwoordelijk om colleges/bestuur op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren.

3.3

Accountant

De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording). De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen. Daarnaast rapporteert de accountant zijn constateringen naar aanleiding van de tussentijdse interim-controle aan de colleges en het bestuur van de SWO in een Managementletter en naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole aan het bestuur en de raden via een Accountantsverslag.

7

3.4

Bestuur

Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het VIC. Een samenvatting van alle bevindingen over het voorgaande boekjaar wordt aan het bestuur aangeboden die vervolgens rapporteert aan de colleges. De ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor (Verbijzonderde) Interne Controle ligt bij het bestuur van de SWO.

4.

Aanpak (verbijzonderde) interne controle

4.1

Werkproces IC per significant proces

Het controlejaar voor de interne audit start met het in kaart brengen van de te controleren processen over het boekjaar. Dit wordt gedaan door de financiële omvang van de processen op basis van de begroting te bepalen en vervolgens af te zetten tegen de toleranties zoals deze voor de VIC (en accountantscontrole) worden gehanteerd. Naast deze kwantitatieve benadering kunnen er ook kwalitatieve overwegingen (bijv. de risicoinschatting van de eenheidsmanagers of controllers) zijn om een proces (ook al valt deze kwantitatief misschien buiten de reikwijdte van de VIC) alsnog in de VIC te betrekken. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de te controleren processen. Indien blijkt dat de gerealiseerde financiële jaarcijfers leiden tot andere inzichten worden deze processen alsnog meegenomen in het controle jaar. Per significant proces is een controleprogramma opgesteld met een checklist die de basis zijn voor de (verbijzonderde) interne controles. Deze controleprogramma’s worden jaarlijks ge-update. Een proces is een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. Een proces kan dus op verschillende teams betrekking hebben maar kenmerkt zich doordat alle transacties binnen dat proces dezelfde processtappen doorlopen.

Voor de beoordeling van de rechtmatigheid zijn de in bijlage 2 aangegeven processen, als relevant voor de VIC benoemd. De controle van deze processen vormt de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. Het controleren van de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties kan op twee manieren: 1. Gegevensgericht: Hierbij wordt aan de hand van documentatie en financiële administratie vastgesteld of de gecontroleerde euro of post getrouw en/of rechtmatig is. Bij een gegevensgerichte controle worden dus de resultaten en producten van een proces getoetst en niet zozeer de totstandkoming (het procesverloop) zelf. 2. Procesgericht: Hierbij wordt aan de hand van documentatie en financiële administratie vastgesteld of de beheersmaatregelen in het proces effectief hebben gewerkt en daarmee waarborgen dat de gecontroleerde euro of post getrouw en/of rechtmatig is. Bij een procesgerichte controle ligt de nadruk dus meer op het procesverloop zelf. Tot op heden kent de VIC een gegevensgerichte controle. Onze ambitie is om dit procesgericht controleren nader te ontwikkelen en hierbij gebruik te maken van een combinatie van controle-instrumenten als data-analyse en IT-controles. Voor 2023 zullen we, gelet op de doorlooptijd en benodigde efficiency om tijdig te komen tot een

8

rechtmatigheidsverantwoording voor de drie organisaties, de controle gegevensgericht uitvoeren. Gelijktijdig met de VIC 2023 starten we ook de VIC 2024 op, waarbij we wel starten met het in beeld brengen van de opzet van de significante processen en het bestaan van de hierin opgenomen beheersmaatregelen. Daarmee hopen we voor 2024 de controle (deels) procesgericht te kunnen oppakken.

4.2

Op wat voor criteria wordt getoetst

In het kader van rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend:

Voor de eerste zes criteria geldt dat deze zowel getrouwheid als rechtmatigheid omvatten. Deze zes criteria blijven daarmee, op grond van de kadernota rechtmatigheid, onder de getrouwheidscontrole door de accountant vallen en blijven dus buiten de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan overige drie rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium; Hierbij vindt toetsing van de gerealiseerde lasten en investeringskredieten aan de begrote lasten en gevoteerde investeringskredieten plaats, opdat van overschrijdingen kan worden vastgesteld of deze passen binnen het geformuleerde beleid en of ze verwijtbaar zijn. De regels omtrent begrotingsrechtmatigheid zijn opgenomen in de financiële verordeningen. 2. Het voorwaardencriterium. Dit betreft toetsing aan nadere voorwaarden die in specifieke wet- en regelgeving is opgenomen. Concreet betekent dit dat door de raden van de gemeenten en het bestuur van de SWO limitatief moet zijn bepaald aan welke, in wet- en regelgeving vastgelegde, voorwaarden getoetst dient te worden. 3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); Het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium betreft de toetsing van het gevoerde beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik.

4.3

Foutenevaluatie en goedkeuringstoleranties

Als er fouten worden geconstateerd dient eerst te worden vastgesteld of het financiële fouten of niet-financiële fouten betreffen. Niet financiële fouten zijn wel aandachtpunten voor Interne Audit en worden gerapporteerd (omdat ze kunnen leiden tot procesverbetering) maar worden niet meegenomen in de foutenevaluatie en leiden dus ook niet persé tot aanvullende werkzaamheden. Geconstateerde financiële fouten kunnen in de volgende categorieën worden ingedeeld: Structurele fouten; dit zijn fouten waarvan de oorzaak bekend is zodat de structurele financiële gevolgen zijn door te rekenen en te herstellen.

9

Nader onderzoek moet uitwijzen in welke mate deze fout vaker voorkomt. Valt deze toe te wijzen aan een bepaalde handeling? Een bepaalde medewerker? Een bepaald object? Extrapolatie van de geconstateerde fout dient plaats te vinden over de massa waarbinnen deze fout mogelijk vaker aan de orde is. Als de fout hersteld kan worden is er geen sprake meer van een financieel meetellende fout. Incidentele fouten; deze fouten zijn van dien aard dat ze verder niet in de massa voorkomen en die zich eenmalig (incidenteel) voordoen. Aangetoond moet worden dat de oorzaak van de fout zodanig van aard is dat deze ook daadwerkelijk verder niet meer voorkomt. Extrapolatie is niet nodig. Als de fout hersteld kan worden is er geen sprake meer van een financieel meetellende fout. De Nota van toelichting bij het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) bepaalt dat de minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie (voor de getrouwheid) ten aanzien van fouten in de jaarrekening maximaal 1% van de totale lasten na toevoegingen reserves bedraagt en ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de totale lasten na toevoegingen reserves. In het controleprotocol is bepaald dat de raad resp. bestuur niet afwijkt van de wettelijke minimumeisen.

Daarnaast wordt, in het kader van de VIC op rechtmatigheid, conform de uitgangspunten in de financiële verordeningen, voor rechtmatigheid de VIC ook uitgevoerd met een 1% tolerantie voor fouten/onduidelijkheden. In onderstaande tabel, welke is vastgesteld door de Raad, wordt aangegeven bij welk bedrag aan geconstateerde fouten of onzekerheden het oordeel van de accountant wijzigt van goedkeurend naar uiteindelijk afkeurend: Materialiteit per organisatie: (Bedragen x €1.000)

Totale lasten in de begroting

Goedkeurende controleverklaring < 1%

>1%

214.387

2.144

De Wolden

58.456

585

Samenwerkingsorganisatie

67.023

670

Totale lasten in de begroting

Goedkeurende controleverklaring < 3%

>3%

214.387

6.432

58.456 67.023

Fouten Hoogeveen

Onzekerheden Hoogeveen De Wolden Samenwerkingsorganisatie

4.4

Controleverklaring met beperking tm.

Afkeurende controleverklaring

<3%

> 3%

2.144

6.432

6.432

585

1.754

1.754

670

2.011

2.011

Controleverklaring met beperking tm.

Oordeelonthouding

<10%

> 10%

6.432

21.439

21.439

1.754

1.754

5.846

5.846

2.011

2.011

6.702

6.702

Single information Single audit (SiSa)

In de jaarrekening wordt een zogenaamde SiSa bijlage opgenomen waarin verantwoording wordt gedaan van de SiSa uitkeringen. SiSa uitkeringen zijn specifieke doeluitkeringen die wij als gemeente ontvangen van rijk of provincies. De van belang zijnde SiSa- regelingen worden jaarlijks geactualiseerd. De te verantwoorden SiSa regelingen worden jaarlijks in december van het lopend boekjaar door het Ministerie van BZK geactualiseerd. Per regeling wordt, op basis van omvang, beoordeeld of deze wordt meegenomen in de controles.

10

4.5

Bepaling materialiteit / bepaling significant proces

Het materialiteitsbeginsel speelt een belangrijke rol bij de controle van de jaarrekening. Het materieel belang wordt in Standaard 320 van de Controlestandaarden voor accountants als volgt omschreven: “De mogelijke afwijking van een post of van een som van posten in een verantwoording (bv. Jaarrekening) is van materieel belang indien kennisname daarvan voor de oordeelsvorming van gebruikers van de verantwoording noodzakelijk is.’’ Het materialiteitsbeginsel geeft aan wat de toelaatbare onnauwkeurigheid mag zijn in grootte en samenstelling van het vermogen en resultaat, zonder dat deze onnauwkeurigheid invloed heeft op de oordeelsvorming van belanghebbenden. Bij het bepalen van de materiële processen wordt op basis van het voorzichtigheidsbeginsel uitgegaan van de totale last van de jaarlijkse begroting (x € 1.000)   

Hoogeveen € 214.387 De Wolden € 58.456 Samenwerkingsorganisatie € 67.023

Aan de hand van de indeling van de begroting naar taakvelden en kosten- en opbrengstencategorieën bepalen we de omvang van de verschillende processen. Omdat we geen integrale controle uitvoeren kan niet 1 op 1 de hierboven genoemde en berekende grens van 1% overgenomen worden en dient een afslag toegepast te worden voor (uiteindelijk) onontdekte fouten. Wij hanteren hiervoor een afslag van 25%, hetgeen ook een gebruikelijke afslag is in accountantscontroles. Dit houdt in dat de uitvoeringsmaterialiteit voor het boekjaar wordt vastgesteld op (afgerond naar beneden op €).   

4.6

Hoogeveen 0,75% van € 214.387.000 = € 1.607.902 De Wolden 0,75% van € 58.456.000 = € 438.420 Samenwerkingsorganisatie 0,75% van € 67.023.000 = € 502.672

Uitvoeringsplan

Jaarlijks wordt bepaald welke processen uit het (V)IC-plan onderdeel uitmaken van de uit te voeren IC (zie paragraaf 4.1 en bijlage 2). Dit leidt tot een jaarlijks, door colleges/bestuur vast te stellen, (V)IC-uitvoeringsplan. Het uitgangspunt hierbij is díe processen in het uitvoeringsplan op te nemen waarvoor geldt dat:     

Significante uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden; De risico’s in de processen als hoog worden ingeschat (jaarlijkse controle); Registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of verplichtingen kunnen voortvloeien; Bij eerdere, zowel door het IA-team als door de accountants, uitgevoerde controles verbeterpunten zijn geconstateerd; Verzoeken van Eenheidsmanagers/Bestuur

Door het jaar heen is het mogelijk dat te controleren processen worden toegevoegd n.a.v. bovenstaande bullets. In bijlage 2 staat een totaaloverzicht van alle door IA onderkende processen. Voor het jaar 2023 is een plan van aanpak opgesteld welke processen in het jaar 2023 worden ge-audit. Allereerst is een scoping uitgevoerd: een beoordeeld welke van de financiële stromen op basis van de begrote cijfers over het jaar 2023 betrokken dienen te

11

worden in de VIC en welke niet. Hieruit zijn 18 processen naar voren gekomen die qua omvang boven de te hanteren uitvoeringsmaterialiteit uitkomen. De volgende processen worden vanuit de scoping/algemene risico-inventarisatie, bevindingen Deloitte en bevindingen IA in 2023 ge-audit, zie bijlage 2 de totstandkoming van de te auditen processen:

Proces

De Wolden

Hoogeveen

SWO

Salarissen







Inkoop en aanbesteding







Participatie





Wmo





Jeugdhulp





Leerlingenvervoer



Verstrekte subsidies



Lasten



Rentelasten Afschrijvingslasten

 



Gemeentefonds





OZB





Rioolheffing





Afvalstoffenheffing





Overige belastingen



WABO





Baten

Parkeeropbrengsten



Grondverkopen



Huuropbrengsten





Ontvangen subsidies en bijdragen





Ontvangen dividend





Overige opbrengsten



Voor deze processen is in bijlage 3 een risicoanalyse opgenomen.

12



4.7

Samenloop 2023 en 2024

Zoals eerder in dit IC plan beschreven hebben we ervoor gekozen de VIC voor 2023 en 2024 tegelijkertijd op te starten. De aanleiding hiertoe is dat, mede als gevolg van de late afronding van de jaarrekeningen 2022 en de invoering van rechtmatigheidsverantwoording, pas in het najaar van 2023 gestart is met de VIC voor 2023. Omwille van efficiency is voor 2023 gekozen voor een gegevensgerichte controleaanpak. Hiermee wordt het risico ondervangen dat we niet tijdig (binnen de huidige planning van de P&C cyclus) in staat zijn de colleges/bestuur te faciliteren bij het afgeven van de eerste rechtmatigheidsverantwoording. Om echter te voorkomen dat we voor 2024 wachten met de start van de VIC tot na afronding van de jaarrekening 2023, starten we de VIC voor 2024 ook reeds in 2023 op. Dit is mogelijk, gelet op de externe ondersteuning bij de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording en de VIC 2023. De controlecyclus 2024 begint met het inventariseren van de beheersmaatregelen in elk van de significante processen zoals geïdentificeerd in paragraaf 4.7. Door deze gelijktijdige controle van zowel 2023 als 2024 (alhoewel ieder in een andere fase van de controle en met een iets andere aanpak) beogen we in 2023 in staat te zijn tijdig te de rechtmatigheidsverantwoording af te geven en gelijk een solide fundament voor de VIC 2024 neer te leggen.

5.

Rapportering

5.1

Hoe wordt gerapporteerd

Gerapporteerd wordt via een vast format, zoveel mogelijk geüniformeerd voor alle processen. Het IA team levert twee rapportages per jaar op eenheidsniveau voor eenheidsmanagers en bestuur. Tevens worden de controllers van de drie entiteiten geïnformeerd. Deze rapportage is de basis voor beoordeling van de financiële rechtmatigheid en getrouwheid. Vanaf 2023 wordt de totaalrapportage vertaald naar een door colleges/bestuur vast te stellen rechtmatigheidsverantwoording die dan deel uitmaakt van de jaarrekening en op die wijze wordt betrokken bij de accountantscontrole. Wanneer er een significante bevinding plaatsvindt gedurende het jaar, dan wordt deze op korte termijn besproken met de betreffende eenheidsmanager. De accountant wordt gedurende het jaar op de hoogte gehouden over de voortgang van de controles. De grens voor rapporteren van eventuele bevindingen is vastgelegd in de financiële verordening (ten aanzien van rechtmatigheid) en in het controleprotocol (tav getrouwheid). Deze bedragen voor de drie organisaties zijn (afgerond naar beneden op € 10.000): Hoogeveen: € 210.000 De Wolden: € 50.000 Samenwerkingsorganisatie: € 60.000

5.2

Wanneer en aan wie wordt gerapporteerd

De bevindingen en conclusies uit de interne controle worden gedurende de controleperiode in concept voorgelegd aan de procesverantwoordelijke en/of teamleider. De eventuele (relevante) opmerkingen worden vervolgens meegenomen in het

13

definitieve verslag. Daarbij worden tevens afspraken gemaakt over eventuele reparatie van geconstateerde fouten, indien nog mogelijk, en/of het treffen van preventieve maatregelen. Dit controleverslag en de aanbevelingen wordt aangeboden aan de betreffende eenheidsmanager en de controllers. Middels de P&C rapportages worden de voortgang en de uitkomsten van de controles gedeeld. Van de uitgevoerde interne controles wordt per proces aan de hand van werkprogramma’s (checklists) de uitkomsten vastgelegd over de uitgevoerde controles. Er wordt antwoord gegeven op de in het werkprogramma opgenomen vragen en worden geconstateerde afwijkingen, financiële fouten en onzekerheden opgenomen. Het verslag wordt kort en bondig en dusdanig geformuleerd, zodat het bruikbaar is op managementniveau. Het controleverslag met de aanbevelingen van de verschillende eenheden wordt samengevoegd tot een organisatie breed verslag inclusief een totaaloverzicht van geconstateerde fouten en onzekerheden in relatie tot goedkeuringstoleranties en aangeboden aan de controllers en het CMT. De totaalrapportage wordt uiterlijk opgesteld voordat de jaarrekening 2023 wordt vastgesteld door bestuur/college.

Hierbij wordt opgemerkt dat de opvolging van de aanbevelingen, naar aanleiding van de bevindingen uit de controle, niet de verantwoordelijkheid is van de IA-adviseur, deze verantwoordelijkheid ligt bij de betreffende procesverantwoordelijke dan wel betreffende teamleider/eenheidsmanager. De IA-adviseur heeft in het controleproces een ondersteunende en/of adviserende rol. De totaalrapportage aan college/bestuur en raad/bestuur vindt jaarlijks plaats, over het voorgaande dienstjaar. De IC-rapportages gelden als basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. De paragraaf Bedrijfsvoering wordt de aangewezen plek om een nadere toelichting te geven door het college op zaken die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. Hierbij wordt in ieder geval nadere toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn vermeld. Aspecten die hierbij onder meer in de beschouwingen betrokken worden zijn de tussentijdse communicatie met de Raad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven -, alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen.

De Commissie BBV geeft in de Kadernota Rechtmatigheid nadere aanwijzingen over de informatie die het college in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken (alsmede in de begroting op te nemen paragraaf) moet en/of kan opnemen. In de paragraaf bedrijfsvoering kan het college de volgende onderwerpen behandelen:  

De oorzaken toelichten voor de geconstateerde onrechtmatigheden; Een verklaring geven voor de geconstateerde onrechtmatigheden. Er kunnen bijvoorbeeld redenen zijn waarom er afgeweken is van een voorschrift in een regeling. Redenen die wellicht ook al eerder besproken zijn met de Raad. Ook als de rechtmatigheidsfouten lager zijn dan de door de Raad vastgestelde verantwoordingsgrens kunnen in de paragraaf bedrijfsvoering de wel geconstateerde rechtmatigheidsfouten worden vermeld. Dit kan verstandig zijn voor de rechtmatigheidsfouten die de accountant op basis van afspraken tussen de Raad en accountant in het verslag van bevindingen zal opnemen. In het project rechtmatigheidsverantwoording zal aan bovenstaande aandacht worden geschonken.

14

Het vervolg (follow-up van aanbevelingen) De uit de rapportage voortvloeiende aanbevelingen/actiepunten zijn een uitvoeringsverantwoordelijkheid van proceseigenaren (teamleiders/eenheidsmanagers) en worden toegevoegd aan de periodieke rapportage over follow-up/uitvoering daarvan. Wel zal het IA team de opvolging van de bevindingen auditen.

6.

Veranderingen

Een aantal veranderingen binnen en buiten de SWO vraagt om een andere benadering voor het vaststellen van het in control zijn van de SWO. Deze veranderingen worden opgepakt door uitvoering te geven aan de rechtmatigheidsverantwoording en het in stelling brengen van het Control team. 



In 2023 is het college/bestuur verplicht tot het opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarbij komt de rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant te vervallen. De accountant geeft in zijn controleverklaring nog wel een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (waarin de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen). Het verfijnen van het project “Vernieuwing AO/IC” wordt verwerkt in het project “Versterking Financiële Functie”

15

Bijlage 1 Normenkader Het normenkader wordt jaarlijks op voorstel van de colleges/bestuur vastgesteld door de Raden/bestuur in de periode november/december voorafgaand aan het betreffende dienstjaar. Het normenkader voor een (financiële) rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. De inventarisatie bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving, waarbij de verordeningen en de collegebesluiten kunnen worden onderscheiden. Externe wetgeving Uiteraard is alleen wet- en regelgeving van belang die bepalingen bevat over financiële beheers handelingen. De belangrijkste (niet limitatieve) regelingen waar aan gedacht kan worden zijn:       

Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals de Europese Aanbestedingsrichtlijnen en de regeling omtrent Staatssteun; Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen betreffende specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties; Fiscale en sociale wet- en regelgeving die door provincies en gemeenten moeten worden nageleefd; Overige algemene wet- en regelgeving, zoals AWB (i.v.m. subsidiebepalingen) en Bezoldigingswetten en –besluiten; Provinciewet en Gemeentewet; Wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven (voorbeeld BBV); Specifieke wet- en regelgeving ten behoeve van de eigen taakuitvoering.

Verordeningen Alle gemeentelijke/SWO verordeningen, voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheers handelingen, maken onderdeel uit van het normenkader. Andere besluiten van de gemeenteraad/bestuur, dus niet zijnde verordeningen, met een kader stellend karakter zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. De raad/bestuur kan besluiten dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen geen financiële consequenties worden verbonden. Dat kan uiteraard alleen als deze onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving. College-/bestuurbesluiten Met de dualisering is een scherpere grens getrokken tussen bevoegdheden die de raad/bestuur en bevoegdheden die het college/bestuur toebehoren. Voor de rechtmatigheidstoets betekent dit dat de voorschriften die het college/bestuur uitvaardigt (interne regelgeving) niet onder het Rechtmatigheidsoordeel vallen. De uitzondering hierop is als door het ontbreken of niet naleven van deze voorschriften het financieel beheer oncontroleerbaar is en daardoor de getrouwheid en rechtmatigheid in gevaar komt.

Zie hieronder normenkader 2023 (deze wordt tevens als apart pdfdocument geleverd)

16

14

15

16

17

18

19

Bijlage 2 Overzicht significante processen 2023 De Wolden:

Proces

% begroting

Lasten Salarissen

2%

Inkoop en aanbesteding

22%

Participatie

7%

Wmo

7%

Jeugdhulp

9%

Leerlingenvervoer

1%

Verstrekte subsidies (betreft voornamelijk de bijdrage aan de SWO die financieel technisch als een verstrekte subsidie verwerkt is)

45%

Afschrijvingslasten

5%

Totaal

98%

Baten Gemeentefonds

69%

OZB

8%

Rioolheffing

4%

Afvalstoffenheffing

4%

Overige belastingen

1%

Huuropbrengsten

1%

Ontvangen subsidies en bijdragen

6%

Ontvangen dividend

1%

Totaal

95%

Noot: Percentage betreft een percentage van het totaal van de alle lasten/baten van de begroting

20

De Samenwerkingsorganisatie:

Proces

% begroting

Lasten Salarissen

69%

Inkoop en aanbesteding

26%

Afschrijvingslasten

2%

Totaal

96%

Baten Ontvangen subsidies en bijdragen

99%

Totaal

99%

Noot: Percentage betreft een percentage van het totaal van de alle lasten/baten van de begroting

21

Hoogeveen:

Proces

% begroting

Lasten Salarissen

1%

Inkoop en aanbesteding

16%

Participatie

10%

Wmo

9%

Jeugdhulp

9%

Leerlingenvervoer

1%

Verstrekte subsidies (betreft voornamelijk de bijdrage aan de SWO die financieel technisch als een verstrekte subsidie verwerkt is)

44%

Rentelasten

1%

Afschrijvingslasten

1%

Totaal

92%

Baten Gemeentefonds

63%

OZB

8%

Rioolheffing

2%

Afvalstoffenheffing

3%

Parkeeropbrengsten

1%

Grondverkopen

6%

Huuropbrengsten

1%

Ontvangen subsidies en bijdragen

12%

Ontvangen dividend

1%

Totaal

97%

Noot: Percentage betreft een percentage van het totaal van de alle lasten/baten van de begroting

22

Bijlage 3 Risicoanalyse In deze risicoanalyse is een inventarisatie opgenomen van verhoogde of significante risico's op afwijkingen > goedkeuringstolerantie als gevolg van fouten. Om frauderisico's in te schatten is een separate risicoanalyse uitgevoerd langs de pijlers van de fraudedriehoek. Onderstaand is de samenvatting van de risicoanalyse opgenomen: Proces Algemeen Salarissen Inkoop en aanbesteding Participatiewet Jeugdzorg Wmo Grondexploitatie Leerlingenvervoer Verstrekte subsidies Belastingen Parkeeropbrengsten Leges Huren en pachten Inkomende subsidies Totaal

Aantal risico's Normaal 22 12 10 11 11 16 40 10 10 22 11 12 8 15 210

Verhoogd 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Significant 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 3

De drie significante risico’s zien toe op: Proces Significant risico Salarissen De WNT-verantwoording is onjuist of onvolledig Aanbestedingen Inkopen worden ten onrechte niet Europees aanbesteed (voorwaardencriterium) Inkomende Niet alle inkomende subsidies worden (juist) verantwoord subsidies

23

Bijlage 4 Overzicht controle- en rapportage cyclus

*Scoping

Overzicht vanuit de financiële administratie waardoor de materialiteit van de processen binnen de gemeente in kaart kan worden gebracht.

*CMT

In voorbereiding is nog de wijze en de tijdstippen waarop het CMT wordt geïnformeerd

Disclaimer, in verband met de uitgestelde oplevering van de controle verklaringen 2022 voor de drie entiteiten zijn alle bovenstaande activiteiten uitgelopen in bovengenoemde planning. Het gevolg is dat deze planning voor 2023 niet gerealiseerd is. Voor 2024 is deze planning wel het uitgangspunt.

24