Ingevuld sjaboon advies P&C

Aan Betreft CC. Van Datum Status

Gemeenteraad van Hoogeveen Advies Auditcommissie (AC) ten aanzien van: Raadsvoorstel ‘P&C-cyclus’ College van B&W, controller gemeente Hoogeveen Auditcommissie (AC) gemeente Hoogeveen 26 augustus 2021 (besluit) Ter behandeling in de raad

Inleiding In hoofdstuk 2 van de ‘verordening auditcommissie Hoogeveen 2019’ staat beschreven wat de taak, de samenstelling en de bevoegdheden van de AC zijn. De AC is de vooruitgeschoven post van de raad als het om de controlerende functie gaat en vandaaruit is de AC de adviseur van de raad op het vlak van beheersing en financiën. Op basis van deze taak brengt de AC advies uit over stukken die aan de raad van Hoogeveen worden voorgelegd.

Afbakening De AC brengt in principe alleen advies uit over zaken die (grote) financiële impact hebben of kunnen hebben. Reguliere besprekingen zoals de bespreking van maraps of gemraps zullen in principe via de notulen van de AC aan de raad worden teruggekoppeld. Het staat ieder lid van de AC vrij om aan te geven dat een agendapunt met advies van de AC naar de raad kan worden gestuurd. Daarbij blijft het attentiepunt dat de AC geen politiek orgaan is, maar zich richt op de feitelijke ondersteuning van de raad.

Advies Op 7 juli heeft de AC het raadsvoorstel ‘Planning en control-cyclus’ behandeld. Op basis van de beraadslagingen adviseert de AC de raad van Hoogeveen het volgende: Advies

□ Vaststellen zonder opmerkingen  Vaststellen met aandachtspunten

Toelichting op de beraadslagingen De raad heeft met het rapport ‘Op weg naar een schone lei’ het doel gesteld om de financiële organisatie op orde te brengen en te houden en daarbij duidelijke kaders te geven, ook op het gebied van Planning en Control. Het vast te stellen document ‘P&C-cyclus’ is volgens de AC een goed en helder

□ Nader laten onderzoeken en aanhouden

□ Niet vaststellen en opnieuw laten opstellen

document dat in grote lijnen tegemoetkomt aan de doelstelling; de financiële organisatie op orde brengen en houden. De AC geeft de raad als aandachtspunt mee dat het college moet aangeven hoe het huidige beleid in de vorm van ‘Hoogeveen in Control’ (HIC) aansluit op de nu voorgestelde P&C-cyclus. Daarnaast adviseert de AC aan de raad om het college te verzoeken: - in de P&C-cyclus duidelijk te maken hoe risicomanagement is geregeld; - monitoring op de risico’s te implementeren in de P&C-cyclus.

Wij adviseren over genoemde document één van de onderstaande raadsvergaderingen te houden:

□ Informatieavond houden □ Openbare informatieavond houden □ Agenderen voor debat □ Agenderen voor informeren  Agenderen voor besluiten □ Voor kennisgeving aannemen

Agendering ter besluitvorming op 26 augustus 2021

Afwijkende standpunten leden AC op bovenstaand advies

Geen

Aandachtspunten voor de raad vanuit de AC

1. De AC maakt zich zorgen over het monitoren van risico’s bij garant- en borgstellingen. Op het moment dat het fout gaat, moet je kunnen ingrijpen. Daarom is het belangrijk dat in de P&C-cyclus de monitoring op risico’s wordt geïmplementeerd. 2. Vanuit het rapport ‘Hoogeveen in Control’ (HIC) van januari 2020 zijn verschillende knelpunten aangegeven bij de uitvoering van de planning en control-cyclus (P&Ccyclus). Er moet aandacht zijn voor deze knelpunten.