hoogeveen.notubiz.nl/document/15263477/1/Brief%2BCollege%2B-%2BAsfaltdossier%2Btoezeggingen%2B13%2Bfeb%2B2025?connection_type=17&connection_id=11642688

Aan de leden van de Gemeenteraad

Datum: Onderwerp: Ons kenmerk:

14 maart 2025 “Op weg naar Beter”/asfaltdossier

Geachte heer, mevrouw, Tijdens de openbare raadsavond van 13 februari 2025 hebben wij uw gemeenteraad geïnformeerd over de verschillende aspecten van het asfaltdossier. We maken hierbij onderscheid tussen drie sporen: de rechtmatigheid van de jaarrekening en het daarbij behorende audit- en verbeterplan, personele vraagstukken in relatie tot de cultuur in de organisatie en vraagstukken rondom integriteit. Over deze drie sporen hebben wij u tijdens deze vergadering toezeggingen gedaan. We gaan in op deze toezeggingen en daarnaast willen wij u informeren over de vervolgstappen. We hebben u ook toezeggingen gedaan in de besloten vergadering. Hierover informeren wij u in een separate brief onder geheimhouding. Jaarrekening Door uw gemeenteraad zijn vragen gesteld over de reikwijdte van de onderzoeken. Aan uw accountant hebben wij nog expliciet gevraagd of datgene wat tijdens de raadsavond naar voren is gebracht door uw gemeenteraad effect gehad zou hebben op het wel of niet goedkeuren van de jaarrekening. De accountant heeft bevestigd dat dit geen effect gehad zou hebben op de goedkeurende verklaring die is afgegeven. Dit bevestigt dat het onderzoek dat de gemeente heeft gedaan in reikwijdte toereikend is geweest. Audit- en verbeterplan Tijdens de raadsavond hebben wij steun ervaren voor de audit en het verbeterplan interne beheersomgeving.

Daarom zullen we zoals eerder aangegeven in mei/juni van dit jaar een vervolgaudit uitvoeren. Hierover zullen wij de auditcommissie na de zomer informeren. We laten het aan de auditcommissie over te adviseren dit vervolgens wel of niet te agenderen voor uw gemeenteraad. Cultuur Naast bovengenoemde meer “harde” verbeterpunten op het gebied van processen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zien wij nadrukkelijk ook de noodzaak om te investeren in de “zachte” kant van de organisatie. Dit doen we via cultuur- en leiderschapsontwikkeling in de volle breedte van de organisatie. De organisatieonderdelen die rechtstreeks bij deze casus zijn betrokken krijgen daarin prioriteit. Over de voortgang van dit traject praten we uw gemeenteraad twee keer per jaar bij tijdens het bijpraatmoment van de directie. De eerstvolgende keer staat gepland op 23 april 2025.

Toezeggingen 1. Het college heeft toegezegd om schriftelijk uitleg te geven over de juridische afweging op de vraag waarom er geen afscheid is genomen van de aannemer. Daarbij is ook toegezegd in te gaan op het verschil tussen de valsheid in geschrifte zoals die in het Hoffmann rapport is toegegeven door de aannemer en het in rechte vaststellen van valsheid in geschrifte. Overeenkomsten strekken partijen tot wet. Dit betekent concreet dat een geldig aangegane overeenkomst de betrokken partijen verbindt om de over en weer aangegane verplichtingen na te komen. Komt een partij bij een overeenkomst zijn verplichtingen niet na, dan krijgt de wederpartij een aantal wettelijke remedies. De wederpartij kan de eigen prestatie opschorten of de overeenkomst ontbinden. In april 2024 hebben we contact gezocht met het advocatenkantoor waarmee we als gemeente Hoogeveen een vaste relatie hebben. In dat contact is aangegeven dat er via de aanbesteding 2024 een bindend contract tot stand is gekomen en dat het opschorten van de deelopdrachten gezien kan worden als een schorsing. De aannemer kan juridisch gezien de voorbereiding- en stagnatiekosten in rekening brengen bij de gemeente. Als gemeente is er dan geen grond om niet tot betaling over te gaan. De kwestie uit 2023 kan niet één op één gekoppeld worden aan de opdrachtverlening voor 2024.

Het is niet duidelijk of de aannemer willens en wetens heeft gestuurd op het indienen van een factuur. Verder is aangegeven door de advocaat dat het doen van aangifte mogelijk zou kunnen leiden tot vervolging. Maar dan moet dat ook nog maar leiden tot een veroordeling. Is dat laatste het geval, dan is er sprake van een in rechte vastgestelde ernstige beroepsfout die een juridische grondslag geeft voor ontbinding van het contract. Op basis van dit advies van de advocaat is door ons de afweging gemaakt om niet een (langdurige, kostbare en onzekere) juridische procedure te starten tegen de aannemer, maar het contract uit te zitten en in 2024 te starten met een Europese aanbestedingsprocedure. 2. College zegt toe schriftelijk terug te komen op de criteria en wegingen bij aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsgrens. In de meeste gevallen wordt gebruik gemaakt van de meervoudig onderhandse aanbesteding, want de opdrachtwaarde ligt doorgaans onder de € 2.000.000. Dit is de grens om nationaal openbaar te moeten aanbesteden. Op basis van aard van de werkzaamheden, ervaringen en eventueel een marktverkenning worden drie of vijf ondernemers gevraagd offerte te doen. De keuze van ondernemers die inschrijven gaat in overleg tussen onze vakspecialisten en onze inkoopadviseur.

We gunnen als gemeente op basis van de Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding (BPKV) , op basis van laagste prijs of op laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Als we gebruik maken van een BPKV is het afhankelijk van de aard van het werk wat bepaalt welke gunningscriteria we willen hanteren. Een criterium kan bijvoorbeeld omgevingsmanagement zijn. Hoe zwaar we dat laten wegen hangt af van of we in de binnenstad iets uitvoeren of juist in het buitengebied. In de binnenstad zal goed omgevingsmanagement een belangrijkere rol spelen dan in het buitengebied. Dergelijke criteria worden

in overleg met de inkoopadviseur bepaald, vóórdat de uitvraag de deur uitgaat. In de bijlage ‘O2. Totstandkoming onderhoudscontract en toepassing TBS uren’ die bij de raadsbrief van 28 februari 2025 zat hebben wij u geïnformeerd over de totstandkoming van het contract in 2024. Wij herhalen hier nog het kader waarin aan de hand van een voorbeeld het toepassen van BKPV wordt toegelicht: Uitleg aan de hand van een voorbeeld: een aannemer kan een opdracht voor €1.500.000,- uitvoeren. Er zijn drie gunningscriteria en met elk van deze criteria valt een maximale korting te halen van €100.000,-. De aannemer schrijft een plan van aanpak waarin hij uitlegt hoe hij de opdracht uit gaat voeren en waarbij laat zien hoe hij omgaat met deze drie gunningscriteria. De opdrachtgever kent per gunningcriterium een score toe. Hoe hoger de score, hoe hoger de fictieve korting. Dit betekent dat als de opdrachtgever de aanpak op alle drie de gunningcriteria onderscheidend vindt, hij de aannemer de maximale score per gunningcriterium kan toekennen. En dan wordt de fictieve inschrijfsom niet €1.500.000,-, maar €1.200.000,-, omdat er drie keer €100.000 van af getrokken wordt Ter verduidelijking: de aannemer krijgt nog steeds anderhalf miljoen voor de werkzaamheden, maar door het goede plan is hij ineens €300.000,- goedkoper geworden op papier.

Het doel van deze werkwijze is de onderlinge concurrentie tussen alle potentiële opdrachtnemers te bevorderen en ze hun best te laten doen om tegemoet te komen aan deze gunningscriteria. Het kan dus ook zijn dat een aannemer met de inschrijfsom initieel duurder is dan de concurrenten, maar omdat hij maximaal heeft gescoord met het plan van aanpak als goedkoopste eindigt en alsnog de winst binnen sleept. Een winnende tender hoeft dus niet per se de laagste inschrijfsom te hebben, wel de beste prijs-kwaliteit verhouding.

Wij gaan ervan uit dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

Karin M. Cornelissen gemeentesecretaris

Martijn Breukelman burgemeester