Gewijzigde verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester 2023-2024.docx

Gewijzigde verordening op de vertrouwenscommissie voor de benoeming van de burgemeester Hoogeveen 2023 – 2024

De raad van de gemeente Hoogeveen, gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 10 februari 2023, gelet op de artikelen 61, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 gelezen de circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 18 december 2020,

Besluit: 1. De ‘verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Hoogeveen 2023 – 2024’ vast te stellen; 2. Een vertrouwenscommissie in te stellen die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, bestaande uit de volgende raadsleden: H.M. Hooijer-Everts, H. Feenstra–Paas, S.M. van Eck, R. Klok, H. Pullen-Muis, J.M. Pomper, M.E. Rutgers, B. van Rijn en H.H. van der Meer, waarbij wethouder D.D. Reneman en gemeentesecretaris J. Mulder als adviseurs en de griffier C. Elken-van Mierlo als secretaris en plaatsvervangend griffier P.L.A. Vermast als plaatsvervangend secretaris aan de vertrouwenscommissie worden toegevoegd. Artikel 1 – Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; b. de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Drenthe; c. de burgemeester: de burgemeester van Hoogeveen; d. de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbevelingen tot vervulling van de vacature burgemeester. Artikel 2 – Taak van de commissie De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden. Artikel 3 – Samenstelling commissie 1.

De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad. 2. Iedere fractie draagt desgewenst uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad. 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. 4. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 4 – Ambtelijke ondersteuning 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie. 2. De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie. 3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht. Artikel 5 – Adviseurs 1. Eén wethouder als vertegenwoordiger van het college van burgemeester en wethouders wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd. 2. De gemeentesecretaris wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd. 3. De adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de vertrouwenscommissie. 4. De adviseurs zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht in de commissie. Artikel 6 – Vergaderingen 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. 2. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten. 3. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie. 4. De commissie vergadert niet als niet tenminste de volstrekte meerderheid van het aantal leden aanwezig is. Artikel 7 – Geheimhouding 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. 2.

De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de stukken noch informatie over de stukken en over het behandelde in haar vergadering aan de raadsleden die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen. 4. De commissie en de gemeenteraad kunnen en zullen de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, niet opheffen. 5. De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 6. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseurs en de (plaatsvervangend) secretaris. Artikel 8 – Verslag 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk en vertrouwelijk verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en de commissaris. Het verslag van bevindingen bevat tenminste: a. een weergave van de wijze waarop de vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; c. een gemotiveerde concept aanbeveling van twee personen. 2. De bevindingen, bedoeld in lid 1, worden vastgesteld bij meerderheid van uitgebrachte stemmen. Elk lid heeft één stem. 3. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld.

4. Bij het staken van stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in de volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de gemeenteraad en de commissaris gebracht. Artikel 9 – Gesprekken met kandidaten 1. De secretaris nodigt, namens de voorzitter, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. 2. De plaats en het tijdstip van een gesprek worden zodanig gekozen dat wordt voorkomen dat de kandidaten hierdoor aan anderen bekend maken of tijdens het bezoek aan de commissie met elkaar in contact komen. Artikel 10 – Ontbinding commissie De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien. Artikel 11 – Archivering van stukken 1. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 10, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats. 2.

De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn. 3. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd. Artikel 12 – Contactpersoon 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon. 2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. 3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden.

Artikel 13 – Onvoorziene aangelegenheden In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 14 – Inwerkingtreding en vervaldatum 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en vervalt met ingang van de dag volgend op die waarop aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien. Artikel 15 – Citeertitel De verordening wordt aangehaald als: ‘Gewijzigde verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Hoogeveen 2023 – 2024’. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hoogeveen gehouden op 25 mei 2023. De griffier,

De voorzitter,

C. Elken-van Mierlo

K.B. Loohuis