Collegevoorstel Asfaltdossier Op weg naar beter DEF

Burgemeester en wethouders s Datum: 24 januari 2025 Onderwerp Asfaltdossier: Op weg naar beter Wij willen Transparant en volledig informeren over het asfaltdossier, de audit en verbeterplan en de beantwoording van de vragen van de fracties Wij besluiten 1. Kennis te nemen van de audit en verbeterplan (bijlage O9). 2. Kennis te nemen van het complete asfaltdossier zoals bijgevoegd bij dit voorstel. 3. De beantwoording van de vragen van de fracties vaststellen (bijlagen O10 en GA). 4. Op grond van artikel 87 Gemeentewet en vanwege het belang genoemd in artikel 5.1. lid 2 onderdeel e van de Wet open overheid geheimhouding te leggen op de raadsbrief asfaltdossier geheimhouding HGV en de bijlagen GA, GB, GC, GD en deze documenten onder geheimhouding voor raadsleden bij de griffie ter inzage te leggen. 5. De bijlagen A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4 onder geheimhouding voor raadsleden bij de griffie ter inzage te leggen vanwege de reeds eerder opgelegde geheimhouding op grond van artikel 87 Gemeentewet en vanwege het belang genoemd in artikel 5.1 lid 2 onderdeel i van de Wet open overheid op de inhoud van de bijlagen. 6. De gemeenteraad te verzoeken de geheimhouding op de bijlagen A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4 op te heffen alsmede de geheimhouding op te heffen op de documenten met dezelfde inhoud die reeds in 2024 onder geheimhouding voor raadsleden bij de griffie ter inzage zijn gelegd. 7.

De bijlagen A2, C1, C2, C3, C4, C5 vertrouwelijk voor raadsleden bij de griffie ter inzage te leggen. 8. De raadsbrief asfaltdossier openbaar HGV en de bijlagen O1 t/m O12 en bijlage A1 aan te bieden aan de gemeenteraad. 9. Instemmen met de lijn dat het geanonimiseerde rapport van Hoffmann niet actief openbaar wordt gemaakt. Want 1. Het bestuur van de SWO heeft de audit en verbeterplan vastgesteld en ter kennisname gestuurd. 2. De organisatie heeft de informatie op een toegankelijke manier geordend zodat de gemeenteraad zo volledig mogelijk geïnformeerd kan worden. 4. Omdat deze documenten informatie betreffen over individuele medewerkers weegt het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zwaarder dan het belang van transparantie. 5. Op de inhoud van deze bijlagen is reeds eerder geheimhouding opgelegd vanwege het belang van het goed functioneren van de overheid. Omdat het onderzoek is afgerond en er al informatie in de media is verschenen over het onderzoek is er reden om opnieuw te beoordelen of er grond is voor geheimhouding. Het college is echter niet meer zelf bevoegd om de geheimhouding op te heffen van documenten die onder geheimhouding aan de gemeenteraad zijn verstrekt (artikel 89 lid 4 Gemeentewet). Daarom worden deze bijlagen onder geheimhouding naar de gemeenteraad gestuurd. 6.

Gelet op de hiervoor genoemde overweging wordt tevens het verzoek aan de gemeenteraad gedaan om de geheimhouding op de bij beslispunt 5 genoemde

documenten en de documenten die eerder in 2024 onder geheimhouding aan de raad zijn verstrekt op te heffen. Het opheffen van geheimhouding betekent echter niet automatisch dat het gehele document voor eenieder openbaar is. Wel betekent dit dat raadsleden kunnen debatteren over de inhoud van de documenten zonder dat zij strafbaar zijn. Voordat deze documenten openbaar worden voor eenieder wordt getoetst aan de criteria van de Wet open overheid. 7. Dit betreffen documenten waarvoor geen grondslag is om geheimhouding op te leggen. Wel betekent het dat degenen die van de inhoud kennisnemen hier vertrouwelijk mee moeten omgaan. Deze documenten worden niet openbaar gemaakt voor eenieder zonder toetsing aan de Wet open overheid. 8. Dit betreffend documenten die zonder beperkingen verstrekt kunnen worden aan de gemeenteraad. 9. Het rapport van Hoffmann is geanonimiseerd verstrekt aan een journalist. Op de gespreksverslagen ligt nog geheimhouding. Het college gaat niet over tot actieve openbaarmaking van dit rapport. Het geanonimiseerd rapport wordt alleen op verzoek verstrekt aan derden.

Maar Het is niet uit te sluiten dat een enkel detail in de bijlagen ontbreekt. Enkele betrokkenen in het proces zijn niet meer werkzaam in de organisatie. Toch denken we het geheel goed te hebben kunnen construeren en ontbreekt er geen relevante informatie. Achtergrond Het college heeft aan de gemeenteraad toegezegd een audit uit te voeren en met een verbeterplan te komen m.b.t. de interne beheersingsomgeving van de SWO en hierover de gemeenteraad te informeren op 13 februari 2025. Naar aanleiding van de eerder door het college gedeelde informatie en publicaties in het Dagblad van het Noorden over het onrechtmatig betalen van facturen voor asfaltonderhoud hebben VVD, GroenLinks, PvdA, ChristenUnie en Gemeentebelangen vragen ingediend. Met dit voorstel stellen we op een geordende wijze de informatie m.b.t. het asfaltdossier beschikbaar voor de gemeenteraad. Tevens beantwoorden wij alle vragen die door de genoemde fracties zijn gesteld. De financiële gevolgen zijn Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. Alternatieven Er is bewust gekozen om de gemeenteraad op deze manier te informeren. Participatie Is niet van toepassing bij dit voorstel. Communicatie Voorstel openbaar zonder bijlagen. Bijlagen 1. Raadsbrief asfaltdossier openbaar HGV 2. O1. Wat speelde voorafgaand tussen budgetbeheerder en projectleider in 2022-2023 3. O2.

Totstandkoming onderhoudscontract en toepassing TBS uren 4. O3. Tijdlijn aanbestedingen asfaltonderhoud 5. O4. Tijdlijn onrechtmatige betaling facturen 6. O5. Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023 7. O6. Tijdlijn Onderzoek opdrachtverstrekking werkzaamheden 2024

8. O7. Tijdlijn aangifte in het kader van asfaltdossier 9. O8. Tijdlijn stopzetten werkzaamheden 2024 10. O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving 11. O10. Beantwoording schriftelijke vragen alle raadsfracties openbaar 12. O11. Toelichting werkwijze m.b.t. meldingen integriteit en misstanden 13. O12. Bevoegdheden mbt opdrachtverstrekkingen volgens de mandaatregeling 14. Raadsbrief asfaltdossier geheimhouding HGV 15. GA (geheim) 16. GB (geheim) 17. GC (geheim) 18. GD (geheim) 19. Bijlage A1 - Position paper - aanbesteding asfaltonderhoud 20. Bijlagen: A2, C1, C2, C3, C4, C5 (vertrouwelijk) 21. Bijlagen: A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4 (geheim)