Brief College - Bestuurlijke reactie accountantsverslag jaarrekening 2022.pdf

Aan de leden van de Gemeenteraad Datum: 27-06-2023 Onderwerp: Aanpassing jaarrekening 2022 Ons kenmerk: Geachte leden van de gemeenteraad, Het college heeft kennisgenomen van de bevindingen, aandachtpunten en verbeteringen voortkomend uit het accountantsverslag 2022 in concept en maakt graag van deze gelegenheid gebruik om te reageren. Getrouwheid en rechtmatigheid Wij zijn tevreden over de goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld in de jaarrekening en de rechtmatigheid van handelen over 2022. De vastgestelde onrechtmatigheden tellen op tot € 1,2 miljoen en dat is onder de door u gestelde grens van € 2,2 miljoen. Aandachtpunten en opmerkingen vanuit de accountantscontrole Ten aanzien van de onrechtmatigheden komend vanuit de jaarrekeningcontrole onderscheiden we de volgende bevindingen. 1. Bevindingen die we zelf voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole geconstateerd hebben, bijvoorbeeld omdat we bij uitzondering en weloverwogen de doelmatigheid lieten prevaleren boven de rechtmatigheid, en die zijn onderschreven door de accountant. 2. Onrechtmatigheden die de accountant constateert na afronding van de reguliere controlewerkzaamheden en besluitvorming van het college over de jaarrekening 3.

Bevindingen die vanuit de accountantscontrole op de Europees aanbesteding als onrechtmatig zijn bestempeld en waarvan wij van oordeel zijn dat de Europese regels niet van toepassing zijn. Veelal zijn dit discussies die elk jaar terugkomen. Een overzicht van deze onrechtmatigheden en de daarbij horende soort bevinding is opgenomen in bijlage 1. Verbeteringen Dat de accountant het met ons eens is dat de kwaliteit van de jaarstukken is verbeterd stemt tot tevredenheid. Ook vanuit onze kant is de samenwerking als plezierig ervaren. De onderlinge communicatie verliep goed. Capaciteitsproblemen over en weer leidden ook dit jaar tot de noodzaak om flexibel te handelen. We investeren elk jaar in het verbeteren van de inhoud en het wordingsproces en ook dit jaar zullen we de samenwerking samen met de accountant evalueren. Aandachtspunten De accountant beveelt een ‘first time right principe’ aan en doet de suggestie om naast een coördinator die zorgdraagt voor een volledige en nauwkeurige aanlevering een tweede functionaris te benoemen die inhoudelijk de beoordeling uitvoert. Wij vinden dat een goede suggestie en nemen ons voor die te implementeren. Het zou de kwaliteit van de opgeleverde informatie ten goede komen. Ook bijvoorbeeld over de kwaliteit van de informatie over de ‘Niet uit de balans blijkende rechten en Pagina 1 van 3

verplichtingen’ waarover de accountant opmerkt dat die al drie jaar onvoldoende zijn. We kunnen echter niet aangeven wanneer we de implementatie uitgevoerd hebben. Werving van personeel is nog steeds lastig. Ons speelt met name al langere tijd parten dat er geen controller voor Hoogeveen kan worden gevonden. Ten slotte zijn wij met de accountant van oordeel dat wij voldoende opvolging hebben gegeven aan eerdere aanbevelingen over de frauderisicoanalyse. De nota misbruik en oneigenlijk gebruik waarin ook deze analyse is vastgelegd is door het managementteam en bestuur van de SWO vastgesteld. De komende weken zal dat ook door de colleges van De Wolden en Hoogeveen gebeuren. Vragen? De tijd om het verslag van de accountant tot u te nemen is erg kort. Ook voor ons. Wij reageren op een concept van het verslag, want het definitieve verslag is ons nog niet ter beschikking. Wij vertrouwen erop u met deze reactie in de gelegenheid te stellen aanstaande donderdag over de jaarrekening te besluiten. Uiteraard zijn wij te allen tijde bereid nadere toelichting te geven. Dat kan in de auditcommissie of anderszins. Wij gaan ervan uit dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,

Jelmer Mulder Gemeentesecretaris

Pagina 2 van 3

Karel Loohuis burgemeester

Bijlage 1:

Overzicht van onrechtmatigheden in de jaarrekening

Naam

Fout

Oorzaak

Hofstede Advies & Management

€ 224.175

Gemeentelijke kredietbank

€ 576.868

Limitec B.V.

€ 272.043

Mediahuis Noord B.V.

€ 50.189

Beschermdwonen

€ 101.000

In november 2021 is een collegebesluit genomen om af te wijken van ons eigen inkoopbeleid en een enkelvoudige procedure toe te passen in plaats van een meervoudig onderhandse. Tot november 2022 bleef dit contract ook onder de Europese aanbestedingsgrens. Het contract is na november 2022 verlengd en is hiermee boven de Europese grens uitgekomen. Bij de gemeentelijke kredietbank hebben wij vastgesteld dat het om een quasiinbesteding gaat. Op grond van een eigen analyse bestrijdt de accountant dit en heeft de uitbesteding aan de gemeentelijke kredietbank als onrechtmatig bestempeld. Limitec heeft een aanbesteding voor het uitvoeren van onderhoud aan en repareren schades aan openbare verlichting gewonnen. Gunning is aanwezig, maar er is geen overeenkomst. Hiermee is geen formele opdracht gegund. Er is destijds een opdracht uitgezet voor €55.000 per jaar voor het publiceren van het Torentje. Deze opdracht is steeds verlengd en komt daarmee in 4 jaar over de Europese grens. De Hoogeveensche krant, uitgegeven door Mediahuis Noord B.V., is de enige lokale krant die aan alle inwoners van de gemeente Hoogeveen gratis wordt verstrekt. De accountant is van oordeel dat desondanks een aanbestedingsprocedure moet worden doorlopen. Wij bestrijden dit. De transitorische post Beschermd Wonen voor 2022 is gebaseerd op de voorlopige afrekening van de gemeente Assen.

Na collegebesluitvorming is de definitieve afrekening van de gemeente Assen binnengekomen. Aanvankelijk leek de afwijking ten opzichte van de voorlopige afrekening onder de rapportagegrenzen te vallen. Na definitieve vaststelling van de jaarrekening, en tevens het laatste moment waarop het college de jaarrekening kon vaststellen, informeerde de accountant ons dat de hoogte van de afwijking circa € 101.000 zou bedragen. Gegeven de timing beschouwen we deze afwijking niet als een onrechtmatigheid over 2022.

Totaal

€ 1.227.275

Pagina 3 van 3

Soort bevinding 1

3

1

3

2