Bijlage B2 - Intern memo onrechtmatigheid asfaltbeheer v03-04-2024 GEHEIM - geanonimiseerde versie Openbaar gemaakt dd 13-2-2025

Memo GEHEIMHOUDING EX ARTIKEL 87 GEMEENTEWET juncto artikel 5.1 lid 2 onder i van de Wet open overheid Aan Van Datum Onderwerp

: : : :

Directie Gemeentecontroller Hoogeveen 3 april 2024 Onrechtmatigheid asfaltbeheer

Toelichting casus Hieronder zijn puntsgewijs de feiten en nader te onderzoeken zaken opgenomen met betrekking tot een geconstateerde onrechtmatigheid ten aanzien van het asfaltbeheer voor de gemeente Hoogeveen. Dit memo is opgesteld op grond van de tot dusver bekende informatie bij de gemeentecontroller Hoogeveen. 1. Er is een onverschuldigde betaling geconstateerd. Er is op 7 december 2023 een verzamelfactuur van een aantal termijn- en afrekenstaten (boekjaar 2023) opgestuurd door een aannemer en door gemeente Hoogeveen betaald. Van twee termijnstaten is achteraf door budgethouder vastgesteld dat de prestatie nog niet is geleverd. Met andere woorden: Er is betaald voor werk wat nog niet is uitgevoerd. Deze twee termijnstaten bevatten ook ‘overschrijdingen’, oftewel meerwerk. 2. Het betreft een aannemer waar we vaker zaken mee doen voor asfaltbeheer: 3. De betrokken ambtenaar heeft betrokkenheid bij de onrechtmatige handeling toegegeven. De ambtenaar geeft aan zo te hebben gehandeld om het beschikbare budget voor 2023 te kunnen benutten, zodat het werk (wat uitgesteld werd vanwege het slechte weer) alsnog uitgevoerd zou kunnen worden. Dit is in het verleden ook wel eens zo afgewikkeld.

De betrokken ambtenaar heeft aangegeven dat hij niet op de hoogte was van het feit dat ook op een andere wijze het doel bereikt kon worden door de budgethouder (met een voorstel tot overheveling van budget aan het college). 4. Uit navraag en middels inzage in de administratieve systemen blijkt dat de ambtenaar zowel contractbeheerder, contracteigenaar, PAV-er als verantwoordelijke voor de aanbesteding is. De taak ‘wegen en elementen’ is bij gebrek aan voldoende capaciteit bij hem ondergebracht, enige jaren geleden. 5. De PAV’er heeft ten onrechte de prestatie akkoord verklaard, terwijl er niet is geleverd. De budgethouder heeft de betaling ten onrechte geaccordeerd. Er is geconstateerd dat dit deels te wijten is tekortkomingen in de interne beheersing gezien er raakvlakken zijn met “casus Rendo”. 6. Door de directie, de eenheidsmanagers FLO en Advies & Control en de gemeentecontroller zijn de volgende zaken in gang gezet: a) De gemeente is een gesprek aangegaan met de aannemer om de twee bedragen te kunnen crediteren. b) Met de betrokken ambtenaar is een indringend gesprek gevoerd waarvan verslag is gemaakt. Deze wordt vastgelegd in het personeelsdossier. c) Gesprek met alle projectleiders over deze werkwijze aan de hand van deze casus, afgesproken is dat deze werkwijze niet langer voorkomt.

d) Aan het afdelingshoofd beheer en projecten is de opdracht gegeven om samen met de betrokken disciplines een procesbeschrijving op te stellen voor het verstrekken van een opdracht, facturering, prestatieakkoordverklaring en budgetbeheer.

Pagina 1 van 3

e) De hierboven beschreven constateringen zullen meegenomen worden in het doorvoeren van de verbeterslagen in het facturatieproces. f) Het opstellen van een onderzoeksopdracht met de focus op onrechtmatigheden en tekortkomingen in de interne beheersing. 7. Gezien de betrokken ambtenaar betrokkenheid heeft toegegeven, is er geen aanleiding om een intern integriteitsonderzoek uit te voeren. 8. De melding heeft betrekking op gemeente Hoogeveen. Het speelt binnen de SWO en het mogelijk effect op gemeente de Wolden. We sluiten nog niets uit. Overige informatie met betrekking tot het asfaltbeheer: 9. De controlerend accountant is al globaal ingelicht over de onverschuldigde betaling vanuit de contractuele verplichting dit soort constateringen proactief aan hen te melden en zij per 25 maart 2024 van start zijn gegaan met hun jaarrekeningcontrole over 2023. Zij hebben geheimhoudingsplicht. 10. In 2023 zijn er ook andere zaken gemeld door de budgethouder met betrekking tot deze aannemer. Deze meldingen zijn ongegrond verklaard door de leidinggevende en schriftelijk toegelicht aan de gemeentecontroller. 11. Asfaltbeheer is meervoudig onderhands aanbesteed (MVOA) en zodoende onrechtmatig voor 2023 (en 2024), aangezien het Europees aanbesteed had moeten worden. Op grond van onze eigen spend analyse bedraagt de onrechtmatigheid voor 2023 naar verwachting € 1,7 mln.

Eén van de betrokken inkoopadviseurs heeft aangegeven dat de MVOA voor 2023 de beste haalbare/minst slechte oplossing was. De werkzaamheden moesten doorgang vinden en er was geen tijd meer voor een Europese aanbesteding. Het idee was dat er dan in 2023 een EA-aanbesteding zou plaats vinden voor 2024. De raamovereenkomst voor 2023 zou daarbij dienen als een overbruggingsovereenkomst. In 2023 heeft er echter opnieuw een MVOA plaats gevonden voor 2024 gezien een EU-aanbesteding niet haalbaar was. Op grond van inspectie van e-mailcorrespondentie lijkt hierover geen goede onderlinge afstemming tussen de inkoopafdeling en de verantwoordelijke voor de aanbesteding te zijn geweest. Zie punt 14 voor de uitgezette actie die hierop toeziet. Naast bovenstaande acties zoals genoemd onder punt 6 zijn er recent door het MT van FLO diverse acties uitgezet om de bedrijfsvoering te verbeteren. 12. Door het MT van FLO is in november 2023 een opdracht verstrekt aan bureau Molema met de volgende vraagstelling:

Adviseer de afdeling Beheer en Projecten over de te nemen stappen die nodig zijn om de drie aspecten organisatie, beleid en beheer, te optimaliseren. Hierbij gaat het onder meer om de structuur binnen de afdeling, de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers, de samenwerking tussen beleid en beheer en het optimaliseren van processen

Bovenstaande kwestie speelt binnen de afdeling Beheer en Projecten. 13. Sinds begin dit jaar wordt door de leidinggevenden van FLO en de financieel adviseurs samen met de teams gewerkt aan het op orde brengen van het budgetbeheer. Dat gebeurt aan de hand van het rekeningschema. Als dat logisch is ingericht worden de budgetten opnieuw toebedeeld aan budgetbeheerders inclusief bijbehorende instructie. 14. Sinds december 2023 is er voor FLO een inkoopprocesbegeleider aangetrokken. De aanleiding is dat er binnen de eenheid geen uniform kader voor het inkoopproces is. Ook is er geen ambitie en visie op wat de eenheid met het inkopen en aanbesteden anderszins wil realiseren. Met het positioneren van een procesbegeleider inkoop- en aanbesteden wil de eenheid toe naar een duidelijk en ambitieus inkoop- en aanbestedingskader en de inkoopkennis vergroten om daarmee een hogere mate van professionaliteit bereiken, om zo ook onrechtmatigheid voorkomen. Zo heeft de procesbegeleider inkoop als taak om

inkoopdossiers aan te leggen. Deze moeten inzichtelijk en volledig zijn en behoren procedureel en steekproefsgewijs op volledigheid en rechtmatigheid te worden getoetst door een interne controller. Daarnaast krijgt de procesbegeleider de opdracht-taak om met voorstellen te komen om de kwaliteitsborging binnen de eenheid te verbeteren. Denk daarbij aan het standaardiseren van bestekken, contracten, projectevaluaties en een inzichtelijke projectenplanning/ inkoopkalender.