Bijlage B1 - Position paper- Interne beheersing en vervolgopdracht onrechtmatigheid Asfaltonderhoud-5april24 GEHEIM - geanonimiseerde versie Openbaar gemaakt dd 13-2-2025

GEHEIMHOUDING EX ARTIKEL 87 GEMEENTEWET juncto artikel 5.1 lid 2 onder i van de Wet open overheid Position paper directie SWO Interne beheersing en vervolgopdracht onrechtmatigheid Asfaltonderhoud De directie is op de hoogte gebracht van een onrechtmatigheid bij de facturering van asfaltonderhoud. In onderstaand memo geeft zij aan hoe zij deze beoordeelt en welke acties zij daarop onderneemt. 1. Procesgang interne beheersing De casus: een medewerker heeft een aannemer gevraagd om een factuur voor werk dat nog niet in uitvoering is genomen. Aanleiding was uitstel van het werk naar 2024 vanwege het slechte weer in het najaar van 2023 en de intentie om de middelen voor dit voorgenomen werk alsnog in het lopende boekjaar (2023) zeker te stellen. Dit terwijl er hiertoe andere wegen open staan, zoals het bij de jaarrekening overhevelen van het betreffende budget. Medewerker was hier niet van op de hoogte, De aannemer heeft een factuur verzonden, als ware het werk al uitgevoerd. De medewerker is tevens Prestatie-Akkoordverklaarder (PAV-er) en heeft de prestatie akkoord verklaard. De budgethouder heeft vervolgens op basis van deze verklaring de factuur goedgekeurd. De constatering: De budgethouder heeft achteraf geconstateerd dat het werk was uitgesteld en derhalve dat de prestatieverklaring ten onrechte was geaccordeerd.

Hij heeft hiervan melding gedaan bij zijn leidinggevende en bij de gemeentecontroller. De controller heeft samen met de leidinggevende nader onderzoek gedaan en de constatering met een feitenrelaas onder de aandacht gebracht van de gemeentesecretaris van Hoogeveen en de directie van de SWO. Tevens is de accountant door zowel gemeentecontroller als door de gemeentesecretaris van de betreffende gemeente ingelicht. Zie voor verdere details het feitenrelaas van de gemeentecontroller (bijgevoegd). Nadere bevindingen en achtergrond: In 2022 en 2023 zijn er bij de gunning van werken aan de betreffende aannemer rechtmatigheidsgebreken vastgesteld vanuit de keuze voor de verkeerde aanbestedingsmethodiek (MVOA waar Europees nodig was). Een andere bevinding is dat fysiek toezicht op de uitvoering van asfaltonderhoud ontbreekt en derhalve een feitelijke constatering van geleverde prestaties niet wordt afgedwongen. Uitvraag van de medewerker of dit een incident was of vaker is voorgekomen. Hij verklaarde dat deze werkwijze al langer gebruikelijk is en ook door anderen is gehanteerd. In 2023 is er naast genoemde casus nog een tweede geval bekend geworden. 2. Aanpak en opdracht De directie heeft op basis van deze melding een aantal aanvullende opdrachten uitgezet naast in 2023 al in gang gezette verbeter processen m.b.t.

het vastleggen van werkprocessen en professionalisering van de inkoop binnen FLO, om een totaal aanpak op te leveren: 1. Personele maatregelen, ter uitvoering door de eenheidsmanager FLO naar de betrokken medewerker(s); (afronding vindt plaats op basis van inzicht uit het complete overzicht van alle juridisch ingezette acties) 2. Organisatorische maatregelen ter voorkoming van herhaling, ter uitvoering door de eenheidsmanager FLO in de vorm van nadere instructie van andere medewerkers binnen dit en aanpalende beleidsdomeinen in de civieltechnische hoek; (afgerond)

GEHEIMHOUDING EX ARTIKEL 87 GEMEENTEWET juncto artikel 5.1 lid 2 onder i van de Wet open overheid 3. Uitvraag bij de andere projectleiders naar eventuele vergelijkbare dossiers (in gang gezet, constructieve medewerking is aan de orde): (inmiddels meegenomen in het onderzoek Hofman) 4. Maatregelen naar de aannemer, in eerste instantie gericht op correctie (creditfactuur). (Deze actie is inmiddels afgerond en de aannemer heeft volledige medewerking aan nader onderzoek toegezegd, terugbetaling in laatste fase); 5. Vraag om juridisch advies, zowel voor wat betreft de noodzaak voor integriteitsonderzoek (intern) als nadere acties naar de aannemer (mogelijke valsheid in geschrifte).( uitvraag is afgerond en het advies is uitgangspunt geweest voor het inmiddels met de medewerker gevoerde gesprek, zie voor het overige ad 1); 6. Het opstellen van een onderzoeksopdracht (interne audit) om verdere onrechtmatigheden dan wel gebreken in de interne beheersing op -in eerste instantie- het onderdeel asfaltonderhoud in beeld te brengen, uit te voeren door de gemeentecontroller en deze onderzoeksopdracht vooraf af te stemmen met de accountant.

De onderzoeksopdracht zal zich in eerste aanleg richten op het taakveld wegenonderhoud en op het jaar 2023 (zie bijgevoegd feitenrelaas van de gemeentecontroller waarin de onderzoeksopzet is opgenomen); (onderzoeksopdracht is afgerond en afgestemd met de accountant) 7. Herbevestigen van een staande opdracht tot versterking van de beheersmaatregelen binnen het proces van factuurafhandeling, gericht op 1. Nadrukkelijker functiescheiding, procesbeschrijvingen, waaronder inkoop en 2. Systeemwaarborgen. (Dit heeft een samenloop met twee andere ontwikkelingen die beiden op 1 januari 2025 tot uitdrukking komen: een andere organisatie inrichting enerzijds en de overgang naar een nieuwe versie van het financieel systeem anderzijds. Voorts zal de budgethoudersregeling hierop worden aangescherpt) 3. Communicatie en vervolg De colleges van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen zijn 26 maart 2023 mondeling geïnformeerd. Ook in de auditcommissie van de gemeente Hoogeveen zal melding van dit incident worden gedaan; (Inmiddels is dit gewijzigd door de gemeenteraad op een aantal momenten vertrouwelijk en ondergeheimhouding te informeren, uitmondend in een raadsbrief waarin verantwoording wordt afgelegd door het college over de ondernomen acties.) De directie heeft de regie op de vervolgacties en zal toezien op uitvoering van de genoemde acties.

De wethouders bedrijfsvoering en Openbare Werken van Hoogeveen zijn hierop aangesloten als bestuurlijk opdrachtgever. De accountant heeft na de eerste melding en vervolgens nadere duiding door de gemeentesecretaris van Hoogeveen binnen haar organisatie informeel melding gemaakt en beziet of en welke vervolgstappen van hun zijde aan de orde moeten zijn.(Dit is inmiddels meegenomen in de aanpak van de SWO en de gemeente, de accountant zal in zijn verslag over de jaarrekening een generieke opmerking verwerken en daarmee rond de accountant dit punt voor haar deel af) Over de uitkomst van zowel de juridische analyse als ook de onderzoeksopdracht voor de interne audit zal door de gemeentecontroller met de accountant overleg gezocht worden en waar nodig werkzaamheden op elkaar afgestemd. (zie vorige punt)