Bijlage A3 - Memo Onderzoeksopzet onrechtmatigheden asfaltonderhoud GEHEIM - geanonimiseerde versie Openbaar gemaakt dd 13-2-2025

Memo GEHEIMHOUDING EX ARTIKEL 87 GEMEENTEWET juncto artikel 5.1 lid 2 onder i van de Wet open overheid Aan Van Datum Onderwerp

: : : :

College van B&W Control 19 april 2024 Onderzoeksopzet onrechtmatigheden asfaltonderhoud

1. Introductie De onderzoeksopzet in dit memo ziet toe op de beschreven constateringen in de interne memo ‘Onrechtmatigheid asfaltbeheer’ d.d. 3 april 2024 en dient in samenhang te worden gelezen. De onderzoeksopzet ziet tevens toe op de opdrachtverstrekking van de aanbesteding voor 2024 (gunningsbrief d.d. 3 april 2024, geconstateerd na 3 april 2024). Het opstellen van de onderzoeksopzet is belegd bij de gemeentecontroller Hoogeveen en in samenspraak met de opdrachtgevers opgesteld. Vooralsnog gaan we bij dit onderzoek uit van een werkhypothese dat er geen sprake is van andere motieven in het spel dan gemakzucht, niet beter weten, onoplettendheid, et cetera. Het doel van het onderzoek is om uit te zoeken of er meer aan de hand is dan eerdergenoemde motieven. Dit doen we door 1) begrip te verkrijgen van de feiten en omstandigheden, 2) te achterhalen hoe het heeft kunnen gebeuren (root cause analyse) en 3) in kaart te brengen wat kunnen we herstellen en hoe kunnen we dit in toekomst voorkomen. Vanuit een tweetal onderkende risico’s zijn de doelstellingen van het onderzoek bepaald. Tevens zijn de afbakening van onderzoek, de onderzoeksmethoden en de attentiepunten ten aanzien van de uitvoering van het onderzoek en de planning beschreven. 2. Onderkende risico’s De onderkende risico’s zijn als volgt:

1. Er zijn verschillende onrechtmatigheden (aanbestedingsonrechtmatigheid en

termijnstaten opgesteld als zijnde het werk geleverd is) alsook gebrek aan interne beheersing (één medewerker met meerdere petten op) geconstateerd. Het risico bij dit soort onrechtmatigheden is dat gemeente te veel betaald voor diensten, kan betalen voor diensten die nooit geleverd worden, kan betalen voor diensten waarvoor de betrokken persoon een onrechtmatige betaling krijgt (”kickback”).

2. Aan het einde van een boekjaar kan er een prikkel bij medewerkers aanwezig zijn om hun toegewezen budget voor het boekjaar te willen benutten. Zij kunnen buiten de reguliere procedures om het budget gaan benutten. Indien dit tot gevolg heeft dat er facturen worden verantwoord in de administratie als zijnde de prestatie is geleverd, heeft dit tot gevolg dat er niet wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving alsook beleid (terwijl de prestatie nog niet is geleverd). Wanneer er betaald wordt voor een dienst die niet geleverd is, moet de dienst op een later moment geleverd worden. Het risico is dat er betaald wordt voor diensten die nooit meer geleverd worden, omdat het buiten het reguliere proces loopt. 3. Doelstelling van het onderzoek Op grond van de twee onderkende risico’s zijn er vier sporen te onderkennen in de richting van het onderzoek:

Pagina 1 van 6

1.a.

Onderzoek gericht op de juistheid van de facturen en termijnstaten van Dit onderzoekspoor ziet specifiek toe op de weergegeven constateringen in punt 1, 2 en 11 van memo ‘Onrechtmatigheid asfaltbeheer’ (diverse meldingen verwant aan dezelfde crediteur).

1.b.

Onderzoek gericht op de rechtmatigheid van de besluitvorming rondom de aanbestedingsprocedure. Dit onderzoekspoor ziet specifiek toe op de weergegeven constatering in punt 11 van memo ‘Onrechtmatigheid asfaltbeheer’ (aanbestedingsonrechtmatigheid (overschrijding EU-aanbestedingsgrens voor meervoudig onderhandse aanbesteding)).

1.c.

Onderzoek gericht op het uitsluiten van bewust handelen ten behoeve van zelfverrijking van de betrokken medewerker. Dit onderzoekspoor ziet specifiek toe op de weergegeven constateringen in punt 1, 3, 4 en 11 van memo ‘Onrechtmatigheid asfaltbeheer’ (diverse meldingen verwant aan dezelfde medewerker).

2.

Onderzoek gericht op de juistheid en rechtmatigheid van facturen die aan het einde van het boekjaar zijn ingeboekt (november en december). Dit onderzoekspoor ziet specifiek toe op de weergegeven constateringen in punt 3 van memo ‘Onrechtmatigheid asfaltbeheer’ (neiging om het beschikbare budget voor 2023 te willen benutten).

4. Afbakening van het onderzoek In tabel 1 is de afbakening van de verschillende onderzoeksporen weergegeven: Tabel 1: Afbakening onderzoek Spoor Afbakening 1.a. De facturen en onderliggende prestatieleveringen in boekjaar 2023 en 2024 (tot op heden) van . dienen te worden doorgelicht. Van de te onderzoeken stukken dienen de volgende zaken gedocumenteerd te worden voorafgaand aan accordering van de betreffende factuur: ▪ Of de prestatie daadwerkelijk is geleverd in het betreffende boekjaar (waarneming ter plaatse aan de hand van foto’s en aansluiting met de projectadministratie van aannemer en de projectadministratie van de SWO). ▪ Of de termijnstaten aansluiten op de facturen en of de prestatie die (eventueel op een later moment) is geleverd conform de omschrijving op de factuur is. ▪ Of er sprake is ‘opvallendheden’ op de facturen en onderliggende prestatieleveringen die om nader onderzoek vragen. Wat deze ‘opvallendheden’ kunnen omvatten, wordt ingevuld naar eigen inzicht van de medewerkers die de facturen gaan doorlichten. 1.b.

Alle aanbestedings- en besluitvormingsstukken gerelateerd aan gerelateerd aan raamovereenkomst 2019-2022, raamovereenkomst 2023 en raamovereenkomst 2024 dienen te worden doorgelicht. Van de onderzochte stukken dient een dossier aangemaakt te worden. Dit dossier omvat ten minste de volgende zaken:

Pagina 2 van 6

▪

Alle stukken (aanbestedingsstukken, e-mailcorrespondentie, gespreksverslagen) gerelateerd aan de aanbesteding aan

▪

Memo waarin een verslag van het doorgelopen proces en de hieruit voortvloeiende constateringen, bevindingen en conclusies zijn opgenomen.

De samenstelling van het interne groepsgesprek over de procesgang rondom de opdrachtverstrekking van de aanbesteding (specifiek de gunning van de raamovereenkomst 2024) omvat tenminste alle medewerkers in de “lijn”, de concern controller SWO (gespreksleider) en de gemeentecontroller Hoogeveen (gespreksleider). 1.c.

De facturen en onderliggende prestatieleveringen in boekjaar 2023 en 2024 (tot op heden) waarvan de betrokken medewerker budgethouder of PAV’er is, dienen te worden doorgelicht. Van de te onderzoeken stukken dienen de volgende zaken gedocumenteerd te worden: ▪ Of de prestatie daadwerkelijk is geleverd in het betreffende boekjaar en of de prestatie aansluit met de factuur (waarneming ter plaatse aan de hand van foto’s en aansluiting met de projectadministratie van de aannemer en de projectadministratie van de gemeente). ▪ Of er sprake is ‘opvallendheden’ op de facturen en onderliggende prestatieleveringen die om nader onderzoek vragen. Wat deze ‘opvallendheden’ kunnen omvatten wordt ingevuld naar eigen inzicht van de medewerkers die de facturen gaan doorlichten. De afbakening voor de externe individuele gesprekken zal worden gedaan in afstemming met het externe onderzoeksbureau. De regie op dit onderdeel ligt in handen van de externe onderzoekers. De uitgangspunten zijn opgenomen in bijgevoegde offerte.

2.

Facturen en onderliggende termijnstaten met een factuurdatum in november en december 2023 van de 4 projectleiders van het team Beheer en Projecten dienen te worden doorgelicht. Hierbij zal steekproefsgewijs te werk worden gegaan met specifieke focus op relatief hogere factuurbedragen. In het geval van bevindingen, wordt de steekproef uitgebreid. Enkel de facturen waarbij per oktober 2023 nog sprake is van 'niet uitgenutte' budgetten of kredieten (en waarvoor het risico aanwezig is dat hierop nog facturen worden verantwoord om deze uit te nutten) zullen worden onderzocht. Hierbij wordt rekening gehouden met latere boekingen (tot aan het sluiten van boekjaar 2023). Van de te onderzoeken stukken dienen de volgende zaken gedocumenteerd te worden: ▪ Of de prestatie daadwerkelijk is geleverd in het betreffende boekjaar (waarneming ter plaatse aan de hand van foto’s en aansluiting met de projectadministratie van aannemer en de projectadministratie van de SWO). ▪ Of de termijnstaten aansluiten op de facturen.

In het geval van bevindingen zal geëvalueerd worden of deze bevindingen aanleiding geven tot het uitbreiden van de scope van het onderzoek uitgebreid. Dit zal geschieden in nauwe afstemming met de opdrachtgevers.

Pagina 3 van 6

5. Onderzoeksmethoden De volgende onderzoeksmethoden zullen worden toegepast: - Individuele gesprekken met de betrokken medewerkers (extern belegd); - Groepsgesprek met alle medewerkers die zitten in de “lijn” van de opdrachtverstrekking van de aanbesteding aan voor 2024 (gunningsbrief raamovereenkomst 2024 d.d. 3 april 2024) (intern belegd); - Doorlichting van facturen en onderliggende prestatieleveringen; en - Doorlichting van het aanbestedingsproces. 6. Uitvoering van het onderzoek De uitvoering van het onderzoek zal intern belegd worden. Voor de individuele gesprekken zal externe expertise ingezet worden. De gesprekken zijn op uitnodiging van de leidinggevenden, de leidinggevenden zien toe op de inleiding op het gesprek en de nazorg. De gemeentecontroller Hoogeveen zal fungeren als primair contactpersoon van het onderzoeksbureau. Van de gemeentecontroller wordt geacht dat zij de bevindingen (zowel mondeling als schriftelijk) onverwijld rapporteert aan de gemeentelijke opdrachtgevers van het onderzoek. De gemeentecontroller Hoogeveen zal bij het onderzoeksbureau neerleggen dat eventuele acties vanuit hen richting de medewerkers van de SWO aan de voorkant dienen te worden afgestemd met de gemeentecontroller Hoogeveen, dit om ervoor zorg te kunnen dragen dat de onrust op de werkvloer beperkt blijft.

De gemeentecontroller Hoogeveen zal het onderzoek coördineren en is het contactpersoon voor het externe onderzoeksbureau. Hierbij dient de gemeentecontroller Hoogeveen te waarborgen dat er een adequate afstemming plaatsvindt op het proces met de opdrachtgevers, de leidinggevenden van de afdeling Fysieke Leefomgeving en alle betrokken medewerkers waarbij onderdelen van het onderzoek zijn belegd. Tussentijdse bevindingen zullen door de gemeentecontroller tijdig worden gerapporteerd aan de opdrachtgevers. In tabel 2 is weergegeven bij welke medewerkers de verschillende onderdelen van het onderzoek zijn belegd: Tabel 2: Proceseigenaren Spoor Proces 1. Gesprekken met ten 2. minste de gemeentecontroller, de melder (budgethouder) en de betrokken ambtenaar (projectleider). 1.b.

Groepsgesprek met medewerker de betrokken medewerkers in de “lijn” van de opdrachtverstrekking voor raamovereenkomst 2024

1.a. 1.c. 2.

Doorlichting van facturen en onderliggende prestatieleveringen

Proceseigenaar Externe deskundigen van Hoffmann B.V. (gemeentecontroller) fungeert als contactpersoon voor Hoffmann B.V.

(concern controller SWO)

(business controller FLO)

Pagina 4 van 6

1.b.

Doorlichting aanbestedingsproces

1. 2.

Opstellen onderzoeksrapport

(inkoopadviseur) (gemeentecontroller)

In afstemming met de accountant zal de finale onderzoeksopzet ook aan hen worden voorgelegd. Hierbij zal de inhoudelijke terugkoppeling van de accountant in overweging worden genomen. 7. Planning In tabel 3 is de planning van het onderzoek weergegeven. Tabel 3: Planning Onderdeel 1. Onderzoekopzet opstellen - Bepaling van de scope van het onderzoek - Bepaling van de uitvoering en planning van het onderzoek - Bepaling van de planning - Voorleggen aan opdrachtgevers

Uiterlijke datum afronding 18 april 2024

2. Opsturen onderzoeksopzet naar de accountant

19 april 2024

3. Data verzameling a) Extraheren van lijstwerken van de te controleren facturen uit het administratieve systeem: - Uitdraai van lijstwerk met alle ingeboekte facturen van afdeling FLO met factuurdatum daterend tussen 1 november 2023 en 31 december 2023. Weer te geven data: bedrag, crediteurcode, crediteurnaam, boekingsdatum, factuurdatum, PAV’er, budgethouder. - Uitdraai van alle facturen geboekt op crediteur code met factuurdatum daterend van 1 januari 2023 t/m heden. - Uitdraai van alle facturen waarvan de betrokken medewerker budgethouders of PAV’er is, met factuurdatum daterend van 1 januari 2023 t/m heden. - Printscreen van de ingevoerde parameters bij elke uitdraai (printscreen van hele scherm) alsook herleidbare aansluiting naar de jaarrekening. b) Uitvraag facturen, termijnstaten en projectadministratie bij afdeling FLO c) Uitvraag termijnstaten en projectadministratie bij

22 april 2024

Pagina 5 van 6

van

d) Uitvraag aanbestedings- en besluitsvormingstukken 4. Bespreking onderzoeksopzet met accountant

22 april 2024

5. Gesprekken inplannen en voeren In te plannen gesprekken met: ▪ Gemeentecontroller Hoogeveen ▪ Melder (budgethouder) ▪ Betrokken ambtenaar (projectleider) ▪ Andere projectleiders en/of medewerkers (indien benodigd)

In afstemming met Hoffmann B.V.

6. Doorlichting aanbestedingsproces

6 mei 2024

7. Doorlichting facturen en onderliggende prestatieleveringen

13 mei 2024

8. Aanlevering rapport extern bureau

13 mei 2024

9. Evaluatie bevindingen met opdrachtgevers

14 mei 2024

10. Bespreken bevindingen met betrokkenen (wederhoor) 11. Aanlevering onderzoeksrapport (met rapport extern bureau als bijlage)

15 mei 2024

Pagina 6 van 6

De gesprekken worden ingepland door de leidinggevenden en onafhankelijk verricht door Hofmann B.V.

20 mei 2024